Tổng quan nghiên cứu

Trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội hiện đại, công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột then chốt nhằm nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước và hiện đại hóa dịch vụ công. Giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2014, Cục Công nghệ thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường đã trực tiếp triển khai hàng chục dự án hạ tầng kỹ thuật, phần mềm chuyên ngành và hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai, trắc địa, môi trường. Thực tiễn vận hành cho thấy, năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý dự án là nhân tố quyết định trực tiếp tới 100% khả năng thành công trong toàn bộ vòng đời dự án. Tuy nhiên, giai đoạn này ghi nhận khoảng 30% đến 35% dự án ứng dụng công nghệ thông tin gặp khó khăn về kiểm soát tiến độ và phải điều chỉnh chi phí, bắt nguồn từ những khoảng cách về năng lực quản trị chuyên nghiệp.

Vấn đề cốt lõi được đặt ra là làm thế nào để chuẩn hóa và nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ quản lý dự án trong bối cảnh các quy định đầu tư công nghệ thông tin có tính chất đặc thù và kỹ thuật biến đổi nhanh chóng. Luận văn tập trung giải quyết mục tiêu xây dựng khung cơ sở lý luận, khảo sát đánh giá thực trạng năng lực cá nhân, xác định điểm nghẽn và khoảng cách năng lực, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ có tính khả thi cao. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung tại Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tài nguyên và Môi trường; phạm vi thời gian thu thập dữ liệu thứ cấp từ năm 2010 đến năm 2014, thời điểm thực hiện đánh giá thực trạng năm 2014 và tầm nhìn chiến lược đề xuất giải pháp phát triển năng lực đến năm 2020. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn, góp phần giảm thiểu tỷ lệ chậm tiến độ dự án xuống dưới 10%, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước và nâng cao chỉ số ứng dụng công nghệ thông tin của toàn ngành tài nguyên môi trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu ứng dụng mô hình năng lực chuẩn hóa KSA (Knowledge - Skills - Attitudes) được phát triển bởi Bernard Wynne và David Stringer (1997), xác định năng lực cá nhân là sự kết hợp hữu cơ của 3 thành tố: Kiến thức chuyên môn và quản lý, Kỹ năng thực hành nghiệp vụ, cùng Thái độ và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Để phù hợp với khu vực công, khung lý thuyết tích hợp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, trọng tâm là Nghị định số 102/2009/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.

Khung phân tích vận hành dựa trên ma trận chức năng quản lý dự án đa chiều, giao thoa giữa 3 giai đoạn quản trị (Lập kế hoạch, Tổ chức thực hiện, Kiểm tra giám sát) và 4 nguồn lực cốt lõi (Chi phí/Tài chính, Nhân lực, Chất lượng, Tiến độ). Trong đó, 4 khái niệm nền tảng được chuẩn hóa gồm:

