Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cá cơm khô tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn

Chuyên khảo phân tích Tiểu luận process for executing the export sales contract of dried anchovies at nghi son aquatic, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu

• Tác giả: Hồ Diễm Ngân Khánh
• Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Huyền Trân
• Trường học: Foreign Trade University
• Chuyên ngành: International Business Economics
• Đề tài: Quy Trình Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu Cá Cơm Khô Tại Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn
• Loại tài liệu: mid-course internship report
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• 1. CHAPTER 1: INTRODUCTION OF NGHI SON AQUATIC PRODUCT EXIM CO.
• 1.1. Establishment and development
• 1.2. Functions, missions, organizational structure and human resources management
• 1.2.1. Functions
• 1.2.2. Missions
• 1.2.3. Organizational structure and human resources management
• 1.2.3.1. Organizational structure
• 1.2.3.2. Human resources management
• 1.3. Business outcomes
• 2. CHAPTER 2: PROCESS FOR EXECUTING THE EXPORT SALES CONTRACT OF DRIED ANCHOVY AT NGHI SON AQUATIC PRODUCT EXIM CO.
• 2.1. General process for executing an export sales contract at Nghi Son Aquatic Products Exim, Ltd.
• 2.1.1. Preparing the goods
• 2.1.2. Testing food safety
• 2.1.3. Booking the vessel
• 2.1.4. Stuffing empty containers with cargo
• 2.1.5. Preparing draft documents
• 2.1.6. Carrying out customs formalities
• 2.1.7. Completing and sending the set of original documents
• 2.2. Detailed description of process for executing export sales contract of Dried Anchovy at Nghi Son Aquatic Product Exim, Ltd.
• 2.2.1. Preparing the goods
• 2.2.2. Testing food safety
• 2.2.3. Booking the vessel
• 2.2.4. Stuffing empty containers with cargo
• 2.2.5. Preparing draft documents
• 2.2.6. Carrying out customs formalities
• 2.2.7. Completing and sending the set of original documents
• 2.3. General comments on the current procedure of the company
• 3. CHAPTER 3: REVIEW OF INTERNSHIP PERIOD AND RECOMMENDATIONS FOR NGHI SON’S IMPROVEMENT
• 3.1. Comparison between current procedure of the company and that of theory
• 3.2. Lessons learned from the internship
• 3.2.1. Lessons learned regarding practical knowledge
• 3.2.2. Lessons learned regarding attitudes and soft skills at workplace
• 3.2.3. Lessons learned regarding career orientation
• 3.3. Recommendations for the export contract of fishery products at Nghi Son Aquatic Product Exim Co.
• 3.3.1. Choosing and incorporating Incoterms® rule appropriately
• 3.3.2. Including deposits in every payment term regardless of Buyers
• 3.3.3. Keeping close track of preparation of the goods ordered from other factories
• 3.3.4. Providing internal employees with training for back-up purpose

Tóm tắt

I. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn được chia thành nhiều bước quan trọng. Đầu tiên, việc chuẩn bị hàng hóa là rất cần thiết. Công ty cần đảm bảo rằng cá cơm khô được chế biến và đóng gói đúng tiêu chuẩn. Tiếp theo, kiểm tra an toàn thực phẩm là bước không thể thiếu để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Sau khi hàng hóa đã sẵn sàng, công ty tiến hành đặt chỗ tàu để vận chuyển hàng hóa. Việc này bao gồm việc liên hệ với các hãng tàu và xác nhận lịch trình vận chuyển. Sau khi có xác nhận, công ty sẽ tiến hành đóng hàng vào container. Mỗi bước trong quy trình này đều có sự giám sát chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

1.1. Chuẩn bị hàng hóa

Chuẩn bị hàng hóa là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu thủy sản. Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn cần đảm bảo rằng cá khô được chế biến theo tiêu chuẩn chất lượng cao nhất. Điều này bao gồm việc lựa chọn nguyên liệu tươi ngon, quy trình chế biến hợp vệ sinh và đóng gói đúng cách. Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất khẩu là rất quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của thị trường quốc tế. Theo một báo cáo, chất lượng sản phẩm không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty mà còn quyết định đến khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.

