Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động giao dịch ngoại thương của Việt Nam ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu cấp thiết về vận tải hàng hóa bằng đường hàng không. Mặc dù phương thức vận tải hàng không chỉ chiếm dưới 1% tổng trọng lượng hàng hóa vận chuyển toàn cầu, phương thức này lại chiếm tới khoảng 35% tổng giá trị thương mại thế giới. Tuy nhiên, đặc thù của phương thức vận tải hàng không là đòi hỏi các tiêu chuẩn kỹ thuật an ninh - an toàn nghiêm ngặt, quy trình xử lý chứng từ phức tạp và chi phí vận hành rất cao; do đó, bất kỳ sự cố hay gián đoạn nào trong chuỗi tác nghiệp cũng có thể dẫn đến tổn thất tài chính lớn và đe dọa trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Công ty TNHH KGL Việt Nam là doanh nghiệp có hơn 11 năm hoạt động trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ hậu cần và giao nhận hàng hóa. Mặc dù dịch vụ vận tải hàng không là một trong những mảng kinh doanh cốt lõi, công ty vẫn chưa thực sự xây dựng được một hệ thống kiểm soát và quản trị rủi ro đồng bộ trong quy trình giao hàng xuất khẩu. Nhằm giải quyết các vấn đề thực tiễn đang phát sinh trong khâu vận hành, khóa luận tập trung thực hiện 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Khái quát hệ thống cơ sở lý thuyết cơ bản liên quan đến quản trị rủi ro và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại các doanh nghiệp logistics.
  2. Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH KGL Việt Nam giai đoạn 2020 – 2023, từ đó chỉ ra các kết quả đạt được cùng những tồn tại, hạn chế của doanh nghiệp.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH KGL Việt Nam trong những năm tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH KGL Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH KGL Việt Nam (trụ sở chính tại Charmvit Tower, Cầu Giấy, Hà Nội) cùng các chi nhánh và nhà kho phụ trợ tại Khu công nghiệp Yên Bình (Thái Nguyên), Khu công nghiệp Yên Phong (Bắc Ninh), Hải Phòng và Ga hàng hóa ALS (Cảng hàng không quốc tế Nội Bài).
  • Phạm vi thời gian: Đánh giá dữ liệu thực trạng giai đoạn 2020 – 2023 và định hướng giải pháp cho các năm tiếp theo.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các nghiệp vụ tác nghiệp giao hàng xuất khẩu đường hàng không và 4 bước quản trị rủi ro (nhận dạng, phân tích - đo lường, kiểm soát, tài trợ rủi ro).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên việc tiếp cận đa chiều về rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động logistics quốc tế:

  • Khung lý thuyết và khái niệm: Tác giả phân tích hai trường phái rủi ro chính: trường phái tiêu cực (coi rủi ro là sự cố, mất mát bất ngờ theo PGS.TS Doãn Kế Bôn, Từ điển Oxford, GS. Nguyễn Lân) và trường phái trung hòa (coi rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được bằng xác suất, mang tính hai mặt bao gồm cả nguy cơ và cơ hội theo Frank Knight, Irving Preffer, C. Arthur William Jr. & Richard M. Heins). Khái niệm quản trị rủi ro được tiếp cận theo khung nghiên cứu của PGS.TS Trần Hùng (2017) và Linda Tucci, xác định đây là quá trình có hệ thống bao gồm 4 giai đoạn: nhận dạng rủi ro, phân tích và đo lường rủi ro, kiểm soát rủi ro và tài trợ rủi ro. Về mặt vận hành, khóa luận vận dụng Quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận và các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms như FOB, EXW, DAP, CIF, CFR, CPT).
  • Mô hình đo lường rủi ro: Sử dụng ma trận phân loại rủi ro 2 chiều dựa trên mức độ tổn thất (Cao/Thấp) và tần suất xuất hiện (Cao/Thấp), phân chia rủi ro thành 4 nhóm (Nhóm I: Tổn thất cao - Tần suất cao; Nhóm II: Tổn thất thấp - Tần suất cao; Nhóm III: Tổn thất cao - Tần suất thấp; Nhóm IV: Tổn thất thấp - Tần suất thấp).
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH KGL Việt Nam giai đoạn 2020 – 2023; kế thừa các công trình nghiên cứu trước đây (Thâm Thúy Hà, 2007; Nguyễn Thúy Hằng, 2019; Lê Thị Chinh, 2012; Nguyễn Khánh Dư, 2017; John R. Fraser & Betty Simkins, 2010; Rozhkova & Dalisova, 2021; Jiang et al., 2018).
    • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Sử dụng phương pháp quan sát hiện trường thực tế tại văn phòng, kho hàng và phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên phụ trách nghiệp vụ xuất khẩu, hiện trường (operations), chứng từ (documentation) và chăm sóc khách hàng tại KGL Việt Nam.
    • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích định tính kết hợp phân tích đối chiếu và tổng hợp logic để đánh giá thực trạng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 1 làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh khối lượng vận tải hàng không tăng nhanh cùng với các nguy cơ tranh chấp, chậm trễ chuyến bay và hư hỏng hàng hóa công nghệ cao. Tác giả tổng quan 4 công trình nghiên cứu trong nước và 3 công trình nghiên cứu quốc tế liên quan đến quản lý rủi ro chuỗi cung ứng, rủi ro cảng biển và vận tải hàng không của Vietnam Airlines. Qua đó, tác giả chỉ ra khoảng trống nghiên cứu: các đề tài trước chưa giải quyết chuyên sâu và triệt để các biện pháp quản trị rủi ro cho một công ty giao nhận vận tải hàng không (air freight forwarder) cụ thể trong bối cảnh thương mại điện tử và chuỗi cung ứng toàn cầu biến động. Từ đó, chương xác lập mục đích, 3 nhiệm vụ nghiên cứu, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian và phương pháp thu thập, phân tích dữ liệu.

