Môn Học: Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin

Quản lý dự án công nghệ thông tin (CNTT) là một lĩnh vực quan trọng trong việc đảm bảo thành công của… 64 trang · Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin · 2023.

• Tác giả: ThS. Tạ Việt Phương
• Trường học: Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin
• Chuyên ngành: Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin: Tổng Quan và Phân Loại
• Loại tài liệu: bài giảng
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
• 1.1. Khái niệm dự án
• 1.2. Các thuộc tính của dự án
• 1.3. Phân loại dự án
• 1.4. Quản lý dự án
• 1.5. Vai trò của người quản lý dự án
• 1.6. Các bên liên quan đến dự án
• 1.7. Dự án CNTT
• 1.8. Phân loại dự án CNTT
• 1.9. Quản lý dự án CNTT
• 1.10. Các giai đoạn của một dự án CNTT
• 1.10.1. Giai đoạn xác định mục đích

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin

Quản lý dự án công nghệ thông tin (CNTT) là một lĩnh vực quan trọng trong việc đảm bảo thành công của các dự án trong ngành này. Dự án CNTT thường có tính chất phức tạp và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan. Việc hiểu rõ khái niệm và quy trình quản lý dự án là điều cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra.

1.1. Khái Niệm Dự Án Trong Quản Lý CNTT

Dự án trong quản lý CNTT được định nghĩa là một chuỗi các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong thời gian và ngân sách nhất định. Các yếu tố như phạm vi, thời gian và chi phí là rất quan trọng trong việc xác định thành công của dự án.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Dự Án

Quản lý dự án giúp kiểm soát tài nguyên, thời gian và chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Theo nghiên cứu của Standish Group, tỷ lệ thành công của các dự án CNTT thường thấp, do đó, việc áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả là rất cần thiết.

II. Các Vấn Đề và Thách Thức Trong Quản Lý Dự Án CNTT

Quản lý dự án CNTT đối mặt với nhiều thách thức, từ việc xác định yêu cầu đến quản lý rủi ro. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của dự án. Việc nhận diện và giải quyết kịp thời các vấn đề này là rất quan trọng.

2.1. Các Vấn Đề Thường Gặp Trong Dự Án CNTT

Một số vấn đề phổ biến bao gồm thiếu thông tin, không rõ ràng về mục tiêu và yêu cầu, cũng như sự thay đổi liên tục trong công nghệ. Những yếu tố này có thể dẫn đến việc dự án không đạt yêu cầu hoặc vượt ngân sách.

2.2. Quản Lý Rủi Ro Trong Dự Án CNTT

Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong quản lý dự án CNTT. Cần có kế hoạch cụ thể để nhận diện, đánh giá và ứng phó với các rủi ro có thể xảy ra, nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án.

III. Phương Pháp Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Hiệu Quả

Có nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau được áp dụng trong lĩnh vực CNTT. Mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại dự án cụ thể.

3.1. Phương Pháp Agile Trong Quản Lý Dự Án

Phương pháp Agile tập trung vào việc phát triển linh hoạt và nhanh chóng, cho phép điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng. Đây là một trong những phương pháp phổ biến nhất trong quản lý dự án CNTT hiện nay.

3.2. Khung Quản Lý Dự Án PMBOK

PMBOK cung cấp một bộ khung toàn diện cho quản lý dự án, bao gồm các quy trình và kỹ thuật cần thiết. Việc áp dụng PMBOK giúp các nhà quản lý dự án có thể tổ chức và kiểm soát dự án một cách hiệu quả.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Quản Lý Dự Án CNTT

Quản lý dự án CNTT không chỉ là lý thuyết mà còn có nhiều ứng dụng thực tiễn. Các tổ chức cần áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp để đạt được kết quả tốt nhất.

4.1. Các Dự Án Thành Công Trong Lĩnh Vực CNTT

Nhiều dự án CNTT đã thành công nhờ vào việc áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả. Ví dụ, việc triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp đã giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

4.2. Kết Quả Nghiên Cứu Về Quản Lý Dự Án

Các nghiên cứu cho thấy rằng việc áp dụng quản lý dự án đúng cách có thể giảm thiểu chi phí và thời gian thực hiện, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của quản lý dự án trong ngành CNTT.