1.2. Kiểm tra an toàn thực phẩm

Kiểm tra an toàn thực phẩm là một phần không thể thiếu trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Công ty cần thực hiện các xét nghiệm cần thiết để đảm bảo rằng sản phẩm không chứa chất độc hại và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm quốc tế. Việc này không chỉ giúp bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng mà còn giúp công ty tránh được các rủi ro pháp lý. Theo quy định của nhiều quốc gia, sản phẩm thủy sản phải có chứng nhận an toàn thực phẩm trước khi được phép nhập khẩu. Do đó, việc thực hiện kiểm tra an toàn thực phẩm một cách nghiêm ngặt là rất cần thiết.

1.3. Đặt chỗ tàu và vận chuyển

Sau khi hàng hóa đã được chuẩn bị và kiểm tra, bước tiếp theo là đặt chỗ tàu để vận chuyển hàng hóa. Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn cần liên hệ với các hãng tàu để xác nhận lịch trình và giá cước vận chuyển. Việc này đòi hỏi sự chính xác và nhanh chóng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian. Sau khi có xác nhận từ hãng tàu, công ty sẽ tiến hành đóng hàng vào container. Mỗi bước trong quy trình này đều cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty để đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng hạn và trong tình trạng tốt nhất.

II. Đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng

Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn đã cho thấy nhiều điểm mạnh và điểm yếu. Một trong những điểm mạnh là sự chú trọng đến chất lượng sản phẩm. Công ty đã đầu tư vào công nghệ chế biến hiện đại và quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện, chẳng hạn như quy trình đặt chỗ tàu và vận chuyển. Việc này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Để cải thiện quy trình, công ty cần xem xét việc hợp tác với nhiều hãng tàu khác nhau để có nhiều lựa chọn hơn.

2.1. Điểm mạnh của quy trình

Một trong những điểm mạnh của quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là sự chú trọng đến chất lượng sản phẩm. Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn đã áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng cao trong chế biến cá cơm khô. Điều này không chỉ giúp sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của thị trường mà còn tạo dựng được lòng tin từ phía khách hàng. Ngoài ra, công ty cũng đã xây dựng được một hệ thống kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, đảm bảo rằng mọi sản phẩm trước khi xuất khẩu đều đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.

2.2. Điểm yếu của quy trình

Mặc dù quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu có nhiều điểm mạnh, nhưng vẫn còn tồn tại một số điểm yếu. Một trong số đó là quy trình đặt chỗ tàu và vận chuyển. Việc này thường gặp khó khăn trong việc xác nhận lịch trình và giá cước, dẫn đến sự chậm trễ trong việc giao hàng. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty và sự hài lòng của khách hàng. Để khắc phục vấn đề này, công ty cần xem xét việc hợp tác với nhiều hãng tàu khác nhau để có nhiều lựa chọn hơn và giảm thiểu rủi ro.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Ngành thủy sản Việt Nam giữ vị thế mũi nhọn trong nền kinh tế với tỷ trọng đóng góp từ 4% đến 5% GDP quốc gia. Với đường bờ biển dài hơn 3.000 km và vùng đặc quyền kinh tế rộng lớn, các mặt hàng thủy hải sản chế biến, đặc biệt là cá cơm khô, sở hữu tiềm năng xuất khẩu vượt trội sang các thị trường trọng điểm như Trung Quốc, Hàn Quốc và ASEAN. Tuy nhiên, bối cảnh biến động thương mại quốc tế và các rào cản kỹ thuật nghiêm ngặt đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn hóa quy trình giao nhận và chứng từ ngoại thương.

Tài liệu tập trung nghiên cứu toàn diện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cá cơm khô tại Công ty TNHH XNK Thủy sản Nghi Sơn. Nghiên cứu giải quyết bài toán tối ưu hóa vận hành từ khâu chuẩn bị hàng hóa, kiểm nghiệm vệ sinh an toàn thực phẩm, booking tàu container lạnh đến thông quan hải quan điện tử và thanh toán quốc tế.