  1. Dự án ứng dụng công nghệ thông tin: Tập hợp các đề xuất bỏ vốn để thiết lập mới, nâng cấp phần mềm, cơ sở dữ liệu và hạ tầng mạng trong ít nhất 1 chu kỳ công nghệ.
  2. Quản lý dự án ứng dụng công nghệ thông tin: Quá trình điều phối mục tiêu dự án nhằm đạt chuẩn kỹ thuật trong phạm vi ngân sách và thời hạn được phê duyệt.
  3. Cán bộ quản lý dự án: Đội ngũ đảm nhận vai trò quản lý cấp trung, đóng vai trò liên kết con người, xử lý thông tin và ra quyết định thực thi.
  4. Phát triển năng lực cán bộ: Quy trình 6 bước khép kín từ xác định tiêu chuẩn, đánh giá hiện trạng, phân tích yếu tố ảnh hưởng, định vị mục tiêu đến triển khai giải pháp đào tạo, đãi ngộ và văn hóa công vụ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát điều tra xã hội học kết hợp phân tích định lượng và định tính. Cỡ mẫu điều tra bao gồm toàn bộ 28 cán bộ quản lý dự án và lãnh đạo chủ chốt tại Cục Công nghệ thông tin. Phương pháp chọn mẫu tổng thể có chủ đích (100% đối tượng tham gia trực tiếp vào công tác quản lý dự án) được lựa chọn nhằm bảo đảm độ tin cậy tuyệt đối, phản ánh chính xác cấu trúc nhân sự của đơn vị chuyên trách đặc thù.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua 2 bộ công cụ đo lường: Phiếu M1 dành cho Lãnh đạo Cục và Trưởng ban quản lý dự án đánh giá cấp dưới; Phiếu M2 dành cho cán bộ quản lý dự án tự đánh giá năng lực theo thang đo định lượng chi tiết. Toàn bộ dữ liệu được tổng hợp, làm sạch và xử lý bằng phần mềm Microsoft Excel. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích khoảng cách (Gap Analysis) kết hợp thống kê mô tả là nhằm lượng hóa rõ nét sự chênh lệch giữa chuẩn năng lực kỳ vọng và năng lực thực tế, tạo cơ sở khoa học vững chắc để thiết kế các chương trình đào tạo bồi dưỡng trong giai đoạn 2015 - 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực chứng trên 28 cán bộ quản lý dự án tại Cục Công nghệ thông tin mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về nền tảng kiến thức: Khoảng 85,7% cán bộ có trình độ đại học và trên đại học đúng chuyên ngành công nghệ thông tin, thể hiện sự am hiểu sâu về kỹ thuật hệ thống và giải pháp phần mềm. Tuy nhiên, kiến thức về quản trị kinh tế và hệ thống văn bản pháp luật đầu tư công còn nhiều hạn chế, khi có tới 42,8% cán bộ thừa nhận gặp vướng mắc khi áp dụng các thông tư, quy chuẩn quản lý dự án của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Thứ hai, về kỹ năng thực hành quản lý: Sự phân hóa thể hiện rõ nét giữa các nhóm kỹ năng. Kỹ năng vận hành nghiệp vụ kỹ thuật đạt mức đánh giá tốt với trên 78,5% phản hồi tích cực. Ngược lại, kỹ năng lập kế hoạch chi tiết và kỹ năng kiểm soát, nhận diện rủi ro dự án chỉ đạt khoảng 35,7% mức độ thành thạo cao. Kỹ năng làm việc với con người, đàm phán và giải quyết xung đột trong nhóm dự án cũng là điểm yếu khi có hơn 50% cán bộ chưa từng qua các khóa đào tạo kỹ năng mềm.

Thứ ba, về thái độ và đạo đức công vụ: 100% cán bộ thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, tuyệt đối chấp hành kỷ luật công vụ và tuân thủ pháp luật. Mặc dù vậy, tinh thần đổi mới sáng tạo và thái độ chủ động học tập công nghệ mới còn thấp, chỉ đạt khoảng 53,5% do áp lực công việc hành chính thường nhật và thiếu hụt cơ chế khuyến khích cá nhân.

Thứ tư, về hiệu quả quản trị dự án thực tế: Đánh giá kết quả giai đoạn 2012 - 2014 và 8 tháng đầu năm 2015 cho thấy tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn tuyệt đối chỉ đạt khoảng 67,8%. Khoảng 32,2% gói thầu hoặc hạng mục bị trễ hạn nghiệm thu kỹ thuật, nguyên nhân chủ yếu bắt nguồn từ khâu thẩm định yêu cầu, lập dự toán chi phí và điều phối nhân sự của cán bộ quản lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ việc cán bộ quản lý dự án phần lớn được đào tạo chuyên sâu về mặt kỹ thuật công nghệ thuần túy, chưa được trang bị bài bản về quản lý kinh tế, luật đầu tư công và kỹ năng lãnh đạo. Bên cạnh đó, áp lực tự chủ và mức đãi ngộ tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp còn hạn chế so với thị trường công nghệ bên ngoài, dẫn đến tình trạng cán bộ bị phân tán tư tưởng.

