Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h) Mọi công việc đều tiềm ẩn những rủi ro trong đó. Muốn công việc của dự án tiến hành một cách hiệu quả và an toàn, hãy làm xác định và đánh giá rủi ro cho chính công việc đó. Mục tiêu của bài: - Phân tích đƣợc vấn đề rủi ro trong quản lý dự án. - Xác định và đề ra các phƣơng án phòng ngừa rủi ro Nội dung của bài: I.
ĐỊNH NGHĨA RỦI RO - Rủi ro là một sự kiện có thể đe dọa và cản trở việc thực hiện dự án theo tiến độ thời gian và trong khuôn khổ ngân sách. - Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự án II. XÁC ĐỊNH VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO - Xác định ra những sự kiện không mong muốn có thể xảy ra (gọi là những đe dọa) Chú ý: Có 2 loại rủi ro (đe dọa): Rủi ro không thể dự đoán trƣớc (hoả hoạn, có ngƣời chết đột tử, khủng bố, .), hoặc xác suất xảy ra quá thấp Rủi ro có thể dự đoán trƣớc Kết luận:chỉ nên nghĩ đến những loại rủi ro có thể dự đoán đƣợc. Ví dụ: Một nữ nhân viên nghỉ sinh con (dự đoán trƣớc đƣợc) Mất trộm (không dự đoán trƣớc đƣợc) Một nhân viên đƣợc cơ quan bố trí cho đi học ở nƣớc ngoài trong nhiều tháng (đoán trƣớc đƣợc) Một kỹ sƣ giỏi bỏ sang cơ quan (hoặc Công ty) khác (phải dự đoán trƣớc) Một nhân viên nào đó bị tai nạn giao thông, tai nạn lao động (không dự đoán đƣợc) Máy tính bị virus (phải lƣờng trƣớc) Giá thuê văn phòng tăng (dự đoán đƣợc) Thủ trƣởng phải họp quốc hội trong nhiều tuần, không ai ký tờ trình (dự đoán đƣợc) Thay đổi bộ máy lãnh đạo, ban lãnh đạo mới có thể không theo dõi dự án từ đầu, không tạo điều kiện thuận lợi (dự đoán đƣợc???) 58 Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự đoán đƣợc) Tiền mất giá (dự đoán trƣớc) v.
Bảng liệt kê một vài loại rủi ro 1. Rủi ro "chính trị" - Nội chiến, thay đổi chính quyền - Thay đổi luật pháp - Thay đổi chính sách - Thay đổi ngƣời lãnh đạo 2. Rủi ro "thị trƣờng" - Giá thành vật tƣ, nguyên liệu - Giá thành sản phẩm 3. Rủi ro "tài chính" - Lãi suất - Tỷ giá hối đoái - Lạm phát 4.
Rủi ro "công nghệ" - Thay đổi công nghệ 5. Rủi ro về tổ chức, nhân sự - Mâu thuẫn giữa các cá nhân, các tập thể - Giảm ngƣời vì nhiều lý do khác nhau 6. Bảng phân loại độ nguy hiểm của rủi ro Tác động đến DA/Khả Tác động Tác động Tác động mứcCao năng xảy ra mứcThấp mứcTrung bình Trung bình Không chấp nhận 70- 90% Cao (TB) (KCN) Không chấp nhận 40-60% Thấp Cao (KCN) 10-30% Thấp Trung bình (TB) Cao - Đánh giá (phân tích) rủi ro - Xác định xác suất xuất hiện (thấp, trung bình, cao) đối với những đe dọa - Mô tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc và tài chính của dự án (có thể quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt) - Quản lý rủi ro: Là việc xác định các biện pháp, phƣơng sách cần tiến hành để ngăn cản đe doạ đó khỏi xuất hiện hay để làm giảm nhẹ tác động của đe doạ nếu nó xảy ra. Các phƣơng sách cần làm để quản lý rủi ro: Sửa đổi lại các ƣớc lƣợng thời gian và chi phí Đề xuất kế hoạch dự phòng, kinh phí dự phòng Tận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi ngƣời vào việc hạn chế rủi ro.
59 Tập trung vào kiểm soát những công việc trọng yếu nhất, có ảnh hƣởng lớn nhất đén sự thành công của dự án. Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau: Ví dụ: Tên dự án "Xây dựng hệ thống phần mềm "Quản lý nhân sự" và "Quản lý kế toán" cho doanh nghiệp XXXX Công việc Mức độ Xác suất xảy ra Mức nguy (trong ảnh hƣởng (kinh nghiệm hiểm và Những rủi ro có thể xảy ra bảng công (Cao, TB, của Ngƣời Biện pháp việc) Thấp) quản lý dự án) dự phòng Xác định Xác định yêu cầu không rõ Cao 50% (KCN) yêu cầu ràng Ý của thủ truởng và ý của -nt- Cao 10% (Cao) nhân viên là khác nhau Ngƣời cần phỏng vấn vắng -nt - Cao 20% (Cao) mặt (đi học tập trung) Có những yêu cầu vô lý, không làm phần mềm đƣợc -nt- (ví dụ: quản lý quỹ đen, Cao 40% (KCN) quản lý quan hệ riêng tƣ của cán bộ, .) Kỹ sƣ thiết kế chƣa có kinh Thiết kế nghiệm, phải chỉnh sửa Cao 20% (Cao) phần mềm nhiều lần Thiết kế không tƣơng thích -nt- Trung bình 10% (TB) với hệ thống lập báo cáo - Kỹ sƣ thiết kế chính sắp -nt- Trung bình 99% (Cao) cƣới vợ Lập trình - Một nhân viên lập trình cho phần sắp đi làm MASTER ở Trung bình 50% (KCN) mềm Aust. - Trong thời gian tới sẽ đổi -nt - Thấp 100% (TB) chuẩn chữ Việt - Trong thời gian tới, có thể -nt - khách hàng sẽ dùng Linux Trung bình 50% (Cao) + MySQL v. - Lƣu ý: Dự án càng lớn thì rủi ro càng nhiều.