Bằng phương pháp tiếp cận thực tế kết hợp đối chiếu học thuật, báo cáo cung cấp bức tranh chi tiết về chuỗi mắt xích xuất khẩu một lô hàng thủy sản khô trọn gói. Tác giả chỉ ra các điểm nghẽn thực tiễn, phân tích rủi ro trong việc áp dụng điều kiện thương mại Incoterms và phương thức thanh toán, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả thương mại thực tế cho doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản Việt Nam.

---

Nội dung chi tiết

Cơ sở thực tiễn và khung pháp lý trong xuất khẩu thủy sản khô

Hoạt động xuất khẩu thủy hải sản khô đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt cả hệ thống pháp luật nội địa và các tiêu chuẩn kiểm dịch của quốc gia nhập khẩu. Trong bối cảnh Hiệp định EVFTA cũng như các cam kết thương mại song phương có hiệu lực, tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm và chứng nhận xuất xứ ngày càng trở nên khắt khe. Doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản quy phạm pháp luật, đặc biệt là Thông tư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD) về kiểm tra, chứng nhận an toàn thực phẩm thủy sản xuất khẩu.

Bên cạnh đó, việc xác lập giao dịch ngoại thương chịu sự điều chỉnh của các tập quán thương mại quốc tế như Incoterms và quy tắc thanh toán UCP. Tài liệu khảo sát trường hợp cụ thể của Công ty Thủy sản Nghi Sơn với mô hình chuỗi cung ứng khép kín từ đánh bắt, sơ chế đến phân phối quốc tế. Doanh nghiệp duy trì cơ cấu tổ chức chức năng chuyên biệt, trong đó bộ phận Chứng từ (Documentation Department) đóng vai trò nòng cốt liên kết giữa phòng Kinh doanh, Kế toán và Logistics.

Mặt khác, tài liệu phân tích kết quả kinh doanh giai đoạn 2017–2019 của công ty với doanh thu và lợi nhuận sau thuế tăng trưởng ổn định. Điều này phản ánh tiềm năng khai thác bền vững thị trường Trung Quốc và các nước châu Á đối với dòng sản phẩm cá cơm khô (Dried Anchovies).

flowchart LR
    A[Ký kết Hợp đồng Ngoại thương] --> B[Chuẩn bị Hàng hóa & Kiểm định NAFIQAD]
    B --> C[Booking Tàu & Đóng Container Lạnh]
    C --> D[Khai báo Hải quan VNACCS & e-Port]
    D --> E[Lập & Phát hành Bộ Chứng từ Gốc]
    E --> F[Thanh toán & Quyết toán Hợp đồng]

Quy trình 7 bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu cá cơm khô thực tế

Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cá cơm khô tại doanh nghiệp được chuẩn hóa thành 7 bước liên hoàn và chặt chẽ:

1. Chuẩn bị hàng hóa (Preparing the goods): Sau khi xác nhận tiền cọc hoặc L/C, doanh nghiệp tiến hành chế biến tại xưởng Bình Thuận hoặc thu mua từ nhà máy gia công đối tác (như Xưởng Thủy sản Phú Hài). Hàng hóa được đóng gói tiêu chuẩn theo quy cách 13 kg/thùng carton và bảo quản lạnh ở mức -10°C.
2. Kiểm tra an toàn thực phẩm (Testing food safety): Lấy mẫu gửi Cục Quản lý Chất lượng Nông Lâm sản và Thủy sản (NAFIQAD 4) kiểm nghiệm vi sinh, kháng sinh và kim loại nặng. Bước này nhằm xin cấp Chứng thư An toàn Thực phẩm (Health Certificate) – điều kiện bắt buộc để nhập khẩu vào thị trường Trung Quốc.
3. Thuê tàu và đặt chỗ (Booking the vessel): Làm việc với các Forwarder (như NYD Logistics, Evergreen Line) để lấy Booking Confirmation cho container lạnh (20RF/40RF), ấn định thời gian tàu chạy (ETD) và hạn chót nhận hàng (Cut-off time).
4. Đóng hàng vào container (Stuffing cargo): Điều xe đầu kéo lấy container rỗng từ Depot (G-Fortune) về kho đóng hàng (Hoàng Lại, Long An). Nhân viên vận hành kiểm tra nhiệt độ container (-10°C), niêm phong chì (seal), lập phiếu VGM và gửi hướng dẫn giao hàng (Shipping Instruction - SI).
5. Lập bộ chứng từ dự thảo (Drafting documents): Soạn thảo Invoice, Packing List, C/O Form E, Health Certificate và gửi người mua xác nhận, đồng thời mua bảo hiểm hàng hải (nếu áp dụng điều kiện CIF).
6. Thủ tục hải quan xuất khẩu (Customs formalities): Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, làm thủ tục nâng hạ trực tuyến trên e-Port Cát Lái, phân luồng hải quan (chủ yếu là luồng xanh và luồng vàng) và thông quan thực tế tại cảng.
7. Hoàn tất và gửi bộ chứng từ gốc (Dispatching original documents): Sau khi tàu rời cảng, phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading), hoàn thiện toàn bộ chứng từ gốc gửi qua chuyển phát nhanh DHL và thu hồi công nợ thanh toán (TTR).

