CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ NỢ PHẢI THU VÀ QUẢN TRỊ NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Nợ phải thu trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, bản chất và đặc điểm 1. Khái niệm Theo điều 4 Luật Doanh nghiệp 2005 và Luật sửa đổi bổ sung Luật Doanh nghiệp 2014: Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Bất cứ doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh đều cần một lượng vốn nhất định, lượng vốn đó sẽ được doanh nghiệp đầu tư vào mua sắm các trang thiết bị, nhà cửa, máy móc…. hay lượng vốn đó sẽ được biểu hiện dưới dạng vật chất hoặc phi vật chất đo bằng tiền và còn được gọi là tài sản. Doanh nghiệp nắm trong tay các tiềm lực tài chính và bắt đầu kinh doanh nhằm mục tiêu tối đa hóa giá trị doanh nghiệp, nâng cao uy tín, thương hiệu của mình. Có khách hàng, doanh nghiệp mới xây dựng được chỗ đứng vững chắc gia tăng lợi nhuận rồi từ đó nâng cao khả năng sinh lời, tăng giá trị doanh nghiệp.
Chính vì thế, doanh nghiệp không chỉ dựa vào quy mô vốn huy động được mà phải còn phải biết hoạch định các chiến lược, các chính sách quản lý phù hợp trong từng thời kỳ, từng lĩnh vực và chính sách quan trọng cần quan tâm là chính sách đối với khách hàng được thể hiện trong việc quản lý công nợ phải thu của doanh nghiệp (nợ phải thu). Khoản phải thu là một bộ phận cấu thành nên tài sản, là khoản thu nhập sẽ nhận được trong tương lai hay chính là phần tiền khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ chưa trả hết cho doanh nghiệp, cũng bao gồm cả phần tiền mà doanh nghiệp ứng ra trả trước cho người bán. Nợ biểu hiện mối quan hệ giữa người bán hàng và người mua hàng thông qua hoạt động làm ăn buôn bán trao đổi với nhau. Nó luôn tồn tại một cách tất yếu trong doanh nghiệp, được phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dich vụ hoặc chính là phần vốn doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời như cho vay ngắn hạn, chi hộ … Tóm lại, nợ phải thu là số tài sản của doanh nghiệp nhưng bị các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp cần phải thu hồi khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh với các đối tác.
Lê Thị Thảo Hiền 3 Đ7.KT4 Chuyên đề cuối khóa GVHD: ThS. Trần Thị Hương 1. Bản chất và đặc điểm của nợ phải thu * Khái niệm của nợ phải thu: Là khoản tiền mà doanh nghiệp cho khách hàng vay, trong nền kinh tế thị trường như ngày nay người mua có thể mua hàng hóa, dịch vụ chưa phải trả tiền ngay mà sau một khoảng thời gian mới phải trả theo sự cho phép của người bán hay người bán cấp tín dụng cho người đi mua. Muốn giữ được khách hàng cũ, thu hút được thêm khách hàng mới, người bán thường mở rộng tín dụng, do đó nợ phải thu được hình thành khi doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng.
* Đặc điểm của nợ phải thu: - Nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp bị người mua chiếm dụng trong một khoảng thời gian nhất định được doanh nghiệp cho phép. - Doanh nghiệp có trách nhiệm đi thu hồi. - Là đối tượng tăng doanh thu và lợi nhuận, mặc dù khoản thu nhập này thu được trong tương lai. - Tiềm tàng rủi ro tài chính cao do khó kiểm soát.
- Ảnh hưởng lớn đến nhu cầu vốn lưu động, vì: Nhu cầu Khoản phải Khoản phải trả nhà cung cấp và Mức dự vốn lưu = + thu từ khách - các khoản nợ phải trả khác có trữ HTK động hàng tính chất chu kỳ 1. Phân loại nợ phải thu của doanh nghiệp Để quản lý nợ phải thu hiệu quả cần phải phân loại được NPT theo các tiêu thức khác nhau. Thông thường có các tiêu thức phân loại như sau: 1. Phân loại theo chỉ tiêu bảng cân đối kế toán Tùy thuộc vào thời gian DN thu hồi các khoản phải thu ta chia thành hai loại NPT dài hạn và NPT ngắn hạn.
- Nợ phải thu dài hạn: Là toàn bộ các khoản khi DN bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng mà chưa thanh toán hay cho khách hàng nợ trên một năm. - Nợ phải thu ngắn hạn: Là các khoản cho khách hàng nợ, chưa thanh toán khi mua hàng có thời hạn dưới 01 năm. Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp, với các doanh nghiệp có chu kì kinh doanh dài hơn 01 năm thì để phân loại NPT trong dài hạn và ngắn hạn thường là một chu kỳ kinh doanh. Lê Thị Thảo Hiền 4 Đ7.KT4 Chuyên đề cuối khóa GVHD: ThS.
Trần Thị Hương Cách phân loại này giúp doanh nghiệp xem xét được thời gian cần thiết để thu hồi nợ mà có các kế hoạch đầu tư, các khoản tiền để duy trì hoạt động hay mở rộng sản xuất. Khi có cơ hội kinh doanh, DN cần tiền đầu tư, nếu không thu hồi được nợ DN đi vay ngân hàng hoặc sẽ vuột mất cơ hội. Mặt khác, khi thu hồi được nợ, không có dự án sẽ để số tiền đó thành tiền nhàn rỗi, gây lãng phí. Thế nên cần phân loại để thu hồi và đảm bảo vốn duy trì hoạt động, đầu tư, tăng khả năng sinh lời tránh để tính trạng ứ dọng, lãng phí khi sử dụng vốn.