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

Chương này hệ thống hóa các định nghĩa cơ bản về rủi ro, nguy cơ rủi ro và tổn thất (phân biệt tổn thất hữu hình và vô hình). Tác giả chi tiết hóa quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không chuẩn gồm 7 bước:

  1. Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ logistics với khách hàng.
  2. Đặt chỗ (booking) với hãng hàng không và nhận xác nhận giữ chỗ (Booking Confirmation).
  3. Nhận hàng, đóng gói và vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến kho hàng sân bay khởi hành, phát hành Giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR).
  4. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu (Master Airway Bill - MAWB, House Airway Bill - HAWB, C/O...) và tiến hành thông quan xuất khẩu.
  5. Gửi bản scan chứng từ qua email và phát hành thông báo hàng đến (Notice of Arrival).
  6. Thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu ở đầu nước nhận và giao hàng cho người nhập khẩu.
  7. Lưu trữ bộ hồ sơ chứng từ và quyết toán bảng kê chi phí phát sinh.

Bên cạnh đó, chương 2 làm rõ 4 nội dung nghiệp vụ của quản trị rủi ro: Nhận dạng rủi ro (thông qua phân tích BCTC, phương pháp sơ đồ, thanh tra hiện trường, phỏng vấn nội bộ, phân tích vụ việc đã xảy ra); Phân tích và đo lường rủi ro (theo ma trận Tần suất - Biên độ tổn thất); Kiểm soát rủi ro (né tránh, giảm thiểu, chuyển giao, chấp nhận rủi ro); và Tài trợ rủi ro (tự tài trợ và chuyển giao tài trợ thông qua bảo hiểm hoặc phi bảo hiểm).

Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH KGL Việt Nam

Chương 3 giới thiệu tổng quan về KGL Việt Nam: thành lập ngày 30/03/2012, đại diện pháp luật là ông Ahn Hyun Koo, trực thuộc Tổng công ty KGL Singapore (mạng lưới 33 chi nhánh tại 18 quốc gia). Quy mô nhân sự gồm 112 người (101 nhân viên Việt Nam, 11 nhân viên Hàn Quốc), với 94,64% nhân sự có trình độ đại học.

Tiêu chí phân loại Nhóm phân loại Số lượng (Người)
Giới tính Nam 54
Nữ 58
Độ tuổi 20 – 25 tuổi 43
25 – 30 tuổi 36
31 – 40 tuổi 26
41 – 50 tuổi 7
Trình độ học vấn Đại học 106
Trung cấp 6

Về tài chính và hoạt động kinh doanh: Doanh thu của công ty tăng trưởng liên tục từ 6,7 tỷ USD (năm 2020) lên 10,7 tỷ USD (năm 2023). Năm 2023, dịch vụ vận tải hàng không đạt 4,494 tỷ USD, chiếm tỷ trọng lớn nhất với 42% tổng doanh thu toàn công ty; dịch vụ vận tải đường biển đạt 2,32 tỷ USD, chiếm 21,74%. Tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp xấp xỉ 13% doanh thu do tỷ trọng chi phí logistics lớn. Khách hàng chính bao gồm Tập đoàn Samsung và các nhà cung ứng (AAC Technologies, Asia Bolt, Coasia Cm, Galtronics, Intops, Jworld, Mcnex...). Về công nghệ, công ty vận hành hệ thống phần mềm Kosy để quản lý và tạo lập chứng từ (MAWB, HAWB, Manifest), kết hợp phần mềm Skype và Outlook trong trao đổi nghiệp vụ.

