Luận Văn: Quản Lý Vật Tư Tại Công Ty Than Uông Bí - ĐHQGHN

Luận văn thạc sĩ quản lý vật tư tại Công ty Than Uông Bí. Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu chi phí và cải thiện quy trình.

• Tác giả: Nguyễn Trí Học
• Người hướng dẫn: Ts. Nguyễn Duy Lạc
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế - Đại Học Quốc Gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Lý Kinh Tế
• Đề tài: Quản Lý Vật Tư Tại Công Ty Than Uông Bí
• Loại tài liệu: Luận Văn Thạc Sĩ
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Toàn cảnh công tác quản lý vật tư tại Công ty Than Uông Bí

Hoạt động quản lý vật tư tại Công ty Than Uông Bí là một nhiệm vụ trọng tâm, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vật tư, bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu, và phụ tùng, chiếm một tỷ trọng đáng kể trong chi phí sản xuất, khoảng 28-30% theo dữ liệu giai đoạn 2011-2015. Do đó, việc tối ưu hóa quy trình từ lập kế hoạch, thu mua, dự trữ đến cấp phát và sử dụng vật tư không chỉ giúp đảm bảo tính liên tục của hoạt động khai thác mà còn là chiến lược quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Một hệ thống quản lý hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị và cải thiện chất lượng sản phẩm than. Luận văn của tác giả Nguyễn Trí Học (2016) đã chỉ ra rằng, việc tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư luôn được các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam (TKV) đặc biệt quan tâm, nhất là trong bối cảnh thị trường có nhiều biến động. Hiểu rõ vai trò và quy trình quản lý là bước đầu tiên để nhận diện các thách thức và đề xuất những giải pháp cải tiến phù hợp, giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và phát triển bền vững.

1.1. Vai trò chiến lược của vật tư trong ngành khai thác than

Trong ngành khai thác than, vật tư là yếu tố đầu vào không thể thiếu, quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất. Vật tư không chỉ là đối tượng lao động như than đá mà còn là tư liệu lao động như thuốc nổ, gỗ chống lò, thép và các phụ tùng thay thế. Chất lượng của vật tư ảnh hưởng sâu sắc đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Việc đảm bảo cung ứng đủ số lượng, đúng chủng loại và chất lượng vật tư đúng thời điểm là nền tảng để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Điều này giúp tăng hiệu quả sử dụng các tài sản cố định đắt tiền như máy móc, thiết bị khai thác. Hơn nữa, chi phí vật tư là một trong những cấu phần lớn nhất của giá thành sản phẩm. Vì vậy, quản lý tốt khâu này đồng nghĩa với việc kiểm soát chi phí hiệu quả, trực tiếp nâng cao hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

1.2. Sơ lược quy trình quản lý vật tư chuẩn tại doanh nghiệp

Một quy trình quản lý vật tư hiệu quả thường bao gồm sáu bước chính. Đầu tiên là nghiên cứu, xác định nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư. Bước thứ hai là thực hiện mua sắm theo kế hoạch, bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng. Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành tiếp nhận, quản lý kho, bảo quản và dự trữ vật tư để đảm bảo chất lượng. Bước thứ tư là cấp phát, hạch toán và theo dõi vật tư cho các phân xưởng sản xuất. Sau đó, cần có bước phân tích, đánh giá tình hình sử dụng vật tư để phát hiện lãng phí hoặc bất cập. Cuối cùng, quy trình kết thúc bằng việc quyết toán vật tư, đối chiếu giữa định mức và thực tế sử dụng để có cơ sở điều chỉnh cho các kỳ kế hoạch tiếp theo. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

II. Cách nhận diện thách thức quản lý vật tư ở Than Uông Bí

Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, công tác quản lý vật tư tại Công ty Than Uông Bí vẫn đối mặt với không ít thách thức cố hữu. Những khó khăn này không chỉ xuất phát từ các yếu tố nội tại của doanh nghiệp mà còn chịu ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh bên ngoài. Việc nhận diện chính xác các vấn đề này là cơ sở quan trọng để xây dựng các giải pháp hoàn thiện. Các thách thức chính bao gồm tình trạng tồn kho vật tư ở mức cao, dẫn đến ứ đọng vốn lưu động và tăng chi phí bảo quản. Bên cạnh đó, việc kiểm soát định mức tiêu hao chưa thực sự chặt chẽ, gây ra lãng phí không cần thiết. Sự biến động của thị trường vật tư và sự phụ thuộc vào một số nhà cung cấp trong hệ thống của TKV cũng tạo ra những rủi ro về giá cả và tính chủ động trong cung ứng vật tư. Phân tích sâu hơn về thực trạng này sẽ giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện và đưa ra các quyết sách phù hợp để nâng cao hiệu quả quản trị.

2.1. Thực trạng tồn kho lớn và tình trạng ứ đọng vốn lưu động

Một trong những tồn tại lớn nhất được chỉ ra trong các nghiên cứu thực tiễn là lượng vật tư tồn kho còn lớn. Điều này gây ra tình trạng ứ đọng vốn lưu động, làm giảm tốc độ quay vòng của vốn và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc dự trữ quá mức cần thiết không chỉ làm tăng chi phí lưu kho, bảo quản mà còn tiềm ẩn rủi ro hư hỏng, giảm chất lượng hoặc lỗi thời đối với một số loại vật tư, phụ tùng đặc thù. Nguyên nhân của tình trạng này có thể đến từ việc lập kế hoạch nhu cầu vật tư chưa sát với thực tế sản xuất, hoặc do tâm lý lo ngại thiếu hụt vật tư làm gián đoạn sản xuất. Giải quyết bài toán tối ưu hóa dự trữ là yêu cầu cấp thiết để giải phóng nguồn vốn bị chiếm dụng và giảm thiểu chi phí không cần thiết.

