Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán mục nợ phải thu khách hàng Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Kiểm toán U&I Chương 3: Một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Kiểm toán U&I 9 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1.1 Khái quát về khoản mục nợ phải thu khách hàng 1.1 Khái niệm “Khoản mục nợ phải thu khách hàng là một phần tài sản của doanh nghiệp nó phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán nợ phải thu của doanh nghiệp, với khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ theo chính sách bán chịu.” Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014: Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua –bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. Trên bảng cân đối kế toán, nợ phải thu khách hàng được trình bày tại phần A “Tài sản ngắn hạn”, gồm khoản mục Phải thu khách hàng ghi theo sổ phải thu gộp và khoản mục dự phòng phải thu khó đòi để phản ánh số nợ phải thu thuần, tức giá trị thuần có thể thực hiện được. Riêng khoản phải thu dài hạn của khách hàng được trình bày trong phần B “ Tài sản dài hạn.
Trên thuyết minh báo cáo tài chính, khoản mục Nợ phải thu khách hàng sẽ trình bày chi tiết những đối tượng khách hàng còn phải thu hoặc những đối tượng khách hàng trả tiền trước hoặc do tiền trả lớn hơn số phải thu.2 Đặc điểm nợ phải thu khách hàng Dựa vào Khoản 1, Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, nguyên tắc kế toán đối với khoản mục Nợ phải thu như sau: Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận nợ phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như:giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. Kế toán phân loại các khoản nợ (nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ có khả năng không thu hồi được), để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khi sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế,người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: Phát sinh nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước; Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Nếu khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua 11 thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước; Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm khi lập BCTC.
Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại: là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại tại thời điểm lập BCTC. Nếu doanh nghiệp giao dịch thu tiền tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định để đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. Lưu ý khi kiểm toán Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục nhạy cảm dễ bị gian lận và chiếm dụng từ nhân viên.
Nợ phải thu khách hàng là khoản mục mật thiết liên quan đến kinh doanh do đó dễ bị thổi phồng. Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên, do việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi thường dựa vào ước tính của các nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.3 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong khoản mục nợ phải thu khách hàng. Nếu đơn vị không xây dựng HTKSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi, mặt khác BCTC cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị.
Doanh nghiệp muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng thì cần phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm vụ cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Xây dựng và ban hành các quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý các 12 công việc xét duyệt và phê chuẩn bán chịu, ghi sổ các khoản nợ phải thu, xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi,. quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự, thủ tục thực hiện, xử lý công việc.1: Sơ đồ: Quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng – thu tiền (Nguồn: Phần mềm ERP FAST) Các chu trình bán hàng thường có của một doanh nghiệp: Các sai sót có thể xảy ra trong quy trình nghiệp vụ bán hàng – thu tiền Tham chiếu Mẫu A410 –Tìm hiểu chu trình BH, PT, TT –VACPA(2019), các sai sót có thể xảy ra và Thủ tục kiểm soát tương ứng trong chu trình bán hàng –phải thu như sau: 13 Các sai sót có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát Doanh thu và phải thu là giả; được ghi Hóa đơn bán hàng chỉ được lập khi Đơn hàng và Lệnh xuất kho/ Biên bản giao nhận nhưng chưa giao hàng hóa hoặc nhận đã được phê duyệt. Đối chiếu Phiếu xuất kho/ Biên Bản giao nhận với chưa cung cấp dịch vụ; hóa đơn để đảm bảo rằng một khoản doanh thu không bị xuất hóa đơn và ghi sổ kế toán nhiều lần Hóa đơn bán hàng chỉ được lập khi Chứng từ vận chuyển, Đơn đặt hàng, Phiếu xuất hàng phải được Đơn hàng và Lệnh xuất kho/Biên bản đánh số thứ tự để kiểm soát, so sánh với hóa đơn về số lượng xuất, thời gian giao nhận đã được phê duyệt.
Đối chiếu xuất. Phiếu xuất kho/ Biên Bản giao nhận với Hàng ngày, đối chiếu số liệu của kế toán với Báo cáo bán hàng của bộ phận hóa đơn để đảm bảo rằng một khoản bán hàng. doanh thu không bị xuất hóa đơn và ghi Định kỳ, phải tiến hành đối chiếu công nợ với KH. Các chênh lệch phải sổ kế toán nhiều lần được điều tra, xử lý Hàng hóa đã bán nhưng chưa được ghi Giá bán trên hóa đơn được người có thẩm quyền kiểm tra, đối chiếu với Bảng nhận doanh thu, hoặc chưa xuất hóa giá và được cộng lại trước khi chuyển cho KH.
Khi lập hóa đơn bán hàng, người đơn có thẩm quyền phải kiểm tra, đối chiếu với Hợp đồng, Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho về số lượng, chủng loại hàng bán. 14 Chứng từ vận chuyển, Đơn đặt hàng, Hàng tháng kế toán lập biên bản đối chiếu nợ phải thu với phòng kinh Phiếu xuất hàng phải được đánh số doanh. thứ tự để kiểm soát, so sánh với hóa Hàng quý kế toán thực hiện đối chiếu nợ phải thu với từng đối tượng KH. đơn về số lượng xuất,thời gian xuất.
Hàng ngày, đối chiếu số liệu của kế toán với Báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng.1: Mẫu 410 – Quy trình Bán hàng, Phải thu, Thu tiền (Nguồn: Tham chiếu Mẫu A410 –Tìm hiểu chu trình BH, PT, TT –VACPA (2019)) 15 1.2 Kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán BCTC 1.1 Mục tiêu kiểm toán Tham chiếu C110 – Kiểm tra KSNB đối với chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền –VACPA (2019), các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện như sau: Tính hiện hữu Chọn mẫu ngẫu nhiên hóa đơn trong năm. Đối chiếu các hóa đơn đến đơn đặt hàng, hợp đồng và xem xét liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng có dấu hiệu phê duyệt của người có thẩm quyền. Với hóa đơn đã lựa chọn trên, đối chiếu trên đến các phiếu xuất kho và xem phiếu xuất kho có dấu hiệu kiểm soát để không bị sử dụng để xuất hóa đơn nhiều lần. Với các phiếu xuất kho tương ứng đã thu nhập ở trên, kiểm tra phiếu xuất kho có được kí nhận với người giao hàng và người nhận hàng hay không.
Tính đầy đủ Chọn tháng trong năm để mượn chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu xuất hàng. Kiểm tra việc đánh số thứ tự có liên tục không và có liên kết tương ứng với nội dung hóa đơn không. Chọn tháng/ quý trong năm để mượn biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.