Xây Dựng Thủ Tục Kiểm Soát Nội Bộ Để Quản Lý Hiệu Quả Các Khoản Thu Chi Tại Trường Đại Học Phan Châu Trinh

• Tác giả: Nguyễn Thị Thuận
• Người hướng dẫn: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
• Trường học: Trường Đại học Phan Châu Trinh
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Quản Lý Hiệu Quả Các Khoản Thu Chi Trong Hoạt Động Giảng Dạy Tại Trường Đại Học Phan Châu Trinh
• Loại tài liệu: Đề án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Đà Nẵng

• LỜI CẢM ƠN
• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TRONG HOẠT ĐỘNG GIẢNG DẠY TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHAN CHÂU TRINH
• 1.1. Tổng quan về Trường Đại học Phan Châu Trinh
• 1.1.1. Sơ lược về Trường Đại học Phan Châu Trinh
• 1.1.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của Trường Đại học Phan Châu Trinh
• 1.1.3. Đặc điểm tổ chức kế toán có ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu chi của Trường Đại học Phan Châu Trinh
• 1.2. Thực trạng công tác kiểm soát thu chi trong hoạt động giảng dạy tại Trường Đại học Phan Châu Trinh
• 1.2.1. Quy trình thực hiện các khoản thu
• 1.2.2. Quy trình thực hiện các khoản chi
• 1.2.3. Những hạn chế
• 1.2.4. Nhận diện những thách thức trong công tác kế toán tại Trường Đại học Phan Châu Trinh
• 2. CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHẰM QUẢN LÝ HỮU HIỆU VÀ HIỆU QUẢ CÁC KHOẢN THU CHI TRONG HOẠT ĐỘNG GIẢNG DẠY TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHAN CHÂU TRINH
• 2.1. Mục tiêu của việc xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ
• 2.1.1. Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các khoản thu
• 2.1.2. Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các khoản chi
• 2.2. Cơ sở lý thuyết để xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ
• 2.2.1. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
• 2.2.2. Cơ sở thiết kế hoạt động kiểm soát nội bộ
• 2.2.3. Đánh giá rủi ro trong việc thực hiện các giải pháp
• 2.3. Giải pháp xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ nhằm quản lý hữu hiệu và hiệu quả các khoản thu chi trong hoạt động giảng dạy tại Trường Đại học Phan Châu Trinh
• 2.3.1. Xây dựng quy trình các khoản thu trong hoạt động giảng dạy
• 2.3.2. Xây dựng quy trình các chi phí phục vụ hoạt động giảng dạy
• 2.4. Điều kiện thực hiện giải pháp
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. Tổng Quan Quản Lý Thu Chi Hiệu Quả tại ĐH Phan Châu Trinh 55 ký tự

Trong bối cảnh giáo dục đại học ngày càng cạnh tranh, quản lý tài chính trường đại học một cách hiệu quả trở thành yếu tố then chốt để duy trì và nâng cao chất lượng đào tạo. Trường Đại học Phan Châu Trinh, với cơ cấu tổ chức đa dạng, đặc biệt chú trọng hoạt động giảng dạy, cần có hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chặt chẽ. Hiện nay, các thủ tục KSNB tại trường chủ yếu tập trung vào tuân thủ các quy định kế toán, mang tính hình thức và chưa thực sự hiệu quả. Thiếu minh bạch, quy trình chưa rõ ràng, và giám sát lỏng lẻo có thể dẫn đến thất thoát tài chính và sử dụng nguồn lực không hiệu quả. Do đó, việc xây dựng các thủ tục KSNB hữu hiệu và hiệu quả là vô cùng cấp thiết để đảm bảo quản lý hiệu quả nguồn lực tài chính.

1.1. Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành và Phát Triển PCTU

Trường Đại học Phan Châu Trinh được thành lập năm 2007, mang trong mình tâm huyết của những nhà giáo dục Quảng Nam, tưởng nhớ nhà yêu nước Phan Châu Trinh. Ban đầu, trường tập trung vào các ngành khoa học xã hội và kinh tế. Năm 2017, bác sĩ Nguyễn Hữu Tùng tiếp nhận và mở ra kỷ nguyên mới với việc đào tạo ngành Y khoa. Mục tiêu của trường là xây dựng một trường đại học chất lượng cao, đặc biệt chú trọng vào ngành y khoa, đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trong nước và quốc tế. Trường tập trung vào đào tạo thực hành và gắn kết nghiên cứu khoa học với thực tiễn, hướng đến đào tạo ra những bác sĩ giỏi chuyên môn và giàu y đức.