2.2. Khó khăn trong việc kiểm soát định mức tiêu hao vật tư

Việc xây dựng và áp dụng định mức tiêu hao vật tư là công cụ quan trọng để quản lý chi phí. Tuy nhiên, tại một số thời điểm, các định mức này chưa được kiểm tra, điều chỉnh phù hợp với điều kiện sản xuất thực tế. Điều này dẫn đến tình trạng mức tiêu hao của một số vật tư chính như thuốc nổ, gỗ chống lò còn cao, làm tăng giá thành sản phẩm. Khâu quản lý sử dụng vật tư tại các phân xưởng đôi khi chưa chặt chẽ, gây lãng phí. Ngoài ra, việc chưa có kế hoạch cụ thể cho các đơn vị về việc tiết kiệm và tái sử dụng vật tư cũ thu hồi cũng là một điểm yếu. Việc kiểm soát chặt chẽ hơn định mức sử dụng vật tư và khuyến khích các biện pháp tiết kiệm sẽ góp phần đáng kể vào việc hạ thấp chi phí đầu vào.

2.3. Sự phụ thuộc vào hệ thống cung ứng từ Tập đoàn TKV

Hoạt động trong mô hình công ty mẹ - con, Công ty Than Uông Bí có một số hoạt động cung ứng vật tư phụ thuộc vào các đơn vị trong cùng Tập đoàn TKV. Điều này mang lại sự ổn định nhưng đồng thời cũng làm giảm tính cạnh tranh về giá cả. Đôi khi, công ty bị phụ thuộc vào khả năng cung ứng của các đơn vị thành viên, dẫn đến bị động trong việc dự trữ vật tư và sản xuất. Việc thiếu sự cạnh tranh từ các nhà cung cấp bên ngoài có thể khiến doanh nghiệp không tiếp cận được mức giá tốt nhất trên thị trường. Để khắc phục, công ty cần chủ động tìm kiếm và phát triển thêm các nguồn hàng thay thế, tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh và tăng cường tính tự chủ trong công tác thu mua vật tư.

III. Phương pháp tối ưu hóa công tác lập kế hoạch và thu mua

Để giải quyết các thách thức hiện hữu, việc hoàn thiện công tác lập kế hoạch và thu mua là giải pháp nền tảng trong quản lý vật tư tại Công ty Than Uông Bí. Một kế hoạch vật tư chính xác và một quy trình thu mua minh bạch, hiệu quả sẽ là tiền đề để kiểm soát chi phí và đảm bảo nguồn cung ổn định. Cần phải chuyển đổi từ phương pháp lập kế hoạch dựa trên kinh nghiệm sang cách tiếp cận dựa trên dữ liệu phân tích khoa học. Điều này đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật tư tiên tiến, sát với thực tế và thường xuyên được cập nhật. Song song đó, chiến lược thu mua cần được đa dạng hóa, không chỉ dựa vào các nhà cung cấp truyền thống mà còn chủ động tìm kiếm đối tác mới để tăng tính cạnh tranh về giá và chất lượng. Việc áp dụng các phương pháp này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hoặc thừa thãi vật tư, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực tài chính của công ty.

3.1. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư khoa học và thực tiễn

Nền tảng của một kế hoạch vật tư tốt là hệ thống định mức tiêu hao chính xác. Công ty cần áp dụng phương pháp tính toán phân tích, dựa trên các công thức kỹ thuật, tiêu chuẩn của nhà nước và kết quả thử nghiệm thực tế. Hệ thống định mức này phải được phân tích chi tiết, bao gồm mức tiêu hao thuần túy, mức phế liệu có thể tái sử dụng và phế liệu bỏ đi. Việc nghiên cứu cơ cấu mức tiêu hao giúp xác định các điểm có thể giảm tổn thất trong quá trình sản xuất. Các định mức cần được rà soát và điều chỉnh định kỳ để phù hợp với sự thay đổi về công nghệ khai thác, điều kiện địa chất và chất lượng vật tư đầu vào. Một hệ thống định mức khoa học sẽ là cơ sở vững chắc cho việc dự báo nhu cầu và lập kế hoạch vật tư một cách hiệu quả.

3.2. Lựa chọn nhà cung cấp và đa dạng hóa nguồn cung ứng

Chiến lược thu mua vật tư cần linh hoạt giữa việc duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp chiến lược và tìm kiếm các đối tác mới. Thay vì phụ thuộc vào một vài nguồn cung cố định, công ty nên xây dựng một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng đã được đánh giá uy tín. Việc này tạo ra sự cạnh tranh, giúp doanh nghiệp mua được vật tư với giá tốt hơn và chất lượng đảm bảo. Cần thành lập tổ tư vấn duyệt giá và hội đồng kiểm nhập hàng hóa để đảm bảo tính minh bạch và khách quan. Trước khi quyết định mua, cần tham khảo giá thị trường và giá của các đơn vị bạn. Đa dạng hóa nguồn cung ứng vật tư không chỉ giảm rủi ro về gián đoạn cung cấp mà còn giúp công ty chủ động hơn trong việc đàm phán các điều khoản thương mại có lợi.