Kết quả này tương đồng với các công trình nghiên cứu quản lý nhân lực cùng thời kỳ tại Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các đơn vị nhà nước, nơi mà khoảng 60% cán bộ quản trị công nghệ đều thiếu hụt kỹ năng quản lý tài chính và thủ tục đầu tư. Dữ liệu nghiên cứu được trực quan hóa qua hệ thống 12 biểu đồ đánh giá năng lực và các bảng tổng hợp ma trận KSA, minh chứng rõ ràng sự cần thiết phải tái cấu trúc công tác đào tạo cán bộ từ mô hình chuyên gia kỹ thuật sang mô hình nhà quản trị dự án chuyên nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích khoảng cách năng lực, 4 nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất triển khai thực hiện từ năm 2015 đến năm 2020:

  1. Xây dựng và ban hành Khung năng lực chuẩn hóa cho cán bộ quản lý dự án: Phòng Tổ chức cán bộ chủ trì thiết lập bộ tiêu chuẩn năng lực KSA chi tiết cho từng vị trí chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc và chuyên viên Ban quản lý dự án trước quý IV năm 2016, hướng tới mục tiêu 100% cán bộ được đánh giá định kỳ theo khung chuẩn.
  2. Triển khai 2 chương trình đào tạo bồi dưỡng chuyên biệt:
  • Chương trình 1: Tập trung bồi dưỡng kiến thức quản lý kinh tế, lập dự toán, quản trị tài chính và pháp luật đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (thời lượng 45 tiết).
  • Chương trình 2: Huấn luyện kỹ năng mềm, kỹ năng lập kế hoạch bằng phần mềm chuyên dụng, kiểm soát rủi ro và điều hành cuộc họp (thời lượng 30 tiết). Mục tiêu nâng tỷ lệ cán bộ đạt chuẩn năng lực quản lý lên trên 85% vào cuối năm 2018; Chủ thể thực hiện là Cục Công nghệ thông tin phối hợp cùng các trường đại học chuyên ngành kinh tế.
  1. Đổi mới công tác tuyển dụng, luân chuyển và bố trí nhân sự: Thực hiện thi tuyển cạnh tranh kết hợp thẩm định hồ sơ năng lực thực tế, bảo đảm bố trí đúng sở trường chuyên môn cho 90% vị trí vào năm 2017; thiết lập lộ trình luân chuyển cán bộ giữa các ban dự án để tích lũy kinh nghiệm đa chiều.
  2. Hoàn thiện chính sách tạo động lực và xây dựng văn hóa làm việc: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công việc tháng theo thang điểm 100 gắn với khung năng lực; trích lập quỹ khen thưởng dự án để tạo đòn bẩy tài chính, phấn đấu giảm 50% thời gian xử lý thủ tục hành chính nội bộ.
  3. Khuyến nghị đối với Bộ Tài nguyên và Môi trường: Hoàn thiện quy chế phân cấp quản lý đầu tư công nghệ thông tin đặc thù ngành, đồng thời phân bổ ngân sách đào tạo phát triển nguồn nhân lực tăng tối thiểu 15% mỗi năm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  1. Lãnh đạo và chuyên viên quản trị nhân lực tại các cơ quan quản lý nhà nước: Cung cấp phương pháp luận và bộ công cụ khảo sát thực chứng để xây dựng khung năng lực KSA cho đội ngũ quản trị dự án công.
  2. Cán bộ quản lý dự án công nghệ thông tin trong khu vực công: Giúp tự soi chiếu, đánh giá điểm mạnh - điểm yếu cá nhân, từ đó chủ động lập kế hoạch bổ sung kiến thức pháp lý và kỹ năng điều hành dự án.
  3. Giảng viên, học viên cao học và nhà nghiên cứu chuyên ngành Quản lý kinh tế: Đóng vai trò như một case study điển hình về quản lý nhân sự khoa học công nghệ, làm phong phú thêm kho tư liệu học thuật về quản lý kinh tế công.
  4. Các doanh nghiệp và nhà thầu công nghệ thông tin đối tác: Thấu hiểu sâu sắc quy trình thẩm định, cơ cấu tổ chức và các yêu cầu năng lực của chủ đầu tư nhà nước, từ đó nâng cao chất lượng phối hợp triển khai các gói thầu công nghệ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Khung năng lực của cán bộ quản lý dự án công nghệ thông tin gồm những trụ cột nào? Khung năng lực chuẩn hóa gồm 3 trụ cột KSA: Kiến thức (chuyên môn CNTT, quản lý, pháp luật), Kỹ năng (giải quyết vấn đề, làm việc với con người, thực hành quản lý, kỹ thuật) và Thái độ (đối với công việc, con người, tinh thần đổi mới sáng tạo). Nghiên cứu tại Cục CNTT cho thấy sự thiếu hụt lớn nhất nằm ở kiến thức pháp luật và kỹ năng quản lý dự án.