1.2. Đặc Điểm Hoạt Động và Tổ Chức Quản Lý Của Nhà Trường

Trường Đại học Phan Châu Trinh là một cơ sở giáo dục đa ngành, đào tạo nhiều trình độ giáo dục đại học khác nhau, đồng thời thực hiện các hoạt động khoa học công nghệ và phục vụ cộng đồng. Hiện nay, trường đào tạo các ngành chính quy trong lĩnh vực Y khoa như Y khoa, Răng - Hàm - Mặt, Điều dưỡng, Xét nghiệm, và Quản trị bệnh viện. Cơ cấu tổ chức của trường bao gồm Hội đồng Trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và Đào tạo, các phòng ban chức năng, các khoa, bộ môn, các đơn vị trực thuộc và các tổ chức đoàn thể. Hội đồng Trường là cơ quan quản trị cao nhất, chịu trách nhiệm về các quyết định chiến lược và tài chính quan trọng.

II. Thách Thức Quản Lý Ngân Sách tại ĐH Phan Châu Trinh 56 ký tự

Trường Đại học Phan Châu Trinh đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý ngân sách trường đại học. Hiện tại, Phòng Tài chính - Kế toán (P.TC-KT) chủ yếu tập trung vào các thủ tục KSNB mang tính bắt buộc về kế toán, tuân thủ luật pháp và các quy định về thuế, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính. Tuy nhiên, lãnh đạo nhà trường và P.TC-KT chưa thực sự chú trọng đến việc kiểm soát chi phí hoạt động một cách hiệu quả và hữu hiệu. Điều này dẫn đến nhiều hạn chế như thu học phí không đúng thời hạn, sinh viên chưa đóng học phí vẫn có thể thi học kỳ, số liệu trên phần mềm quản lý chưa trùng khớp với thực tế.

2.1. Quy Trình Thực Hiện Các Khoản Thu Tại Trường Hiện Nay

Quy trình thu học phí, lệ phí thi lại, học lại và các khoản thu khác tại Trường Đại học Phan Châu Trinh được thực hiện theo một số bước nhất định. Tuy nhiên, theo tài liệu gốc, việc kiểm soát các bước này còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng nợ học phí kéo dài và sai sót trong số liệu. Cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phòng ban để đảm bảo việc thu đúng, thu đủ và kịp thời.

2.2. Thực Trạng Quy Trình Thực Hiện Các Khoản Chi Phí Đào Tạo

Các khoản chi phí phục vụ hoạt động giảng dạy (chi lương giảng viên, chi phí cơ sở vật chất, chi phí vật tư tiêu hao) được thực hiện dựa trên các quy định hiện hành của nhà trường. Tuy nhiên, việc phân bổ ngân sách trường đại học cho các hoạt động này chưa thực sự tối ưu, dẫn đến tình trạng lãng phí và sử dụng nguồn lực không hiệu quả. Cần có các biện pháp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn để đảm bảo tính hiệu quả của các khoản chi.

2.3. Nhận Diện Những Thách Thức Trong Công Tác Kế Toán

Công tác kế toán tại Trường Đại học Phan Châu Trinh đang đối mặt với một số thách thức, bao gồm sự phức tạp của các quy định kế toán, sự thay đổi liên tục của các chính sách tài chính, và sự thiếu hụt nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao.

III. Hướng Dẫn Xây Dựng Thủ Tục Kiểm Soát Nội Bộ 58 ký tự

Để giải quyết các thách thức trên, việc xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là vô cùng quan trọng. Mục tiêu của việc xây dựng các thủ tục KSNB là đảm bảo quản lý hiệu quả các khoản thu chi, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý tài chính của trường. Điều này góp phần nâng cao chất lượng và uy tín đào tạo của Trường Đại học Phan Châu Trinh. Cần xây dựng các quy trình rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể và thiết lập hệ thống giám sát chặt chẽ.