IV. Bí quyết quản lý dự trữ bảo quản và cấp phát vật tư

Sau khâu lập kế hoạch và thu mua, việc quản lý kho bãi, dự trữ và cấp phát đóng vai trò quyết định đến việc bảo toàn giá trị vật tư và hiệu quả sử dụng. Một quy trình quản lý vật tư hiệu quả không thể thiếu hệ thống kho bãi đạt chuẩn, quy trình nhập-xuất khoa học và cơ chế cấp phát chặt chẽ. Công ty Than Uông Bí cần tập trung vào việc xây dựng các định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư, tránh tình trạng tồn kho quá mức. Công tác bảo quản phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kỹ thuật để hạn chế hư hỏng, mất mát. Đồng thời, quy trình cấp phát vật tư cho các phân xưởng cần được cải tiến theo hướng hạn mức, gắn liền với kế hoạch sản xuất để đảm bảo sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả, góp phần trực tiếp vào việc tối ưu chi phí sản xuất.

4.1. Áp dụng mô hình dự trữ tối ưu để giảm chi phí tồn kho

Để giải quyết bài toán tồn kho vật tư, công ty cần nghiên cứu và áp dụng các mô hình quản lý dự trữ hiện đại. Thay vì dự trữ theo cảm tính, cần xác định lượng dự trữ bảo hiểm và dự trữ thường xuyên dựa trên các công thức tính toán. Lượng dự trữ bảo hiểm (Dbh) giúp phòng ngừa rủi ro gián đoạn cung ứng, trong khi lượng dự trữ thường xuyên (Dtx) đảm bảo cho sản xuất liên tục. Việc xác định "điểm đặt hàng lại" một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp biết khi nào cần mua thêm vật tư và với số lượng bao nhiêu là hợp lý. Mục tiêu là duy trì mức tồn kho ở mức tối thiểu cần thiết, vừa đủ đáp ứng sản xuất, qua đó giảm chi phí bảo quản và giải phóng vốn lưu động, nâng cao số vòng quay của vốn.

4.2. Hoàn thiện quy trình cấp phát và thu hồi phế liệu

Công tác cấp phát và sử dụng vật tư cần được quản lý chặt chẽ. Hình thức cấp phát theo hạn mức, dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức tiêu dùng, được xem là hiệu quả hơn so với cấp phát theo yêu cầu. Điều này giúp kiểm soát lượng vật tư xuất kho, tránh thất thoát và lãng phí. Song song với đó, cần đặc biệt chú trọng đến việc thu hồi và tái sử dụng phế liệu. Công ty cần quy định rõ ràng việc thu cũ đổi mới, tất cả các vật tư xuất ra đều phải thu hồi phế liệu tương ứng. Các vật tư, phụ tùng thu hồi cần được phân loại, đánh giá khả năng tái sử dụng. Việc quản lý phế liệu hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mua mới mà còn góp phần bảo vệ môi trường và tăng thêm nguồn thu cho doanh nghiệp.

V. Đánh giá hiệu quả các giải pháp quản lý vật tư tại chỗ

Việc triển khai các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại Công ty Than Uông Bí cần được đo lường và đánh giá hiệu quả một cách định lượng. Các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính là công cụ cần thiết để xác định mức độ thành công của các sáng kiến cải tiến. Việc đánh giá không chỉ dừng lại ở việc so sánh chi phí trước và sau khi áp dụng giải pháp, mà còn cần phân tích sâu hơn các chỉ số quan trọng như vòng quay vốn lưu động, mức độ tiết kiệm vật tư so với định mức, và tỷ lệ giảm hàng tồn kho. Kết quả đánh giá là cơ sở thực tiễn để tiếp tục điều chỉnh, hoàn thiện hệ thống quản lý, đồng thời khẳng định tác động tích cực của việc tối ưu hóa quản trị vật tư đến hiệu quả kinh doanh chung của toàn công ty. Quá trình này cần được thực hiện định kỳ và minh bạch.

5.1. Phân tích chỉ số vòng quay vốn lưu động trong khâu dự trữ

Một trong những chỉ tiêu kinh tế quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả quản lý dự trữ là số vòng quay của vốn lưu động. Chỉ số này cho biết khả năng quay vòng của vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Số vòng quay càng cao cho thấy vốn được sử dụng càng hiệu quả, lượng hàng tồn kho được luân chuyển nhanh. Công thức tính là tỷ số giữa khối lượng vật tư tiêu hao trong năm và khối lượng vật tư dự trữ bình quân. Bằng cách theo dõi chỉ số này qua các kỳ, ban lãnh đạo có thể đánh giá được tác động của các biện pháp giảm tồn kho. Việc tiết kiệm vốn lưu động thông qua tăng tốc độ luân chuyển vốn sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực tài chính để đầu tư vào các hoạt động khác, nâng cao năng lực sản xuất.