60 Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm của ngƣời Ngƣời quản lý dự án Kiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại của rủi ro. Không thể loại trừ đƣợc triệt để. Không phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phòng rủi ro đã là tốt, vì có thể phải trả giá đắt, nếu rủi ro không xảy ra. Do đó, cần dự báo rủi ro chính xác.
Câu hỏi ôn tập 1. Rủi ro là gì? Có những loại rủi ro nào? 2. Trình bày một số rủi ro thƣờng gặp? 61 Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN Thời gian: 4h (LT: 1h, TH: 3h) Bảng công việc chƣa có đủ thông tin để giúp ngƣời quản lý lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Công cụ chính để giúp chúng ta hoàn thành điều này là lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án.
Mục tiêu của bài: - Phân tích đƣợc mục đích của việc lập lịch biểu. - Sử dụng đƣợc các phƣơng pháp lập lịch - Xây dựng đƣợc phƣơng án phân bố lực lƣợng, tài nguyên hợp lý thông qua cách xây dựng hình đồ. Nội dung của bài: I. LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN 1.
Mục đích - Mục đích của lịch biểu: Cho biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc cho mỗi công việc Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án Áp đặt một kỉ luật lên dự án Tăng cƣờng ý thức tập thể: việc trƣớc chƣa xong thì chƣa thể làm việc sau Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn: cần huy động đầy đủ tài nguyên (ngƣời, vật tƣ) trƣớc khi một công việc bắt đầu Cho phép xác định công việc nào là chủ chốt/không chủ chốt: tập trung sức ngƣời và tiền cho các công việc chủ chốt (không tập trung tràn lan) - Tại sao một số ngƣời quản lý dự án lại không xây dựng lịch biểu Lƣời biếng (Cách khắc phục: bắt phải làm) Thiếu kỹ năng, không đƣợc huấn luyện (Cách khắc phục: bắt đi học) Thiếu thời gian (Cách khắc phục: phải thấy rằng thà mất ít thời gian lúc đầu còn hơn mất nhiều thời gian về sau này) Thiếu sự hợp tác, không lấy đƣợc thông tin từ ngƣời khác. (Cách khắc phục: thuyết phục,.) Không nắm đƣợc mục đích, mục tiêu và các yêu cầu của dự án 2. Phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT Biểu đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique) hay CPM (Critical Path Method) Biểu đồ mũi tên 62 Là phƣơng pháp truyền thống. Sử dụng các kí hiệu và mô tả bằng lời.
Biểu đồ chứa nhiều nút tròn và mũi tên. Nút biểu diễn cho một mốc sự kiện (bắt đầu hay hoàn thành một công việc). Một nút chứa một mã số duy nhất. Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động (ví dụ: hoạt động "Thực hiện công việc A").
Phía trên mũi tên ghi mô tả về hoạt động này. Tại cuối mũi tên là 1 cặp số S-F (Start-Finish) 3. Sơ đồ Gantt Là một biểu đồ hộp (PDM - Precedence Diagramming Method) gồm các thành phần: - Hộp chữ nhật: biểu thị cho một công việc - Góc trên bên trái: ngày Bắt đầu Sớm (ES) và Kết thúc Sớm (EF) - Góc trên bên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS) và ngày Kết thúc Muộn (LF) - Góc dƣới bên trái: mã số của công việc - Góc dƣới bên phải: thời gian thực hiện công việc - Giữa hộp: mô tả công việc (động từ và bổ ngữ) - Mũi tên: thể hiện thứ tự công việc: F-S, S-S, F-F 63 - Tính ngày tháng cho các công việc: 64 Một công việc liên quan đến 4 ngày 1. BS (bắt đầu sớm- Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc 2.
KS (kết thúc sớm - Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc công việc 3. BM (bắt đầu muộn - Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu công việc 4. KM (kết thúc muộn - Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc công việc - Thực hiện D: BS = 5 => KS = 5 Tính lùi cho BM, KM - Thực hiện D: KM = 5 => BM = 5 - Thực hiện B: KM = 4 => BM = 2 - Thực hiện C: KM = 4 => BM = 4 Nguyên lý chung: 1. Ngày BS là ngày đầu tiên của hoạt động 2.
KS = BS + thời hạn - 1. BM = KM - thời hạn + 1. - Độ thƣ giãn KM - KS, hoặcKM - KS Công việc nào có độ thƣ giãn = 0 => là đƣờng găng (Critical path) - Đƣờng găng Đƣờng găng: làm khẩn trƣơng, không cho phép làm sai kế hoạch II. CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN 1.
Hình đồ tài nguyên Phân bố lực lƣợng, tài nguyên Có 3 loại tài nguyên: lao động, trang thiết bị, vật tƣ. - Ý tƣởng chung khi phân bổ tài nguyên Ƣu tiên cho các công việc trên đƣờng găng.