Chỉ tiêu tài chính Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tổng nguồn vốn (Tỷ USD) - - - 8,1
Vốn cố định (Tỷ USD) - - - 7,4
Tổng doanh thu (Tỷ USD) 6,7 7,8 9,2 10,7
Tổng chi phí (Tỷ USD) 5,4 - - -

Dựa trên phỏng vấn và dữ liệu nội bộ, tác giả nhận dạng 7 nhóm rủi ro thường gặp và định vị vào ma trận đo lường:

Mức độ tổn thất \ Tần suất xuất hiện Tần suất Cao Tần suất Thấp
Tổn thất Cao - Rủi ro trong khâu kiểm tra, giám định hàng hóa
- Rủi ro trong quá trình thanh toán		 - Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản
- Rủi ro về hàng hóa, mua bảo hiểm hàng hóa
Tổn thất Thấp - Rủi ro trong khai thuê hải quan - Rủi ro do giao hàng chậm
- Rủi ro do chủ thể đối tác

Chương 3 ghi nhận chi tiết 2 trường hợp sự cố thực tế:

  • Sự cố ngày 23/03/2023: Khách hàng khiếu nại một lô hàng điện thoại di động (mobile phone) bị tráo đổi thành cát trắng khi vận chuyển đến điểm đích, giá trị tổn thất ước tính 1.290.788 USD. Dù KGL chứng minh hàng còn nguyên vẹn khi bàn giao cho đơn vị chuyển tiếp và không phải bồi thường trực tiếp, sự việc đã gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty.
  • Sự cố ngày 13/08/2023: Thùng hàng linh kiện điện tử Samsung bị rơi đổ trong quá trình bốc dỡ tại kho NCTS. Khách hàng yêu cầu rút hàng về nhà máy SEV để kiểm tra và đóng gói lại. KGL phải chi trả các chi phí hải quan, phí soi chiếu lần đầu, chi phí trucking chuyển tải từ sân bay Nội Bài (NBA) về ALSB và từ ALSB về nhà máy SEV. Phía kho NCTS chỉ đồng ý hỗ trợ giảm trừ một phần phí trucking, KGL phải tự gánh chịu phần lớn chi phí phát sinh.

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Công ty TNHH KGL Việt Nam

Chương 4 đưa ra các nhóm giải pháp bám sát 4 bước của quy trình quản trị rủi ro:

  1. Xây dựng đội ngũ, nâng cao năng lực nghiên cứu nhận dạng và dự báo rủi ro: Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên hiện trường và chứng từ, chủ động cập nhật các thay đổi về chính sách hải quan, quy định an ninh hàng không và dự báo biến động lịch bay.
  2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro: Chuẩn hóa quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, phân tích nguyên nhân gốc rễ của các sai sót trong chứng từ và sự cố bốc dỡ kho bãi.
  3. Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro: Tăng cường giám sát quy trình bốc dỡ tại kho NCTS/ga hàng hóa ALS, siết chặt tiêu chuẩn đóng gói hàng điện tử có giá trị cao, kiểm tra pháp lý và năng lực tài chính của đối tác trước khi ký kết hợp đồng.
  4. Hoàn thiện công tác tài trợ rủi ro: Tối ưu hóa việc trích lập quỹ dự phòng tự tài trợ, đẩy mạnh mua bảo hiểm trách nhiệm giao nhận và bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu nhằm chuyển giao tổn thất tài chính khi xảy ra rủi ro nghiêm trọng.
  5. Kiến nghị với cơ quan chức năng: Đề xuất các cơ quan Nhà nước và cơ quan Hải quan/Quản lý Cảng hàng không tiếp tục đơn giản hóa thủ tục hành chính, ổn định chính sách quản lý chuyên ngành và nâng cấp hạ tầng trang thiết bị bốc xếp tại các ga hàng hóa.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tiễn: Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa được bức tranh tài chính, nhân sự và cơ cấu kinh doanh của Công ty TNHH KGL Việt Nam giai đoạn 2020 – 2023. Tác giả chỉ ra vai trò then chốt của mảng vận tải hàng không (đóng góp 42% doanh thu, tương đương 4,494 tỷ USD năm 2023) và lập danh mục 7 rủi ro thường gặp trong từng khâu tác nghiệp.
  • Giải pháp ứng dụng: Công trình đưa ra các giải pháp khắc phục các sự cố bốc dỡ tại kho NCTS, quy trình xử lý chứng từ trên hệ thống phần mềm Kosy, giảm thiểu sai sót mã HS, tránh phát sinh phí truyền lại AMS-FHL và giảm tải chi phí trucking chuyển tải khi hàng bị sự cố.
  • Đóng góp học thuật: Nghiên cứu đã làm rõ và phân tích cụ thể công tác quản trị rủi ro tại một công ty forwarder chuyên tuyến hàng không cho các tập đoàn sản xuất linh kiện điện tử lớn, bổ sung dữ liệu thực tế cho các nghiên cứu về logistics hàng không vốn trước đây chủ yếu tập trung vào hãng hàng không chuyên chở (airlines) hoặc vận tải đường biển.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát và dữ liệu thực tế của đề tài chỉ tập trung tại một doanh nghiệp cụ thể là Công ty TNHH KGL Việt Nam với đối tượng khách hàng trọng tâm là các doanh nghiệp FDI công nghệ cao (Samsung và vendor). Các dữ liệu rủi ro chủ yếu thu thập qua quan sát và phỏng vấn chuyên gia nội bộ, chưa xây dựng mô hình kinh tế lượng để đo lường xác suất tổn thất định lượng trên tập mẫu lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang các doanh nghiệp logistics forwarder vừa và nhỏ khác tại Việt Nam; nghiên cứu quản trị rủi ro trong mô hình vận tải đa phương thức kết hợp hàng không - đường biển (Sea-Air) và xây dựng mô hình định lượng hóa rủi ro chuỗi cung ứng hàng không.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng: Tài liệu hữu ích cho sinh viên, học viên các ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng tham khảo về phương pháp phân tích quy trình nghiệp vụ và quản trị rủi ro doanh nghiệp.
  • Phần giá trị nhất: Quy trình 7 bước giao hàng xuất khẩu đường hàng không, bảng phân loại ma trận đo lường rủi ro 2 chiều, cùng các bài học xử lý tổn thất thực tế (vụ việc tráo hàng điện thoại di động trị giá 1,29 triệu USD và vụ việc đổ vỡ hàng hóa tại kho NCTS dẫn đến rút hàng về nhà máy kiểm tra).