  2. Cỡ mẫu 28 cán bộ khảo sát tại Cục Công nghệ thông tin có bảo đảm tính đại diện không? Hoàn toàn bảo đảm tính đại diện khoa học vì mẫu khảo sát bao gồm 100% đội ngũ lãnh đạo Cục và cán bộ trực tiếp điều hành tất cả các ban quản lý dự án thuộc đơn vị. Đây là phương pháp chọn mẫu toàn bộ phù hợp tuyệt đối cho nghiên cứu trường hợp điển hình tại một cơ quan chuyên trách.

  3. Điểm nghẽn lớn nhất làm ảnh hưởng đến tiến độ các dự án công nghệ thông tin là gì? Điểm nghẽn lớn nhất là khoảng 42,8% cán bộ chưa nắm vững các quy định pháp luật về đầu tư công nghệ thông tin theo Nghị định 102/2009/NĐ-CP và thiếu kỹ năng lập kế hoạch tiến độ chi tiết, dẫn đến phát sinh thời gian trong khâu phê duyệt hồ sơ và điều chỉnh thiết kế thi công.

  4. Luận văn đề xuất những nội dung đào tạo trọng tâm nào cho giai đoạn đến năm 2020? Nghiên cứu thiết kế 2 chương trình đào tạo trọng điểm: Chương trình 1 tập trung cập nhật văn bản pháp luật, quản lý tài chính và dự toán công nghệ thông tin (45 tiết); Chương trình 2 huấn luyện kỹ năng mềm, kỹ năng giải quyết xung đột và sử dụng công cụ quản trị dự án (30 tiết).

  5. Làm thế nào để đánh giá kết quả công việc của cán bộ theo khung năng lực? Đơn vị cần áp dụng phiếu chấm điểm định kỳ hàng tháng theo thang điểm 100, kết hợp giữa kết quả hoàn thành 4 mục tiêu dự án (tiến độ, chi phí, chất lượng, nhân sự) và mức độ chuẩn hóa hành vi theo khung năng lực, gắn trực tiếp với chính sách thi đua khen thưởng.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về năng lực và quy trình 6 bước phát triển năng lực cán bộ quản lý dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong khu vực công.
  • Lượng hóa chính xác thực trạng và khoảng cách năng lực của 28 cán bộ quản lý tại Cục Công nghệ thông tin, chỉ ra điểm nghẽn cốt lõi về kiến thức pháp lý và kỹ năng quản trị.
  • Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá định lượng tích hợp ma trận chức năng quản lý dự án phù hợp với Nghị định số 102/2009/NĐ-CP của Chính phủ.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá gắn liền 2 chương trình đào tạo chuyên biệt và lộ trình chuẩn hóa năng lực đến năm 2020.
  • Cung cấp luận cứ khoa học và thực tiễn vững chắc giúp Bộ Tài nguyên và Môi trường nâng cao hiệu quả giải ngân vốn đầu tư công nghệ thông tin.

Về lộ trình thực hiện tiếp theo, Cục Công nghệ thông tin cần áp dụng thử nghiệm khung năng lực trong quý I năm 2016, tiến hành đào tạo theo 2 chương trình chuẩn và tổ chức đánh giá tổng kết định kỳ để hoàn thiện mô hình quản trị nguồn nhân lực đến năm 2020. Việc triển khai đồng bộ các khuyến nghị sẽ tạo bước chuyển biến căn bản về chất lượng điều hành các dự án công nghệ thông tin trong toàn ngành.