Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển kinh tế xã hội hiện nay, công tác lưu trữ đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc bảo quản và khai thác tài liệu phục vụ quản lý, sản xuất kinh doanh. Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) với gần 7.400 cán bộ công nhân viên, hoạt động trên địa bàn 24 quận huyện, là một doanh nghiệp nhà nước trọng điểm trong ngành điện lực. Công tác lưu trữ tại EVNHCMC đã có những bước đầu đầu tư cơ sở vật chất và tổ chức bộ máy, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế như thiếu hệ thống văn bản quy định hoàn chỉnh, nhân sự chưa được đào tạo bài bản, tài liệu lưu trữ bị hư hỏng và khai thác chưa hiệu quả. Nghiên cứu nhằm khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC từ năm 2010 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác này. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao năng lực quản lý tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ tốt hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của EVNHCMC, đồng thời làm tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp nhà nước khác.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết về tổ chức và quản lý, trong đó tổ chức được hiểu là sự kết hợp các cá thể độc lập nhằm đạt mục tiêu chung, có sự phân công lao động và hệ thống quyền lực điều hành. Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể đến khách thể nhằm ổn định hoặc thay đổi trạng thái để đạt mục tiêu đề ra. Công tác lưu trữ được định nghĩa là hoạt động bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu phục vụ lợi ích xã hội và doanh nghiệp. Lý thuyết về tổ chức quản lý công tác lưu trữ nhấn mạnh nguyên tắc tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu. Các khái niệm chuyên ngành như tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, và khai thác sử dụng tài liệu được vận dụng để phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để phân tích khách quan thực trạng công tác lưu trữ tại EVNHCMC. Các phương pháp cụ thể gồm:

  • Phân tích, tổng hợp: Thu thập và tổng hợp hệ thống cơ sở lý luận, pháp luật và thực tiễn công tác lưu trữ tại EVNHCMC.
  • So sánh: Đối chiếu thực tiễn với các quy định pháp luật và các nghiên cứu trước đây để xác định đặc điểm và hạn chế.
  • Thống kê: Thu thập, tổng hợp và trình bày số liệu về khối lượng tài liệu, nhân sự, cơ sở vật chất và các hoạt động lưu trữ.
  • Hệ thống: Hệ thống hóa các đặc điểm nổi bật và các vấn đề tồn tại trong công tác lưu trữ.

Nguồn dữ liệu chính là số liệu khảo sát thực tế tại EVNHCMC, các văn bản pháp luật, quy định của EVN và EVNHCMC, báo cáo công tác lưu trữ, cùng các tài liệu tham khảo chuyên ngành. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ bộ phận lưu trữ tại Văn phòng Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc, với thời gian khảo sát từ năm 2010 đến nay.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ: EVNHCMC đã thành lập bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng Công ty với 01 cán bộ chuyên trách có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ. Tuy nhiên, nhân sự còn mỏng, chưa đáp ứng khối lượng công việc lớn với gần 7.400 cán bộ công nhân viên.

  2. Khối lượng tài liệu lưu trữ: Tổng khối lượng tài liệu hiện được bảo quản tại kho lưu trữ là khoảng 958 mét tài liệu, trong đó 380 mét đã được chỉnh lý. Tài liệu chủ yếu là hành chính phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh, còn tài liệu chuyên ngành và khoa học kỹ thuật chiếm tỷ lệ nhỏ.

  3. Cơ sở vật chất và bảo quản: EVNHCMC có kho lưu trữ chuyên dụng diện tích khoảng 700m² tại khu công nghiệp Vĩnh Lộc, được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy, điều hòa, máy hút ẩm và giá kệ theo tiêu chuẩn quốc gia. Tuy nhiên, ba kho lưu trữ không chuyên dụng tại trụ sở chính còn xuống cấp, gây ẩm ướt làm hư hại tài liệu.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin: EVNHCMC đã bắt đầu triển khai phần mềm lưu trữ điện tử thử nghiệm, dự kiến áp dụng rộng rãi từ năm 2021. Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu và ứng dụng CNTT trong lưu trữ còn hạn chế, chưa đồng bộ và chưa khai thác hiệu quả.

  5. Kiểm tra, đánh giá và cải tiến: Trong 5 năm gần đây, EVNHCMC tổ chức 4 đợt kiểm tra công tác lưu trữ, phát hiện nhiều bất cập như nhân viên chưa nắm chắc quy trình, kho lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn, thiết bị phòng cháy chữa cháy chưa đầy đủ. Việc đánh giá nhân viên lưu trữ còn chung chung, thiếu công cụ chuyên môn.

Thảo luận kết quả

Các kết quả trên cho thấy EVNHCMC đã có những bước đầu tổ chức quản lý công tác lưu trữ theo quy định pháp luật và hướng dẫn của EVN, với bộ máy và cơ sở vật chất tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, nhân sự mỏng và chưa được đào tạo chuyên sâu là nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả công tác lưu trữ. Việc kho lưu trữ không chuyên dụng xuống cấp ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bảo quản tài liệu, làm tăng nguy cơ hư hỏng và mất mát. So với các nghiên cứu trước đây về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước, EVNHCMC có quy mô lớn và phạm vi hoạt động rộng, đòi hỏi mô hình tổ chức quản lý lưu trữ phải linh hoạt, hiện đại và ứng dụng công nghệ cao hơn. Việc ứng dụng CNTT còn hạn chế cũng là điểm nghẽn cần khắc phục để nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu. Các biểu đồ thể hiện tỷ lệ tài liệu đã chỉnh lý so với tổng tài liệu, số lượng nhân sự lưu trữ theo trình độ, và mức độ đầu tư cơ sở vật chất sẽ minh họa rõ nét hơn thực trạng hiện tại. Kết quả nghiên cứu góp phần làm rõ thực trạng và nguyên nhân tồn tại, từ đó làm cơ sở đề xuất các giải pháp phù hợp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường nhân sự và đào tạo chuyên môn: Tuyển dụng thêm cán bộ lưu trữ có trình độ đại học chuyên ngành, đồng thời tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ định kỳ nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và nhận thức về vai trò công tác lưu trữ. Mục tiêu đạt đủ nhân lực đáp ứng khối lượng công việc trong vòng 1-2 năm, do Ban Lãnh đạo EVNHCMC phối hợp với các cơ sở đào tạo thực hiện.

