Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về Quản trị tinh gọn Chƣơng 2: Phương pháp nghiên cứu Chƣơng 3: Thực trạng và phân tích nguyên nhân việc áp dụng Quản trị tinh gọn tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Chƣơng 4: Đề xuất giải pháp và mô hình áp dụng quản trị tinh gọn tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. 5 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 1.Tổng quan tình hình nghiên cứu “Quản trị tinh gọn” là thuật ngữ đã được hình thành từ rất lâu. Tuy nhiên, kể từ khi Toyota bắt đầu áp dụng và biến nó thành một giải pháp khoa học đưa nhà sản xuất ô tô này lên vị trí hàng đầu thế giới và tạo dấu ấn riêng của mình bằng hệ thống sản xuất Toyota (TPS); phương pháp quản trị khoa học này mới bắt đầu được giới học thuật về quản trị quan tâm nghiên cứu nhiều hơn.
“Quản trị tinh gọn” có thể hiểu đơn giản là tư duy, phương pháp quản lý nhằm loại bỏ tối đa các lãng phí trong quá trình vận hành sản xuất thông qua việc áp dụng các công cụ như: 5S, Kaizen, Quản lý trực quan … Một số nghiên cứu đáng chú ý dưới đây đã tìm hiểu: Jens J. Dahlgaard, Su Mi Dahlgaard-Park, "Sản xuất tinh gọn, 6 sigma, quản lý chất lượng toàn diện và văn hóa DN" (Lean production, six sigma quality, TQM and company culture), 2006. Sản xuất tinh gọn và 6 sigma cơ bản giống nhau về triết lý và có chung nguồn gốc với quản lí chất lượng tổng thể (TQM) của Nhật Bản. Trong nghiên cứu này, tác giả phân tích thấy sản xuất tinh gọn và 6 sigma là các công cụ mới thay thế cho TQM.
Đồng thời, tác giả cũng chỉ ra việc tập trung quá nhiều vào các công cụ đào tạo con người mà bỏ qua ý thức, hiểu biết của họ sẽ không đạt được hiểu quả cao.Lewis, “Sản xuất tinh gọn và lợi thế cạnh tranh bền vững”(Lean production and sustainable competitive advantage), 2000. Trong nghiên cứu này, tác giả đã phân tích chi tiết về phương pháp sản xuất tinh gọn, 6 sigma, TQM. Đồng thời, tác giả đã đi sâu vào phân tích ba trường hợp cụ thể để đưa đến kết luận: “sản xuất tinh gọn góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp”. Tiếp sau đó, tác giả cũng đã đưa ra một số đề xuất giải pháp cho các nghiên cứu sau này.
6 Nhóm tác giả Phan Chi Anh, Yoshiki Matsui “Đóng góp của quản lý chất lượng và sản xuất đúng lúc vào hiệu quả sản xuất” (Contribution of quality management and just-in-time production practices to manufacturing performance), 2010. Thông qua việc khảo sát 163 xưởng sản xuất tại 5 quốc gia khác nhau, nhóm tác giả đã cho ta thấy những đóng góp của công tác quản lý chất lượng và sản xuất kịp thời, đúng lúc tới năng suất và tính linh hoạt của các xưởng sản xuất. Phân tích các số liệu thấy được các phân xưởng có kết quả sản xuất cao đều tập trung sử dụng công cụ quản lí chất lượng (QM) và Just In Time (JIT)(Kịp thời). Ngoài ra, nhóm nghiên cứu cũng cho thấy được những lợi ích đạt được khi vận dụng linh hoạt cả hai công cụ hơn là áp dụng một công cụ đơn lẻ.
