Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, thương mại quốc tế đóng vai trò động lực đối với sự tăng trưởng kinh tế của mỗi quốc gia. Vận tải biển là phương thức giao nhận vận chuyển chủ đạo, đảm nhận tới 80% khối lượng hàng hóa vận chuyển toàn cầu nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn trên cự ly dài với chi phí tối ưu. Việt Nam sở hữu đường bờ biển dài hơn 3.000 km cùng hệ thống cảng biển ngày càng hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển mạnh mẽ.
Trước sự cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn logistics đa quốc gia và biến động của chuỗi cung ứng toàn cầu thời kỳ hậu dịch bệnh, các doanh nghiệp logistics trong nước đứng trước áp lực phải tối ưu hóa quy trình quản trị tác nghiệp. Công ty Cổ phần Tiếp vận HP (HP Logistics) là doanh nghiệp giao nhận hoạt động từ năm 2009 với dịch vụ cốt lõi là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Việc hoàn thiện quy trình quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trở thành yêu cầu cấp thiết nhằm giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí, hạn chế rủi ro pháp lý - chứng từ, nâng cao uy tín và khẳng định vị thế trên thị trường.
Mục tiêu nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận HP giai đoạn 2021 – 6 tháng đầu năm 2024.
- Đề xuất định hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp trong giai đoạn tới.
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận HP.
Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp và thực tiễn hoạt động từ năm 2021 đến hết 6 tháng đầu năm 2024.
- Phạm vi không gian: Quy trình giao nhận tại các văn phòng, chi nhánh (Hà Nội, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh) và các thị trường giao hàng xuất khẩu quốc tế của Công ty Cổ phần Tiếp vận HP với tư cách là người giao nhận (forwarder), người gom hàng (consolidator/co-loader) và đại lý làm thủ tục hải quan.
- Phạm vi nội dung: Đi sâu vào 4 khâu quản trị (lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát, điều hành) áp dụng cho hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận chuyên ngành kinh tế và thương mại quốc tế, kết hợp các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực giao nhận quốc tế:
- Khung lý thuyết và khái niệm: Khái niệm xuất khẩu theo Khoản 1 Điều 28 Luật Thương mại Việt Nam (2005); khái niệm dịch vụ giao nhận theo Điều 167 Luật Thương mại Việt Nam (1997); lý thuyết quản trị giao nhận vận tải biển quốc tế theo tài liệu của C. Johnsen (Ocean Freight and Shipping Logistics, 2013), K. Bichou (2020), M. Van de Voorde (2022); giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại học Thương mại, 2017). Khung nội dung quản trị quy trình bao gồm 4 chức năng: Lập kế hoạch, Tổ chức thực hiện (4 bước tác nghiệp), Giám sát và Điều hành xử lý biến cố.
- Quy tắc và công ước thương mại: Bộ quy tắc thương mại quốc tế Incoterms (tập trung vào các điều kiện nhóm F như FOB, FCA), Công ước Viên 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), cùng các hiệp định tự do thương mại thế hệ mới như CPTPP, EVFTA, RCEP.
Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát thực tế trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp; phỏng vấn trực tiếp nhân sự và cán bộ quản lý tại các phòng ban: Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng (Customer Service), Chứng từ (Docs), Giao nhận hiện trường (Ops), Kế toán và Hành chính - Nhân sự; sử dụng phiếu khảo sát chuyên sâu đối với nhân viên phụ trách giao nhận.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích lục báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dữ liệu vận hành nội bộ từ Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Hành chính - Nhân sự của Công ty Cổ phần Tiếp vận HP từ năm 2021 đến tháng 6/2024; giáo trình, tài liệu chuyên khảo tại Thư viện Trường Đại học Thương mại; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, biểu thuế và cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
- Phương pháp xử lý và phân tích: Phương pháp thống kê mô tả, phân tích định tính kết hợp định lượng, phương pháp so sánh đối chiếu số liệu theo chuỗi thời gian (2021 - 6T2024), và phương pháp tổng hợp để rút ra kết luận thực tiễn.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương này làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh tái cấu trúc chuỗi cung ứng toàn cầu. Tác giả tiến hành lược khảo các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước:
- Nghiên cứu quốc tế: Công trình của C. Johnsen (2013) về logistics hàng hải; K. Bichou (2020) về quản lý cảng biển; M. Van de Voorde (2022) về chuyển đổi số, blockchain và big data trong vận tải biển; S. Yeo về mối quan hệ giữa logistics biển và tăng trưởng GDP. Tác giả chỉ ra các khoảng trống nghiên cứu khi các tài liệu này chủ yếu dựa trên hạ tầng của các nước phát triển, chưa sát với năng lực của các công ty giao nhận vừa và nhỏ tại các quốc gia đang phát triển.
- Nghiên cứu trong nước: Nghiên cứu của Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT - Trường Đại học Thương mại; luận văn của Nguyễn Trần Hoàng Anh (2022) tại Mass Transport Express; nghiên cứu của Bùi Duy Linh (2018) về năng lực cạnh tranh ngành logistics; khóa luận của Dương Thị Hiền (2021) tại MOSIMEX và Trần Yến Nhi (2023) tại Bách Việt. Tác giả xác định nhiệm vụ kế thừa và đi sâu phân tích toàn diện 4 khâu quản trị tác nghiệp tại HP Logistics.
Chương 2: Cơ sở lý luận của hoạt động quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Tác giả hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về xuất khẩu, dịch vụ giao nhận và quản trị quy trình giao nhận đường biển. Khung lý thuyết phân tích quy trình quản trị gồm:
- Lập kế hoạch: Căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, pháp lý, chính sách nội bộ, thời gian, tính chất hàng hóa và nguồn lực.
- Tổ chức thực hiện: Quy trình 4 bước tiêu chuẩn:
- Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải (chọn tàu, lấy booking, kiểm tra invoice, packing list).
- Bước 2: Giao nhận hàng hóa tại điểm quy định (phân định rõ quy trình hàng lẻ LCL giao tại kho CFS và hàng nguyên FCL hạ bãi CY trước giờ cắt máng - closing time).
- Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải (phát hành House Bill of Lading - HBL, nhận Master Bill of Lading - MBL, gửi Pre-alert cho đại lý nước ngoài).
- Bước 4: Quyết toán chi phí (phát hành debit note, thanh toán cước/phí nâng hạ/THC cho nhà cung cấp và thu tiền từ chủ hàng).
- Giám sát quy trình: Theo dõi hồ sơ chứng từ, tổ chức đóng hàng, tiến độ thuê phương tiện, xếp dỡ, hành trình tàu và đối soát dòng tiền cước/phụ phí (THC, LSS).
- Điều hành quy trình: Quy trình 5 bước giải quyết sự cố phát sinh (Nhận dạng phát sinh $\rightarrow$ Phân tích tình huống $\rightarrow$ Xác định phương án $\rightarrow$ Đánh giá phương án $\rightarrow$ Lựa chọn phương án tối ưu) liên quan đến chất lượng, số lượng, lịch tàu, hợp đồng bảo hiểm và tranh chấp.
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận HP
Tác giả giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Tiếp vận HP: Thành lập tháng 03/2009, mã số thuế 0103591354, trụ sở chính tại Tòa nhà DETECH Tower II, Cầu Giấy, Hà Nội; sở hữu 3 chi nhánh (Hà Nội, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh), đội xe 69-70 đầu kéo container (được cấp phép chở hàng nguy hiểm: photpho, hóa chất), 2 kho bãi và là thành viên của hiệp hội WCA (từ 2014), JC Trans (từ 2018).
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của HP Logistics (2021 – 6T2024)
| Chỉ tiêu |
Năm 2021 (VNĐ) |
Năm 2022 (VNĐ) |
Năm 2023 (VNĐ) |
6 Tháng đầu 2024 (VNĐ) |
| Tổng Doanh thu |
161.705.613.200 |
148.191.314.472 |
154.340.421.000 |
50.596.321.270 |
| Tổng Chi phí |
129.051.156.300 |
137.095.692.272 |
131.821.296.171 |
43.765.593.674 |
| Lợi nhuận trước thuế |
32.654.456.900 |
11.095.622.200 |
22.519.124.830 |
6.830.727.596 |
| Thuế TNDN phải nộp |
6.530.891.380 |
2.219.124.440 |
4.503.824.966 |
1.366.145.519 |
| Lợi nhuận sau thuế |
26.123.565.520 |
8.876.497.760 |
18.015.299.860 |
5.464.582.077 |
Bảng 2: Cơ cấu doanh thu theo phương thức kinh doanh (2021 – 6T2024)
| Phương thức kinh doanh |
Năm 2021 (VNĐ) |
Năm 2022 (VNĐ) |
Năm 2023 (VNĐ) |
6T2024 (VNĐ) |
| Vận chuyển đường biển |
52.134.857.356 |
47.326.742.342 |
49.534.552.345 |
19.543.653.651 |
| Trong đó: Xuất khẩu biển |
40.434.672.435 |
38.543.435.765 |
40.423.643.314 |
11.433.212.443 |
| Trong đó: Nhập khẩu biển |
11.700.184.920 |
8.783.306.577 |
9.110.909.031 |
8.110.441.208 |
| Vận chuyển hàng không |
6.593.139.814 |
15.647.657.450 |
10.552.490.870 |
3.894.010.868 |
| Vận chuyển nội địa |
43.068.197.543 |
36.534.665.467 |
41.253.454.665 |
13.089.456.546 |
| Dịch vụ Hải quan |
38.341.674.342 |
31.432.354.543 |
33.546.457.657 |
9.534.634.560 |
| Dịch vụ khác |
21.567.744.145 |
17.249.894.670 |
19.453.465.466 |
4.534.565.645 |
Về thị trường, Châu Á chiếm tỷ trọng lớn nhất với 67% - 75% doanh thu (Ấn Độ và Trung Quốc chiếm 55% - 60%). Năm 2023, khối lượng vận chuyển sang Nam Á đạt 550 TEUs/tháng (cảng Nhava, Mundra, Cochin...), Đông Nam Á đạt 400 TEUs/tháng, Tây Á & Châu Âu đạt 300 TEUs/tháng, Bắc Á đạt 250 TEUs/tháng. Mặt hàng xuất khẩu chủ lực là nông sản (chè, hạt điều, quế, hồi đạt 3.200 – 3.750 TEUs/năm) và khoáng sản (than, bột đá).
Về thực trạng quản trị quy trình:
- Lập kế hoạch: Căn cứ chủ yếu vào hợp đồng/nhu cầu dịch vụ (chiếm 52% - 54%), khối lượng và tính chất hàng (22% - 26%), điều kiện nguồn lực công ty (14% - 17%). Phân công công việc được thực hiện trong vòng 1 ngày qua sự phối hợp giữa phòng Kinh doanh, CSKH, Docs và Ops.
- Tổ chức thực hiện: Ứng dụng phần mềm ECUS5/VNACCS trong khai báo hải quan điện tử và phân luồng hàng hóa (xanh, vàng, đỏ). Tỷ lệ thất lạc bộ chứng từ giảm từ 2,5% (năm 2021) xuống 1,2% (năm 2023) và còn 0,8% (6T2024); tỷ lệ sai sót trên tờ khai hải quan giảm tương ứng từ 3,4% xuống 1,5% và 1,0%.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty
Tác giả phân tích triển vọng phục hồi thương mại quốc tế, các cơ hội từ hiệp định thương mại và định hướng mở rộng tuyến vận tải của công ty. Nhóm giải pháp và kiến nghị được xây dựng nhằm khắc phục các điểm nghẽn về hạ tầng phần mềm, nâng cao năng lực nhân sự và hoàn thiện các quy trình kiểm soát rủi ro phát sinh tại hiện trường cảng biển.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính từ phân tích dữ liệu thực tế
- Doanh thu mảng giao nhận xuất khẩu đường biển luôn duy trì vị trí cốt lõi trong cơ cấu kinh doanh của HP Logistics, bình quân đạt trên 40 tỷ VNĐ/năm trong giai đoạn 2021 - 2023 (năm 2021 đạt 40,43 tỷ VNĐ; năm 2022 đạt 38,54 tỷ VNĐ; năm 2023 đạt 40,42 tỷ VNĐ).
- Quá trình số hóa công tác quản trị chứng từ và khai báo hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5/VNACCS mang lại kết quả rõ rệt: Giảm tỷ lệ sai sót tờ khai từ 3,4% (2021) xuống 1,0% (6T2024), tỷ lệ thất lạc chứng từ giảm từ 2,5% xuống 0,8%.
- Nguồn nhân lực có sự chuyển dịch theo hướng trẻ hóa và nâng cao trình độ: Lao động trong độ tuổi 22-30 chiếm trên 47% - 52%, tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học đạt từ 67,3% đến 76,3%.
Giải pháp và kiến nghị của tác giả
- Giải pháp đối với doanh nghiệp: Chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch tác nghiệp; nâng cấp hạ tầng phần mềm quản lý logistics chuyên biệt; tăng cường đào tạo nghiệp vụ ngoại thương, cập nhật biểu thuế và quy định kiểm dịch cho đội ngũ Docs và Ops; mở rộng liên kết mạng lưới đại lý vận tải tại thị trường Châu Mỹ và Châu Âu.
- Kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước: Tiếp tục đơn giản hóa thủ tục hành chính tại cửa khẩu, nâng cấp cổng thông tin hải quan một cửa quốc gia, và hiện đại hóa hệ thống giao thông kết nối các cụm cảng biển trọng điểm tại Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh.