5.2. Tác động của việc tối ưu hóa đến chi phí sản xuất

Mục tiêu cuối cùng của việc hoàn thiện quản lý vật tư là giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Hiệu quả của các giải pháp cần được thể hiện qua các con số cụ thể về mức độ tiết kiệm hay lãng phí vật tư sử dụng so với định mức. Việc so sánh chi phí vật tư thực tế trên một đơn vị sản phẩm (tấn than) qua các năm sẽ cho thấy xu hướng cải thiện. Ngoài ra, các lợi ích gián tiếp cũng cần được ghi nhận, chẳng hạn như quy trình xuất nhập kho nhanh chóng, chính xác hơn; giảm thiểu tình trạng vật tư sai chủng loại, kém chất lượng; và nâng cao ý thức tiết kiệm của cán bộ công nhân viên. Tổng hợp các tác động này sẽ cung cấp một bức tranh toàn diện về lợi ích mà công tác quản trị vật tư hiệu quả mang lại.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu giá thành sản xuất ngành khai khoáng mỏ hầm lò, chi phí nguyên nhiên vật liệu luôn chiếm vị trí trọng yếu và ảnh hưởng trực tiếp tới năng lực tài chính doanh nghiệp. Tại Công ty Than Uông Bí thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam (TKV), chi phí vật tư hàng năm chiếm tỷ trọng từ 28% đến 30% tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Với sản lượng khai thác năm 2015 đạt 2,2 triệu tấn than nguyên khai, tạo ra doanh thu vượt 3.600 tỷ đồng và giải quyết việc làm cho hơn 7.000 lao động, việc quản lý vật tư hiệu quả là nhân tố then chốt bảo đảm hiệu quả kinh tế và an toàn lao động.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết bài toán mâu thuẫn giữa yêu cầu bảo đảm dự trữ an toàn cho dây chuyền khai thác liên tục dưới hầm lò và áp lực cắt giảm vốn ứ đọng trong khâu tồn kho. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể gồm: làm rõ cơ sở lý luận về quản lý vật tư doanh nghiệp mỏ, phân tích toàn diện thực trạng cung ứng, dự trữ, cấp phát tại Công ty Than Uông Bí, và xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị đến năm 2020. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung tại Công ty Than Uông Bí; phạm vi thời gian sử dụng chuỗi dữ liệu giai đoạn 2011-2015 và định hướng ứng dụng giai đoạn 2016-2020. Ý nghĩa thực tiễn của công trình nhằm giảm tỷ lệ hao phí vật tư vượt định mức từ 5% đến 8%, tăng tốc độ quay vòng vốn lưu động thêm 0,5 đến 1,0 vòng/năm, đồng thời hạ giá thành sản xuất than từ 3% đến 5%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng tích hợp lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng sản xuất công nghiệp và mô hình quản trị hàng tồn kho tối ưu để thiết lập khung đánh giá. Hệ thống lý luận làm rõ 4 khái niệm nền tảng: vật tư kỹ thuật, định mức tiêu hao vật tư, mức dự trữ bảo hiểm và số vòng quay vốn lưu động trong khâu dự trữ. Trong doanh nghiệp khai khoáng hầm lò, vật tư được phân định thành: nguyên vật liệu chính (gỗ chống lò, vì chống thép, thuốc nổ, kíp nổ), nhiên liệu (xăng dầu, mỡ bôi trơn máy mỏ), phụ tùng thay thế và thiết bị xây dựng cơ bản.

Mô hình nghiên cứu chuẩn hóa quy trình quản trị vật tư khép kín qua 6 bước: xác định nhu cầu và lập kế hoạch thu mua, tổ chức mua sắm theo kế hoạch, tiếp nhận kiểm nghiệm nhập kho, bảo quản và duy trì mức dự trữ tối ưu, cấp phát hạch toán theo định mức, và tổng hợp phân tích quyết toán vật tư. Căn cứ pháp lý chủ đạo bao gồm Quyết định số 221/QĐ-HĐQT ngày 31/01/2007 của Tập đoàn TKV ban hành Quy chế quản lý công tác vật tư và Văn bản số 5188/TKV-KH-XNK2 về các biện pháp tăng cường quản lý vật tư, tạo khung tham chiếu cho hệ thống chỉ tiêu hiệu quả kinh tế.

+-------------------------------------------------------------+
|    Xác định nhu cầu & Lập kế hoạch mua sắm vật tư           |
+------------------------------+------------------------------+
                               |
                               v
+-------------------------------------------------------------+
|    Tổ chức mua sắm & Lựa chọn nhà cung ứng phù hợp          |
+------------------------------+------------------------------+
                               |
                               v
+-------------------------------------------------------------+
|    Tiếp nhận, kiểm nghiệm & Bảo quản dự trữ kho             |
+------------------------------+------------------------------+
                               |
                               v
+-------------------------------------------------------------+
|    Cấp phát theo hạn mức, hạch toán & Giám sát tiêu hao     |
+------------------------------+------------------------------+
                               |
                               v
+-------------------------------------------------------------+
|    Đánh giá sử dụng, Thu hồi phế liệu & Quyết toán vật tư   |
+-------------------------------------------------------------+

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp bảo đảm tính chuẩn xác và khách quan:

• Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ các báo cáo tài chính, báo cáo nhập - xuất - tồn (N-X-T), hệ thống định mức tiêu hao kỹ thuật và các hợp đồng kinh tế của Công ty Than Uông Bí giai đoạn 2011-2015 với hơn 50 danh mục vật tư chủ yếu.
• Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua phương pháp chọn mẫu phi ngẫu nhiên có chủ đích (purposive sampling) với cỡ mẫu gồm 15 cán bộ quản lý và chuyên gia đầu ngành. Mẫu khảo sát được phân tầng cụ thể: 01 Giám đốc điều hành, 03 cán bộ phòng Kế hoạch - Vật tư, 02 kế toán vật tư, 04 thủ kho trung tâm và 05 quản đốc phân xưởng khai thác than hầm lò.
• Lý do lựa chọn phương pháp: Hoạt động khai thác mỏ hầm lò có tính chất phức tạp và độ rủi ro địa chất cao. Việc phỏng vấn sâu nhóm chuyên gia trực tiếp vận hành giúp bóc tách chính xác các nguyên nhân gây hao hụt ngầm dưới lòng đất mà số liệu kế toán tổng hợp chưa phản ánh hết.