V. Kết Luận Về Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin

Quản lý dự án CNTT là một lĩnh vực đầy thách thức nhưng cũng rất quan trọng. Việc áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả sẽ giúp các tổ chức đạt được mục tiêu và nâng cao hiệu quả hoạt động.

5.1. Tương Lai Của Quản Lý Dự Án CNTT

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, quản lý dự án CNTT sẽ tiếp tục phát triển và thay đổi. Các nhà quản lý cần cập nhật kiến thức và kỹ năng để đáp ứng với những thay đổi này.

5.2. Lời Khuyên Cho Các Nhà Quản Lý Dự Án

Các nhà quản lý dự án nên chú trọng đến việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho đội ngũ của mình. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả dự án mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Nội dung chính

TỔNG QUAN HỌC THUẬT VÀ NỘI DUNG GIÁO TRÌNH: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Tổng quan về giáo trình (250-300 từ)

Tài liệu học tập Quản lý dự án Công nghệ Thông tin do Thạc sĩ Tạ Việt Phương (Trường Đại học Công nghệ Thông tin, Đại học Quốc gia TP.HCM – [e-mail]) biên soạn, giữ vị trí môn học chuyên ngành trong chương trình đào tạo cử nhân và kỹ sư khối ngành Công nghệ Thông tin (CNTT). Môn học cung cấp hệ thống cơ sở lý luận, phương pháp luận và các quy chuẩn kỹ thuật phục vụ việc tổ chức, điều hành và kiểm soát các dự án công nghệ.

Mục tiêu học tập (learning outcomes) của học phần bao gồm:

• Tiếp thu và phân biệt các khái niệm nền tảng về quản trị, bản chất của một dự án và các thuộc tính cấu thành dự án CNTT.
• Nhận diện cấu trúc các bên liên quan (stakeholders) và vai trò lãnh đạo của người quản lý dự án (Project Manager).
• Nắm vững các tiêu chí phân loại dự án và các giai đoạn trong vòng đời phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle - SDLC).
• Thiết lập kỹ năng xây dựng hồ sơ ban đầu tại giai đoạn Xác định (Initiation), bao gồm nghiên cứu khả thi, ước lượng thời gian, chi phí và nhận diện rủi ro.

Cấu trúc giáo trình tiếp cận quản lý dự án dưới ba góc độ: Khoa học (vận hành quy luật kinh tế, kỹ thuật, công nghệ), Nghệ thuật (tính linh hoạt, kỹ năng ứng xử và kinh nghiệm quản trị) và Nghề nghiệp (đòi hỏi đào tạo bài bản và thực hành). Điểm đặc sắc của tài liệu là việc kết hợp chuẩn mực quản lý dự án quốc tế theo PMBOK Guide 6th Edition (2017), hệ thống hóa cơ sở pháp lý Việt Nam theo Nghị định 73/2019/NĐ-CP, đồng thời đối chiếu thực trạng ngành thông qua các số liệu thống kê định lượng từ báo cáo CHAOS của Standish Group.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi (500-600 từ)

Các chương/chủ đề chính

Nội dung phần Tổng quan (Chương 1) được tổ chức theo tiến trình logic từ các khái niệm quản trị tổng quát đến quy trình triển khai dự án CNTT cụ thể, bao gồm 7 chủ đề trọng tâm:

1. Khái niệm về quản lý: Bản chất quản trị học qua mối quan hệ giữa chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục tiêu và môi trường; ba phương diện: khoa học, nghệ thuật, nghề nghiệp.
2. Khái niệm và thuộc tính dự án: Định nghĩa dự án theo chuẩn PMBOK 6; 4 yếu tố cấu thành (tập thể thực hiện, thời gian, kết quả, kinh phí); các ràng buộc cốt lõi (phạm vi, thời gian, chi phí) và các đặc tính vận hành (tính tạm thời, tính duy nhất, rủi ro, chuyển đổi đầu vào - đầu ra).
3. Phân loại dự án: Phân loại đa tiêu chí theo lĩnh vực chuyên môn, quy mô (lớn, trung bình, nhỏ), độ phức tạp, mức độ rủi ro, mục tiêu lợi nhuận, tổ chức thực hiện (nội bộ, bên ngoài) và thời hạn.
4. Bản chất và vai trò của quản lý dự án: Áp dụng tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật; phân tích dữ liệu thống kê từ Standish Group (2011–2015, 1995–2003); các tiêu chuẩn định lượng của dự án thành công và thất bại; vai trò, kiến thức, kỹ năng của người quản lý dự án.
5. Các bên liên quan (Stakeholders): Khái niệm, phân nhóm bên trong (Project Manager, Project Sponsor, PMO, Project Team) và bên ngoài (Khách hàng, Người dùng, Nhà cung cấp, Cổ đông, Cơ quan quản lý, Đối thủ cạnh tranh).
6. Đặc thù và phân loại dự án CNTT: Định nghĩa theo Nghị định 73/2019/NĐ-CP; các đặc trưng kỹ thuật, độ phức tạp, tốc độ thay đổi và rủi ro; 5 phân loại theo mục tiêu (Hạ tầng, Triển khai phần mềm, Dự án kết hợp, Tích hợp hệ thống, Dịch vụ CNTT).
7. Các giai đoạn của một dự án CNTT (SDLC): Quy trình 7 giai đoạn và phân tích chi tiết Giai đoạn Xác định (Khởi động).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Lý thuyết quản trị và dự án (Fundamental Theories):
  • Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu trong môi trường biến động.
  • Dự án là nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất (theo PMBOK 6 - 2017).
  • Dự án ứng dụng CNTT là tập hợp các hoạt động nghiên cứu, bỏ vốn mua sắm, thuê dịch vụ, thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, cơ sở dữ liệu (theo Nghị định 73/2019/NĐ-CP).
• Nguyên lý cốt lõi (Core Principles):
  • Nguyên lý tam giác ràng buộc: Phạm vi (Scope) – Thời gian (Time) – Chi phí (Cost/Budget).
  • 4 yếu tố cấu thành dự án: Tập thể thực hiện (nguồn nhân lực), Thời gian dự kiến (ngày bắt đầu, kết thúc, mốc trung gian), Kết quả dự kiến (sản phẩm, đặc tính, giá trị sử dụng), Kinh phí dự kiến (nguồn vốn từ chủ đầu tư).
  • Tính tạm thời (có khởi đầu và kết thúc xác định) và tính duy nhất của sản phẩm/dịch vụ đầu ra.
• Khung tham chiếu (Essential Frameworks):
  • Vòng đời phát triển hệ thống/phần mềm (Software/Systems Development Life Cycle - SDLC).
  • Khung phân loại và quản trị các bên liên quan (Stakeholder Management Matrix).
  • Quy trình lập báo cáo theo luật định: Báo cáo đề xuất chủ trương, Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo nghiên cứu khả thi, Báo cáo kinh tế - kỹ thuật.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills): Thiết lập đề cương dự án; phân tích tính khả thi; nhận diện danh mục rủi ro sơ bộ; lập kế hoạch ban đầu; đề xuất giải pháp kỹ thuật; theo dõi tài liệu bàn giao qua 7 giai đoạn SDLC.
• Kỹ năng phân tích (Analytical Skills): Phân loại dự án theo quy mô, mức độ rủi ro và mô hình tổ chức; phân tích nguyên nhân thành công/thất bại dựa trên dữ liệu thống kê kiểm soát thời gian và ngân sách; đánh giá mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan.
• Kỹ năng thực tiễn (Practical Competencies): Điều phối hoạt động nhóm phát triển; quản lý phạm vi và tài nguyên; giao tiếp kỹ thuật và báo cáo tiến độ với chủ đầu tư (Project Sponsor), khách hàng và người dùng cuối.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập (300-350 từ)

Giáo trình áp dụng phương pháp tiếp cận quy trình (process-oriented approach) kết hợp phân tích định lượng và nghiên cứu tình huống thực tiễn:

• Phương pháp sư phạm (Pedagogical Approach): Giảng dạy dựa trên sự liên kết giữa lý thuyết quản lý kinh điển, các chuẩn mực công nghiệp quốc tế (PMI/PMBOK) và khung pháp lý thực tế tại Việt Nam. Nội dung đi từ thiết lập khái niệm, giải thích nguyên lý đến hướng dẫn thực hiện qua từng giai đoạn vòng đời.
• Bài tập và Case Studies:
  • Sử dụng bài toán mô hình hóa cụ thể (Ví dụ: Dự án xây dựng ngôi nhà 5 tầng cho công ty với các thông số: 6 tháng thi công, kinh phí 900 triệu đồng, diện tích 200m²/tầng, nhóm kiến trúc sư/công nhân/giám sát kỹ thuật) để cụ thể hóa 4 yếu tố cấu thành dự án.
  • Phân tích các tình huống dự án CNTT điển hình: Xây dựng hệ thống mạng máy tính cho trường học; Thiết kế và xây dựng Website; Xây dựng hệ thống bán hàng qua mạng (E-commerce); Triển khai hệ thống đào tạo từ xa (E-learning).
• Bài tập thực hành (Practical Exercises): Sinh viên thực hiện các bài tập giả lập cho Giai đoạn Xác định (Khởi động) của dự án CNTT: xác định vấn đề, lập đề cương dự án, nghiên cứu tính khả thi, lập danh sách rủi ro và xây dựng phương án giải pháp đề xuất.
• Phương pháp đánh giá (Assessment Methods): Đánh giá dựa trên tiêu chuẩn dự án thành công:
  • Khả năng hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ, trong phạm vi kinh phí quy định.
  • Mức độ thỏa mãn của khách hàng đối với giải pháp kỹ thuật và chất lượng sản phẩm.
  • Chất lượng các tài liệu kết quả bàn giao qua từng giai đoạn (Đề cương dự án, Báo cáo nghiên cứu khả thi, Danh sách rủi ro, Tài liệu thiết kế, Biên bản kiểm thử chấp nhận).
• Hướng dẫn tự học (Self-study Guidelines): Người học cần đối chiếu các định nghĩa với tài liệu chuẩn PMBOK Guide (phiên bản 6), tra cứu văn bản pháp luật (Nghị định 73/2019/NĐ-CP) và khảo sát các báo cáo thường niên của Standish Group để cập nhật số liệu thực tế ngành công nghệ.

---

Điểm nổi bật và cập nhật (250-300 từ)

Nội dung giáo trình phản ánh các chuẩn mực học thuật và thực tiễn quản lý dự án thông qua các dữ liệu cập nhật:

• Tích hợp tiêu chuẩn quốc tế và quy định hiện hành:
  • Định nghĩa dự án được trích xuất trực tiếp từ chuẩn PMBOK 6 (2017) của Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI).
  • Khái niệm "Dự án ứng dụng công nghệ thông tin" và cấu trúc hồ sơ chuẩn bị được dẫn chiếu chuẩn xác từ Nghị định 73/2019/NĐ-CP (Quy định quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước).
• Số liệu thực nghiệm định lượng từ Báo cáo Standish Group CHAOS:
  • Tích hợp thống kê nghiên cứu giai đoạn 2011–2015 và so sánh các mốc lịch sử 1995–2003 (Năm 1995: 163 dự án quá hạn, 145 dự án vượt ngân sách, 67 dự án đạt yêu cầu; Năm 2003: 222 dự án thành công, 189 dự án quá hạn, 61 dự án vượt ngân sách).
  • Dữ liệu quy mô kinh tế: Hoa Kỳ chi 2,3 nghìn tỷ USD/năm cho các dự án (chiếm 1/4 GDP); Toàn cầu chi 10 nghìn tỷ USD cho dự án trên tổng số 40,7 nghìn tỷ GDP; Hơn 1,6 triệu người hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực quản lý dự án với mức thu nhập trung bình 82.000 USD/năm.
  • Tốc độ tăng trưởng số lượng dự án IT: từ 300.000 dự án (năm 2000) lên 500.000 dự án (năm 2001).
• Ứng dụng thực tế và gắn kết chuyên môn:
  • Trích dẫn nhận định của chuyên gia quản trị Tom Peters: "To win today you must master the art of the project!".
  • Phân loại chi tiết 5 nhóm dự án CNTT chuyên biệt theo mục tiêu công nghệ: Hạ tầng kỹ thuật, Triển khai phần mềm, Dự án kết hợp phần cứng/phần mềm, Tích hợp hệ thống và Dịch vụ CNTT.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình (200-250 từ)