---

Đánh giá thực trạng, nhận diện rủi ro và giải pháp hoàn thiện

Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm nổi bật trong vận hành của doanh nghiệp như quy trình phối hợp linh hoạt, ứng dụng triệt để hệ thống một cửa quốc gia (VNSW) và phần mềm khai báo hải quan điện tử giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí.

Tuy nhiên, báo cáo cũng thẳng thắn phân tích 4 lỗ hổng lớn trong thực tế thực hiện hợp đồng:

• Bất cập trong lựa chọn điều kiện Incoterms: Doanh nghiệp áp dụng điều kiện CIF/CFR cho phương thức vận chuyển hàng đóng container. Theo tập quán, rủi ro chuyển giao khi hàng qua lan can tàu ("on board"), trong khi thực tế rủi ro đã chuyển giao ngay từ thời điểm giao container cho người chuyên chở tại bãi/kho nội địa.
• Rủi ro tín dụng do miễn đặt cọc: Với khách hàng quen, công ty áp dụng phương thức TTR trả sau 90% khi hàng đến xưởng và 10% sau giám định mà không thu tiền cọc trước, tiềm ẩn nguy cơ người mua từ chối nhận hàng gây tổn thất lớn.
• Mất quyền chủ động nguồn cung: Việc phụ thuộc vào xưởng gia công ngoài dẫn đến tình trạng thiếu hụt sản lượng cục bộ, buộc phải dời ngày khởi hành (ETD) và điều chỉnh booking tàu.
• Áp lực nhân sự mùa cao điểm: Bộ phận chứng từ mỏng, một nhân sự phụ trách toàn bộ hồ sơ dẫn đến nguy cơ sai sót dữ liệu khi khối lượng lô hàng tăng đột biến.

Để khắc phục, tài liệu khuyến nghị chuyển đổi điều kiện thương mại sang CPT/CIP Incoterms 2020, quy định tỷ lệ đặt cọc tối thiểu để bù đắp chi phí tái vận chuyển, tăng cường giám sát tiến độ gia công và triển khai đào tạo chéo nhân sự nội bộ.

---

Ai nên đọc tài liệu này?

Tài liệu mang giá trị tham khảo thực tiễn cao cho nhiều nhóm đối tượng quan tâm đến lĩnh vực ngoại thương:

• Sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Logistics và Kinh doanh quốc tế: Cung cấp tư liệu thực tế sống động để đối chiếu giữa lý thuyết trường đại học và nghiệp vụ chứng từ xuất nhập khẩu thực tế.
• Chuyên viên chứng từ (Docs/Logistics Executive) tại các doanh nghiệp XNK: Cung cấp bộ quy trình mẫu từ việc lập SI, VGM, đăng ký Health Certificate qua VNSW đến xử lý C/O Form E xuất khẩu.
• Chủ doanh nghiệp và nhà quản lý xuất khẩu thủy sản vừa và nhỏ: Hỗ trợ nhận diện các rủi ro pháp lý, rủi ro thanh toán quốc tế và tối ưu hóa chi phí vận hành kho lạnh, cước tàu biển.
• Nhân viên kinh doanh xuất khẩu (International Sales): Giúp nâng cao năng lực đàm phán hợp đồng, hiểu rõ quy tắc Incoterms để lựa chọn điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán an toàn.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình xuất khẩu cá cơm khô sang Trung Quốc gồm những bước cốt lõi nào?

Quy trình gồm 7 bước: Chuẩn bị nguồn hàng đạt chuẩn, kiểm nghiệm an toàn thực phẩm tại NAFIQAD, booking tàu container lạnh, đóng hàng và lập phiếu VGM, soạn thảo bộ chứng từ thương mại, thông quan hải quan điện tử qua VNACCS và gửi bộ chứng từ gốc cho người mua để thanh toán.

2. Hồ sơ xin cấp Chứng thư Y tế (Health Certificate) cho thủy sản gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký cấp Health Certificate thực hiện qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) gửi NAFIQAD, bao gồm: Giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm xuất khẩu theo mẫu, Vận đơn đường biển dự thảo (Draft B/L), Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List) và kết quả kiểm nghiệm mẫu đạt chuẩn.

3. Tại sao không nên dùng điều kiện CIF/CFR cho hàng thủy sản xuất khẩu đóng container?

Điều kiện CIF/CFR quy định rủi ro chuyển giao khi hàng đã xếp lên tàu biển, không phản ánh đúng thực tế vận chuyển container khi người bán đã bàn giao hàng cho hãng vận tải tại bãi container (CY) hoặc kho nội địa. Việc dùng CIP/CPT giúp phân định chính xác trách nhiệm và điểm chuyển giao rủi ro.

4. Khi nào doanh nghiệp nên hoàn tất việc khai báo e-Port và tờ khai hải quan?

Doanh nghiệp nên hoàn tất khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5-VNACCS và đóng phí nâng hạ trên e-Port tối thiểu 24-48 giờ trước thời điểm đóng sổ (Closing time/Cut-off time) của chuyến tàu để kịp thời xử lý các trường hợp phân luồng vàng hoặc kiểm hóa luồng đỏ.

5. Phương thức thanh toán TTR không đặt cọc mang lại những rủi ro ngoại thương nào?

Phương thức TTR trả sau không đặt cọc khiến nhà xuất khẩu chịu toàn bộ rủi ro tín dụng nếu nhà nhập khẩu từ chối nhận hàng, chậm thanh toán hoặc ép giá khi hàng đã đến cảng đích. Doanh nghiệp có thể phải chịu thêm chi phí lưu kho bãi hoặc chi phí vận chuyển hàng về nước.

---

Kết luận

Nghiên cứu về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cá cơm khô cung cấp góc nhìn thực chứng sâu sắc về chuỗi nghiệp vụ ngoại thương hàng thủy sản:

• Chuẩn hóa 7 bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu cá cơm khô từ khâu chuẩn bị hàng hóa đến tất toán thanh toán quốc tế.
• Nhấn mạnh vai trò bắt buộc của quy trình kiểm định an toàn thực phẩm và chứng thư y tế NAFIQAD đối với thủy sản xuất khẩu.
• Chỉ rõ các sai lệch phổ biến giữa thực tiễn và lý thuyết trong việc áp dụng quy tắc Incoterms cho hàng container.
• Đề xuất các giải pháp khả thi về quản trị rủi ro thanh toán, kiểm soát chất lượng chuỗi cung ứng và đào tạo dự phòng nhân lực chứng từ.

Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát quy trình xuất khẩu thủy sản sang các thị trường yêu cầu chứng chỉ phát triển bền vững như EU, Hoa Kỳ và Nhật Bản. Bạn có thể tham khảo chi tiết báo cáo để ứng dụng chuẩn hóa quy trình xuất khẩu cho doanh nghiệp của mình ngay hôm nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

FOREIGN TRADE UNIVERSITY HO CHI MINH CITY CAMPUS ---------***-------- MID-COURSE INTERSHIP REPORT Major: International Business Economics PROCESS FOR EXECUTING THE EXPORT SALES CONTRACT OF DRIED ANCHOVIES AT NGHI SON AQUATIC PRODUCT EXIM CO., LTD Student: Hồ Diễm Ngân Khánh Student ID: 1701015338 Class: K56CLC3 Intake: 56 Supervisor: Nguyễn Thị Huyền Trân Ho Chi Minh City, August 2020 Tieu luan FOREIGN TRADE UNIVERSITY HO CHI MINH CITY CAMPUS ---------***-------- MID-COURSE INTERSHIP REPORT Major: International Business Economics PROCESS FOR EXECUTING THE EXPORT SALES CONTRACT OF DRIED ANCHOVIES AT NGHI SON AQUATIC PRODUCT EXIM CO., LTD Student: Hồ Diễm Ngân Khánh Student ID: 1701015338 Class: K56CLC3 Intake: 56 Supervisor: Nguyễn Thị Huyền Trân Ho Chi Minh City, August 2020 Tieu luan Miu 16 XET CUA CO QUAN Til'.ltt t)i; L *rv\ Ma s6 dang ky kinh doanlr/Md s6 doanh nghiQp fudt 2 ",55:0. NgAnh nghd kintr doanl/ linh v.uc ho4t dQng chiph M.W"1nrX'AK{lt^fc (ru^ chilrrg i6i xdc nlrfn Sinh vi€n: Aaj. thuc tip tqi Doanh nghiQp/co quun tir ngay,lf 3.?6cn rgiv)4 tiraup 0 [.,: - Vd tinh thAn thei dQ: = a;J;;;#;q a;6, ffi;oj sL^! ',",ht^ -- A4=U4,*a^vQ U:g yg%ft 2 /ttt ={ - '##.- \ /- Tieu luan o Vo (h-an U;nqtL -tl'l i FOREIGN TRADE UNIVERSITY SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM HO CHI MINH CITY CAMPUS Independence - Freedom - Happiness MIDTERM PROFESSIONAL REPORT REMARKS Student’s full name: Hồ Diễm Ngân Khánh Student code: 1701015338 Name of the report: Process For Executing The Export Sales Contract Of Dried Anchovies At Nghi Son Aquatic Product Exim Co. Assessment of compliance with regulations, progress and work ethics (Maximum of 1.0 point, with one decimal number):.

The student has completed the report properly under the guidance of the supervisor. The supervisor is responsible for the title, purpose, subjects, scope and research method(s), and chapters’ titles, and main headings of the report. The student has failed to carefully follow the supervisor’s instructions. The supervisor is responsible for chapters’ titles, purpose, subject, scope and research method(s), and titles and main headings of the report.

The student has failed to carefully follow the supervisor’s instructions. The supervisor is not responsible for the report: 0. The student has totally failed to follow the supervisor’s instructions. The supervisor rejects the submission of the report: 0 point Ho Chi Minh City, 21 August, 2020 Supervisor (Signature with full name) Hồ Diễm Ngân Khánh INTERNSHIP ORGANIZATION’S REMARKS Tieu luan ii STATEMENT OF AUTHORSHIP Except where reference is made in the text of the thesis, this thesis contains no material published elsewhere or extracted in whole or in part from a mid-course internship report by which I have qualified for or been awarded another degree or diploma.

No other person’s work has been used without due acknowledgements in the mid-course internship report. This mid-course internship report has not been submitted for the award of any degree or diploma in any other tertiary institution. Ho Chi Minh City, August 2020. Tieu luan iii TABLE OF CONTENTS MIDTERM PROFESSIONAL REPORT REMARKS.

i INTERNSHIP ORGANIZATION’S REMARKS. i STATEMENT OF AUTHORSHIP. ii TABLE OF CONTENTS. iii LIST OF ABBREVIATIONS.

vi LIST OF TABLES. vii LIST OF FIGURES. INTRODUCTION OF NGHI SON AQUATIC PRODUCT EXIM CO. Establishment and development.

Functions, missions, organizational structure and human resources management. Organizational structure and human resources management. The importance of documentation department in Nghi Son Aquatic Product Exim Co., Ltd and the topic towards the development of the company. Summary of internship period.

