Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng và duy trì tốc độ phát triển ổn định, hoạt động thương mại quốc tế và ngành dịch vụ logistics đóng vai trò then chốt trong việc kết nối các nền kinh tế, rút ngắn khoảng cách địa lý, giảm thiểu chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Vận tải đường biển giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong thương mại toàn cầu khi đảm nhận khoảng 80% tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nhờ các ưu thế về năng lực chuyên chở lớn, phạm vi vận chuyển rộng và chi phí cạnh tranh. Dẫn liệu từ Cục Thống kê (tháng 5/2019) được tác giả trích dẫn cho thấy Việt Nam nhập siêu khoảng 1,3 tỷ USD trong tháng 5/2019 và ước tính nhập siêu 548 triệu USD trong 5 tháng đầu năm 2019; trong đó Trung Quốc là thị trường nhập khẩu lớn nhất với kim ngạch đạt 29,6 tỷ USD, tăng 18,9% so với cùng kỳ năm trước.

Nhu cầu tối ưu hóa chi phí và thủ tục nhập khẩu tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải (freight forwarder - FWD) mở rộng hoạt động. Đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp "Organizing the performance of FCL / LCL goods delivery operations at export and import companies, delivery companies and providers of logistics services" (nghiên cứu thực tế với tiêu đề "Handling Freight Transport of Marine Imports in Pegasus Global Logistics" - Quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Pegasus Global Logistics) do sinh viên Đặng Kiều Gia Hân thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS/ThS. Lê Viết Dũng Linh tại Trường Đại học Tôn Đức Thắng được xây dựng nhằm giải quyết các vấn đề sau:

  1. Hệ thống hóa cơ cấu tổ chức, nguồn lực và kết quả hoạt động kinh doanh thực tế của Công ty TNHH Pegasus Global Logistics (chi nhánh TP. Hồ Chí Minh).
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích chi tiết quy trình thực tế giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) bằng đường biển qua một lô hàng cụ thể.
  3. Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng, chỉ rõ các ưu điểm cũng như những điểm nghẽn, hạn chế trong quy trình giao nhận vận tải đường biển tại doanh nghiệp.
  4. Đề xuất các định hướng và giải pháp cụ thể đối với doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và sinh viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận và thủ tục hiện trường đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL/LCL), các chứng từ ngoại thương và mối quan hệ giữa các chủ thể tham gia.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty TNHH Pegasus Global Logistics (văn phòng TP. Hồ Chí Minh và địa bàn tác nghiệp tại các cảng biển, chi cục hải quan khu vực TP. Hồ Chí Minh).
    • Thời gian: Dữ liệu thứ cấp về kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016 - 2018 và số liệu hồ sơ thực tế lô hàng nhập khẩu giai đoạn 2018 - 2019. Báo cáo hoàn thành vào tháng 7 năm 2022 (năm học 2022 - 2023).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên hệ thống thuật ngữ, quy tắc nghiệp vụ ngoại thương và logistics quốc tế chuẩn mực, bao gồm:

  • Quy tắc thương mại quốc tế (Incoterms), hệ thống mã HS (Harmonized System Codes), vận đơn đường biển (Master Bill of Lading - MBL, House Bill of Lading - HBL, Sea Waybill), lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O), phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt - EIR).
  • Quy định và quy trình hải quan điện tử qua hệ thống thông quan tự động ECUS5 VNACCS/VCIS.
  • Các phụ phí vận tải biển: phí nâng hạ bãi (Terminal Handling Charge - THC/THD), phụ phí mất cân bằng vỏ container (Container Imbalance Surcharge - CIS), phí cược mượn vỏ container tại bãi (Container Yard - CY).

