CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE HOAT ĐỘNG LƯU TRU VÀ HIỆU QUÁ HOẠT ĐỘNG LƯU TRU TẠI CÁC CƠ QUAN, TO CHỨC 1. Cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ 1. Các khái niệm có liên quan Trong hệ thống lý luận về lưu trữ học có nhiều khái niệm như: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, hoạt động lưu trữ, lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên trong phạm vi đối tượng nghiên cứu, tác giả xin hệ thống hoá các khái niệm có liên đến đề tài luận văn bao gồm: Khái niệm tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan và hoạt động lưu trữ.
Khái niệm tai liệu lưu trữ Khái niệm “tài liệu lưu trữ” là một trong những khái niệm nền tảng cho công tác lưu trữ. Hiện có rất nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ này. Theo cách hiểu thông thường, tài liệu lưu trữ (TLLT) là những tai liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Theo nghĩa chuyên ngành, TLLT được định nghĩa: Theo Hội đồng Lưu trữ quốc tế “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về sự sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục dich sử dụng riêng cua họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì gid trị lưu trữ của chung” [11; tr.
Lưu trữ học Mác xít giải thích: “Tai liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ ”Ƒ7; tr. Trong cuốn Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh, TLLT được hiểu “la bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quả trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phụ vụ cho các mục dich chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sứ. của toàn xã hội” [29, tr. 73] Khoản 2, Điều 3 Luật Liên bang về Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga năm 2004 do TS.
Nguyễn Lệ Nhung dịch TLLT được định nghĩa: “Jd vat mang tin, có những đặc điểm riêng cho phép phân biệt chúng và được lưu giữ vi có gid tri vé vat liéu mang tin va thông tin đối với công dân, xã hội và nhà nước ” [4S]. Có thể nói, có nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau về TLLT nhưng trong luận văn này, tác giả thống nhất sử dụng khái niệm về TLLT của nước ta được quy định tại, Khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011: “Tai liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thể bang bản sao hợp pháp ”[34]. - Đặc điểm của TLLT: Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tô chức và cá nhân; Có tính chính xác cao, thông tin cấp 1; Do nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước đăng ký bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Các loại hình tài liệu lưu trữ: TLLT phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Căn cứ theo thứ tự thời gian xuất hiện của tài liệu trong lịch sử văn minh nhân loại, các nhà lưu trữ học đã phân chia TLLT ra một số loại hình cơ bản: + Tài liệu lưu trữ hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về tô chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, quân sự, ngoại giao. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. + Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ: Là tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức và cá nhân về các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản, chế tạo sản pham công nghiệp, nghiên cứu khoa học, điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên.
+ Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: Là những tài liệu bằng hình ảnh, âm thanh có giá tri khoa học, lịch sử va thực tiễn, không kê thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được bảo quản trong các kho lưu trữ. + Tài liệu lưu trữ điện tử: Được quy định tại Khoản 1 Điều 13 của Luật Lưu trữ 2011: “Tai liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác ”[34|. Khái niệm tai liệu lưu trữ cơ quan Trong cuốn Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tô chức (2016) của tác giả Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường trình bày khái niệm tài TLLT cơ quan “Jd tdi liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, phan ánh chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn của cơ quan, có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sw, được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan dé sử dụng cho hiện tại và lâu dai” [33, tr. Phần lớn TLLT cơ quan có giá trị thực tiễn, chủ yếu phục vụ cho giải quyết các công việc do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quy định.
TLLT của cơ quan là tài sản của cơ quan thuộc quyền sử hữu và quản lý 10 của cơ quan. TLLT của cơ quan, đơn vi, sự nghiệp nhà nước là tài sản nha nước. Nhà nước phân cấp cho người đứng đầu trực tiếp quản lý. TLLT cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Khai niệm Lưu trữ co quan Trong Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 4 Điều 2, Lưu trữ cơ quan được xác định “Lưu frữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu leu trữ của cơ quan, tổ chức ” [34]. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan: Theo Luật Lưu trữ 2011 tại Điều 10 xác định Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: “Giúp người đứng dau cơ quan, tổ chức hướng dan việc lập hồ sơ và nộp lưu hô sơ, tài liệu. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị lài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị và theo quyết định của người đứng dau cơ quan, tổ chức” [34].