Dữ liệu định lượng được làm sạch và xử lý trên phần mềm Microsoft Excel để tính toán các hệ số dự trữ, thời gian dự trữ tối thiểu và tốc độ luân chuyển vốn lưu động. Tác giả áp dụng phương pháp phân tích thống kê mô tả kết hợp tổng hợp so sánh thực tiễn với mô hình của Công ty Cổ phần Than Hà Tu (đơn vị giảm được 27,25% hao phí vật tư năm 2015) và Công ty Than Khe Chàm (đơn vị có chi phí vật tư vượt 79,6% kế hoạch năm 2015) để rút ra bài học kinh nghiệm sát thực.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, công tác dự báo và lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty Than Uông Bí còn xuất hiện độ lệch so với thực tế thi công. Trong giai đoạn 2011-2015, giá trị thực hiện mua sắm vật tư thực tế thường dao động từ 105% đến 112% so với giá trị kế hoạch đề ra đầu năm, nguyên nhân chủ yếu do điều kiện vỉa than biến động phức tạp và việc điều chỉnh thiết kế lò chợ chưa kịp thời.

Thứ hai, cơ cấu dự trữ vật tư chưa thực sự tối ưu, gây ứ đọng vốn lưu động. Giá trị vật tư tồn kho chậm luân chuyển (đặc biệt là phụ tùng xe máy cơ giới và sắt thép chuyên dụng) chiếm khoảng 18% tổng giá trị tồn kho tại các kho trung tâm. Thời gian dự trữ thực tế của một số vật tư chủ lực kéo dài hơn thời gian dự trữ tối thiểu từ 15 đến 20 ngày, làm giảm vòng quay vốn lưu động.

Thứ ba, công tác quản lý cấp phát và thu hồi vật tư qua sử dụng còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Năm 2015, mức tiêu hao gỗ chống lò và thuốc nổ tại một số phân xưởng đào lò vượt định mức quy định khoảng 4,2%. Tỷ lệ thu hồi và tái sử dụng vì chống lò bằng thép cũ chỉ đạt 35% so với tiềm năng có thể tái sinh lên tới 60%, dẫn đến lãng phí đáng kể nguồn lực tài chính.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ sự phối hợp chưa đồng bộ giữa phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch - Vật tư và các phân xưởng khai thác. Quy trình nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành dưới lò chưa gắn chặt với định mức vật tư tiêu hao thực tế.

Khi so sánh đối chiếu với Công ty Cổ phần Than Hà Tu - đơn vị đã thực hiện thành công việc giảm 27,25% hao phí vật tư chủ yếu nhờ thành lập tổ tư vấn duyệt giá độc lập và ứng dụng phần mềm quản trị vật tư N-X-T thời gian thực - có thể thấy Than Uông Bí chậm đổi mới quy trình số hóa quản lý kho. Mặt khác, tương tự như bài học tại Công ty Than Khe Chàm khi chi phí vật tư vượt kế hoạch 15,72 tỷ đồng do bị động nguồn cung nội bộ, Than Uông Bí có tới hơn 70% danh mục vật tư phụ thuộc vào chuỗi cung ứng tập trung của TKV, làm giảm tính linh hoạt và khả năng đàm phán giá cạnh tranh trên thị trường tự do. Dữ liệu nghiên cứu được minh họa rõ nét qua biểu đồ biến động tỷ lệ dự trữ theo quý và bảng phân tích ma trận luân chuyển hàng tồn kho, phản ánh chính xác các điểm nghẽn dòng vốn lưu động của doanh nghiệp.

Tiêu chí so sánh	Công ty Than Uông Bí	Công ty Than Hà Tu	Công ty Than Khe Chàm
Biến động hao phí vật tư 2015	Vượt định mức khoảng 4,2%	Giảm 27,25% so với 2014	Vượt kế hoạch 79,6% (35,463 tỷ VNĐ)
Mức độ phụ thuộc nguồn cung TKV	Trên 70% danh mục	Chủ động tìm nguồn nội địa	Phụ thuộc đơn vị nội bộ TKV
Ứng dụng phần mềm N-X-T	Bán tự động, còn thủ công	Số hóa thời gian thực	Hệ thống thẻ kho truyền thống
Tỷ lệ tái sinh vì chống thép	Đạt khoảng 35%	Thu hồi phế liệu triệt để	Chưa lập kế hoạch tái chế rõ ràng

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện công tác lập kế hoạch nhu cầu và quản lý định mức. Ban Giám đốc chỉ đạo Phòng Kế hoạch - Vật tư phối hợp với Phòng Kỹ thuật Mỏ tiến hành đo đạc lại toàn bộ định mức tiêu hao gỗ chống lò, thuốc nổ, vì chống thép theo từng tầng địa chất. Mục tiêu kiểm soát sai số giữa kế hoạch và thực hiện xuống dưới 3% trong giai đoạn 2016-2020.

Thứ hai, tối ưu hóa mô hình dự trữ kho bãi và giải phóng vốn lưu động. Áp dụng hệ thống điểm đặt hàng lại cố định cho các loại vật tư chiến lược nhằm rút ngắn thời gian dự trữ bình quân từ 45 ngày xuống 30 ngày. Giải pháp này giúp giải phóng từ 20 đến 30 tỷ đồng vốn lưu động tồn kho mỗi năm để bổ sung vốn cho các dự án cơ giới hóa đào lò.

