Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu tại các cơ quan nhà nước, đặc biệt là tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Viện Hàn lâm). Với hơn 40 năm hình thành và phát triển, Viện Hàn lâm đã tích lũy một khối lượng tài liệu đa dạng, phong phú về nội dung và thành phần, phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm còn tồn tại nhiều hạn chế như việc thu thập tài liệu chưa kịp thời, tài liệu chưa được chỉnh lý đồng bộ, công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu còn nhiều khó khăn. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm từ năm 2011 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu các phông lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển khoa học và công nghệ của đất nước. Nghiên cứu tập trung vào các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ. Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, tiết kiệm thời gian và chi phí trong công tác lưu trữ, đồng thời góp phần bảo vệ lợi ích của cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan. Các chỉ số như diện tích kho lưu trữ gần 200m2, số lượng viên chức lưu trữ chuyên môn cao, và hơn 600 mét giá tài liệu được bảo quản là những dữ liệu cụ thể minh chứng cho quy mô và tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ tại Viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý hành chính nhà nước và lưu trữ học hiện đại để phân tích hiệu quả hoạt động lưu trữ. Hai lý thuyết trọng tâm bao gồm:

  1. Lý thuyết hiệu quả quản lý hành chính: Hiệu quả được hiểu là mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra, bao gồm các yếu tố tài chính, xã hội và môi trường. Lý thuyết này nhấn mạnh việc đo lường hiệu quả dựa trên các tiêu chí cụ thể và mục tiêu định hướng rõ ràng.

  2. Lý thuyết lưu trữ học: Tập trung vào các khái niệm về tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ và hiệu quả hoạt động lưu trữ. Các khái niệm chính gồm: thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, thống kê và tra cứu tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các khái niệm chuyên ngành như "phông lưu trữ", "bảng thời hạn bảo quản hồ sơ", "công cụ tra cứu tài liệu", "hội đồng xác định giá trị tài liệu" được vận dụng để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính khách quan và toàn diện:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập số liệu từ kho lưu trữ Viện Hàn lâm, báo cáo thống kê hàng năm, các văn bản pháp luật liên quan như Luật Lưu trữ năm 2011, Quyết định số 1601/QĐ-VHL, và khảo sát thực tế tại Phòng Hành chính - Lưu trữ.

  • Phương pháp chọn mẫu: Lấy mẫu toàn bộ tài liệu lưu trữ tại kho với diện tích khoảng 600 mét giá tài liệu, cùng khảo sát viên chức lưu trữ và các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích tổng hợp để đánh giá thực trạng, so sánh các tiêu chí hiệu quả hoạt động lưu trữ với yêu cầu pháp luật và thực tiễn; phương pháp khảo sát thực tế để thu thập thông tin về tổ chức, nhân sự, trang thiết bị; phương pháp so sánh để đối chiếu giữa các khâu nghiệp vụ lưu trữ và thực trạng thực hiện.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2019, gắn liền với việc thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức và nhân sự lưu trữ: Phòng Hành chính - Lưu trữ có 7 viên chức, trong đó đa số có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng, đảm bảo yêu cầu chuyên môn. Tuy nhiên, thâm niên công tác và đào tạo về công nghệ thông tin còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng công nghệ trong lưu trữ.

  2. Thực trạng thu thập và chỉnh lý tài liệu: Kho lưu trữ có diện tích gần 200m2 với khoảng 600 mét giá tài liệu. Việc thu thập tài liệu chưa thường xuyên, tài liệu thu về còn bó gói, chưa được lập hồ sơ đầy đủ, chưa có danh mục thành phần tài liệu nộp lưu. Tỷ lệ tài liệu được chỉnh lý khoa học mới đạt khoảng 40%, gây khó khăn trong quản lý và tra cứu.

  3. Xác định giá trị và bảo quản tài liệu: Viện đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Quyết định số 1601/QĐ-VHL năm 2008. Tuy nhiên, quy định này đã lạc hậu, cần cập nhật để phù hợp với thực tế. Công tác bảo quản được chú trọng với trang thiết bị hiện đại như điều hòa, máy hút ẩm, bình chữa cháy, nhưng diện tích kho lưu trữ đang quá tải, cần mở rộng.

  4. Khai thác và sử dụng tài liệu: Trung bình mỗi năm có khoảng 300 lượt người khai thác với 600 văn bản được phục vụ. Các hình thức khai thác đa dạng như phòng đọc, photocopy, sao y bản chính, gửi email. Tuy nhiên, công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục hồ sơ truyền thống và phần mềm quản lý văn bản chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu tra cứu nhanh, chính xác.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế là do thiếu đồng bộ trong quy trình nghiệp vụ lưu trữ, chưa có văn bản hướng dẫn chi tiết về thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu, và hạn chế về nguồn lực đầu tư cho công tác chỉnh lý và ứng dụng công nghệ thông tin. So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ học, kết quả này phản ánh thực trạng chung của nhiều cơ quan nhà nước trong việc chuyển đổi số và hiện đại hóa lưu trữ. Việc thiếu kế hoạch thu thập tài liệu cụ thể và chưa xây dựng bảng kê khung phân loại chi tiết làm giảm hiệu quả quản lý tài liệu. Bên cạnh đó, việc bảo quản tài liệu trong điều kiện kho lưu trữ quá tải tiềm ẩn nguy cơ mất mát, hư hỏng tài liệu quý giá. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỉ lệ tài liệu chỉnh lý theo năm, bảng thống kê số lượt khai thác tài liệu và sơ đồ tổ chức nhân sự phòng lưu trữ để minh họa rõ hơn thực trạng. Ý nghĩa của kết quả nghiên cứu là làm rõ các điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm, từ đó làm cơ sở khoa học để đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ: Xây dựng và ban hành các văn bản quy định rõ ràng về thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu, quy trình lập hồ sơ, giao nộp, chỉnh lý và tiêu hủy tài liệu. Thời gian thực hiện trong vòng 12 tháng, do Ban Giám đốc Viện phối hợp với Phòng Hành chính - Lưu trữ chủ trì.

