CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1. NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1. đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu + Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tƣợng lao động hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. + Đặc điểm của nguyên vật liệu: - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu tạo nên thực thể sản phẩm.
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất thì toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại nhất định. Căn cứ vào đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đƣợc phân loại thành: - Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài), toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Vật liệu phụ: Là loại nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lƣợng sản phẩm hoặc giá trị sử dụng của sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm, tạo điều kiện thuân lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất.
Luan van 9 - Nhiên liệu: Là những loại có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng, tạo năng lƣợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho máy móc, phƣơng tiện vận tải, công tác quản lý sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: Là vật tƣ dùng thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị và tài sản khác. - Công cụ, dụng cụ: Vật rẻ tiền mau hỏng phục vụ cho sản xuất và quản lý. Khi xuất dùng thì giá trị sẽ đƣợc phân bổ ngay 50% vào chi phí sản xuất trong kỳ.
- Phế liệu: Là các loại nguyên vật liệu đƣợc thải ra từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phế liệu có thể tái sử dụng hoặc bán ra ngoài để giảm chi phí sản xuất. Quản trị nguyên vật liệu a) Định nghĩa + Materials management is defined as “the function responsible for the coordination of planning, sourcing, purchasing, moving, storing and controlling materials in an optimum manner so as to provide a pre-decided service to the customer at a minimum cost”. 161] tạm dịch: Quản trị vật liệu được định nghĩa như “Chức năng chịu trách nhiệm về sự phối hợp của các hoạt động: lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, mua sắm, vận chuyển, dự trữ và kiểm soát nguyên vật liệu một cách tối ưu với chi phí thấp nhất trước khi quyết định đáp ứng nhu cầu của khách hàng”. + Quản trị nguyên vật liệu là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát nguyên vật liệu nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty.
Thuật ngữ quản trị nguyên vật liệu sử dụng để chỉ một nhóm lớn các hoạt động, ngay cả khi trách nhiệm có thể chia cho nhiều bộ phận theo cơ cấu tổ chức. 167] Luan van 10 b) Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu Hoạch định tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan chủ yếu đến sử dụng khả năng sản xuất. Hoạch định tổng hợp đã xác định khái quát mức sản xuất và giá trị tồn kho ở đầu ra của hệ thống sản xuất; Tuy nhiên còn một số vấn đề mà hoạch định tổng hợp chƣa đề cập đến một cách chi tiết đó là: - Khi nào mỗi loại sản phẩm sẽ sản xuất. - Số lƣợng sản xuất của mỗi loại là bao nhiêu.
- Các sản phẩm tồn kho ở mức nào. Đặc biệt, yếu tố nguyên vật liệu thƣờng đƣợc xem là không phải đối tƣợng của hoạch định tổng hợp. Dù sao, đây cũng là một bộ phận cấu thành khả năng sản xuất ngắn hạn, ít ra là cũng tác động đến việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất. Một công ty phải cần biết nó cần nguyên liệu gì, khi nào, bao nhiêu, để nó có thể có nguyên vật liệu khi cần.
Mặc dù vậy, sự tích lũy quá mức các nguyên vật liệu sẽ gây tình trạng ứ đọng vốn, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty. Mục tiêu chung: Bảo đảm dòng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp, sản phẩm từ nhà sản xuất, phân phối đến tay ngƣời tiêu dùng kịp thời, không bị gián đoạn với chi phí tối ƣu. Đối với doanh nghiệp: + “Mục tiêu của quản trị vật liệu là phải giữ nguyên vật liệu ở mức hợp lý và tiếp nhận hay sản xuất của giá trị này vào thời điểm thích hợp”. 171] c) Tầm quan trọng của quản trị nguyên vật liệu + “Quản trị vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra một cách hiệu quả.