Thứ ba, minh bạch hóa quy trình mua sắm và kiểm soát nhà cung cấp. Thành lập hội đồng thẩm định giá độc lập, xây dựng ngân hàng dữ liệu nhà cung ứng đủ năng lực, mở rộng tỷ trọng đấu thầu cạnh tranh ngoài ngành từ 15% lên 35% đối với các vật tư thông dụng, giảm giá mua bình quân từ 2% đến 4%.

Thứ tư, siết chặt cơ chế cấp phát, nghiệm thu và đẩy mạnh tái chế vật tư hầm lò. Các phân xưởng sản xuất thực hiện nghiêm ngặt nguyên tắc cấp phát theo tiến độ và quy chế thu cũ đổi mới đối với vì neo, xích cào, cáp điện. Nâng tỷ lệ thu hồi tái sinh vì chống lò đạt mốc 55% đến năm 2020, gắn chỉ tiêu tiết kiệm vật tư vào đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của quản đốc phân xưởng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Thứ nhất, ban lãnh đạo và giám đốc điều hành các doanh nghiệp khai thác mỏ hầm lò: Cung cấp góc nhìn chiến lược về phương pháp cân đối giữa an toàn mỏ và tối ưu hóa chi phí sản xuất, kiểm soát chi phí vật tư vốn chiếm tới gần 30% giá thành than.

Thứ hai, cán bộ quản lý phòng Kế hoạch, phòng Vật tư, kế toán trưởng và thủ kho tại các đơn vị sản xuất công nghiệp: Tham khảo phương pháp tính toán thời gian dự trữ tối thiểu, lượng dự trữ bảo hiểm và quy trình hạch toán N-X-T chuẩn xác.

Thứ ba, học viên cao học, sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Quản lý kinh tế, Quản trị kinh doanh: Tiếp cận một công trình nghiên cứu định hướng thực hành có cấu trúc dữ liệu minh bạch, kết hợp chặt chẽ giữa phân tích số liệu tài chính thứ cấp và điều tra thực địa.

Thứ tư, các cơ quan tham mưu, ban điều hành thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam (TKV): Sử dụng làm cơ sở thực tiễn để rà soát, điều chỉnh hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và quy chế mua sắm tập trung cho toàn bộ khối doanh nghiệp khai thác than.

Câu hỏi thường gặp

Công tác quản lý vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành khai thác than như thế nào? Chi phí vật tư chiếm từ 28% đến 30% tổng giá trị sản xuất than. Việc quản lý chặt chẽ định mức sử dụng gỗ chống lò, thuốc nổ và phụ tùng thay thế giúp doanh nghiệp trực tiếp hạ giá thành khai thác than nguyên khai từ 3% đến 5%, cải thiện biên lợi nhuận ròng hàng năm.

Vì sao doanh nghiệp khai thác than hầm lò bắt buộc phải duy trì lượng dự trữ bảo hiểm lớn? Do tính chất đặc thù của khai thác ngầm chịu sự đe dọa thường xuyên từ áp lực mỏ, ngập nước mùa mưa bão và sự cố đứt gãy địa chất. Dự trữ bảo hiểm bảo đảm dây chuyền sản xuất của hơn 7.000 công nhân không bị đình trệ khi chuỗi cung ứng bên ngoài gặp gián đoạn.

Luận văn sử dụng công cụ toán học nào để xác định mức dự trữ vật tư tối ưu? Tác giả sử dụng các công thức giải tích kinh tế để tính toán thời gian dự trữ thường xuyên, lượng dự trữ bảo hiểm dựa trên khối lượng vật tư tiêu hao bình quân ngày đêm và chu kỳ cung ứng lịch sử giai đoạn 2011-2015.

Than Uông Bí có thể rút ra bài học gì từ mô hình quản lý vật tư của Than Hà Tu? Đó là kinh nghiệm thành lập tổ tư vấn duyệt giá độc lập, quản lý danh mục tồn kho thời gian thực qua phần mềm và áp dụng chế tài thu hồi phế liệu triệt để, giúp Than Hà Tu giảm 27,25% hao phí vật tư chủ yếu trong năm 2015.

Lộ trình triển khai các giải pháp hoàn thiện quản lý vật tư được phân kỳ ra sao? Giai đoạn 2016-2018 tập trung rà soát định mức tiêu hao, hoàn thiện cơ chế đấu thầu; giai đoạn 2018-2020 đẩy mạnh số hóa quản lý kho bãi, nâng tỷ lệ tái sử dụng vật tư thu hồi đạt trên 55% và giải phóng tối đa vốn lưu động.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa sâu sắc khung lý luận và chuẩn mực thực hành quản lý vật tư áp dụng riêng cho các doanh nghiệp khai thác mỏ hầm lò.
• Phân tích thực chứng toàn diện thực trạng quản lý vật tư tại Công ty Than Uông Bí giai đoạn 2011-2015 trong bối cảnh sản lượng đạt 2,2 triệu tấn than và doanh thu trên 3.600 tỷ đồng.
• Bóc tách rõ 3 điểm nghẽn cốt lõi gồm: sai lệch kế hoạch vật tư từ 5% đến 12%, tỷ lệ tồn kho chậm luân chuyển chiếm 18% và tỷ lệ thu hồi tái sinh vật tư cũ mới đạt 35%.
• Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao với mục tiêu cắt giảm 5% đến 8% chi phí hao phí và rút ngắn thời gian dự trữ bình quân về mức 30 ngày.
• Đóng góp nguồn tài liệu tham khảo giá trị cho các đơn vị trực thuộc Tập đoàn TKV trong tiến trình tái cơ cấu và tối ưu hóa quản trị chi phí đầu vào.