Khải niệm hoạt động lưu trữ Tại khoản 1, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm Hoạt động lưu trữ được hiểu là “hoat động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ "[34]. Đây là khái niệm mà tác giả sử dung trong suốt quá trình làm luận văn này. Khải niệm hiệu quả, hiệu quả hoạt động lưu trữ * Khái niệm hiệu quả Hiệu quả là thuật ngữ được sử dụng phổ biến để đánh giá hoạt động của nhiều ngành và lĩnh vực. Hiểu theo nghĩa rộng, hiệu quả thé hiện mối tương quan giữa các biến số đầu ra thu được so với các biến số đầu vào đã được sử dụng dé tạo ra những kết quả đầu ra đó.
Trong cuộc sống, hiệu quả được thể hiện đơn giản là đạt được một kết quả giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian, công sức vả nguôn lực nhât; hoặc có thê được hiêu là 11 kết quả mang lại ưu việt hơn trong cùng điều kiện thời gian, công sức, nguồn lực. Theo Từ điển Tiếng Việt của Hoàng Phê “hiệu qua” được hiểu /à kế: quả yêu cầu của việc làm mang lại [31, tr. Theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam của Nguyễn Lân, “hiệu quả” là kết quả chắc chan và rõ ràng. Hiệu quả theo Từ điển giải thích thuật ngữ hành chính là “kế? qua thực hiện một chủ trương, chính sách được xác định qua việc so sánh các kết quả đạt được với toàn bộ các nguồn lực đã sử dụng.
Hiệu quả thể hiện ở kết quả đạt được là toi da, chi phí là tối thiểu" [24, tr. Hiệu quả được tính theo công thức: Hiệu quả = Kết quả đạt được / Chỉ phí Ngoài các khái niệm đề cập trong các từ điển, mỗi góc độ tiếp cận khác nhau lại có khái niệm về hiệu quả khác nhau: Các nhà quản lý hành chính nhà nước cho rằng: Hiệu quả là sự so sánh giữa các chi phi đầu vào với các giá trị của đầu ra, sự tăng tối đa lợi nhuận và tối thiểu chi phi, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra trên đầu vào. Theo cách tiếp cận này thì hiệu quả chính là chỉ số so sánh giữa kết quả thu về với chi phí công sức bỏ ra [25; tr. Trên khía cạnh kinh tế, nhà kinh tế học Adam Smith cho rằng, hiệu quả nghĩa là kết quả đạt được trong hoạt động kinh tế, là doanh thu tiêu thụ hàng hoá.
Chính vì vậy, hiệu quả được hiểu với nghĩa là với chỉ tiêu phan ánh kết quả hoạt động kinh doanh, có thé do tăng chi phí mở rộng nguồn lực sản xuất. Doanh nghiệp cũng đạt hiệu quả nếu cùng một kết quả có hai mức chi phí khác nhau theo quan điểm này. Tác giả Huỳnh Đức Lộng cho rằng: Hiệu quả kinh tế của nền sản xuất xã hội là phạm vi kinh tế phản ánh yêu cầu tiết kiệm thời gian lao động xã hội 12 trong việc tạo ra kết quả hữu ích cho xã hội công nhận. Nó được biểu hiện qua các chỉ tiêu đặc trưng, xác định băng tỷ lệ so sánh giữa các chỉ tiêu phản ánh kết quả đạt được về mặt kinh tế với chỉ tiêu phản ánh chi phí bỏ ra hoặc nguồn lực huy động vào sản xuất [38; tr.