Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp a) Khái niệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp - Tổ chức: Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có nghĩa, sự vật không thể tồn tại mà không có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố nội tại theo cách nhất định.
Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự nhiên và xã hội. Còn theo nghĩa hẹp hơn thì tổ chức được xem là sự kết hợp của những cá thể độc lập có cùng mục đích. Theo từ điển tiếng Việt thì “Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao” [25, 1249]. Để phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài ta hiểu tổ chức với nghĩa là động từ, theo các cách hiểu này thì tổ chức có các đặc điểm sau: Kết hợp các nỗ lực của các thành viên; có mục đích chung; có sự phân công lao động; có hệ thống thứ bậc quyền lực điều hành.
Các đặc điểm này cũng có thể được xem như các nguyên tắc của tổ chức và nếu muốn đạt được các mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo các nguyên tắc trên. Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số hoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ không có kết quả. Tổ chức là công cụ để đạt được mục tiêu, giúp con người phối hợp hoàn thành những điều mà họ không thể hoàn thành được nếu hoạt động riêng lẻ. - Quản lý: Thuật ngữ “quản lý” thường được hiểu theo những cách khác nhau tuỳ theo góc nhìn khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu.
Luan van 8 Mỗi lĩnh vực khoa học có định nghĩa về quản lý dưới góc độ riêng của mình và nó phát triển ngày càng sâu rộng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội. Theo nghĩa rộng, “quản lý là sự tác động có mục tiêu lên đối tượng xác định nhằm mục đích ổn định hoặc thay đổi trạng thái của đối tượng đó để đạt mục tiêu đã đặt ra” [26]. Hoặc “Quản lý là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định”[28]. Các khái niệm này mới chỉ ra sự cần thiết phải có quản lý khi có sự phối hợp hoạt động của nhiều người và mục đích của quản lý, chưa chỉ ra phương thức tiến hành quản lý.
Điều này có nghĩa là tổ chức có trước quản lý. Dưới góc độ chính trị, “quản lý được xem là phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu chung của một nhóm người, một tổ chức, một cơ quan, hay nói rộng hơn là một nhà nước” [19, 176]. Trên cơ sở kế thừa những thành quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu trên, ta có thể đưa ra quan niệm về quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực khác nhau. Mỗi chủ thể tương ứng với khách thể và mục tiêu đưa ra khác nhau sẽ có phương thức quản lý khác nhau.
Ngoài ra, bối cảnh xã hội và mức độ đầy đủ của các nguồn lực cũng là các yếu tố chi phối đến hoạt động quản lý. - Khái niệm “tổ chức và quản lý công tác lưu trữ” Về công tác lưu trữ, trong giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền. Theo các tác giả trên, “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [15, 15].TS Văn Tất Thu cũng cho rằng: “Công tác lưu trữ theo nghĩa rộng là một lĩnh vực trong hoạt động của Nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”[22,25]. Như vậy, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra trong các công trình nghiên cứu tiêu biểu của Việt Nam về cơ bản có sự thống nhất với nhau.
Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đưa ra khái niệm về hoạt động lưu trữ và định nghĩa rằng đây “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”[18]. Khái niệm này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ cơ Luan van 9 bản của công tác lưu trữ và rõ ràng hẹp hơn khái niệm công tác lưu trữ nói chung. Theo chúng tôi, hoạt động lưu trữ chỉ là một phần nội dung thuộc công tác lưu trữ. Trên cơ sở nghiên cứu và kế thừa các quan điểm trên ta có thể quan niệm: Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của các cơ quan quản lý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Thực tiễn cho thấy, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của bất kỳ quốc gia nào, được thực hiện theo những chuẩn mực có tính khoa học và quy định định của nhà nước. Nói rộng ra, công tác lưu trữ được thực hiện trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và tạo nên thực tiễn đa dạng, phong phú, đạt đến trình độ khác nhau ở mỗi nước khác nhau tùy thuộc vào nhận thức, điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ…. Chủ thể tham gia/thực hiện công tác lưu rất đa dạng, với những vai trò và vị trí khác nhau. Trong đó, nhà nước là chủ thể đóng vai trò chi phối việc thực hiện công tác lưu trữ, có trách nhiệm ban hành chính sách, pháp luật để công tác lưu trữ được thực hiện đồng bộ, thống nhất, đảm bảo đạt mục tiêu đặt ra.
Các đối tượng còn lại trong xã hội chịu sự chi phối của Nhà nước và có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ. Đó là các pháp nhân, thể nhân có sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình hoặc tham gia cung cấp các dịch vụ về lưu trữ. Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn TLLT và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của xã hội. Vì là lĩnh vực hoạt động của xã hội nên công tác này phải được tổ chức và quản lý nhằm đảm bảo sự thống nhất, phát triển, hiệu quả….
Chúng tôi đồng thuận với cách hiểu của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình về tổ chức quản lý công tác lưu trữ được trình bày trong luận án Tiến sĩ “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” bảo vệ năm 2016. Theo tác giả, tổ chức quản lý công tác lưu trữ là “tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả TLLT”. Luan van 10 Nội dung quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan chức năng là ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình, tùy thuộc vào loại hình pháp nhân hay thể nhân có thể thực hiện một/một số hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức và quản lý TLLT của mình: ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
Cùng với việc bảo quản TLLT, công tác lưu trữ còn có nhiệm vụ quan trọng là đáp ứng nhu cầu thông tin cho xã hội và cho người dân. Lưu trữ có vai trò quan trọng như là trung tâm thông tin, đảm bảo việc tiếp cận thông tin quá khứ. Các lưu trữ phối hợp giải quyết nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, điều hành nhà nước hiệu quả cũng như nhận thức quá khứ một cách khoa học. “Lưu trữ - là mức độ tiến bộ của văn minh loài người và là một phần quan trọng của di sản văn hóa thế giới”.
Tất nhiên, để bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị của TLLT, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức cần phải làm sao cho công tác lưu trữ có điều kiện phát triển trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp luật. Nói cách khác, công tác lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp phải được tổ chức và quản lý tốt nhằm khai thác tối đa giá trị TLLT phục vụ cho nhu cầu hoạt động của bản thân và nhu cầu của xã hội theo quy định của pháp luật. - Doanh nghiệp: Theo Từ điển tiếng Việt với nghĩa là danh từ thì “Doanh nghiệp là đơn vị kinh doanh”, với nghĩa là động từ doanh nghiệp được hiểu là “Làm các công việc kinh doanh”[24, 333]. Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu của đề tài thì ta hiểu doanh nghiệp với nghĩa là danh từ với nghĩa này theo Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 thì “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh”[17] .