CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUAN HỆ VỚI NHÀ CUNG CẤP 1.1 Khái niệm, mục tiêu và tầm quan trọng của quản trị với nhà cung cấp vật tư 1.1 Nhà cung cấp và quan hệ với nhà cung cấp vật tư của doanh nghiệp 1.1 Khái niệm của nhà cung cấp vật tư Khái niệm Nhà cung cấp (Supplier hay còn được gọi là nhà cung ứng): là công ty, tổ chức hoặc cá nhân chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ, hoặc nguyên liệu cho các doanh nghiệp (DN) khác, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và đảm bảo rằng các mặt hàng hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể. Nhà cung cấp (NCC) vật tư là những công ty, tổ chức hoặc cá nhân cung ứng các loại vật liệu, nguyên liệu, nhiên liệu và dụng cụ, thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm.2 Mối quan hệ với nhà cung cấp vật tư Mối quan hệ với NCC vật tư có thể dựa trên bất kỳ cơ sở nào, từ thỏa thuận đơn lẻ đến quan hệ hợp tác chiến lược lâu dài mà trong đó, nhà cung cấp là một phần không thể thiếu để công ty vận hành. Tuy DN cần xây dựng mối quan hệ tốt với tất cả các NCC, nhưng không phải mọi dạng mối quan hệ với NCC đều giống nhau và cần cùng mức độ cộng tác, chăm sóc như nhau. Các dạng mối quan hệ với NCC vật tư bao gồm: + Mối quan hệ độc lập: Đây là mối quan hệ hoàn toàn dựa vào các giao dịch.
Trong mối quan hệ này, NCC chỉ đơn thuần cung cấp vật tư khi cần theo giá trị thị trường. + Mối quan hệ đối tác: Hợp đồng dài hạn sẽ được thực hiện giữa ngừoi mua và NCC đối tác, là mối quan hệ cần được xây dựng khăng khít hơn. + Liên minh chiến lược: Hợp tác nhằm tận dụng thế mạnh người mua và NCC. Các hoạt động nghiên cứu, phát triển sản phẩm, tiếp thị ,… được chú trọng trong liên minh.
Liên minh chiến lược đòi hỏi các bên tham gia mức độ cộng tác cao. + Cung cấp theo nhu cầu: Trong lĩnh vực sản xuất thì dạng quan hệ này rất phổ biến với NCC vật tư. Khi này, đối với DN thì NCC sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong mọi khâu hoạt động. 3 + Thuê ngoài: Một số hình thức có thể kể đến như thuê người lao động tự do, thuê khoán một số công việc của DN hoặc thuê công ty nước ngoài.2 Khái niệm quản trị quan hệ với nhà cung cấp vật tư ở doanh nghiệp Theo F.
Oh (1987) thì “Quản trị quan hệ với nhà cung cấp là một cách tiếp cận toàn diện để quản lý các tương tác của một tổ chức với các công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mà nó sử dụng”. Theo tổ chức Gartner (2001) thì “Quản trị quan hệ với nhà cung cấp được coi là tập hợp các phương pháp và ứng dụng cần thiết đối với nhà cung ứng sản phẩm dịch vụ nhằm mang lại lợi nhuận cho DN”. Moore và cộng sự (2004) thì “Quản trị quan hệ với nhà cung cấp được hiểu là một cách tiếp cận mang tính chiến lược, bao quát được toàn DN, dài hạn, đa chức năng, năng động nhằm chọn lựa nhà cung ứng hàng hóa và dịch vụ và quản lý chúng.” Mặc dù quản trị NCC vẫn nhiều quan điểm khác nhau cho đến hiện tại, nhưng về cơ bản có thể hiểu một số đặc điểm chung của các quan điểm trên đó là Quản lý ở tầm chiến lược; Thiết lập, duy trì và kiểm soát các quan hệ với NCC đầu vào; Mục tiêu hỗ trợ cho quá trình mua bán và mục tiêu quản trị NCC. Từ những quan điểm trên, quản trị quan hệ với NCC nói chung và quản trị quan hệ với NCC nói riêng được hiểu là: Quản trị quan hệ NCC (Supplier Relationship Management – SRM) là quá trình DN xem xét, quản lý và đưa ra giải pháp để cải thiện mối quan hệ với NCC, với mục đích chính là tạo ra giá trị đồng hành, đảm bảo lợi ích lâu dài cho cả hai bên.
Bản chất của mối quan hệ giữa DN và các NCC theo quan điểm của F. Dwyer (1997) “ Các mối quan hệ tương tác trong sự hợp tác nhằm duy trì và phát triển các liên kết tối ưu để tận dụng tối đa năng lực hoạt động của mình và các thành viên khác trong chuỗi vào việc thực hiện mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc duy trì hoạt động hiệu quả.” Cũng theo cách hiểu này thì cách tiếp cận trong khái niệm về quản trị quan hệ với NCC vật tư ở trên, SRM được coi là cách DN tư duy và xử lý các mối quan hệ với NCC. Tiếp cận theo quan điểm này sẽ coi SRM như là một “chiến lược”, và chiến lược SRM đóng vai trò như tiêu chuẩn đầu ra cho các chiến lược chức năng khác của DN. Tuy nhiên trên thực tế, SRM được hiểu là cách tiếp cận mang tình chiến lược nên với khả năng nhận thức và khả năng hữu hạn của từng DN, SRM có thể được ứng dụng như một chiến lược 4 của toàn bộ tổ chức, nhưng cũng có thể được ứng dụng ở từng lĩnh vực hay từng bộ phận cụ thể.