Tác giả cũng đưa ra những đề xuất với các doanh nghiệp nên tìm ra mối liên kết của việc áp dụng các công cụ trên để có được sức mạnh tổng hợp nhằm đạt được vị thế cạnh tranh cao trên thị trường.Nguyễn Đăng Minh, Ứng dụng thực tiễn của “Bảo trì sản xuất tổng thể TPM tại các nhà máy sản xuất công nghiệp ở Nhật Bản”, (“Total Productive Maintenance: an Application for Japanese Automobile Plant”), 2011. Tác giả cho ta thấy việc duy trì năng suất tổng thể (TPM) là công cụ rất hữu hiệu. Tuy nhiên, công việc đó phải được thực hiện tốt bởi toàn bộ những con người trong doanh nghiệp (từ lãnh đạo cao nhất đến nhân viên). Đồng thời, bài viết cũng đưa ra một số công cụ khác như 5S, 6 sigma có thể áp dụng và đạt hiệu quả TPM.
Hiroshi Katayama, David Bennett “SXTG trong thế giới cạnh tranh thay đổi: viễn cảnh Nhật Bản”, (Lean production in a changing competitive world: a Japanese perspective), 1996. Nhóm tác giả đã phân tích các khái niệm cơ bản về lý thuyết sản xuất tinh gọn và xu hướng sản xuất của Nhật Bản. Phân tích này lý giải trong giai đoạn khủng hoảng, các yếu tố môi trường nội tại và bên ngoài lại có ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của sản xuất tinh gọn ở Nhật 7 Bản. Nhóm tác giả đã tìm ra các vấn đề trong việc áp dụng sản xuất tinh gọn tại Nhật Bản qua việc khảo sát 4 trường hợp cụ thể.
Ngoài ra, họ còn đưa ra thêm một số khái niệm mới phù hợp hơn với môi trường, điều kiện của quốc gia này. Yang Pingyu, Yuyu “Những rào cản trong việc áp dụng sản xuất tinh gọn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa và một số giải pháp: trường hợp các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Wenzhou” (The barriers to SMEs’ implementation of lean production and countermeasures- Based on SME in Wenzhou). Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thành phố Wenzhou đã được khảo sát lấy mẫu, phân tích. Nhóm tác giả đã đưa ra những khó khăn mà các doanh nghiệp này gặp phải khi áp dụng quản trị tinh gọn vào dây chuyền sản xuất.
Từ đó, đưa ra một số giải pháp tập trung vào 4 điểm: (1) sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, (2) kỹ năng giao tiếp, (3) tập huấn đào tạo và (4) xây dựng hệ thống đánh giá, kiểm soát năng suất. Cùng với sự đa dạng và phát triển chiều sâu về các công trình nghiên cứu sản xuất tinh gọn trên thế giới. Trong nước, đã có nhiều tác giả đã chú ý vào vấn đề áp dụng sản xuất tinh gọn trong các ngành công nghiệp như cơ khí, may mặc, điện tử, giày da,. Tại hội thảo “Áp dụng lean trong ngành cơ khí và sản xuất công nghiệp”, TS.Đặng Minh Trang cũng đã đưa ra một số điều kiện để các doanh nghiệp có thể áp dụng quản trị tinh gọn vào sản xuất và các vấn đề các doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng.vn cũng có bài báo với tựa đề: “Lean_sản xuất tinh gọn trong ngành may mặc” đã nêu ra những lợi ích đem lại cho các doanh nghiệp may mặc ở Việt Nam khi áp dụng phương thức sản xuất tinh gọn.
Đồng thời, bài báo cũng chỉ ra một số vấn đề khó khăn các doanh nghiệp gặp phải. Trong năm 2004, Mekong Capital, đã cung cấp một tài liệu bằng tiếng Việt: “Giới thiệu về Lean manufacturing cho các doanh nghiệp Việt Nam”. 8 Lý thuyết về sản xuất tinh gọn đã được trình bày khá đầy đủ. Tuy nhiên, do được cung cấp bởi tổ chức nước ngoài nên chỉ đề cập đến lý thuyết đơn thuần và chưa đưa ra những giải pháp áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam tham khảo.