3.1. Xác Định Mục Tiêu Cho Các Khoản Thu Chi Phí

Việc xác định mục tiêu cụ thể cho từng khoản thu và chi là bước đầu tiên để xây dựng các thủ tục KSNB hiệu quả. Đối với các khoản thu, mục tiêu là thu đúng, thu đủ và thu kịp thời. Đối với các khoản chi, mục tiêu là chi đúng mục đích, chi có hiệu quả và tiết kiệm. Cần có các tiêu chí đánh giá cụ thể để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu.

3.2. Cơ Sở Lý Thuyết Để Xây Dựng Các Thủ Tục Kiểm Soát

Việc xây dựng các thủ tục KSNB cần dựa trên các cơ sở lý thuyết vững chắc, như mô hình COSO (Ủy ban các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway) và COBIT (Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan). Các yếu tố cấu thành KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.

3.3. Đánh Giá Rủi Ro Trong Việc Thực Hiện Các Giải Pháp

Trước khi triển khai các giải pháp KSNB, cần đánh giá kỹ lưỡng các rủi ro tiềm ẩn, như rủi ro về gian lận, rủi ro về sai sót, và rủi ro về tuân thủ. Cần có các biện pháp phòng ngừa và ứng phó phù hợp để giảm thiểu tác động của các rủi ro này.

IV. Giải Pháp Kiểm Soát Thu Hiệu Quả Tại ĐH PCT 54 ký tự

Để tối ưu hóa nguồn thu, cần xây dựng quy trình thu học phí chặt chẽ, bao gồm các bước như lập danh sách sinh viên phải nộp học phí, thông báo thu học phí, thu học phí và đối chiếu số liệu. Cần có sự phối hợp giữa Phòng Đào tạo, Phòng Tài chính - Kế toán và các khoa để đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Áp dụng phần mềm quản lý thu chi trường học giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu trường đại học.

4.1. Xây Dựng Quy Trình Các Khoản Thu Trong Giảng Dạy

Quy trình thu học phí cần được thiết kế lại một cách khoa học và chặt chẽ hơn, bao gồm các bước như lập danh sách sinh viên, thông báo thu học phí, thu học phí, đối chiếu số liệu, và xử lý các trường hợp nợ học phí. Cần có các quy định rõ ràng về thời hạn nộp học phí và các biện pháp xử lý đối với sinh viên vi phạm.

4.2. Triển Khai Phần Mềm Quản Lý Thu Chi Chuyên Dụng

Việc sử dụng phần mềm quản lý thu chi chuyên dụng sẽ giúp tự động hóa các quy trình thu học phí, quản lý thông tin sinh viên, và tạo báo cáo thống kê. Phần mềm này cũng giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Cần lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và khả năng của nhà trường.

V. Giải Pháp Kiểm Soát Chi Hiệu Quả Tại ĐH PCT 54 ký tự

Để kiểm soát chi phí, cần xây dựng quy trình chi trả chặt chẽ, bao gồm các bước như lập dự toán chi phí, duyệt chi, thanh toán và kiểm tra. Cần có sự phê duyệt của các cấp quản lý có thẩm quyền trước khi thực hiện chi trả. Đồng thời, cần có các biện pháp đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách trường đại học để đảm bảo tính hiệu quả của các khoản chi.

5.1. Xây Dựng Quy Trình Chi Phí Phục Vụ Hoạt Động Giảng Dạy

Quy trình chi trả cho các hoạt động giảng dạy cần được xây dựng một cách minh bạch và chặt chẽ, bao gồm các bước như lập dự toán, phê duyệt, thanh toán và kiểm tra. Cần có các quy định rõ ràng về định mức chi tiêu và các tiêu chí đánh giá hiệu quả của các khoản chi.

5.2. Áp Dụng Cơ Chế Khoán Chi Phí Cho Giảng Viên

Việc áp dụng cơ chế khoán chi phí cho giảng viên (ví dụ: chi phí đi lại, chi phí hội thảo) sẽ giúp khuyến khích giảng viên tiết kiệm chi phí và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn. Cần có các quy định rõ ràng về mức khoán và các thủ tục thanh toán.

