CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC 1. Khái quát về Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp trong Báo cáo tài chính 1. Khái niệm về Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp Theo thông tư 200/2014/TT-BTC “Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa”. Trong đó chi phi sản xuất kinh doanh gồm có 3 loại: - Chi phí sản xuất - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận liên quan đến CPBH và CPQLDN do đó tôi xin đi sâu tìm hiểu khái niệm của 2 khoản mục chi phí này.
Chi phí bán hàng Khái niệm Trích dẫn điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC: “Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,.” 5 Nguyễn Thị Thúy Ngân - K49B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Hoàng Thùy Dương Phân loại Chi phí bán hàng có 7 loại: - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,. bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,. - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản tài sản cố định (TSCĐ),. dùng cho bộ phận bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. - Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,. - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở tài khoản (TK) 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. 6 Nguyễn Thị Thúy Ngân - K49B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Hoàng Thùy Dương 1. Chi phí quản lý doanh nghiệp Khái niệm Trích dẫn điều 91, Thông tư 200/TT-BTC: “Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,.); bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ.); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng.
Phân loại Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm có 8 loại: - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ảnh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ảnh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm,. vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,. (giá có thuế hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT) - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT) - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ảnh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho doanh nghiệp như: nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiền vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,. - Thuế, phí và lệ phí: Phản ảnh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,.
các khoản phí và lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: phản ảnh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 7 Nguyễn Thị Thúy Ngân - K49B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Hoàng Thùy Dương - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,. (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,. Vai trò của Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh Tại doanh nghiệp, bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng. Nếu bộ phận bán hàng hoạt động không tốt, gặp rắc rối trong quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nếu bộ phận quản lý doanh nghiệp hoạt động không tốt, không định hướng được hướng phát triển của doanh nghiệp, ban lãnh đạo không có tầm nhìn, các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trì trệ thì hệ quả là doanh nghiệp hoạt động không bền vững.
Qua đó cho thấy tầm quan trọng của bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp tại doanh nghiệp. Do đó chi phí bỏ ra để duy trì hai hoạt động của hai bộ phận này là điều tất yếu. Ngoài ra CPBH, CPQLDN có ảnh hưởng trong việc đánh giá kết quả hoat động kinh doanh, thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp trên BC KQHĐKD - Các khoản mục chi phí trên BC KQHĐKD là những chỉ tiêu quan trọng phản ánh tổng quát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh sai lệch sẽ thay đổi lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế dẫn đến sự thiếu trung thực số liệu trên BC KQHĐKD.
- Đối với ngân sách thì các chỉ tiêu chi phí là một trong các cơ sở để xác định thu nhập chịu thuế do đó luôn đòi hỏi đơn vị hạch toán theo quy đúng quy định. 8 Nguyễn Thị Thúy Ngân - K49B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Hoàng Thùy Dương 1. Nguyên tắc kế toán của Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp Có thể nói rằng, CPBH và CPQLDN là khoản mục chiếm tỷ trọng nhỏ trong doanh nghiệp, nhưng nó lại gây ra rắc rối là nhầm lẫn nếu không cẩn thận, kế toán thường xảy ra sai phạm, do đó cần phải chú trọng các nguyên tắc kế toán sau đây: Nguyên tắc nhất quán Các nguyên tắc và phương pháp kế toán áp dụng phải nhất quán ít nhất trong vòng một năm tài chính, nếu có thay đổi phải có trình bày chính đáng trên thuyết minh báo cáo tài chính. Các chính sách cần chú trọng như chính sách khấu hao, chính sách phân bổ,.
Nguyên tắc thận trọng Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong trong điều kiện không chắc chắn. Như vậy, kế toán phải phản ánh ngay chi phí khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí và không được phản ánh thấp hơn hay cao hơn giá trị thực của chi phí đó. Nguyên tắc phù hợp Ghi nhận doanh thu, chi phí phải phù hợp với nhau, tức là ghi nhận một khoản doanh thu phải ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Nguyên tắc trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin đó hoặc thiếu chính xác của thông tin đó làm sai lệch đáng kể thông tin trình bày trên BCTC, là ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thông tin trên BCTC.
Nguyên tắc đúng kỳ Chi phí phát sinh kỳ nào thì hạch toán đúng vào kỳ đó. Nguyên tắc chi phí CPBH, CHQLDN hạch toán theo chi phí thực tế mà doang nghiệp chi ra, không phụ thuộc vào giá trị thị trường, chú ý phân bổ chi phí giữa các kỳ. 9 Nguyễn Thị Thúy Ngân - K49B Kiểm toán Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Hoàng Thùy Dương 1. Phương pháp hạch toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp Theo thông tư 200/2014/TT-BTC các phương pháp hạch toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh ghiệp được thể hiện như sau 1.
Phương pháp hạch toán Chi phí bán hàng Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 641 –CHI PHÍ BÁN HÀNG để phản ánh các nghiệp vụ liên quan.