Đóng góp của đề tài
Khóa luận đã hệ thống hóa và cụ thể hóa quy trình quản trị 4 bước (lập kế hoạch, tổ chức, giám sát, điều hành) áp dụng cho loại hình hàng FCL và LCL tại một doanh nghiệp logistics thực tế tại Việt Nam; cung cấp bức tranh số liệu vận hành chi tiết trong giai đoạn biến động kinh tế 2021 – 6T2024.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Dữ liệu nghiên cứu tại thời điểm thực hiện mới cập nhật số liệu hoạt động đến hết tháng 6 năm 2024, chưa phản ánh trọn vẹn kết quả kinh doanh của cả năm tài chính 2024. Phạm vi khảo sát quy trình tác nghiệp chỉ tập trung vào phương thức vận chuyển hàng container (FCL) và hàng gom lẻ (LCL), chưa khảo sát sâu quy trình giao nhận hàng rời (Bulk cargo) do công ty chưa phát sinh nhiều nghiệp vụ thực tế với mặt hàng này.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình quản trị đối với các phương thức vận tải đa phương thức kết hợp (Sea - Air, Road - Sea); đánh giá sâu hơn tác động của chuyển đổi số toàn diện và tiêu chuẩn logistics xanh (Green Logistics) đến hiệu quả vận hành chuỗi dịch vụ giao nhận đường biển.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại và Quản trị Logistics & Chuỗi cung ứng khi tìm hiểu quy trình tác nghiệp thực tế của một Forwarder/Consolidator.
- Cán bộ nhân viên chứng từ, nhân viên hiện trường tại các công ty logistics vừa và nhỏ cần tài liệu tham khảo về các bước xử lý hồ sơ hải quan, lấy lệnh cấp container, theo dõi closing time và điều hành sự cố vận tải biển.
Câu hỏi thường gặp
1. Thị trường vận tải đường biển trọng điểm của Công ty Cổ phần Tiếp vận HP nằm ở khu vực nào?
Thị trường trọng điểm lớn nhất của công ty là khu vực Châu Á, chiếm từ 67% đến 75% tổng doanh thu. Trong đó, hai quốc gia chiếm tỷ trọng lớn nhất là Ấn Độ (thị trường Nam Á với khối lượng 550 TEUs/tháng qua các cảng như Nhava, Mundra) và Trung Quốc (thị trường Bắc Á với khối lượng 250 TEUs/tháng qua cảng Shanghai, Ningbo), chiếm 55% - 60% doanh thu toàn công ty.
2. Mặt hàng xuất khẩu chủ lực qua đường biển của HP Logistics giai đoạn 2021 – 2024 là gì?
Mặt hàng xuất khẩu chủ lực và có khối lượng ổn định nhất là nông sản (chè, hạt điều, quế, hồi) với sản lượng đạt từ 3.200 đến 3.750 TEUs/năm. Đứng thứ hai là nhóm hàng khoáng sản (than, bột đá) với tốc độ tăng trưởng nhanh trong nửa đầu năm 2024. Ngoài ra công ty còn nhận giao ván gỗ, thủy sản, hàng dệt may và thủ công mỹ nghệ.
3. Tỷ lệ sai sót trong khai báo hải quan và thất lạc chứng từ tại công ty biến động như thế nào qua các năm?
Nhờ việc số hóa và nâng cao nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tỷ lệ thất lạc bộ chứng từ giảm từ 2,5% (năm 2021) xuống 1,2% (năm 2023) và còn 0,8% (trong 6 tháng đầu năm 2024). Tương tự, tỷ lệ sai sót trên tờ khai hải quan giảm liên tục từ 3,4% (năm 2021) xuống 1,5% (năm 2023) và còn 1,0% (trong 6 tháng đầu năm 2024).
4. Quy trình điều hành xử lý biến cố phát sinh trong giao nhận đường biển tại công ty gồm những bước nào?
Quy trình điều hành gồm 5 bước logic: (1) Nhận dạng phát sinh rủi ro $\rightarrow$ (2) Phân tích tình huống $\rightarrow$ (3) Xác định các phương án giải quyết $\rightarrow$ (4) Đánh giá các phương án $\rightarrow$ (5) Lựa chọn phương án tối ưu. Các biến cố xử lý tập trung vào sự thay đổi số lượng, chất lượng hàng hóa, thay đổi lịch tàu, hư hỏng tổn thất và khiếu nại tranh chấp với hãng tàu hoặc chủ hàng.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Doãn Thị Minh Thu đã phản ánh chi tiết bức tranh vận hành và quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận HP trong giai đoạn 2021 – 6T2024. Đề tài kết hợp giữa lý luận quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế và số liệu thực tế về doanh thu, nhân sự, khối lượng vận tải cũng như tỷ lệ xử lý chứng từ hải quan. Các đánh giá thực trạng và hệ thống giải pháp được đề xuất có giá trị thực tiễn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong ngành dịch vụ logistics.