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu doanh thu năm 2023 của Công ty TNHH KGL Việt Nam như thế nào?
Năm 2023, công ty đạt tổng doanh thu 10,7 tỷ USD. Trong đó, dịch vụ vận tải đường hàng không đóng góp lớn nhất với 4,494 tỷ USD (chiếm 42%), dịch vụ vận tải đường biển đạt 2,32 tỷ USD (chiếm 21,74%), phần còn lại đến từ các dịch vụ logistics gia tăng khác như thông quan và vận tải nội địa.

2. Hai vụ việc rủi ro thực tế điển hình được phân tích trong khóa luận là gì?
Khóa luận phân tích 2 sự cố năm 2023: sự cố ngày 23/03/2023 khi lô hàng điện thoại di động bị tráo thành cát trắng với giá trị tổn thất 1.290.788 USD trên đường vận chuyển; và sự cố ngày 13/08/2023 khi thùng hàng linh kiện Samsung bị đổ tại kho NCTS, buộc phải rút hàng về nhà máy SEV và phát sinh thêm nhiều chi phí thủ tục, soi chiếu, trucking chuyển tải.

3. Theo ma trận đo lường của khóa luận, những rủi ro nào thuộc nhóm có mức độ tổn thất cao?
Nhóm có mức độ tổn thất cao gồm 4 rủi ro: Rủi ro trong khâu kiểm tra, giám định hàng hóa và Rủi ro trong quá trình thanh toán (thuộc nhóm tần suất xuất hiện cao); cùng Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản và Rủi ro về hàng hóa, mua bảo hiểm hàng hóa (thuộc nhóm tần suất xuất hiện thấp).

4. KGL Việt Nam sử dụng các công cụ phần mềm công nghệ nào trong quy trình tác nghiệp chứng từ và giao tiếp?
Công ty sử dụng hệ thống phần mềm Kosy để tạo lập, quản lý và phát hành các bộ chứng từ vận tải như Master Airway Bill (MAWB), House Airway Bill (HAWB), Manifest; đồng thời sử dụng Outlook và Skype làm phương tiện liên lạc, trao đổi thông tin tác nghiệp hàng ngày.

5. Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH KGL Việt Nam có đặc điểm gì nổi bật?
Công ty có 112 nhân sự (101 người Việt Nam và 11 người Hàn Quốc). Về giới tính, cơ cấu khá cân bằng với 54 nam và 58 nữ. Về độ tuổi, lực lượng trẻ từ 20 – 25 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất (43 người). Về trình độ học vấn, 94,64% nhân sự (106 người) đạt trình độ đại học.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Văn Long đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH KGL Việt Nam giai đoạn 2020 – 2023. Thông qua việc kết hợp dữ liệu tài chính nội bộ, quan sát hiện trường và phân tích các sự cố tổn thất thực tế, công trình đã nhận diện 7 nhóm rủi ro chính và xây dựng ma trận phân loại rủi ro theo mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện. Hệ thống giải pháp được đề xuất bám sát 4 nội dung cốt lõi của quản trị rủi ro, mang lại giá trị tham khảo thực tiễn cho hoạt động vận hành của các doanh nghiệp giao nhận logistics hàng không hiện nay.