VI. Điều Kiện Thực Hiện Giải Pháp Quản Lý Thu Chi 54 ký tự

Để thực hiện thành công các giải pháp trên, cần có sự cam kết và ủng hộ của lãnh đạo nhà trường, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và sự tham gia tích cực của toàn thể cán bộ, giảng viên và nhân viên. Bên cạnh đó, cần đảm bảo các điều kiện về nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất và nhân lực để triển khai các giải pháp một cách hiệu quả. Quản lý tài sản trường đại học cũng cần được chú trọng.

6.1. Đảm Bảo Nguồn Lực Tài Chính Cho Quá Trình Triển Khai

Việc triển khai các giải pháp KSNB đòi hỏi nguồn lực tài chính đáng kể, bao gồm chi phí mua phần mềm, chi phí đào tạo nhân viên, và chi phí tư vấn. Cần có kế hoạch tài chính chi tiết để đảm bảo nguồn lực cho quá trình triển khai.

6.2. Đào Tạo Nâng Cao Năng Lực Cán Bộ Quản Lý Tài Chính

Để các giải pháp KSNB được thực hiện một cách hiệu quả, cần đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ quản lý tài chính, kế toán. Cần trang bị cho họ những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh đầu tư vào giáo dục đại học nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, việc quản lý tài chính hiệu quả trong các cơ sở giáo dục trở thành yếu tố then chốt. Trường Đại học Phan Châu Trinh (PCTU), thành lập năm 2007 tại Quảng Nam, đang trong quá trình phát triển và mở rộng đào tạo đa ngành, đặc biệt chú trọng ngành Y khoa. Với quy mô đào tạo ngày càng tăng, công tác quản lý các khoản thu chi trong hoạt động giảng dạy trở nên phức tạp và đòi hỏi sự kiểm soát nội bộ (KSNB) chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và bền vững.

Thực trạng tại PCTU cho thấy các thủ tục kiểm soát nội bộ hiện nay chủ yếu mang tính hình thức, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý hữu hiệu và hiệu quả các khoản thu chi như học phí, lệ phí thi lại, chi phí mời giảng viên và vật tư tiêu hao. Việc thu học phí không đúng hạn, sinh viên chưa đóng học phí vẫn được thi, lệ phí học lại chưa thu đủ nhưng sinh viên vẫn tham gia học, cùng với sự không đồng bộ giữa số liệu phần mềm quản lý và thực tế, đã gây ra nhiều rủi ro tài chính và thất thoát nguồn lực.

Mục tiêu nghiên cứu là xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ nhằm quản lý hữu hiệu và hiệu quả các khoản thu chi trong hoạt động giảng dạy tại PCTU, tập trung vào các khoản thu học phí, lệ phí thi lại, học lại và các khoản chi lớn như chi phí mời giảng viên, lương nhân viên, vật tư tiêu hao. Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi Trường Đại học Phan Châu Trinh, với dữ liệu thu thập từ năm 2022 đến 2024. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và uy tín của Trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO (2013), trong đó kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên thiết kế nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hiệu quả hoạt động, tính tin cậy của báo cáo và tuân thủ pháp luật. COSO đề xuất 5 thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng các nguyên tắc kiểm soát nội bộ như phân công trách nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn, nhằm xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù hoạt động giảng dạy tại PCTU. Các khái niệm chính bao gồm: mục tiêu kiểm soát nội bộ (hữu hiệu và hiệu quả), rủi ro trọng yếu trong quản lý thu chi, hoạt động kiểm soát nghiệp vụ và quy trình kinh doanh.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập từ hồ sơ tài chính, báo cáo thu chi, quy trình nghiệp vụ và phỏng vấn các phòng ban chức năng tại PCTU trong giai đoạn 2022-2024. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các khoản thu chi liên quan đến hoạt động giảng dạy, với trọng tâm là học phí, lệ phí thi lại, học lại, chi phí mời giảng viên và vật tư tiêu hao.

Phương pháp phân tích sử dụng kết hợp phân tích định lượng và định tính. Phân tích định lượng dựa trên số liệu thu chi thực tế, tỷ lệ thu học phí đúng hạn, so sánh số liệu phần mềm Edusoft và Misa, đánh giá hiệu quả chi phí mời giảng viên. Phân tích định tính dựa trên phỏng vấn sâu, đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại, nhận diện rủi ro và đề xuất giải pháp cải tiến.

Timeline nghiên cứu gồm: thu thập dữ liệu và khảo sát thực trạng (6 tháng đầu năm 2023), phân tích và đánh giá rủi ro (6 tháng tiếp theo), xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ và đề xuất giải pháp (6 tháng cuối năm 2023), thử nghiệm và hoàn thiện thủ tục (quý I-2024).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tỷ lệ thu học phí chưa đạt mục tiêu: Tỷ lệ thu học phí đúng hạn chỉ đạt khoảng 85-90%, thấp hơn mục tiêu 95-100%. Sinh viên chưa đóng học phí vẫn được tham gia thi học kỳ, gây thất thoát nguồn thu và ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính.

2. Sự không đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm: Số liệu doanh thu học phí trên phần mềm kế toán Misa và phần mềm quản lý Edusoft không trùng khớp, với sai lệch khoảng 5-7%, làm khó khăn trong việc đối chiếu và kiểm soát.

3. Chi phí mời giảng viên chưa hiệu quả: Chi phí đi lại và ăn ở cho giảng viên thỉnh giảng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí giảng dạy, chưa có chính sách khoán chi phí hợp lý. Việc lựa chọn giảng viên chưa tối ưu về vị trí địa lý và thời gian mời giảng, dẫn đến chi phí phát sinh cao.

4. Quy trình kiểm soát nội bộ còn lỏng lẻo: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được thực hiện nghiêm, kế toán viên vừa thu tiền vừa ghi nhận số liệu, thiếu kiểm tra độc lập. Việc phối hợp giữa các phòng ban như Phòng Tài chính-Kế toán, Phòng Đào tạo, Sinh viên vụ chưa chặt chẽ, dẫn đến việc sinh viên nợ học phí vẫn được thi, lệ phí học lại chưa thu đủ nhưng vẫn cho phép học.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên là do thiếu mục tiêu kiểm soát rõ ràng và quy trình liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban. Việc chưa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên đánh giá rủi ro làm giảm khả năng phát hiện và ngăn ngừa sai sót, gian lận. So sánh với các nghiên cứu trong ngành giáo dục đại học cho thấy, các trường có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả thường đạt tỷ lệ thu học phí trên 95% và giảm thiểu chi phí không cần thiết trong chi tiêu giảng dạy.

Việc áp dụng các nguyên tắc kiểm soát nội bộ của COSO giúp PCTU thiết lập môi trường kiểm soát vững chắc, phân công trách nhiệm rõ ràng, đồng thời tăng cường giám sát và truyền thông nội bộ. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ thu học phí theo tháng, bảng so sánh chi phí mời giảng viên theo từng phương án, và sơ đồ quy trình kiểm soát nội bộ mới nhằm minh họa sự cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng và triển khai quy trình thu học phí chặt chẽ: Thiết lập quy trình thu học phí với thời hạn rõ ràng, đảm bảo thu đủ 95-100% học phí trong vòng 1 tháng sau thông báo. Phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Tài chính-Kế toán, Phòng Đào tạo và Sinh viên vụ để theo dõi, đôn đốc sinh viên chưa nộp học phí, áp dụng biện pháp cấm thi đối với sinh viên nợ học phí. Thời gian thực hiện: trong năm học 2024-2025.

2. Tối ưu hóa chi phí mời giảng viên: Áp dụng chính sách khoán chi phí đi lại và ăn uống cho giảng viên thỉnh giảng, ưu tiên mời giảng viên địa phương hoặc khu vực gần Trường để giảm chi phí di chuyển. Khuyến khích sử dụng hình thức giảng dạy trực tuyến cho các môn học phù hợp. Chủ thể thực hiện: Phòng Đào tạo phối hợp Phòng Tài chính-Kế toán, triển khai trong 6 tháng đầu năm 2024.

3. Cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ và phân công nhiệm vụ: Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách biệt rõ ràng các chức năng thu tiền, ghi nhận số liệu và kiểm tra đối chiếu. Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ dựa trên đánh giá rủi ro, tăng cường kiểm tra độc lập và giám sát thường xuyên. Thời gian triển khai: quý II-2024.

4. Nâng cao năng lực và truyền thông nội bộ: Tổ chức đào tạo, tập huấn cho nhân viên các phòng ban về quy trình kiểm soát nội bộ mới, nâng cao nhận thức về vai trò và trách nhiệm trong quản lý thu chi. Xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả để cập nhật thông tin kịp thời. Thời gian thực hiện: liên tục trong năm 2024.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo các trường đại học: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính, từ đó xây dựng chính sách và quy trình phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thu chi.

2. Phòng Tài chính-Kế toán các cơ sở giáo dục: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ, phân công nhiệm vụ và áp dụng các nguyên tắc kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính.

3. Phòng Đào tạo và Sinh viên vụ: Hỗ trợ trong việc phối hợp quản lý thu học phí, lệ phí thi lại, học lại, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong công tác thu chi.

4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị giáo dục: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về áp dụng lý thuyết kiểm soát nội bộ trong môi trường giáo dục đại học, đồng thời cung cấp case study cụ thể về Trường Đại học Phan Châu Trinh.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao kiểm soát nội bộ lại quan trọng trong quản lý thu chi tại trường đại học?
   Kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo các khoản thu chi được thực hiện đúng quy trình, minh bạch và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất thoát tài chính và nâng cao uy tín của trường. Ví dụ, việc thu học phí đúng hạn giúp duy trì nguồn lực tài chính ổn định cho hoạt động đào tạo.

2. Làm thế nào để đảm bảo sinh viên đã đóng đủ học phí mới được tham gia thi?
   Thiết lập quy trình phối hợp giữa Phòng Tài chính-Kế toán, Phòng Đào tạo và Sinh viên vụ để kiểm tra danh sách sinh viên nộp học phí trước khi tổ chức thi, đồng thời áp dụng biện pháp cấm thi đối với sinh viên chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

3. Chính sách khoán chi phí mời giảng viên có lợi ích gì?
   Chính sách khoán giúp kiểm soát chi phí đi lại và ăn uống, giảm chi phí phát sinh không cần thiết, đồng thời tạo sự minh bạch và công bằng trong chi trả cho giảng viên thỉnh giảng.

4. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được áp dụng như thế nào trong kiểm soát nội bộ?
   Nguyên tắc này yêu cầu phân tách nhiệm vụ giữa người thu tiền, người ghi nhận và người kiểm tra để tránh sai sót và gian lận. Ví dụ, kế toán viên không được vừa thu tiền vừa ghi sổ kế toán.

5. Làm sao để nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban trong quản lý thu chi?
   Xây dựng quy trình liên kết rõ ràng, tổ chức các cuộc họp định kỳ, sử dụng hệ thống thông tin chung để cập nhật dữ liệu kịp thời và đào tạo nhân viên về vai trò phối hợp trong quản lý tài chính.

Kết luận

• Đề tài đã nhận diện rõ thực trạng hạn chế trong kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại Trường Đại học Phan Châu Trinh, đặc biệt là tỷ lệ thu học phí chưa đạt mục tiêu và chi phí mời giảng viên chưa hiệu quả.
• Áp dụng khung lý thuyết COSO giúp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
• Đề xuất các giải pháp cụ thể như xây dựng quy trình thu học phí chặt chẽ, tối ưu chi phí mời giảng viên, phân công nhiệm vụ rõ ràng và nâng cao năng lực nhân viên.
• Kế hoạch triển khai dự kiến hoàn thành trong năm 2024, với mục tiêu nâng tỷ lệ thu học phí đúng hạn lên trên 95% và giảm chi phí mời giảng viên ít nhất 15%.
• Khuyến nghị các đơn vị giáo dục đại học tham khảo để cải thiện quản lý tài chính, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển bền vững.

Hành động tiếp theo là triển khai thử nghiệm các thủ tục kiểm soát nội bộ mới tại PCTU, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp. Các trường đại học và phòng ban quản lý tài chính được khuyến khích áp dụng các giải pháp này để nâng cao hiệu quả quản lý thu chi.