PROCESS FOR EXECUTING THE EXPORT SALES CONTRACT OF DRIED ANCHOVIES AT NGHI SON AQUATIC PRODUCTS EXIM CO. General process for executing an export sales contract at Nghi Son Aquatic Products Exim, Ltd. Preparing the goods. Testing food safety .13 Tieu luan iv 2.

Booking the vessel. Stuffing empty containers with cargo. Preparing draft documents. Carrying out customs formalities.

Completing and sending the set of original documents. Detailed description of process for executing export sales contract of Dried Anchovy at Nghi Son Aquatic Product Exim, Ltd. Preparing the goods. Testing food safety.

Booking the vessel. Stuffing empty containers with cargo. Preparing draft documents. Carrying out customs formalities.

Completing and sending the set of original documents. General comments on the current procedure of the company. REVIEW OF INTERNSHIP PERIOD AND RECOMMENDATIONS FOR NGHI SON’S IMPROVEMENT. Comparison between current procedure of the company and that of theory.

Lessons learned from the internship. Lessons learned regarding practical knowledge. Lessons learned regarding attitudes and soft skills at workplace. Lessons learned regarding carreer orientation.

Recommendations for the export contract of fishery products at Nghi Son Aquatic Product Exim Co. Choosing and incorporating Incoterms® rule appropriately. Including deposits in every payment term regardless of Buyers. Keeping close track of preparation of the goods ordered from other factories.

Providing internal employees with training for back-up purpose. III Tieu luan vi LIST OF ABBREVIATIONS Abbreviation Explanation CFR Cost and Freight CIF Cost, Insurance and Freight CIP Cost and Insurance Paid To CO. Company CPT Carriage Paid To EVFTA European Union – Vietnam Free Trade Agreement LTD Limited MARD Ministry of Agriculture and Rural Development NAFIQAD National Agro-Forestry-Fisheries Quality Assurance Department SI Shipping Instruction TT/TTR Telegraphic Transfer/Telegraphic Transfer Remittance USD United Stated Dollar VASEP Vietnam Association of Seafood Exporters and Producers VGM Verified Gross Mass Tieu luan vii LIST OF TABLES Table 1. Human resources by gender and education level of Nghi Son Aquatic Product Exim Co.

Business outcomes of Nghi Son Aquatic Product Exim Co., Ltd between 2017 and 2019. Comparison of business outcomes of Nghi Son Aquatic Product Exim Co., Ltd from 2017 to 2019 .9 LIST OF FIGURES Figure 1. Nghi Son’s Organizational Structure. General process for executing an export sales contract at Nghi Son Aquatic Products Exim, Ltd.12 Tieu luan Tieu luan 1 INTRODUCTION Thanks to a coastline of over 3.000 kilometers in length excluded islands, coupled with about 1.000 square kilometers’ Economic Exclusive Zone and up to 2.860 rivers as well as estuaries, it came as no surprise that one of the most important sources of Vietnamese’s food and income comes from fishery.

Fishery output has not only met the domestic demand but also been exported to many countries in the world, such as The U.S, Japan, China, EU, South Korea and so on. To be specific, in 2019, the amount of fishery output made up roughly 4%-5% of GDP, and its export value ranked fifth among export products of Vietnam, following electronics, garment, crude oil and footwear. According to General Statistics Office of Vietnam, in the first six months of this year, the amount of total fishery production, including fish catching and fish farming, witnessed a growth of 1,6% compared to that of 2019’s corresponding period. Although both the amount of fish catching and fish farming increased during the period of the first six months in 2020, the Covid-19 Pandemic has had some negative impacts on our country’s fishery exports.

The Department of Agricultural Product Processing and Market Development (MARD) reported that there was a decrease of about 10% in seafood export value in the first four months of 2020. However, fishery sector in Vietnam still has many opportunities and advantages to compensate for those losses. According to Mr. Truong Dinh Hoe (General Secretary of Vietnam Association of Seafood Exporters and Producers - VASEP), aquatic- producing countries, such as India and Ecuador, have not yet recovered their production due to blockade.

