CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KHOA HỌC QUAN LY, THONG TIN KHOA HỌC VA CÔNG NGHỆ 1. Khái quát về tổ chức và khoa hoc quản lý 1. Khái niệm về tổ chức và khoa học quản lý Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức: Tổ chức là một nhóm các cá nhân làm việc cùng nhau hướng tới mục tiêu chung. Các tô chức có thể vì mục tiêu lợi nhuận, chăng hạn như các tô chức kinh doanh ma chúng ta rất quen thuộc (Microsoft, Wal-Mart, Honda), hoặc không vì mục tiêu lợi nhuận (như nhà thờ, hội, các trường đại học công).
Du vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận, các tổ chức có một đặc điểm chung: Chúng được tạo nên từ con người. Những nỗ lực của những người này phải được phối hợp đề tô chức đạt được mục tiêu của nó. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, Nguyễn Như Ý chủ biên, NXB Văn Hóa, 1999 “Tổ chức là tập hợp những người được tổ chức theo cơ cấu nhất định dé hoạt động vì lợi ích chung”. Hoặc “Tổ chức là đoàn thể do nhiều bộ phận hợp thành, với mục đích, tôn chỉ, cương lĩnh hoạt động”.
(Tt điển Từ và Ngữ Việt Nam, Nguyễn Lân, NXB TP. Hồ Chí Minh, 2000). Khoa học quản lý (KHOL): có đối tượng nghiên cứu là các quan hệ phát sinh trong quá trình hoạt động của các tô chức. Đó là quan hệ giữa tô chức với môi trường như khách hàng, những nhà cung cấp, các nhà phân phối, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức liên doanh liên kết, các cơ quan Nha nước, các tổ chức khác, hay mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể lao động trong tổ chức.
Khoa học quản lý cung cấp những kiến thức cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu sâu các môn học về quản lý tô chức theo lĩnh vực hoặc theo 12 ngành chuyên môn hóa. Khoa học quan lý là một khoa học liên ngành vì nó sử dụng tri thức của nhiều khoa học khác nhau: Quản lý chính là quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Đề ra quyết định cần có thông tin quản lý. Quá trình thu thập dữ liệu.
Chọn lọc và xử lý dữ liệu. Bảo quản thông tin, cung cấp thông tin cho những người ra quyết định. Các trường phải quan lý Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý: “Quan lý là biét được chính xác điêu bạn muôn người khác làm và sau đó thây được răng họ đã hoàn thành công việc một cách tôt nhât và rẻ nhât” (F. “Quản trị (quản lý) là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tô chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung”.
Đầu thế kỷ 20 Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là "nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác". Fayol cho rằng quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra. Những định nghĩa khác nhau trên xuất phát từ những trường phái khác nhau về quản lý. %* Trường phái cỗ điển về quản lý Trường phái cô điển về quan lý bao gồm hai lý thuyết chính.
Mét là “Lý thuyết quản lý theo khoa học” ở Hoa Kỳ của F.Taylor và các cộng sự của ông; hai là “Lý Thuyết về quản lý hành chính — tổ chức” của Henry 13 Fayol (ở Pháp), Max Weber (ở Đức), Chester Barnard, Luther Gulick va Lynda Urwich (6 Anh va Hoa Ky). + Ly thuyết quan lý theo khoa học (scientific management) Thuật ngữ “quan lý theo khoa học” được chính F.Taylor sử dụng dé đặt tên cho tác phâm của mình: “Các nguyên tắc quản lý theo khoa học” xuất bản năm 1911. Từ đó đến nay, thuật ngữ này dùng để chỉ tư tưởng của một nhóm tác giả ở Hoa Kì, đứng đầu là F.Taylor (1856-1915) muốn nâng cao hiệu quả quản lý bằng cách đưa ra các biện pháp tăng năng suất lao động của công nhân. Thuyết quản lý theo khoa học của Taylor F.Taylor dựa trên sự nghiên cứu và phân tích quá trình vận động của người sản xuất (thao tác), đề ra quy trình lao động hợp lý, không thừa, không trùng lặp, tốn ít thời gian và sức lực dé đạt năng suất cao.
Hợp lý hóa lao động (theo nghĩa rộng là tô chức lao động một cách khoa học) là đặc trưng nổi bật của thuyết F.Taylor — thuyết quản lý theo khoa học, một thuyết có giá trị lớn mở ra “kỷ nguyên vàng” trong quản lý ở Mỹ và ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ quản lý học của xã hội công nghiệp. Tư tưởng cơ bản về quản lý của Taylor thé hiện qua định nghĩa: “Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Nội dung chủ yếu của thuyết Taylor gồm: - Cải tạo các quan hệ quản lý - Tiêu chuẩn hóa công việc - Chuyên môn hóa lao động + Lý thuyết quản lý hành chính — tổ chức Là tên được đặt cho một nhóm các tư tưởng quản lý của một số tác giả ở Mỹ, Pháp, Anh, Đức. Nếu các lý thuyết quản lý theo khoa học tập trung vào việc nâng cao năng suất lao động ở cấp phân xưởng và theo hướng vi mô, thì 14 lý thuyết quản lý hành chính tập trung sự chú ý vào những nguyên tắc quản lý lớn áp dụng cho những cấp, bậc tổ chức cao hơn.
