CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1.1 Tổng quan về kiểm toán BCTC 1.1 Khái niệm kiểm toán báo cáo tài chính Có nhiều định nghĩa về kiểm toán báo cáo tài chính như sau : Theo định nghĩa của Liên đoàn kế toán quốc tế ( International Federation of Accountant – IFAC): “Kiểm toán là việc các Kiểm toán viên độc lập kiểm tra và trình bày ý kiến của mình về các bản Báo cáo tài chính “. Theo chuẩn mực kiểm toán số 200: “Kiểm toán tài chính là việc thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán của các KTV nhằm xác định tính trung thực và hợp lí trên khía cạnh trọng yếu của BCTC” Như vậy, thì Kiểm toán BCTC có thể hiểu là kiểm tra và xác nhận tính trung thực và hợp lý của BCTC cũng như việc BCTC có được trình bày phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán được thừa nhận hay không. Thước đo để đánh giá kiểm toán BCTC là hệ thống chuẩn mực kế toán và kiểm toán.2 Đối tượng Đối tượng kiểm toán BCTC là các BCTC bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Bản thuyết minh BCTC và các bảng khai khác theo luật định.3 Mục tiêu Theo VSA số 200: “Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lí trên các khía cạnh trọng yếu hay không” Mục tiêu tổng quát: được hiểu là tìm kiếm bằng chứng kiểm toán để đưa ra ý kiến về tính trung thực, hợp lý của thông tin trình bày trên Bảng khai tài chính. Mục tiêu kiểm toán chung: là việc xem xét đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các chu trình, trên cơ sở các cam kết chung về trách nhiệm của nhà quản lý về những thông tin thu được qua khảo sát thực tế ở đơn vị được kiểm toán, đồng thời xem xét cả tới các mục tiêu chung khác bao gồm các mục tiêu: - Tính hiện hữu (có thực).
- Tính chính xác. - Tính đúng đắn trong phân loại và trình bày. - Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ của đơn vị. Tùy vào từng chu trình, từng khoản mục, các mục tiêu chung này sẽ được cụ thể hóa hơn nữa thành các mục tiêu riêng hay còn gọi là mục tiêu đặc thù.4 Phạm vi Phạm vi kiểm toán là những công việc, thủ tục kiểm toán cần thiết mà kiểm toán viên xác định và tiến hành thực hiện trong quá trình kiểm toán để thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp để đạt được mục tiêu của cuộc kiểm toán.2 Nội dung và đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp 1.1 Một số đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền 1.1 Khái niệm Bán hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.
Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng. ) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Trong trường hợp này, hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch và thanh toán được giải quyết tức thời.2 Chức năng Thông thường với một số doanh nghiệp, chu trình bán hàng thu tiền bao gồm các chức năng chính như: Xử lý đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập và kiểm tra hóa đơn, xử lý và ghi sổ doanh thu, theo dõi thanh toán, xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ các khoản phải thu không thu được.
Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa dịch vụ…Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu bán hàng và lập hóa đơn bán hàng. Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên ngay ban đầu sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng.
Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Tuy 8 nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hóa do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cá hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỉ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này.
Chuyển giao hàng hóa: Là chức năng kết tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của khái niệm "tiêu thụ" thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng, chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn.
Các công ty có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ bán hàng thường xuyên lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác cơ quan thuế quan thường quy định: Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển. Lập và kiểm tra hóa đơn: Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng.
Hóa đơn thường được lập thành 3 liên: Liên đầu gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng nghiệp vụ, vừa là căn cứ ghi sổ nhật kí bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng.
Xử lí và ghi sổ doanh thu: Hóa đơn là căn cứ ghi sổ nhật kí bán hàng. Nhật kí bản hàng là sổ ghi cập nhật các nghiệp vụ, nhật kí ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và 9 phân loại theo các định khoản thích hợp. Theo dõi thanh toán: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cũng ghi sổ kế toán, các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng theo dõi các khoản nợ phải thu để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa.
Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hóa hoặc bớt giá, trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật kí hàng bị trả lại và các khoản giảm giá đồng thời ghi vào sổ phụ. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ các khoản phải thu không thu được: Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán. Khi không còn hi vong thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng nhà quản lý có trách nhiệm xem xét hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ các khoản nợ này.
Căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách.2 Khái quát doanh thu bán hàng 1.1 Định nghĩa Theo VAS 14, doanh thu được định nghĩa như sau: Doanh thu bán hàng là tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sỡ hữu.2 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn các rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu sản phẩm hàng 10 hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu hay sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc bán hàng.
Đối với những giao dịch mà chưa chắc chắn thu được lợi ích thì doanh thu được ghi nhận ghi được xử lí xong những yếu tố không chắc chắn. Xác định được chi phí liên quan đến việc bán hàng. Theo nguyên tắc phù hợp, doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời. Doanh thu cung cấp dịch vụ Dịch vụ là sản phẩm không có hình thái vật chất cụ thể vì vậy nguyên tắc ghi nhận có điểm giống và điểm khác so với ghi nhận doanh thu bán hàng.
Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của việc cung cấp dịch vụ được xác định một cách đáng tin cậy, tức là nó thỏa mãn 4 điều kiện sau. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.