• Sinh viên chuyên ngành:
  • Sinh viên bậc đại học từ năm thứ 3 và năm thứ 4 thuộc các ngành: Công nghệ Thông tin, Kỹ thuật Phần mềm, Hệ thống Thông tin, Khoa học Máy tính, Mạng máy tính và Truyền thông dữ liệu.
• Kiến thức tiên quyết (Prerequisites):
  • Sinh viên cần hoàn thành các học phần cơ sở ngành: Nhập môn Công nghệ Thông tin, Cơ sở lập trình, Cơ sở dữ liệu, Mạng máy tính và Quy trình phát triển phần mềm cơ bản.
• Giảng viên và hình thức sử dụng:
  • Giảng viên sử dụng tài liệu làm khung đề cương bài giảng chính khóa cho học phần Quản lý dự án CNTT.
  • Sử dụng cấu trúc 7 giai đoạn của quy trình SDLC để phân bổ các mốc đánh giá bài tập lớn, tiểu luận môn học hoặc hướng dẫn đồ án tốt nghiệp.
• Tự học và tham khảo thực tế:
  • Tài liệu là nguồn tham chiếu kỹ thuật cho kỹ sư phần mềm, trưởng nhóm kỹ thuật (Technical Lead), thành viên văn phòng quản lý dự án (PMO) hoặc các cá nhân chuẩn bị tiếp nhận vị trí Quản lý dự án (Project Manager) tại các doanh nghiệp công nghệ.

---

Câu hỏi thường gặp (250-300 từ)

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?

Giáo trình được thiết kế chuẩn hóa cho sinh viên đại học khối ngành Công nghệ Thông tin, kỹ sư công nghệ, trưởng nhóm kỹ thuật và các cá nhân có định hướng tiếp cận vị trí Quản lý dự án (Project Manager).

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi tiếp cận môn học?

Người học cần nắm vững kiến thức cơ bản về hệ thống phần cứng, kiến trúc phần mềm, mạng máy tính và quy trình phát triển phần mềm cơ bản để hiểu được các ràng buộc kỹ thuật trong dự án CNTT.

3. Điểm khác biệt giữa dự án CNTT và các dự án thông thường là gì?

Dự án CNTT đòi hỏi năng lực kỹ thuật chuyên sâu, có độ phức tạp hệ thống cao, công nghệ thay đổi nhanh chóng và mức độ rủi ro cao hơn so với các dự án kỹ thuật hoặc xây dựng truyền thống.

4. Quy trình triển khai dự án CNTT trong giáo trình gồm những giai đoạn nào?

Dự án CNTT được tổ chức theo mô hình SDLC gồm 7 giai đoạn:

1. Xác định (Khởi động)
2. Phân tích
3. Thiết kế
4. Thực hiện (Phát triển)
5. Kiểm thử hệ thống
6. Kiểm thử chấp nhận
7. Triển khai, vận hành và bảo trì.

5. Giai đoạn Xác định (Khởi động) của dự án CNTT cần bàn giao những tài liệu nào?

Theo giáo trình, kết quả bàn giao của giai đoạn Xác định bao gồm 5 tài liệu:

• Đề cương dự án
• Báo cáo nghiên cứu khả thi
• Danh sách nhận diện rủi ro
• Kế hoạch ban đầu
• Đề xuất giải pháp với người dùng.

---

Kết luận (150 từ)

Tài liệu học tập môn Quản lý dự án Công nghệ Thông tin của ThS. Tạ Việt Phương cung cấp hệ thống tri thức chuẩn mực về phương pháp luận và kỹ thuật quản lý dự án. Giá trị cốt lõi của tài liệu nằm ở việc chuẩn hóa các định nghĩa theo tiêu chuẩn quốc tế (PMBOK 6 - 2017), tích hợp hệ thống pháp lý Việt Nam (Nghị định 73/2019/NĐ-CP) và cung cấp các số liệu kiểm chứng từ báo cáo thực nghiệm Standish Group CHAOS.