Nhóm tác giả Nguyễn Thị Đức Nguyên và Bùi Nguyên Hùng với bài viết: “nghiên cứu , áp dụng lean manufacturing tại Việt Nam thông qua một số tình huống” đã nghiên cứu, khảo sát 3 doanh nghiệp điển hình ở Việt Nam bằng phương pháp nghiên cứu định tính mutiliple cases. Bài nghiên cứu nhằm tìm ra sự khác biệt của lý thuyết với thực tiễn của doanh nghiệp Việt Nam. Nhóm tác giả đưa ra mô hình 4 bước cơ bản áp dụng phương pháp quản trị tinh gọn cho các doanh nghiệp Việt Nam. Bài nghiên cứu cho thấy lợi ích của việc áp dụng quản trị tinh gọn vào sản xuất vận hành, xây dựng chuỗi giá trị hiện tại và tương lai cho bản thân các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bài nghiên cứu này chưa đề cập đến các yếu tố mang tính mềm của doanh nghiệp một cách chi tiết như nguồn nhân lực hay các bước chuẩn bị để có thể thực hiện được. Sau khi thực hiện khảo sát 52 doanh nghiệp tại Việt Nam, Nguyễn Đăng Minh và cộng sự với công trình nghiên cứu: “Áp dụng 5S tại các DNSXVVN ở Việt Nam; Thực trạng và khuyến nghị” (2013) đã chỉ ra thực trạng của việc áp dụng 5S tại các DNSXVVN. Các tác giả đã đi sâu vào việc nghiên cứu, áp dụng phương pháp 5S cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, nhóm tác giả còn sử dụng phương pháp phân tích nhân quả 5WHYS được sử dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hạn chế đang tồn tại trong việc áp dụng 5S tại các DN đó.
Trên cơ sở đó, nhóm tác giả đã khuyến nghị đưa chữ S thứ 5 (sẵn sàng) làm trọng tâm và xoay xung quanh là 4 chữ S còn lại. Năm 2014, Nguyễn Hồng Sơn và Nguyễn Đăng Minh với bài nghiên cứu “Quản trị tinh gọn trong các DNVVN Việt Nam, Thực trạng và giải pháp” cũng đã chỉ ra thực trạng còn tồn tại và đưa ra một số giải pháp áp dụng quản 9 trị tinh gọn tại các doanh nghiệp này. Gần đây nhất, trong năm 2015, cuốn sách “Quản trị tinh gọn tại Việt Nam, đường tới thành công” của PGS.Nguyễn Đăng Minh đã nghiên cứu tổng quát và giới thiệu tư duy quản trị tinh gọn Made in Vietnam. Nội dung bao hàm kinh nghiệm quốc tế trong việc áp dụng quản trị tinh gọn; hàm ý cho Việt Nam.
Cuốn sách này cũng nêu ra những kinh nghiệm áp dụng quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp thế giới và giới thiệu đến học giả những mô hình QTTG cho các doanh nghiệp Việt Nam tham khảo ứng dụng. Tuy nhiên, các nghiên cứu trên chỉ tập trung chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ mà chưa đề cập đến các hoạt động quản trị tòa nhà của các trụ sở cơ quan nhà nước.Trong khi đó, xét trên góc độ hoạt động của các tổ chức thì cơ quan nhà nước cũng có các yếu tố đầu vào là các hoạt động của con người bao gồm sức lực, trí tuệ và đầu ra sản phẩm là các văn bản điều phối các hoạt động của xã hội để thúc đẩy xã hội phát triển. Và vì thế, Dù là bất cứ tổ chức nào thì cũng cần phải quản trị hiệu quả tốt nhất để nâng cao sức cạnh tranh và duy trì lợi thế phát triển. Dựa trên các lý thuyết nói chung, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà ta có thể vận dụng vào thực tiễn hoạt động quản trị của tổ chức mình.
Qua các nghiên cứu trong nước, ta cũng thấy lợi ích đạt được khi các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng quản trị tinh gọn trong một số ngành nghề cụ thể. Tuy vậy, chủ yếu vẫn chỉ là áp dụng vào các doanh nghiệp sản xuất mà chưa đi sâu vào các đơn vị cung ứng dịch vụ.