Ban Giám đốc Công ty Than Uông Bí cần sớm thành lập Ban chỉ đạo rà soát định mức vật tư và triển khai đề án số hóa quản lý kho bãi đồng bộ ngay trong niên độ tài chính tiếp theo nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tình hình nghiên cứu Trong những năm gần đây, đã có một số công trình nghiên cứu khoa học mang tính chất chuyên sâu có liên quan đến quản lý vật tƣ trong các lĩnh vực khác nhau đƣợc công bố. Quản lý vật tƣ làm ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nên đƣợc các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. - Lê Thị Thúy, Khoa Kinh tế và Quản lý, Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân với bài viết: “Hoàn thiện công tác quản lý vật tƣ ở Công ty Cơ khí trung tâm Cẩm Phả”.

Về mặt lý luận: bài viết đã trình bày một số vấn đề lý luận chung về vai trò của vật tƣ và công tác quản lý vật tƣ trong sản xuất kinh doanh. Cuối cùng là các biện pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tƣ của doanh nghiệp. Về mặt thực tiễn: bài viết án đã trình bày một cách chân thực thực trạng sản xuất kinh doanh của công ty. Nêu những khó khăn trong công tác quản lý vật tƣ của công ty.

Bài viết tập trung nghiên cứu sâu vào các vấn đề về giá mua vật tƣ, chi phí và bảo quản, quản lý mức vật tƣ … Từ đó đƣa ra một số kiến nghị tăng hiệu quả kinh tế của quản lý vật tƣ nhƣ lựa chọn nhà cung cấp, tinh giảm biên chế cán bộ, nhân viên của phòng vật tƣ, bán vật tƣ tồn đọng,. - Dƣơng Minh Hòa, Khoa Quản lý kinh tế, Trƣờng Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh với bài viết: “Hoàn thiện quản lý vật tƣ tại Công ty cổ phần than Hà Lầm – Vinacomin”. Bài viết đã đƣa ra đƣợc các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp và từ đó đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện quản lý vật tƣ tại Công ty và giải quyết đƣợc một số vấn đề: + Tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý vật tƣ hợp lý, giảm các thủ tục không cần thiết trong quá trình nhập - xuất vật tƣ. + Tăng cƣờng công tác quản lý vật tƣ về chất lƣợng và giá cả.

- Nâng cao đƣợc công tác xây dựng kế hoạch nhu cầu vật tƣ hợp lý cho công ty nhằm nâng cao 4 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Tạo dựng và khai thác phát triển các nguồn hàng có giá thành và chất lƣợng phù hợp và ổn định. + Hoàn thành và điều chỉnh lại công tác đảm bảo vật tƣ, công tác xuất nhập vật tƣ và quy chế thanh toán với kỳ quyết toán theo quý và tạm tính theo tháng. + Nâng cao hiệu quả tiết kiệm vật tƣ - các yếu tố của sản xuất kinh doanh.

+ Tăng cƣờng các biện pháp giảm bớt phế liệu, sử dụng tổng hợp, nâng cao chất lƣợng vật tƣ trong sản xuất sản xuất. - Trịnh Bá Hoan, Khoa Kinh tế, trƣờng Đại học kinh tế Quốc dân với bài viết “Hoàn thiện công tác cung ứng và quản lý vật tƣ ở Công ty Than Khe Chàm”. Công tác quản lý cung ứng và sử dụng vật tƣ là mục tiêu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, nó có ảnh hƣởng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong công tác quản lý cung ứng và sử dụng vật tƣ của Công ty năm 2015 còn có nhiều hạn chế và tồn tại nhƣ lƣợng vật tƣ cung ứng chƣa đƣợc tính toán hợp lý dẫn đến tồn kho lớn gây ứ đọng vốn, sử dụng vật tƣ chƣa tiết kiệm vƣợt định mức giao khoán.

Bài viết đã chỉ ra một số tồn tại trong công tác cung ứng và quản lý vật tƣ của Công ty than Khe Chàm nhƣ: + Cung ứng vật tƣ còn phụ thuộc vào các đơn vị trong Tổng Công ty than do đó không có sự cạnh tranh cao trong giá cả hàng hoá, đôi khi còn bị phụ thuộc vào khả năng cung ứng do đó không chủ động trong dự trữ vật tƣ, bị động trong sản xuất. + Lƣợng vật tƣ tồn kho còn lớn do đó gây ứ đọng vốn lƣu động lớn làm giảm tốc độ quay vòng của vốn, ảnh hƣởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Mức tiêu hao vật tƣ của một số vật tƣ chính còn cao dẫn đến giá thành sản phẩm tăng cao , các mức tiêu hao chƣa đƣợc kiểm tra điều chỉnh phù hợp với thực tế. + Khâu quản lý vật tƣ sử dụng còn chƣa chặt chẽ gây lãng phí , chƣa lập kế hoạch cho các đơn vị về việc tiết kiệm sử dụng lại vật tƣ cũ thu hồi trong chi phí giá thành của sản phẩm.