Theo thời hạn nợ Nợ phải thu được chia thành: - Nợ chưa đến hạn thanh toán: Bao gồm các khoản phải thu của khách hàng chưa thanh toán cho doanh nghiệp nhưng vẫn còn trong thời hạn quy định trong hợp đồng. Thời hạn quy định trong hợp đồng được thỏa thuận khi bắt đầu kí hợp đồng. - Nợ đến hạn là: Các khoản nợ của khách hàng đến hạn thanh toán cho doanh nghiệp, nói cách khác đó là các khoản nợ hết thời gian quy định trong hợp đồng. - Nợ quá hạn: Là những khoản nợ phải thu vượt quá quy định trả nợ trong hợp đồng đã kí mà khách hàng vẫn chưa thanh toán được tiền cho doanh nghiệp.
Theo cách thức phân loại này, doanh nghiệp phân loại để xác định độ an toàn của các khoản nợ, đối với khoản nợ chưa đến hạn đây là khoản nợ khá an toàn. Đối với các khoản nợ đến hạn DN có các biện pháp thúc giục khách hàng thanh toán, nhưng khách hàng không thanh toán được khi đến hạn thì cần theo dõi, xử lý kịp thời. Khi các khoản nợ quá hạn, rủi ro không thu hồi được nợ rất cao, khoản nợ không an toàn, có chính sách giảm thiểu số vốn bị mất. Theo khả năng thu hồi nợ Theo tiêu chí này, ta chia các khoản NPT thành: - Nợ có khả năng thu hồi: Đây là những khoản phải thu vẫn còn hạn thanh toán và tình hình tài chính của khách hàng vẫn còn tốt.
Những khoản phải thu thế này đem lại cho DN các mối làm ăn lâu dài, động lực thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp. - Nợ không có khả năng thu hồi (nợ khó đòi): Đây là những khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán (thường là quá 03 năm) mà khách hàng vẫn chưa trả được hoặc là những khoản nợ khi DN nhận thấy tình hình tài chính của khách hàng khó khăn, khách hàng không thể trả ngay cả khi thời hạn thanh toán vẫn còn. Việc phân loại nợ theo cách này để doanh nghiệp xác định được các khoản nợ mình có thể thu hồi và nhận biết các khoản nào nợ nào khó đòi rất cần thiết trong việc xử lý nợ nhất là nợ khó đòi vì khi khách hàng không thể trả được nợ, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra khoản chi phí cho việc thu hồi, trích lập dự phòng, ngoài ra có thể dẫn đến việc mất vốn. Lê Thị Thảo Hiền 5 Đ7.KT4 Chuyên đề cuối khóa GVHD: ThS.
Trần Thị Hương 1. Theo hình thức bảo lãnh Theo hình thức này, doanh nghiệp cho khách hàng nợ dựa trên uy tín của đối tác với doanh nghiệp, nợ phải thu chia thành 2 hình thức sau đây: - Nợ có bảo lãnh: Là loại nợ thường áp dụng với những khách hàng mới, DN chưa nắm bắt được tình hình kinh tế hay những khách hàng có dấu hiệu làm ăn thua lỗ trước đó, thiếu nợ với các đối tác làm ăn khác trong quá trình kinh doanh. Với khách hàng này doanh nghiệp cần theo dõi để nắm bắt được tình hình và có các biện pháp giải quyết ngay khi khách hàng có những biểu hiện trốn nợ. - Nợ không có bảo lãnh: Nợ này thường áp dụng với những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp, khách hàng có uy tín trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tiềm lực về tài chính.
Đối với khách hàng như thế này, trong quan hệ mua bán không cần đòi hỏi tài sản đảm bảo, làm việc dựa trên uy tín nhờ đó sẽ giữ được mối quan hệ hợp tác lâu dài, tăng uy tín, giữ chân được các khách hàng tiềm năng. Với cách phân loại nợ như thế này, ta sẽ xây dựng các chính sách bán chịu tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng với các mức ràng buộc khác nhau để vừa thu hút được thêm các khách hàng mới, vừa củng cố các mối làm ăn với khách hàng dựa trên uy tín nên có các mối làm ăn mới, hợp tác lâu dài làm tăng giá trị doanh nghiệp trên thị trường hoạt động. Cùng với đó vẫn đảm bảo được khả năng thu hồi lại nợ vì có giá trị đảm bảo, bảo lãnh đối với các khách hàng mới. Mỗi cách phân loại NPT đều đáp ứng được những yêu cầu nhất định của công tác quản lý.
Từ đó giúp cho doanh nghiệp xác định đúng trọng điểm, đưa ra phương pháp, quản lý phù hợp với từng loại nợ phải thu trong từng thời kỳ. Nguồn hình thành nợ phải thu Nợ phải thu được hình thành khi doanh nghiệp bắt đầu cấp tín dụng cho các đối tác (có thể là khách hàng, nhà cung cấp vật liệu, NSNN, ngoài ra có các cá nhân tổ chức khác có quan hệ tài chính với doanh nghiệp…), các khoản thu này doanh nghiệp sẽ phải thu hồi lại trong tương lai. Phân loại theo đối tác thì NPT được hình thành từ các nguồn: - Cấp tín dụng cho khách hàng: Là khoản tiền mà doanh nghiệp cấp cho khách hàng khi khách hàng thực hiện việc mua chịu hàng hóa, dịch vụ, sử dụng các sản phẩm của DN mà chưa trả tiền ngay hoặc chỉ mới trả được một phần.