CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm về vốn lưu động, khoản phải thu 1. Vốn lưu động Vốn lưu động của doanh nghiệp là số vốn ứng ra để hình thành nên TSLĐ nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện thường xuyên, liên tục.
Vốn lưu động chuyển toàn bộ giá trị của chúng vào lưu thông và từ trong lưu thông toàn bộ giá trị của chúng được hoàn lại một lần sau một chu kỳ kinh doanh. Như vậy, vốn lưu động là số vốn mà doanh nghiệp phải ứng ra để tạo nên tài sản lưu động, giúp doanh nghiệp tiếp tục các hoạt động kinh doanh. Để tính vốn lưu động, ta lấy tài sản hiện tại trừ đi nợ ngắn hạn. Trong trường hợp tài sản hiện tại ít hơn nợ ngắn hạn thì doanh nghiệp được coi là thiếu vốn lưu động hoặc thâm hụt vốn lưu động.
Khoản phải thu - Khoản phải thu là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp đang có trách nhiệm thu hồi. - Khoản phải thu là những chỉ tiêu kinh tế phản ánh mối quan hệ so sánh giữa kết quả hoạt động kinh doanh với các chỉ tiêu vốn kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng trong kì kinh doanh. Nói cách khác, khoản phải thu của doanh nghiệp là phạm trù kinh tế phản ánh trình độ khai thác, quản lí tài sản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiêu sinh lời tối đa với chi phí thấp nhất. (Trích: Quản trị tài chính – Đặng Văn Ngữ, Học viện Tài chính, xuất bản 2003) Khoản phải thu là một vấn đề phức tạp có liên quan đến tất cả các yếu tố của quá trình SXKD (ĐTLĐ, TLLĐ) cho nên doanh nghiệp chỉ có thể nâng cao hiệu quả trên cơ sở sử dụng các yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh một cách có hiệu quả.
Để đạt được hiệu quả cao trong Luan van 5 quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải giải quyết được các vấn đề như: thu hồi khoản phải thu đúng hạn, kịp thời, huy động thêm để mở rộng hoạt động SXKD của mình và DN phải đạt được các mục tiêu đề ra trong quá trình quản trị các khoản phải thu. Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản: - Khoản phải thu từ khách hàng. - Khoản ứng trước cho người bán. - Khoản phải thu nội bộ.
- Khoản tạm ứng cho công nhân viên - Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ. - Các khoản phải thu khác. Nội dung khoản phải thu - Khoản phải thu từ khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc do cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Khoản phải thu của khách hàng được phân ra: + Theo khả năng thu hồi + Theo hình thức bảo lãnh + Theo tính chất của khách nợ - Khoản ứng trước cho người bán là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hóa, thành phẩm hoặc dịnh vụ mà doanh nghiệp chưa được giao.
- Khoản phải thu nội bộ là các khoản thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc các đơn vị trực thuộc với nhau. Nó bao gồm các khoản vốn, kinh Luan van 6 phí đã cấp cho cấp dưới, các khoản thu hộ, chi hộ giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc và các khoản khác. - Khoản tạm ứng cho công, nhân viên là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp được giao cho các cán bộ nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hóa, trả phí công tác… - Khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược… - Các khoản phải thu khác: Là các khoản phải thu không thuộc các khoản phải thu trên. Cụ thể khoản phải thu khác bao gồm các khoản thu do bắt bồi thường, khỏa thu về khoản nợ tiền hoặc vật tư có tính chất tạm thời, trị giá tài sản thuế chưa xử lý… 1.
Quản trị khoản phải thu Quản trị khoản phải thu là hoạt động nhằm mục tiêu cơ bản là tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở tín dụng và cách thức huy động các nguồn lực cho công tác thu nợ. Quyết định liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu gồm: - Xác định các tiêu chuẩn tín dụng - Thời hạn tín dụng - Thủ thuật đánh giá tín dụng - Chính sách thu nợ Các quyết định này quan trọng với doanh số, lợi nhuận cũng như độ lớn của khoản phải thu trong công ty. Như vậy, vấn đề đặt ra cho nhà quản trị là phải hết sức thận trọng trong công tác quản trị khoản phải thu. Quản trị khoản phải thu là làm sao phải giảm tối đa được các khoản phải thu để có thể giảm thiểu ở mức thấp nhất các rủi ro có thể gặp phải.