Tran Dinh Luan - the Director General of the Directorate of Fisheries (MARD) said that some of dominant export markets like China and South Korea have controlled the disease; therefore, the demand for aquatic products would regain its previous level then. He also mentioned that Vietnam-EU Free Trade Agreement (EVFTA) would benefit Vietnamese exporters after EU market’s recovery, which could not be gained by fishery exporters, such as India, Thailand and so on. Tieu luan 2 During the context of Covid-19 Pandemic, Nghi Son Aquatic Product Exim Co., Ltd with its long history of exploiting and processing aquatic products, especially dried ones, is gradually getting back to its regular export status. On the basis of those information, I decided to choose the topic “Process for executing the export sales contract of Dried Anchovies at Nghi Son Aquatic Product Exim Co.

This topic would help to find out strong points as well as shortcomings on which recommendations are based during the process of carrying out a contract for exporting a dried aquatic product at Nghi Son Aquatic Product Exim Company. The report comprises three main parts as follows: Chapter 1: Introduction of Nghi Son Aquatic Product Exim Co. Chapter 2: Process for executing an export sales contract of Dried Anchovy At Nghi Son Aquatic Product Exim Co. Chapter 3: Review of internship period and recommendations for Nghi Son’s improvement.

Tieu luan 3 CHAPTER 1. INTRODUCTION OF NGHI SON AQUATIC PRODUCT EXIM CO. Establishment and development 1. Establishment Nghi Son Aquatic Product Exim Co., Ltd was established in 2014, which belongs to Nghi Son Foods Group - a family firm with deep savvy and considerable experience relating to seafood business.

The vision that the board of directors outlined the for the company is to be one of the leading manufacturers as well as exporters of quality seafood in Asia in general and in Vietnam in particular. The following information gives general overview about Nghi Son Aquatic Product Import Export Limited: Legal name: NGHI SON AQUATIC PRODUCT IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED Abbreviation name: NGHI SON CO.,LTD Head office: Floor 7th, 85 Nguyen Huu Cau, Tan Dinh Ward, District 1, Ho Chi Minh City Legal representative: Nguyen Van Minh Tax code: 0312962965 Main business fields: Processing and trading Marine fish, Freshwater fish and Dried seafood. Development Thanks to seafood-business-related knowledge by family tradition, the company has been managing quite well the supply chain including catching raw materials, freezing/drying, packing and delivering complete products to consumers with high quality at reasonable prices. Such processing and shipping systems have Tieu luan 4 been improved day by day to serve substantial retail distribution activities not only in Vietnam but also overseas markets.

The positive recognition of consumers in home country proves that it is worth the effort that the company has put forth to enhance its service. Such recognition has leveraged the firm to expand broadly to export markets, namely China, Japan, Korea, The Philippines, Malaysia, Spain, Thailand, Indian, Indonesia, Egypt… 1. Functions, missions, organizational structure and human resources management 1. Functions Nghi Son Aquatic Product Exim Co., Ltd mainly processes and trades fishery products, including marine fish, freshwater fish, dried seafood, Pangasius, Yellowfin Tuna and Shrimp.

First, regarding processing function, fishery products are processed within the firm’s factory based in Binh Thuan Province. Second, in trading terms, the company exports its own processed products and exports aquatic goods ordered from other factories with requirements subject to sales contracts. Besides, Nghi Son also imports frozen fishery products, but the level of imports only accounts for a minimal part compared to exports. With the vision to become a leader in supplying and exporting high quality aquatic food, the company is relentlessly trying to boost the quality of processing system and supply chain management to deliver the so products efficiently and effectively at reasonable prices.

Missions In general, the company commits itself to complying with domestic and international laws and regulations. Also, doing business with integrity is the dominant mission of Nghi Son. The following details the firm’s missions. First, in terms of business activities, the company is legally doing business under registered activities in accordance with the business license number 0730103446345 which includes processing and trading fishery products, as well as meets tax liability.

Besides, Nghi Son promises to bring quality fishery products meeting regulatory standards not only under Vietnamese laws but also under foreign laws of its partners’ countries.