Điều này đôi khi dẫn tới việc nhấn mạnh vào một công việc cụ thể như: các công cụ thông tin, marketing, lĩnh vực mua hàng, quản lý tồn kho, lựa chọn NCC,… 1.3 Tầm quan trọng, mục tiêu của quản trị quan hệ với nhà cung cấp vật tư * Tầm quan trọng của quản trị quan hệ với nhà cung cấp vật tư SRM cung cấp nhiều lợi thế cho các DN. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả tài chính của tổ chức. Thiết lập mối quan hệ mạnh mẽ, lâu dài với các NCC cho phép các DN giải quyết hiệu quả nhu cầu của khách hàng, thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng (Truns, 2015). Lòng trung thành này, đến lượt nó, dẫn đến tăng doanh số và năng suất trong tổ chức.
Do đó, các DN thực hiện các thực hành SRM hiệu quả sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh của họ, dẫn đến thành công của DN trên bất kể lĩnh vực nào. Hơn nữa, mối quan hệ chặt chẽ với NCC cũng vô cùng quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất của NCC về mặt thực hiện thời gian thực hiện, như được nhấn mạnh (Miocevi &; Crnjak-Karanovic, 2012). Nguồn cung ổn định trong một thời gian dài sẽ nâng cao hiểu biết chung giữa NCC và người mua về động lực cung và cầu từ đó giúp cho các NCC cung cấp hàng hóa kịp thời, trái ngược với những thách thức thường liên quan đến việc thu hút các NCC mới để tìm nguồn cung ứng sản phẩm và dịch vụ. SRM đòi hỏi một cách tiếp cận nhất quán, bao gồm tập hợp các hành vi rõ ràng nhằm củng cố, cải thiện niềm tin trong một thời gian dài.
Thực hiện thành công SRM không chỉ liên quan đến việc thiết lập các phương pháp hợp tác mới với các NCC chính mà còn chủ động dỡ bỏ các chính sách và thực tiễn cố hữu có thể cản trở sự hợp tác và hạn chế giá trị tối ưu có thể được rút ra từ đó mối quan hệ NCC quan trọng (Flynn, 2010). * Mục tiêu cụ thể của quản trị quan hệ với NCC vật tư: - Phát hiện được NCC tốt nhất. NCC tốt là NCC sẽ đáp úng được các yêu cầu như giao hàng đúng số lượng, đảm bảo chất lượng, đúng hạn, với giá cả hợp lý, phục vụ với thái độ tận tâm, luôn cam kết sự trong suất của đầu vào sản xuất, hỗ trợ khách hàng trong việc nghiên cứu phát triển sản phẩm, phân tích giá trị. - Để phù hợp với yêu cầu HĐKD của DN, NCC vật tư cam kết đầy đủ về chất, số lượng, chủng loại và cơ cấu của vật tư.
5 - Bảo đảm các NCC cung ứng dịch vụ một cách thỏa đáng góp phần đáp ứng tốt nhất phù hợp nhất với DN. - Đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng đúng nguời đúng thời điểm với các hoạt động mua vật tư. - Đảm bảo hạn chế rủi ro trong nhập vật tư của DN.4 Tổ chức bộ máy quản trị quan hệ với nhà cung cấp vật tư ở doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của SRM thường bao gồm một đội ngũ lãnh đạo SRM hoặc bộ phận chuyên trách giám sát việc phát triển và thực hiện chiến lược SRM. Nhóm này thường bao gồm một giám đốc hoặc quản lý mua sắm cấp cao, cùng với các đại diện đa chức năng từ mua sắm, chuỗi cung ứng, chất lượng và tài chính để đảm bảo phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể.
Sự hợp tác với các nhóm pháp lý, tuân thủ và quản lý rủi ro sẽ giải quyết các khía cạnh hợp đồng và quy định của SRM, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và đạo đức. Để thực hiện quản trị NCC một cách đầy đủ, đầu tiên một chiến lược tìm nguồn cung ứng hợp lý cần được DN phát triển và thực hiện để từ đó theo dõi và kiểm soát, phản hồi các mục tiêu đã xác định trong từng giai đoạn cụ thể. Sau đó DN cần nghiên cứu nguồn cung và lên kế hoạch ổn định quan hệ với NCC vật tư. Kế tiếp là tiến hành đặt hàng và thanh toán cho NCC, khi đó DN cần thực hiện quản trị hoạt động mua sắm và quản lý kho bãi.
Giám đốc (Mua sắm và cung cấp) Tìm Nghiên cứu Quản lý mua nguồn Quản lý vật liệu nguồn cung sắm cung ứng Nhà Người nghiên Quan hệ Quản trị Kho bãi Logistic mua cứu NCC hợp đồng Hình 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản trị SRM ở DN Nguồn: Contract Research Organizations San Diego - Viet Thurman CDB, n.2 Nội dung quản trị quan hệ với nhà cung cấp vật tư ở doanh nghiệp Từ những quan điểm, cách tiếp cận vấn đề về SRM, Jongkyung Park, Kitae Shin, Tai-Woo Chang, Jinwoo Park đề xuất mô hình SRM tích hợp ở DN khái quát nội dung (quy trình) SRM được biểu thị dưới Hình 1.2: Thiết lập Hợp tác (sự Đánh giá và Lựa chọn nhà tham gia của phát triển nhà chiến lược cung cấp nhà cung cấp) cung cấp mua hàng Cải tiến liên tục Hình 1.2: Mô hình SRM tích hợp được đề xuất ở DN Nguồn: Jongkyung Park, Kitae Shin, Tai-Woo Chang, Jinwoo Park (2009) 1.