  2. Nâng cao năng lực và đào tạo chuyên môn cho viên chức lưu trữ: Tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ thông tin, kỹ thuật số hóa tài liệu và nghiệp vụ lưu trữ hiện đại nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng ứng dụng công nghệ. Mục tiêu đạt 100% viên chức lưu trữ được đào tạo trong 18 tháng, do Phòng Tổ chức cán bộ phối hợp với các đơn vị đào tạo thực hiện.

  3. Đầu tư mở rộng kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản: Bố trí thêm kho lưu trữ mới với diện tích phù hợp, trang bị hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại để đảm bảo bảo quản tài liệu an toàn. Kế hoạch thực hiện trong 24 tháng, do Ban Quản lý dự án và Phòng Hành chính - Lưu trữ phối hợp thực hiện.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu: Phát triển và triển khai hệ thống kho lưu trữ điện tử tích hợp công cụ tra cứu thông minh, số hóa tài liệu và quản lý tài liệu điện tử theo tiêu chuẩn quốc gia. Mục tiêu hoàn thành hệ thống trong 36 tháng, do Phòng Công nghệ thông tin phối hợp với Phòng Hành chính - Lưu trữ thực hiện.

  5. Tăng cường công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về vai trò lưu trữ: Tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm nhằm nâng cao nhận thức của lãnh đạo và viên chức về tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ, thúc đẩy sự phối hợp giữa các đơn vị trong việc giao nộp và sử dụng tài liệu. Thời gian thực hiện liên tục hàng năm, do Ban Tuyên giáo và Phòng Hành chính - Lưu trữ phối hợp tổ chức.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam: Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, từ đó có chính sách chỉ đạo phù hợp.

  2. Viên chức làm công tác lưu trữ và văn thư tại các cơ quan nhà nước: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, các tiêu chí đánh giá hiệu quả và phương pháp cải tiến công tác lưu trữ.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản lý hành chính: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận và thực tiễn hoạt động lưu trữ trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0.

  4. Các đơn vị quản lý tài liệu khoa học và công nghệ: Hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lý tài liệu khoa học hiệu quả, bảo đảm khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ nghiên cứu và phát triển.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm có vai trò gì trong phát triển khoa học?
    Hoạt động lưu trữ bảo quản và cung cấp tài liệu nghiên cứu khoa học, giúp các nhà khoa học tiếp cận thông tin chính xác, phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết và hoạch định chiến lược phát triển khoa học công nghệ.

  2. Những khó khăn chính trong công tác lưu trữ hiện nay là gì?
    Khó khăn gồm việc thu thập tài liệu chưa kịp thời, tài liệu chưa được chỉnh lý đầy đủ, kho lưu trữ quá tải, hạn chế về ứng dụng công nghệ thông tin và thiếu văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ?
    Cần hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, đào tạo nhân sự, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ số hóa và xây dựng hệ thống kho lưu trữ điện tử hiện đại.

  4. Công cụ tra cứu tài liệu hiện tại có đáp ứng nhu cầu không?
    Hiện công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục hồ sơ truyền thống và phần mềm quản lý văn bản, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu tra cứu nhanh và chính xác, cần phát triển thêm hệ thống tra cứu thông minh.

  5. Tài liệu lưu trữ có được bảo mật không?
    Có, Viện Hàn lâm áp dụng chế độ bảo mật nghiêm ngặt, phân loại tài liệu theo mức độ mật và chỉ cho phép khai thác, sử dụng theo thẩm quyền quy định nhằm bảo vệ thông tin bí mật quốc gia và cơ quan.

Kết luận

  • Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có hệ thống lưu trữ tài liệu phong phú, đóng vai trò quan trọng trong quản lý và phát triển khoa học công nghệ.
  • Thực trạng hoạt động lưu trữ còn nhiều hạn chế như thu thập tài liệu chưa đồng bộ, chỉnh lý tài liệu chưa đầy đủ, kho lưu trữ quá tải và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế.
  • Luận văn đã đề xuất các giải pháp cụ thể về hoàn thiện văn bản chỉ đạo, nâng cao năng lực nhân sự, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ số và tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức.
  • Các giải pháp được đề xuất có thể thực hiện trong vòng 1-3 năm, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển khoa học và công nghệ trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0.
  • Kêu gọi các cấp lãnh đạo và đơn vị liên quan phối hợp triển khai các giải pháp để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm.