Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC CỦA UBND PHƯỜNG 1. Những vấn đề chung về chứng thực 1. Khái niệm về chứng thực Ngay từ khi mới thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, các văn bản về hoạt động chứng thực đã được ban hành để đáp ứng yêu cầu này. Các quan hệ dân sự, đất đai… những quan hệ, giao dịch không thể thiếu trong đời sống kinh tế xã hội đã được tiếp tục diễn ra bình thường trong thời kỳ chuyển chế độ.
Điều này đảm bảo sự ổn định kinh tế - xã hội, ổn định đời sống của nhân dân và bước đầu tạo đà cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Chính vì vậy, có thể nói hoạt động chứng thực đã ra đời như một tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước và là công cụ phục vụ đời sống nhân dân, kinh tế của người dân – một công cụ đáng tin cậy và có sức mạnh. Tìm hiểu khái niệm chứng thực, có thể tiếp cận theo một số góc độ sau - Theo Tiếng anh, chứng thực (Certify) có nghĩa là chính thức chứng nhận. - Theo Từ điển tiếng việt thông dụng do Nhà xuất bản giáo dục ấn hành năm 1995, chứng thực là xác nhận đúng sự thật.
Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực là việc tổ chức hoặc cá nhân với tư cách là người làm chứng xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện. Ở đây chủ thể của 11 Luan van việc thực hiện chứng thực có thể là tổ chức, cá nhân với tư cách là người làm chứng và sự chứng nhận mang tính khách quan. - Theo khía cạnh khác, trên diễn đàn khoa học hành chính công ở Việt Nam hiện nay, ở bình diện chung, nhiều nhà khoa học nhìn nhận chứng thực như một loại dịch vụ công mà nhà nước cung ứng cho công dân để phục vụ đời sống xã hội hàng ngày. Cách tiếp cận này còn khá mới mẻ ở Việt Nam, coi người dân là “ Khách hàng ” và Nhà nước có nghĩa vụ cung ứng, phục vụ nhân dân.
Quan điểm này có tính hợp lý và không chỉ ngày càng được thừa nhận rộng rãi mà còn được cụ thể hóa trong các chương trình, cương lĩnh của Đảng, pháp luật của nhà nước, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay chúng ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân, chuyển dần từ nền hành chính truyền thống mang nặng tính “Cai trị ” sang mô hình nền hành chính hiện đại – nền hành chính “ Phục vụ”. Nhà nước ta là nhà nước của dân, cán bộ, công chức là công bộc của dân, hết lòng chăm lo lợi ích của dân. Điều này có nghĩa, nếu coi chứng thực là một loại dịch vụ công mà nhà nước có trách nhiệm phải cung ứng cho người dân, thì ở khía cạnh kia nhà nước phải quản lý chứng thực sao cho tốt, để nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công của mình, đáp ứng tốt nhu cầu của công dân, phục vụ sự phát triển của xã hội. Đây cũng chính là “ kim chỉ nam” cho sự đổi mới về công tác cải cách tư pháp hiện nay, trong đó nội dung cải cách công tác chứng thực (cùng với giám định tư pháp, trợ giúp pháp lý, và một số nội dung khác thuộc nội dung bổ trợ tư pháp).
Quan điểm khoa học hành chính công sẽ được đề cập sâu hơn ở phần sau để minh chứng cho việc thực hiện cải cách chứng thực khi mà vấn đề chứng thực được phân cấp mạnh cho cấp xã. - Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam 12 Luan van Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch [13] quy định. Điều 2: Giải thích từ ngữ “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. “ Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan tổ chức có thẩm quyền Điều 18: Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính 1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
* Đối tượng được thực hiện chứng thực Như vậy, Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch [13] quy định việc chứng thực bao gồm nhiều nội dung: chứng thực bản sao từ bản chính, 13 Luan van chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch. Như đã trình bày ở phần “ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu”, luận văn chỉ nghiên cứu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thuộc thẩm quyền UBND phường từ thực tiễn quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. UBND phường chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký là hoàn toàn phù hợp theo QĐ 5434/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội ngày 21/6/2009 [37] quy định: Điều 1. Các tổ chức hành nghề công chứng ( Văn phòng công chứng, phòng công chứng) được thực hiện công chứng tất cả các hợp đồng giao dịch của cá nhân, tổ chức theo quy định của Luật Công chứng và các quy định của pháp luật hiện hành.
Đối với các huyện, nơi chưa có tổ chức hành nghề công chứng hoạt động thì người tham gia hợp đồng, giao dịch tùy theo điều kiện có thể lựa chọn công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố hoặc chứng thực tại UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật. Trên địa bàn quận Thanh xuân hiện nay có phòng công chứng số 4 TP Hà Nội - Tầng 1 nhà N4Đ, đường Lê Văn Lương, khu đô thị Trung Hòa Nhân Chính và rất nhiều phòng công chứng, văn phòng công chứng trên toàn thành phố Hà Nội. * Mục đích của những văn bản, giấy tờ được chứng thực Việc thực hiện hoạt động chứng thực có ý nghĩa rất lớn trong đời sống hàng ngày của mọi người. Văn bản, giấy tờ được chứng thực sẽ là căn cứ để: - Xác nhận bản phô tô là đúng với bản chính, tránh tẩy xóa, sửa chữa so với bản chính.
- Dùng cho nhiều mục đích cùng lúc thay cho bản chính chỉ có 01 bản - Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản. 14 Luan van - Đảm bảo tính hiệu quả, an toàn và hợp pháp cho các giao dịch, tránh xảy ra tranh chấp khi có sự sai sót khi nộp và đối chiếu hồ sơ. * Phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng Công chứng và chứng thực là hai khái niệm, hai hoạt động hoàn toàn khác nhau. Tuy vậy, đến nay vì một số lý do khác nhau nên vẫn tồn tại sự nhầm lẫn, đồng nhất hai hoạt động này với nhau, khiến cho quá trình tuyên truyền pháp luật về công chứng, chứng thực đến người dân gặp không ít khó khăn.
Ta có thể so sánh hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực theo một số tiêu chí sau: Tiêu Công chứng Chứng thực chí Khái Là việc công chứng viên của một - “Chứng thực bản sao từ niệm tổ chức hành nghề công chứng chứng bản chính” là việc cơ quan, tổ nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp chức có thẩm quyền theo quy đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn định tại Nghị định này căn cứ vào bản, tính chính xác, hợp pháp, không bản chính để chứng thực bản sao trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy là đúng với bản chính. tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng - “Chứng thực chữ ký” là nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy việc cơ quan, tổ chức có thẩm định pháp luật phải công chứng hoặc cá quyền theo quy định tại Nghị định nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công này chứng thực chữ ký trong giấy chứng. tờ, văn bản là chữ ký của người (Khoản 1 Điều 2 Luật công yêu cầu chứng thực. chứng 2014) 15 Luan van - “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
( Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) Thẩm Do cơ quan bổ trợ tư pháp thực Chủ yếu cho cơ quan nhà quyền hiện. nước thực hiện. - Phòng công chứng (do UBND - Phòng Tư pháp. cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị - UBND xã, phường.
sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, - Cơ quan đại diện ngoại có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng). giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và - Văn phòng công chứng (do 02 Cơ quan khác được ủy quyền thực công chứng viên hợp danh trở lên thành hiện chức năng lãnh sự của Việt lập theo loại hình tổ chức của công ty Nam ở nước ngoài. hợp danh, có con dấu và tài khoản - Công chứng viên. riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ Tùy từng loại giấy tờ mà về tài chính bằng nguồn thu từ phí công thực hiện chứng thực ở các cơ chứng, thù lao công chứng và các quan khác nhau.
nguồn thu hợp pháp khác).