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn sau:

  • Phương pháp thu thập và phân tích tài liệu thứ cấp: Thu thập số liệu nhân sự, báo cáo tài chính nội bộ từ Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2016 - 2018; tra cứu văn bản pháp luật, quy định hải quan hiện hành.
  • Phương pháp nghiên cứu tình huống điển hình (Case Study): Theo dõi, ghi chép và phân tích chi tiết từng bước nghiệp vụ trên bộ chứng từ của một lô hàng nhập khẩu hàng may mặc/vali thực tế từ Thượng Hải (Trung Quốc) về Cảng TP. Hồ Chí Minh do Pegasus Global Logistics đại diện thực hiện.
  • Phương pháp thống kê mô tả, so sánh: Đánh giá biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi và trình độ chuyên môn của công ty qua các năm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Pegasus Global Logistics (Overview of the Company for Internship)

Chương này trình bày thông tin tổng quát về lịch sử hình thành, mạng lưới hoạt động, cơ cấu tổ chức và năng lực nhân sự của công ty:

  • Lịch sử hình thành và pháp lý: Pegasus Global Logistics thành lập trụ sở chính tại Đài Bắc (Đài Loan) vào tháng 6/2010 thuộc Panda Group. Chi nhánh tại Việt Nam chính thức hoạt động từ ngày 01/08/2015 (Mã số thuế: 0313367292; trụ sở tại Tầng 5, Tòa nhà HDTC, 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM). Công ty có các chi nhánh tại Đài Loan (Taipei, Taichung, Kaohsiung), Mỹ (Los Angeles, New York) và Việt Nam (Hà Nội, Hải Phòng, TP.HCM). Năm 2017, công ty chính thức gia nhập mạng lưới WCA (World Cargo Alliance) với 7.214 văn phòng thành viên tại 840 thành phố/cảng thuộc 191 quốc gia.
  • Cơ cấu tổ chức: Bao gồm Ban Giám đốc và 5 phòng ban chức năng: Phòng Nhân sự (Human Resources), Phòng Kế toán (Accounting), Phòng Kinh doanh (Sales), Phòng Chứng từ (Documentation - DOCS), và Phòng Giao nhận hiện trường (Operations - OPS/Delivery Space).
Phòng ban Nam (người) Nữ (người) Tổng số Tỷ lệ (%) Đại học Cao đẳng Trung cấp
Ban Giám đốc 1 0 1 3,7% 1 0 0
Phòng Nhân sự 0 1 1 3,7% 1 0 0
Phòng Kế toán 0 2 2 7,4% 2 0 0
Phòng Kinh doanh 3 1 4 14,8% 1 3 0
Phòng Chứng từ (DOCS) 2 11 13 48,1% 7 5 1
Phòng Hiện trường (OPS) 5 1 6 22,2% 1 4 1
Tổng cộng 11 16 27 100% 13 (48,1%) 12 (44,4%) 2 (7,4%)
  • Cơ cấu độ tuổi: Lao động trẻ từ 22 - 30 tuổi chiếm 70,4% (19 nhân viên); nhóm từ 30 - 45 tuổi chiếm 25,9% (7 nhân viên).
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2016 - 2018:
    • Giai đoạn 2016 - 2017: Doanh thu tăng 2.508 tỷ VNĐ (tăng 34,3%); Chi phí tăng 1.225 tỷ VNĐ (tăng 23,4%); Lợi nhuận sau thuế tăng 1.283 tỷ VNĐ (tăng 61,5%).
    • Giai đoạn 2017 - 2018: Doanh thu tăng 6.540 tỷ VNĐ (tăng 61,6%); Chi phí tăng 3.300 tỷ VNĐ (tăng 51,2%); Hiệu quả hoạt động (lợi nhuận) tăng 2.754 tỷ VNĐ (tăng 81,7%). Doanh nghiệp duy trì hợp đồng logistics dài hạn với các đối tác lớn như Samsung, Nike, Hyundai, Abbott.

Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Pegasus Global Logistics (Analyzing Procedure of Freight Forwarding for Imported Goods by Sea at Pegasus Global Logistics)

Chương 2 phân tích quy trình 7 bước nghiệp vụ chuẩn và áp dụng trực tiếp trên một hồ sơ lô hàng nhập khẩu:

1. Sơ đồ luồng quan hệ giữa các bên liên quan

Quy trình thiết lập mối liên kết giữa 5 bên: Người xuất khẩu (Pudong Garments - Trung Quốc), Người nhập khẩu (KOS Fashion - Việt Nam), Đại lý giao nhận đầu xuất (Shenzhen JW International Transportation), Đơn vị FWD đại diện nhà nhập khẩu (Pegasus Global Logistics), và Hãng tàu vận chuyển (New Golden Sea Shipping / COSCO Shipping Lines).

2. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển gồm 7 bước

  1. Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ: Nhân viên DOCS tiếp nhận chứng từ từ khách hàng và đối tác, đối chiếu tính thống nhất giữa Bill of Lading, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Chứng nhận xuất xứ (C/O Form E) và Giấy báo hàng đến (Arrival Notice).
  2. Khai báo hải quan điện tử: Thực hiện truyền tờ khai hải quan trên hệ thống ECUS5 VNACCS/VCIS, tiếp nhận phân luồng (Xanh/Vàng/Đỏ).
  3. Nhận Lệnh giao hàng (D/O) và đóng phí hãng tàu: Nhân viên OPS liên hệ hãng tàu để thanh toán cước, local charges, đóng tiền cược vỏ container và nhận D/O.
  4. Thực hiện thủ tục hải quan tại cảng: Nộp hồ sơ giấy (nếu luồng Vàng) hoặc làm thủ tục kiểm hóa cùng công chức hải quan (nếu luồng Đỏ).
  5. Làm thủ tục lấy hàng tại cảng: Đổi D/O lấy phiếu EIR tại thương vụ cảng, đóng phí nâng hạ bãi container.
  6. Thanh lý cổng và giao hàng cho khách hàng: Trình phiếu EIR và tờ khai đã đóng dấu kiểm soát tại cổng cảng cho nhân viên bãi và hải quan giám sát cổng; tài xế nhận container chở về kho khách hàng và ký biên bản bàn giao hàng hóa nguyên vẹn.
  7. Quyết toán chi phí và lưu trữ hồ sơ: Nhân viên OPS tập hợp chứng từ phát sinh, DOCS phát hành Giấy báo nợ (Debit Note), gửi kế toán đối soát, gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng và lưu trữ toàn bộ hồ sơ trên hệ thống.

3. Dữ liệu thực tế của lô hàng Case Study

Hạng mục thông tin Dữ liệu chi tiết của lô hàng
Mặt hàng Trolley Case American Explorer Crockett (Vali kéo du lịch)
Mã HS (HS Code) 4202
Số lượng & Quy cách 135 Set = 540 Cartons (1.620 Pcs)
Trọng lượng & Thể tích Gross weight: 7.414,20 KGS; Net weight / Measurement: 5.794,71 CBM
Hóa đơn thương mại Số TY2013019-2 ngày 26/12/2018; Trị giá: 21.600 USD; Thanh toán: T/T
Chứng nhận xuất xứ Form E số E19310P313720006 cấp ngày 02/01/2019 tại Thượng Hải, Trung Quốc
Vận đơn (Sea Waybill) Số COAU7055675100; Booking số: 7055675100
Tên tàu / Chuyến CSCL CALLAO chuyến 039S
Cảng xếp / Cảng dỡ Cảng xếp: Shanghai, China; Cảng dỡ: Ho Chi Minh, Vietnam
Số Container / Số Seal CSNU6258266 / CH316423