Khách hàng là những người đưa doanh nghiệp vào những tình huống và nguy cơ bị mất mát cao khi họ cố tình kéo dài thời hạn thanh toán hoặc là không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải thêm các khoản phát sinh như: Luan van 7 - Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong việc thu nợ - Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động Do đó quản trị khoản phải thu là doanh nghiệp phải đưa ra được công tác thu hồi nợ mềm dẻo, linh hoạt để tránh mất lòng tin với khách hàng nhưng làm sao cũng phải giảm thiểu được tỷ lệ mất mát ở mức có thể chấp nhận được. Nội dung quản trị khoản phải thu 1. Hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp Trong mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò làm người mua lại thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp. Có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản này nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể đến mức không thể kiểm soát. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hoá sẽ mất đi cơ hội bán hàng, nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu hợp lý đối với từng khách hàng. Nội dung chính sách tín dụng Tiêu chuẩn tín dụng Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan đến sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà công ty cấp. Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng của công ty nhưng Luan van 8 với thời hạn khắt khe hơn. Tiêu chuẩn này được sử dụng để xác định những khách hàng nào được đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức tín dụng họ có thể được hưởng.
Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp… Phân tích tín dụng khách hàng thông qua việc phân tích các thông số tài chính: - Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. - Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây, thường trả đúng hạn hay trễ hạn, hay có lần nào không thanh toán nợ hay không, nếu có thì tỉ lệ lãi là bao nhiêu. Việc xác định tiêu chuẩn tín dụng cần phải đạt được sự cân bằng phù hợp. Nếu tiêu chuẩn quá cao thì sẽ loại bỏ mất nhiều khách hàng tiềm năng, do đó giảm lợi nhuận.
Nhưng nếu một chính sách tín dụng quá thấp có thể làm tăng doanh thu nhưng sẽ tạo ra nhiều khoản tín dụng có rủi ro cao và chi phí thu tiền cũng cao. Tiêu chuẩn tín dụng xác nhận mức độ chấp nhận đối với các yêu cầu tín dụng. Về mặt lý luận, tiêu chuẩn tín dụng có thể hạ thấp đến mức tính sinh lợi của lượng bán tăng thêm vượt quá chi phí cho khoản phải thu tăng thêm. Chi phí tăng thêm khi hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng gồm: - Tăng chi phí cho gian hàng bán hàng tín dụng - Chi phí văn phòng, chi phí phục vụ cho các khoản phải thu - Chi phí mất mát.
Điều khoản tín dụng - Thời hạn tín dụng Thời hạn tín dụng là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, thời hạn cuối cùng họ phải thanh toán. Thời hạn tín dụng có thể tác động lớn Luan van 9 tới doanh số, nếu như cầu đối với một loại sản phẩm nào đó phụ thuộc vào thời kỳ bán hàng, việc mở rộng thời hạn tín dụng vừa làm cho khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán đồng thời thu hút thêm khách hàng mới cho công ty. Khi mở rộng thời hạn tín dụng, các nhà quản trị tài chính cần xem xét giữa việc lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm. Cần phải phân tích những ảnh hưởng có thể có của việc kéo dài thời hạn tín dụng tới lợi nhuận của công ty.
Cụ thể, cần phải so sánh khả năng sinh lợi của doanh số kỳ vọng tăng thêm với tỷ suất sinh lợi cần thiết vào các khoản đầu tư vào khoản phải thu và tồn kho. Khả năng sinh lợi = Lợi nhuận ròng – Chi phí tăng thêm Nội dung chủ yếu của thời hạn tín dụng bao gồm: + Thời kỳ tín dụng: Là thời gian tối đa mà khách hàng được trì hoãn thanh toán (P) + Thời điểm mà tại đó thời kỳ tín dụng bắt đầu tính nếu không phải là ngày làm hóa đơn. + Giá trị chiết khấu: Biểu hiện con số phần trăm so với giá bán và thời hạn tối đa cho phép khách hàng được chấp nhận khoản chiết khấu (D) Thời hạn tín dụng được xác định bằng công thức tổng quát: K%/D net P day S - Chiết khấu thanh toán Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trả tiền trước thời hạn.