CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TÍNH CHẤT QUẢN LÝ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM&XD QUỐC THẮNG HÀ NỘI 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Công ty TNHH TM&XD Quốc Thắng Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán. Bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Phòng kế toán Công ty Phòng kế toán các chi nhánh thành viên Kế toán các đội trực thuộc Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty * Phòng Kế toán Công ty có chức năng: - Theo dõi tổng quát tình hình tài chính toàn Công ty. - Đôn đốc kiểm tra tình hình tài chính, việc triển khai, áp dụng các thông tư văn bản về tài chính của các Chi nhánh thành viên. - Theo dõi chi phí quản lý của Công ty.
- Tổng hợp báo cáo tài chính của các Chi nhánh thành viên. - Lập báo cáo tài chính toàn công ty. * Phòng Kế toán các Chi nhánh thành viên có chức năng: - Theo dõi, ghi chép, phản ánh toàn bộ các sự nghiệp kinh tế phát sinh, chi phí, doanh thu, hạch toán kế toán, xác định kết quả sản xuất kinh doanh của Chi nhánh SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh - Kiểm tra, đôn đốc tình hình tài chính, việc triển khai, áp dựng các thông tư văn bản về tài chính các đội trực thuộc - Tổng hợp báo cáo tài chính của các đội trực thuộc - Lập báo cáo tài chính toàn Chi nhánh nộp lên Công ty * Kế toán các đội trực thuộc có chức năng: - Theo dõi tổng quát tình hình tài chính toàn đội - Theo dõi tình hình tài chính, việc triển khai, áp dụng các thông tư văn bản về tài chính toàn đội. - Theo dõi toàn bộ các chi phí phát sinh - Lập báo cáo tài chính của đội nộp lên Chi nhánh chủ quản Tại phòng kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản Kế toán thanh Kế toán ngân Kế toán thuế Thủ quỹ toán hàng Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy Phòng kế toán Công ty * Kế toán trưởng có nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm về Công tác kế toán của Công ty - Tổ chức bộ máy kế toán Công ty, giao việc cho các kế toán viên - Kiểm tra việc tính toán ghi chép mọi hoạt động sản xuất kinh doanh - Giúp Giám đốc phân tích các hoạt động kinh tế - Giám sát tình hình sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, thu chi tài chính SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh - Phổ biến và hướng dẫn thi hành các văn bản quy định của Nhà nước có liên quan đến chế độ kế toán hiện hành của các bộ phận, các đội sản xuất.
- Báo cáo và phân tích kịp thời các hoạt động tài chính cho Ban giám đốc và các cơ quan hữu quan * Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp, kiểm tra, hạch toán chứng từ của các kế toán viên - Lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Theo dõi, tính toán chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp Nhà nước, các khoản công nợ phải trả, tình hình thu hồi vốn - Theo dõi công nợ nội bộ, phải thu phải trả nội bộ, phải trả phải nộp Nhà nước, các khoản công nợ phải trả, tình hình thu hồi vốn - Theo dõi công nợ nội bộ, phải thu phải trả nội bộ, phải trả phải nộp cấp trên - Theo dõi các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn của Công ty - Tổng hợp chi phí, hạch toán tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả sản xuất kinh doanh cuối kỳ, trích lập các quỹ - Vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính - Bảo quản chứng từ - Theo dõi, ghi sổ cái và các sổ chi tiết * Kế toán tài sản - Theo dõi, kế toán các nghiệp vụ tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư, thiết bị chuyên dùng - Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản, thiết bị lớn - Kiểm tra hợp đồng mua bán vật tư tài sản, khảo giá, kiểm tra giá mua - Lập, lưu trữ hồ sơ, về công tác tăng giảm tài sản cố định - Theo dõi, ghi sổ theo dõi, quản lý tài sản tại đơn vị sử dụng - Ghi thẻ kho cho từng tài sản SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh * Kế toán thanh toán - Theo dõi các nghiệp vụ về thanh toán chi phí của bộ phận quản lý văn phòng Công ty, tạm ứng, công tác thanh toán, thu hồi vốn các công trình, công nợ với các khách hàng trong Công ty, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đồng thời theo dõi, tổng hợp các chi phí các công trình - Theo dõi ghi sổ chi tiết liên quan * Kế toán ngân hàng: - Đại diện cho Công ty giao dịch với ngân hàng để theo dõi các khoản phải thu, chi qua tài khoản của Công ty tại ngân hàng. Làm các thủ tục vay vốn, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu. Theo dõi công nợ của công ty với ngân hàng, lập kế hoạch vay, trả tiền ngân hàng theo các khế ước, theo tình hình tài chính của công ty - Theo dõi ghi sổ chi tiết liên quan * Kế toán Thuế - Đại diện cho Công ty giao dịch với các cục thuế địa phương, làm thủ tục kê khai thuế đầu vào, đầu ra, thuế thu nhập doanh nghiệp - Theo dõi, lập bảng kê thuế GTGT hàng tháng - Theo dõi, ghi sổ chi tiết liên quan * Thủ quỹ: - Tiến hành thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi, ghi sổ quỹ tiền mặt song song với kế toán thanh toán SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh Bộ máy tổ chức phòng kế toán cấp chi nhánh gọn lược hơn so với phòng kế toán Công ty. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán ngân KT thanh Thủ quỹ … hàng thuế toán Sơ đồ 1.3: Bộ máy tổ chức phòng kế toán cấp Chi nhánh Chức năng và nhiệm vụ của người kế toán trưởng và từng kế toán viên ở phòng kế toán Ci nhánh cũng tương tự như ở cấp Công ty nhưng ở mức độ nhỏ hơn là theo dõi ở cấp Chi nhánh sau đó sẽ tổng hợp lại, lập các báo cáo cần thiết và nộp cho công ty.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM&XD Quốc Thắng Hà Nội Công ty là một đơn vị xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 80% giá trị công trình.