4. Các yếu tố ảnh hưởng và đánh giá thực trạng

  • Yếu tố ảnh hưởng: Mức phí dịch vụ và giá cước (cạnh tranh với khoảng 3.000 doanh nghiệp logistics); Năng lực điều hành của ban quản trị; Trình độ và sự cẩn trọng của nhân viên tác nghiệp; Thời gian luân chuyển chứng từ; Cơ sở hạ tầng CNTT; Tính chính xác của thông tin do khách hàng cung cấp; Lịch trình của hãng tàu và điều kiện thời tiết hàng hải.
  • Đánh giá điểm mạnh: Nguồn hàng ổn định từ tập đoàn Panda; Mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn (COSCO, Evergreen, Wan Hai, ONE, Yang Ming) và cơ quan hải quan; Tư cách thành viên WCA, JCtrans; Sở hữu hệ thống kho ngoại quan riêng.
  • Đánh giá hạn chế: Thị trường khai thác chủ yếu bó hẹp tại Trung Quốc, Đài Loan và Việt Nam; Khâu khai báo hải quan tại phòng DOCS chỉ có 1 nhân sự phụ trách chuyên môn dễ gây quá tải; Hệ thống máy tính, bảo mật email và mẫu HBL chưa được chuẩn hóa toàn diện; Doanh nghiệp chưa đầu tư đội xe đầu kéo chuyên dụng riêng, phải phụ thuộc hoàn toàn vào phương tiện thuê ngoài.

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Pegasus Global Logistics (Recommendation to Improve Procedure of Freight Forwarding for Imported Goods by Sea at Pegasus Global Logistics)

Chương 3 trình bày các định hướng chiến lược và giải pháp hoàn thiện:

  • Định hướng phát triển của công ty: Mở rộng thị trường khai thác sang các khu vực tiềm năng như Hoa Kỳ, Canada, Châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Đông, Thái Lan; từng bước hoàn thiện chuỗi cung ứng logistics tích hợp.
  • Kiến nghị đối với doanh nghiệp:
    • Đầu tư nguồn vốn mua sắm đội xe tải, xe đầu kéo container riêng nhằm chủ động vận tải nội địa, hạn chế chi phí phát sinh và rủi ro chậm trễ khi lấy hàng tại cảng.
    • Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cấp hệ thống an ninh mạng và bảo mật dữ liệu khách hàng; tự động hóa quy trình lập vận đơn HBL.
    • Bổ sung nhân sự chuyên trách khai báo hải quan điện tử nhằm giảm tải áp lực công việc cho bộ phận chứng từ.
    • Đẩy mạnh đào tạo nội bộ chuyên môn nghiệp vụ logistics và ngoại ngữ cho đội ngũ nhân sự trẻ.
    • Mở rộng quan hệ hợp tác trực tiếp với các hãng tàu vận tải biển quốc tế để có chính sách giá cước và điều kiện lưu cont, lưu bãi tối ưu.
  • Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước và sinh viên: Đơn giản hóa thủ tục hành chính hải quan điện tử; đối với sinh viên cần chủ động trau dồi kiến thức thực tế về mã HS, chứng từ ngoại thương và tiếng Anh chuyên ngành trước khi tiếp cận công việc thực tế.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực nghiệm bằng số liệu: Khóa luận ghi nhận bức tranh tài chính tăng trưởng mạnh mẽ của Pegasus Global Logistics (lợi nhuận sau thuế năm 2017 tăng 61,5% so với 2016; hiệu quả hoạt động năm 2018 tăng 81,7% so với 2017), đồng thời phân tích cơ cấu 27 nhân sự với tỷ lệ lao động trẻ (70,4%) có trình độ cao đẳng, đại học chiếm 92,5%.
  • Đóng góp thực tiễn của đề tài: Phản ánh chân thực quy trình 7 bước giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại một doanh nghiệp FWD có vốn đầu tư nước ngoài. Việc chi tiết hóa từng chứng từ (Sea Waybill, Hóa đơn thương mại, Packing List, C/O Form E) của lô hàng vali kéo 135 set trị giá 21.600 USD cung cấp tài liệu mô tả quy trình thực tế rõ ràng cho nghiệp vụ hiện trường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu kinh doanh và hồ sơ lô hàng dừng lại ở giai đoạn 2018 - 2019; chưa phản ánh được các biến động lớn của thị trường logistics giai đoạn sau đó. Đề tài chủ yếu phân tích một trường hợp lô hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển cụ thể từ Trung Quốc, chưa đi sâu so sánh đối ứng chi tiết với quy trình hàng lẻ (LCL) hoặc các thị trường xa như Mỹ, Châu Âu.
  • Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận đường biển kết hợp đa phương thức (đường biển - đường bộ - đường hàng không), phân tích giải pháp số hóa toàn diện quy trình logistics thông qua ứng dụng phần mềm quản lý giao nhận chuyên biệt (Freight Management System).