5 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] Bài viết đƣợc thực hiện nhằm giải quyết một số tồn tại trong quá trình cung ứng và quản lý vật tƣ và chủ yếu là cung ứng quản lý và sử dụng gỗ, thuốc nổ và thép chống lò ở Công ty than Khe Chàm, góp phần giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tạo sự phát triển hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Mai Hoàng Tuấn, Trƣờng Đại học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh với bài viết: “Xây dựng mô hình quản lý vật tƣ tồn kho tại Tổng Công ty 28 – Tổng cục hậu cần”. Luận văn nghiên cứu về mô hình cân đối sản xuất và tồn kho (dự trữ nguyên liệu vải mộc). Thiết kế mô hình cân đối sản xuất và tồn kho nguyên liệu vải, nhằm đạt đƣợc các mục tiêu nhƣ: cực tiểu giá trị tồn kho, cực đại năng lực sản xuất và cực đại mức phục vụ khách hàng.

- Phạm Thị Ngọc, Khoa Quản trị kinh doanh Thƣơng mại, Trƣờng Đại học kinh tế quốc dân với bài viết: “Hoàn thiện công tác đảm bảo vật tƣ tại Công ty Cổ phần xây dựng Tất Hồng”. Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan tới công tác đảm bảo vật tƣ cho xây dựng công trình tại Công ty Cổ phần xây dựng Tất Hồng, không đi sâu vào các hoạt động khác của công ty. Bài viết đã đánh giá công tác đảm bảo vật tƣ về cơ cấu tổ chức quản lý vật tƣ, về nguồn nhân lực, về hệ thống kho, về cấp phát vật tƣ, về các nhà cung cấp vật tƣ, về mặt chất lƣợng vật tƣ cung ứng, về công tác quyết toán vật tƣ, về tổ chức mua sắm vật tƣ, về công tác sử dụng vật tƣ, về công tác xây dựng định mức tiêu dùng vật tƣ, về quản lý danh mục và cơ cấu vật tƣ, về thu hồi phế liệu, phế phẩm, về nguồn vốn, dự trữ, bảo quản … vật tƣ. Qua đó đƣa ra các giải pháp hoàn thiện công tác đảm bảo vật tƣ tại Công ty nhƣ: + Trƣớc hết, điều quan trọng là nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong công ty nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tiến độ thi công từ đó công tác lập kế hoạch thu mua vật tƣ một cách chính xác.

+ Khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên trong công ty nhất là cán bộ kỹ thuật đồng thời cho họ tham gia học tập và nâng cao trình độ chuyên sâu về biện pháp thi công xây dựng, giám sát thi công, an toàn thi công… trong xây dựng. 6 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] + Tổ chức các lớp học ngắn hạn cho cán bộ thủ kho nhằm đào tạo những kiến thức cơ bản để bảo quản vật tƣ và cách tổ chức xếp kho sao cho khoa học, hợp lý đảm bảo bảo toàn số lƣợng và chất lƣợng vật tƣ. + Cán bộ kỹ thuật công ty cần sát sao hơn nữa trong việc giám sát công nhân thi công để đảm bảo công nhân làm việc đúng kỹ thuật, đúng bản vẽ thiết kế từ đó tránh thi công sai hỏng thiết kế, gây lãng phí vật tƣ xây dựng. + Cán bộ kỹ thuật cần không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực chuyên môn, áp dụng khoa học công nghệ vào công tác hoạch định nhu cầu vật tƣ để đảm bảo tính chính xác.

- Bài viết “ Đảm bảo đầy đủ, kịp thời vật tƣ cho sản xuất ” đăng trên Tạp chí Than – Khoáng sản của Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam. Bài viết khẳng định công tác vật tƣ có vai trò quan trọng trong sản xuất, đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đòi hỏi Tập đoàn và các đơn vị có các giải pháp điều chỉnh giảm các yếu tố đầu vào của sản xuất, hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh. Tập đoàn sẽ tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành công tác vật tƣ; tăng cƣờng kiểm tra, giám sát, chấn chỉnh kịp thời trong công tác quản lý vật tƣ; xây dựng định mức và các danh điểm vật tƣ phù hợp với thực tế; tăng cƣờng áp dụng công nghệ hiện đại trong quản lý và cấp phát vật tƣ, nhiên liệu; các đơn vị thực hiện giảm mức tồn kho vật tƣ hơn nữa; thực hiện công khai, minh bạch trong mua sắm vật tƣ; xây dựng và kiện toàn đội ngũ quản lý vật tƣ; xây dựng kế hoạch, quy trình quản lý vật tƣ chặt chẽ, đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định quản lý vật tƣ, mang lại hiệu quả trong SXKD. Tóm lại, mặc dù đã có nhiều nghiên cứu bàn về vấn đề “Quản lý vật tƣ“ với nhiều ý tƣởng mới hay có thể kế thừa.

Tuy nhiên, một phần các nghiên cứu đã đƣợc viết trong bối cảnh tƣơng đối khác biệt so với điều kiện hiện tại. Ngoài ra, tại Công ty Than Uông Bí các công trình nghiên cứu trƣớc đây chủ yếu là về các lĩnh vực chuyên môn nhƣ mỏ than, các loại than,. chƣa thực sự có đề tài nào nghiên cứu cụ thể về vấn đề quản lý vật tƣ. Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu nội dung quản lý vật tƣ, các yếu tố tác động tới quản lý vật tƣ và tiêu chí đánh giá quản lý vật tƣ, từ đó đƣa ra các giải 7 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tƣ tại Công ty Than Uông Bí.

Cơ sở lý luận về công tác quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm và vai trò vật tư (i). Khái niệm vật tư Đối với một doanh nghiệp, dù muốn hay không thì ít nhiều cũng phải có tƣ liệu sản xuất nhƣ nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải,…những thứ không thể thiếu để tạo ra một loại sản phẩm hàng hóa phục vụ cho nhu cầu của con ngƣời.