Trong lý thuyết quản lý hành chính, nổi bật là Henry Fayol của Pháp, Max Weber của Đức, Chetster Barnard của Mỹ. Lý thuyết quản lý của Henry Fayol Henry Fayol (1841 — 1925) là người đưa ra thuyết quản lý hành chính ở Pháp, được đánh giá là một Taylor của Châu Âu” là “người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại”. Fayol định nghĩa: Quản ly là sự dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Đó chính là năm chức năng co bản của nhà quản lý.
Fayol phân loại hoạt động của một hãng kinh doanh thành 6 nhóm: 1) Kỹ thuật; 2) Thương mai; 3) Tài chính; 4) An ninh bảo vệ người và tài sản; 5) Hạch toán, thống kê; 6) quản lý hành chính. Ông cho rằng quản lý hành chính có liên quan tới cả 5 nhóm hoạt động bên trên và là sự tổng hop bao trùm dé tao ra sức mạnh tổng hop của một tổ chức. Chức vụ cảng cao thì đòi hỏi khả năng quản lý hành chính càng lớn; còn ở cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất. Khác với Taylor xem xét mối quan hệ quản lý từ cấp thấp nhất của quản lý xí nghiệp công nghiệp, Fayol xem xét quản lý từ trên xuống, tập trung vào việc tô chức bộ máy lãnh đạo của các hãng lớn, Fayol đi đến kết luận rằng thành công của người quản lý không phải nhờ những phẩm chat cá nhân mà nhờ những phương pháp đã áp dụng và những nguyên tắc chỉ đạo hành động của người quản lý đó.
Nhắn mạnh vai trò quan trọng của các phương pháp và nguyên tắc khoa học là điểm chung giữa Taylor và Fayol trong cách tiếp cận về quản lý. Các nguyên tắc quản lý hành chính không cứng nhắc, tuyệt đối mà sự vận dụng nó phải căn cứ vào hoàn cảnh cụ thể, phải linh hoạt như một nghệ 15 thuật, đòi hỏi ở nhà quản lý trí thông minh, kinh nghiệm và sự quả quyết. Các nguyên tắc đó là: - Phân công lao động và chuyên môn hóa, nhằm tạo ra năng suất lao động cao. Phân công phải phù hợp, rõ ràng và tạo sự liên kết.
- Quyền hạn: Người quan lý phải có quyền hạn chính thức dé ra quyết định, đồng thời phải có uy tín cá nhân. Quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm. - Kỷ luật: Người lao động phải tự nguyện tuân thủ nội quy của tổ chức. Kỷ luật tốt là nhờ tổ chức quản lý, điều hành có hiệu lực, nhờ thực hiện công băng hợp lý trong đãi ngộ, nhờ thưởng phạt công minh.
- Chỉ huy thống nhất: Mỗi cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. - Chỉ đạo nhất quán: Lập một cơ quan quản lý chỉ đạo duy nhất, có năng lực, hoạt động mạnh, có khả năng đưa ra được những quyết định dứt khoát, rõ ràng, chính xác. - Hài hòa lợi ích: Cá nhân phục tùng lợi ích chung, bộ phận phục tùng lợi ích toàn bộ tổ chức. Quản lý phải xử lý hài hòa khi có mâu thuẫn, xung đột lợi ích.
- Thù lao hợp lý, trả công thỏa đáng và sòng phăng. - Tập trung quyền lực quản lý: Có hệ thống quyền lực thông suốt từ cao nhất đến thấp nhất. Việc ra quyết định phải tập trung vào cấp có quyền cao nhất. - Sự hợp tình hợp lý: Những người lao động cần được đối xử một cách công bằng và hợp tình hợp lý.
- Ôn định chức trách: Hạn chê việc thuyên chuyên, đôi việc, tạo điều kiện học tập và tích lũy kinh nghiệm. - Kiểm tra tất cả mọi công viéc. - Sáng tạo: Trao đủ quyền chủ động cho cấp dưới, thúc đây óc sáng tạo 16 và sự hứng thú trong công việc. - Tinh thần đồng đội: Tăng cườngý thức tập thé, sự thống nhất và đoàn kết hỗ trợ giữa những người lao động trong một tổ chức.
s* Trường phải tâm lý — xã hội trong quan ly Đó là những tư tưởng về quản lý, trong đó nhân mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc — là những yếu tố mà trường phái cô điển chưa đề cập đến. Trường phái tâm lý — xã hội có thé chia thành hai nhóm lý thuyết lớn: - Lý thuyết về mối quan hệ con người - Lý thuyết về hành vi. - Lý thuyết về mối quan hệ con người quan tâm tới các yếu tố tâm lý con người, tâm lý tập thé và bầu không khí trong xí nghiệp, phân tích tác động qua lại giữa con người với nhau trong hoạt động của xí nghiệp. Đại diện của trường phái nay là Hugo Munsterberg, Elton Mayo, Mary Parker Follet.
- Lý thuyết về hành vi: Cũng như thuyết quan hệ con người trong quan lý, thuyết hành vi vận dụng khoa học tâm lý vào quản lý, nhưng nó quy các hiện tượng tâm lý vào phản ứng của con người được biểu hiện ra bên ngoài băng hành vi, chú trọng tới mối liên hệ kích thích — phan ứng mà không cần tính đến các trạng thái ý thức và động cơ của con người. Các tác giả tiêu biêu của lý thuyết này là Herbert Simon và Douglas Mc. Douglas Mc Gregor (1906-1964) là một nhà khoa học hành vi đã dành cả cuộc đời mình cho việc nghiên cứu hành vi của con người trong một tô chức.