CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1.1 Khái niệm về khoản mục phải trả người bán Trong quá trình sản xuất kinh doanh, bất kì một doanh nghiệp nào để duy trì tính liên tục và hiệu quả thì luôn phải đảm bảo tốt yếu tố đầu vào, như các yếu tố: vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất kinh doanh. Theo xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường, ngoài quan hệ thanh toán trả tiền ngay thì quan hệ mua bán chịu ngày càng trở nên phổ biến, tạo ra những khoản nợ phải trả người bán. Trên phương diện kế toán, khoản mục phải trả người bán thể hiện trên tài khoản 331 là số lũy lế từ các kỳ kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này. Theo thông tư 200, “tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào các tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay”. Số dư của khoản mục này thường chiếm một tỷ trọng đáng kể trong BCTC, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong ngắn hạn.2 Đặc điểm của khoản mục phải trả người bán ảnh hưởng đến kiểm toán BCTC Thực tế, các khoản phải trả người bán là một khoản mục quan trọng và trọng yếu trên báo cáo tài chính của mỗi doanh nghiệp, có liên quan, ảnh hưởng đến nhiều khoản mục khác như tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí… Chính vì vậy, các sai phạm về khoản phải trả người bán sẽ ảnh hưởng và dẫn tới các sai phạm của các chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính, bao gồm cả các chỉ tiêu phản ánh tài sản, nguồn vốn cũng như các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Ví dụ SV: Nông Thị Ngọc Dung 3 Lớp: CQ54/22.08 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính như việc ghi nhận một khoản phải trả người bán từ mua hàng hóa sai kì kế toán dẫn đến làm thay đổi số dư hàng tồn kho và khoản mục phải trả người bán.
Khoản phải trả người bán có mối quan hệ trực tiếp với quá trình mua hàng của mỗi doanh nghiệp do đó nó ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó ảnh hưởng tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Các khoản phải trả người bán là một nguồn tài trợ không ổn định cho sản xuất kinh doanh và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Sai lệch trong việc ghi chép và trình bày công nợ này sẽ dẫn đến hiểu sai về tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp. Trong trường hợp, doanh nghiệp cố tình ghi giảm các khoản nợ sẽ làm người sử dụng BCTC hiểu lầm trong khi thực tế doanh nghiệp trong tình trạng mất khả năng thanh toán.
Như vậy, có thể nói các khoản phải trả người bán là một trong những khoản mục rất quan trọng trên báo cáo tài chính, nó ảnh hưởng tới rất nhiều các chỉ tiêu khác. Sai phạm trong ghi chép và trình bày khoản phải trả có thể ảnh hưởng tới ý kiến của kiểm toán viên về báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán.3 Kiểm soát nội bộ của đơn vị đối với khoản mục nợ phải trả người bán Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách do đơn vị thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.1 Mục tiêu kiểm soát KTV cần áp dụng các thủ tục kiểm toán để thu thập bằng chứng đánh giá về HTKSNB của đơn vị đối với NPTNB trên các khía cạnh: Tính hiện hữu: tức là đơn vị phải có các quy chế kiểm soát nội bộ áp dụng đối với khoản mục NPTNB Tính hiệu lực: tức là quy chế kiểm soát nội bộ đối với NPTNB của đơn vị xây dựng phải có tính hiệu lực. Tính liên tục: quy chế kiểm soát nội bộ của đơn vị đối với NPTNB của đơn vị phải có hiệu lực liên tục. SV: Nông Thị Ngọc Dung 4 Lớp: CQ54/22.08 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 1.2 Các bước kiểm soát của đơn vị Nợ phải trả người bán gắn liền với quá trình mua hàng và thanh toán,do đó các bước kiểm soát của đơn vị đối với nợ phải trả người bán cũng gắn liền với chu trình mua hàng thanh toán.
Để đạt được mục tiêu kiểm soát nói trên, đơn vị phải tiến hành các công việc kiểm soát cụ thể gắn liền với từng khâu công việc của chu kỳ mua hàng và thanh toán. Cụ thể như sau: - Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chung và KSNB nói riêng cho khâu công việc cụ thể trong hoạt động mua hàng và thanh toán. Những quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ vủa người hay bộ phận có liên quan đến xử lý công việc; Quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự thủ tục thực hiện xử lý công việc. - Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: Tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phố biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; Kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định.3 Thủ tục kiểm soát Nợ phải trả người bán gắn liền với quá trình mua hàng và thanh toán do đó các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả người bán cũng gắn liền với chu trình mua hàng và thanh toán.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đó là: - Các hóa đơn mua hàng được đánh số thứ tự để tránh việc ghi trùng cũng như ghi thiếu các nghiệp vụ phát sinh. - Doanh nghiệp có thủ tục quy định về việc ghi sổ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hóa và dịch vụ để các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc, tránh việc ghi thiếu cũng như ghi nhầm sang kỳ sau. -Đối với những hóa đơn mua hàng đã thanh toán phải được ghi kẹp với phiếu chi (nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt). - Có sự tách biệt trách nhiệm giữa kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt tránh việc cá nhân lợi dụng để rút tiền của đơn vị.
- Đối với các nhà cung cấp thường xuyên, doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng. Các nhà cung cấp vãng lai có thể được theo dõi SV: Nông Thị Ngọc Dung 5 Lớp: CQ54/22.08 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính trên cùng một sổ chi tiết. - Vào cuối tháng, doanh nghiệp có thực hiện việc đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với báo cáo hàng tháng của nhà cung cấp đó và báo cáo của ngân hàng. Công việc này phải được thực hiện bởi một người độc lập.4 Kế toán đối với khoản mục nợ phải trả người bán 1.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán đối với khoản mục nợ phải trả người bán - Những khoản nợ phải trả người bán cần được theo dõi một cách chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ bắt buộc phải trả và những yếu tố khác tùy theo nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp.
- Việc phân loại khoản mục phải trả người bán theo nguyên tắc: Phải trả người bán gồm những khoản mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, các dịch vụ, tài sản và người bán (là đơn vị độc lập với người mua, gồm những khoản phải trả giữa công ty mẹ và con, công ty liên doanh và công ty liên kết). Khoản phải trả này bao gồm những khoản phải trả khi tiến hành nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác. - Khi thực hiện việc lập Báo cáo tài chính, kế toán cần phải căn cứ kỳ hạn còn lại của những khoản nợ phải trả người bán để tiến hành phân loại dài hạn hoặc ngắn hạn. - Kế toán cần phải xác định những khoản nợ phải trả người bán thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi tiến hành lập Báo cáo tài chính.2 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng - Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng, phiếu nhận hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản đối chiếu công nợ,… - Sổ sách sử dụng: nhật ký mua hàng, sổ cái nhà cung cấp, sổ chi tiết nhà cung cấp,… - Tài khoản kế toán sử dụng: tài khoản 331-Phải trả người bán - Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 SV: Nông Thị Ngọc Dung 6 Lớp: CQ54/22.08 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính SV: Nông Thị Ngọc Dung 7 Lớp: CQ54/22.08 Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Bên nợ: Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam) Bên có: Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.