Trong doanh nghiệp xây lắp như Công ty TNHH TM&XD Quốc Thắng Hà Nội vật liệu xây dựng rất phong phú, đa dạng bao gồm nhiều loại, nhóm, thức khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có một tính năng lý hóa riêng và đúng vai trò khác nhau trong việc cấu thành nên giá trị sản phẩm. Do đó để đảm bảo quản lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết, chính xác từng loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý công ty đã tiến hành phân nhóm và phân loại nguyên vật liệu. Ở công ty nguyên vật liệu được phân thành ba loại: SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh * Nguyên vật liệu chính là tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành trực tiếp nên giá trị của công trình đều được coi là nguyên vật liệu chính như: xi măng, thép các loại, cát các loại, gạch đặc, gạch lỗ, đỏ các loại, gỗ ván, bê tông tươi, dầu diazen (chạy máy thi công)…. * Nguyên vật liệu phụ là tất cả các loại vật liệu chiếm tỷ trọng nhỏ trong việc hình thành nên giá trị công trình như: sơn phủ, chất phụ gia, dung môi, bản lề, đinh các loại, ống nhựa … và các phế liệu thu hồi như ống nhựa thu hồi, thép đầu mấu thu hồi… * Nhiên liệu là loại nhiên liệu dùng để bảo dưỡng, bôi trơn máy móc như dầu nhớt, mỡ bôi trơn, dầu thủy lực, dầu cầu… Từ lúc khởi công xây dựng đến khi hoàn thành công trình phải trải qua nhiều hạng mục.
Mỗi hạng mục lại sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau nên công ty phân nhóm nguyên vật liệu theo quá trình xây dựng và hoàn thiện công trình. Nguyên vật liệu được chia thành bốn nhóm chính là: * Nhóm vật liệu xây dựng bao gồm các vật liệu dùng để xây dựng nên phần thô của công trình. * Nhóm vật liệu phần điện bao gồm các vật liệu dùng để hoàn thiện hệ thống điện cho công trình. * Nhóm vật liệu phần nước bao gồm các vật liệu dùng để hoàn thiện hệ thống nước cho công trình.
* Nhóm vật liệu hoàn thiện khác bao gồm các loại vật liệu dùng để hoàn thiện hoàn toàn công trình trước khi đưa vào sử dụng. Tùy chủng loại nguyên vật liệu tại công ty lớn nhưng công ty không tiến hành mã hóa nguyên vật liệu mà sử dụng ngay tên trực tiếp bao gồm cả thông số kỹ thuật của từng loại nguyên vật liệu. Để làm rõ hơn cách phân nhóm vật liệu thì dưới đây là Danh mục một số nguyên vật liệu chính thường dùng của Công ty TNHH TM&XD Quốc Thắng Hà Nội: SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh Biểu mẫu 1.1: Danh mục nguyên vật liệu STT Tên vật liệu Đơn vị 1 Xi măng PC30 Kg 2 Xăng A92 Lít 3 Thép D6 Kg 4 Thép D8 Kg 5 Thép buộc Kg 6 Thép tròn Kg 7 Thép tấm Kg 8 Cát san nền M3 9 Cát vàng M3 10 Cát đen M3 11 Đá 1x2 M3 12 Đá 4x6 M3 13 Gạch đặc Viên 14 Gạch lỗ Viên 15 Bê tông tươi M3 16 Vôi Kg 17 Gỗ ván M3 18 Gỗ nẹp M3 19 Cây chống Cây 20 Dầu Diazen Lít 21 Dầu thủy lực Lít 22 … Do là một công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề, đặc biệt là hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, vì vậy việc thu mua nguyên vật liệu diễn ra SV: Nguyễn Thị Hà- Lớp KT2-K43 13 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh khá thường xuyên và với khối lượng lớn. Cho nên, công ty đã có một số nguồn nhập vật liệu chủ yếu như: Biểu mẫu 1.