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu thực tế hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại tham khảo phương pháp viết báo cáo thực tập tốt nghiệp và cách thức phân tích hồ sơ lô hàng nhập khẩu đường biển.
  • Độc giả cần tìm hiểu về các bước xử lý chứng từ (C/O Form E, Sea Waybill, Commercial Invoice), quy trình thông quan VNACCS và thủ tục hiện trường (đổi D/O, phiếu EIR, thủ tục hải quan cổng cảng) tại các cảng biển Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này nghiên cứu quy trình giao nhận tại doanh nghiệp nào và thuộc ngành học gì?
Khóa luận nghiên cứu tại Công ty TNHH Pegasus Global Logistics (chi nhánh TP. Hồ Chí Minh), được thực hiện bởi sinh viên ngành Kinh doanh quốc tế (International Business), Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Tôn Đức Thắng.

2. Lô hàng thực tế được phân tích trong báo cáo có các thông số kỹ thuật và chứng từ gì?
Lô hàng gồm 135 set (540 kiện) vali kéo nhãn hiệu Trolley Case American Explorer Crockett, mã HS 4202, tổng trị giá 21.600 USD theo điều kiện T/T, vận chuyển từ cảng Thượng Hải về TP.HCM trên tàu CSCL CALLAO chuyến 039S theo vận đơn Sea Waybill số COAU7055675100 và C/O Form E số E19310P313720006.

3. Cơ cấu nhân sự của Pegasus Global Logistics có đặc điểm gì nổi bật?
Doanh nghiệp có quy mô 27 nhân sự, trong đó nữ giới chiếm 59,3% (tập trung tại phòng DOCS và Kế toán), nam giới chiếm 40,7% (chủ yếu ở phòng OPS). Về độ tuổi, lao động trẻ từ 22 - 30 tuổi chiếm ưu thế tuyệt đối với 70,4%; trình độ Đại học và Cao đẳng chiếm tổng cộng 92,5%.

4. Những điểm nghẽn chính trong quy trình giao nhận tại doanh nghiệp được tác giả chỉ ra là gì?
Doanh nghiệp chưa có đội xe đầu kéo riêng nên phụ thuộc vào phương tiện thuê ngoài; bộ phận chứng từ chỉ có 1 nhân sự phụ trách truyền tờ khai hải quan dễ gây quá tải; hệ thống máy tính và quy trình tạo lập vận đơn HBL chưa được tự động hóa tối ưu; thị trường khách hàng còn tập trung hẹp tại Trung Quốc, Đài Loan và Việt Nam.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Đặng Kiều Gia Hân đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và quy trình thực tế 7 bước giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Pegasus Global Logistics. Dựa trên dữ liệu tài chính, phân tích nhân sự và hồ sơ lô hàng ngoại thương thực tế, đề tài đã làm rõ năng lực tác nghiệp hiện trường cũng như các hạn chế về phương tiện vận tải và nhân lực khai báo hải quan. Các kiến nghị được đề xuất tập trung vào việc đầu tư đội xe vận tải nội địa, số hóa hệ thống và mở rộng thị trường quốc tế nhằm hoàn thiện năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp logistics.