Trong các tổ chức vật liệu luôn dịch chuyển, sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh”. 188] Luan van 11 Dòng dịch chuyển vật liệu có thể chia làm ba giai đoạn: giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận; giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp tiến độ sản xuất; giai đoạn ở đầu ra bao gồm: gởi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo + “Việc quản lý nguyên vật liệu là việc hoạch định, tổ chức và kiểm soát các nguyên vật liệu từ việc mua sắm ban đầu, qua các hoạt động nội bộ, đến việc phân phối các sản phẩm kết thúc”. 288] Các hoạt động liên quan đến đầu vào của dòng dịch chuyển nguyên vật liệu: mua sắm, vận chuyển đầu vào, kiểm tra và tiếp nhận; trong phạm vi doanh nghiệp có các hoạt động: kiểm soát quá trình sản xuất, quản trị tồn kho để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất; các hoạt động ở đầu ra bao gồm vận chuyển ra ngoài, giao hàng. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp.
Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu sẽ góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm và là biện pháp quan trọng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm thì Luan van 12 việc xác định nhu cầu và dự trữ nguyên vật liệu ảnh hƣởng rất nhiều đến chi phí sản xuất. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lƣợng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, thêm vào đó, lƣợng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau là khác nhau. Vì vậy, việc lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lƣợng và thời điểm là một vấn đề không hề đơn giản, đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán sao cho nguyên vật liệu phải đầy đủ, kịp thời với chi phí nhỏ nhất.
NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU + Việc quản lý nguyên vật liệu bao gồm các hoạt động: Gồm (1) mua sắm, (2) chuyên chở, (3) kiểm soát việc quản lý trong sản xuất - hàng hóa tồn trữ (nhƣ nhận, dự trữ, vận chuyển, xử lý các nguyên vật liệu, và kiểm kê hàng hóa tồn trữ), và (4) dự trữ và phân phối. Mặc dù một số công ty chú trọng đến trách nhiệm này (dƣới quyền hạn của giám đốc), một số công ty khác phải dựa vào sự điều chỉnh các hoạt động. 288] Một báo cáo nghiên cứu của tạp chí Purchasing 1976 đã hỏi ý kiến các công ty nhằm xác định các nhiệm vụ của quản trị vật liệu của họ, kết quả cho bằng tỷ lệ % nhƣ sau : Nhiệm vụ Tỷ lệ đồng ý Mua sắm 100% Kiểm soát tồn kho 90% Kiểm soát sản xuất 85% Vận chuyển về công ty 74% Tiếp nhận 74% Quản lý kho 74% Vận chuyển ra bên ngoài 65% Sử dụng nguyên vật liệu 60% Luan van 13 Sắp xếp tồn kho bên ngoài 55% Phân phối 30% Kiểm tra nhập 10% Kiểm tra xuất 5% Các nhiệm vụ trên đƣợc giao cho các bộ phận hay cá nhân nào đó còn tùy thuộc vào năng lực quản trị của các cá nhân và cơ cấu tổ chức của công ty. Sự phức tạp của các hoạt động vật chất của công ty và sự ảnh hƣởng của cơ cấu tổ chức sẽ tác động lên khả năng phối hợp các trách nhiệm.
Tất cả các nhiệm vụ của quản trị vật liệu dù sao cũng phải đƣợc liên kết một cách chặt chẽ và ngƣời quản trị sản xuất phải nhận ra cách thức liên kết trong tổ chức nhƣ thế nào để có thể thực hành một cách có hiệu quả. Bốn hoạt động là kiểm soát sản xuất, vận chuyển, tiếp nhận và gởi hàng thƣờng có trong hệ thống sản xuất chế tạo. Còn lại quản lý tồn kho và mua sắm tồn tại trong tất cả các hệ thống sản xuất. Tiến trình quản trị nguyên vật liệu: Lập kế hoạch, tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết; Lựa chọn phƣơng án mua sắm nguyên vật liệu, tồn kho tối ƣu; Vận chuyển đầu vào, trong nội bộ doanh nghiệp, đầu ra phù hợp; Cấp phát nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất đúng số lƣợng, chủng loại theo thời gian và địa điểm đƣợc yêu cầu.
Kiểm soát sản xuất a) Nhiệm vụ: Kiểm soát sản xuất chính là việc kiểm tra, theo dõi thƣờng xuyên hoạt động sản xuất so sánh với kế hoạch tìm ra các lệch lạc để kịp thời điều chỉnh bằng các biện pháp thích hợp. 251] Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và hoạch định tiến độ từ các kế hoạch dài hạn.