  2. Nâng cấp và mở rộng cơ sở vật chất: Đầu tư cải tạo, nâng cấp các kho lưu trữ không chuyên dụng tại trụ sở chính để đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản tài liệu, đồng thời xây dựng thêm kho lưu trữ chuyên dụng gần trung tâm để thuận tiện khai thác. Thời gian thực hiện trong 2-3 năm, do Ban Quản lý dự án và Ban Hành chính Tổng Công ty chủ trì.

  3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Hoàn thiện và triển khai rộng rãi phần mềm lưu trữ điện tử, tăng cường số hóa tài liệu, áp dụng công nghệ quản lý tài liệu hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu. Mục tiêu hoàn thành trong vòng 1 năm, do Ban Công nghệ thông tin phối hợp với bộ phận lưu trữ thực hiện.

  4. Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ: Thiết lập các tiêu chí đánh giá chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ, áp dụng công cụ đánh giá định kỳ để nâng cao trách nhiệm và chất lượng công việc. Thời gian triển khai trong 6 tháng, do Ban Nhân sự và Văn phòng Tổng Công ty phối hợp thực hiện.

  5. Tăng cường kiểm tra, giám sát và cải tiến liên tục: Thiết lập kế hoạch kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác lưu trữ, đồng thời xây dựng cơ chế khen thưởng, xử lý vi phạm nhằm nâng cao ý thức và hiệu quả công tác lưu trữ. Thực hiện liên tục, do Ban Kiểm tra và Văn phòng Tổng Công ty đảm nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp nhà nước: Giúp hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng và cách tổ chức quản lý công tác lưu trữ hiệu quả, phục vụ quản lý điều hành và phát triển doanh nghiệp.

  2. Cán bộ làm công tác lưu trữ và văn thư: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, quy trình tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu, đồng thời nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành lưu trữ học, quản trị văn phòng: Là tài liệu tham khảo quý giá về thực trạng và giải pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước quy mô lớn.

  4. Các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ: Hỗ trợ đánh giá, xây dựng chính sách và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với doanh nghiệp nhà nước?
    Công tác lưu trữ giúp bảo quản an toàn tài liệu, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và bảo vệ quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp. Ví dụ, EVNHCMC sử dụng tài liệu lưu trữ để tổng kết kinh nghiệm và phục vụ kiểm tra nội bộ.

  2. Những khó khăn chính trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC là gì?
    Nhân sự mỏng, chưa được đào tạo bài bản; kho lưu trữ xuống cấp; ứng dụng CNTT chưa đồng bộ; thiếu công cụ đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ. Điều này làm giảm chất lượng bảo quản và khai thác tài liệu.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ?
    Cần hoàn thiện phần mềm lưu trữ điện tử, đẩy mạnh số hóa tài liệu, đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ mới và xây dựng quy trình quản lý tài liệu điện tử. EVNHCMC đang thử nghiệm phần mềm lưu trữ điện tử và dự kiến triển khai rộng rãi.

  4. Vai trò của kiểm tra, đánh giá trong công tác lưu trữ là gì?
    Kiểm tra, đánh giá giúp phát hiện kịp thời sai sót, nâng cao ý thức trách nhiệm, cải tiến quy trình và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. EVNHCMC đã tổ chức 4 đợt kiểm tra trong 5 năm qua nhằm cải thiện công tác lưu trữ.

  5. Làm thế nào để xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ?
    Xây dựng tiêu chí đánh giá dựa trên trình độ chuyên môn, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ, chất lượng tài liệu quản lý và khả năng ứng dụng công nghệ. Áp dụng đánh giá định kỳ và phản hồi để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

Kết luận

  • Công tác lưu trữ tại EVNHCMC đã được tổ chức với bộ máy và cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, nhưng còn nhiều hạn chế về nhân sự, cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ.
  • Khối lượng tài liệu lưu trữ lớn, chủ yếu là tài liệu hành chính phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh, trong đó phần lớn tài liệu đã được chỉnh lý và bảo quản tại kho chuyên dụng.
  • Việc ứng dụng CNTT trong lưu trữ còn hạn chế, cần đẩy mạnh số hóa và triển khai phần mềm lưu trữ điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào tăng cường nhân sự, nâng cấp cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ, xây dựng hệ thống đánh giá và tăng cường kiểm tra, giám sát.
  • Nghiên cứu có giá trị thực tiễn cao, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại EVNHCMC và có thể làm tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp nhà nước khác.

Hành động tiếp theo: EVNHCMC cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-3 năm tới để hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, cập nhật công nghệ mới nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời đại số. Các doanh nghiệp và cơ quan quản lý nên tham khảo kết quả nghiên cứu để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong tổ chức mình.