Lộ trình học tập được định hình rõ ràng: từ tiếp thu khái niệm quản trị, phân loại dự án, xác định vai trò các bên liên quan, đến thực thi kiểm soát quy trình qua 7 giai đoạn SDLC. Nguồn tài liệu bổ trợ trọng tâm phục vụ nghiên cứu mở rộng gồm có:

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide – 6th Edition, 2017) do PMI phát hành.
• Nghị định 73/2019/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam.
• Hệ thống báo cáo định kỳ Standish Group CHAOS Reports.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.1 – TỔNG QUAN ThS. Tạ Việt Phương [e-mail] Nội dung 1. Khái niệm dự án 3. Phân loại dự án 4.

Quản lý dự án là gì? 5. Sự cần thiết của quản lý dự án 6. Các bên liên quan đến dự án 7. Các giai đoạn của một dự án CNTT 9.

Các khung và tiêu chuẩn quản lý dự án 2 1. GIỚI THIỆU Khái niệm về quản lý • Quản lý (nói chung) là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường. ➢Có chủ thể quản lý (người quản lý) ➢Có đối tượng quản lý (người bị quản lý) ➢Có mục tiêu cần đạt được ➢Có môi trường quản lý 4 Khái niệm về quản lý • Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của những người khác (khái niệm định tính). • Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau trong cùng một tổ chức.

• Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực, nhằm đạt được mục đích với hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn luôn biến động. 5 Quản lý là… Nghệ thuật • Sự đa dạng, phong phú, muôn màu muôn vẽ của sự vật, hiện tượng. • QL cơ quan hành chánh ≠ QL doanh nghiệp ≠ QL trường học ≠ QL dự án • Hiệu quả QL phụ thuộc vào kinh nghiệm, cá tính, sự khéo léo, linh hoạt, cơ may, vận rủi của người QL. Khoa học • Tổng hợp và vận hành các quy luật: kinh tế, công nghệ, xã hội.

• Vận dụng những thành tựu khoa học, công nghệ trong quản lý: các phương pháp dự báo, tâm lý học, tin học. Nghề • Phải học, thực hành. • Phải có được nhiều yếu tố ban đầu: cách học, chương trình học, năng khiếu, … 6 2. KHÁI NIỆM DỰ ÁN Khái niệm dự án • Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi (scope), thời gian (time) và ngân sách (cost/budget).

• Dự án là một tập hợp nhiều hoạt động có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, để hoàn thành một sản phẩm nhất định với chi phí và thời gian xác định. 8 Khái niệm dự án • Dự án là một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm,dịch vụ hoặc kết quả duy nhất (PMBOK 6 - 2017). • 4 yếu tố quan trọng: • Tập thể thực hiện dự án • Thời gian dự kiến thực hiện dự án • Kết quả dự kiến • Kinh phí dự kiến 9 Khái niệm dự án • 4 yếu tố quan trọng • Tập thể thực hiện dự án: nguồn nhân lực, mỗi người có chuyên môn và năng lực nhất định. • Thời gian dự kiến thực hiện dự án: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời điểm trung gian ứng với kết quả trung gian.

• Kết quả dự kiến: Sản phẩm sau cùng của dự án, phải hình dung và mô tả được. Kết quả có đặc tính/đặc điểm gì, giá trị sử dụng như thế nào? hiệu quả ra làm sao? • Kinh phí dự kiến: tiền để thực hiện dự án. Người (hoặc đơn vị) cấp tiền (cấp vốn) được gọi là chủ đầu tư. 10 Khái niệm dự án • Ví dụ: Dự án xây dựng ngôi nhà 5 tầng cho công ty Nhóm kiến trúc sư, công nhân xây Tập thể thực hiện dựng, giám sát viên kỹ thuật.

6 tháng, Khởi công: ngày N1, Thời gian thực hiện dự kiến kết thúc: ngày N2. Kinh phí 900 triệu đồng (?) 1 ngôi nhà 5 tầng với đầy đủ tiện Kết quả nghi làm việc cho cơ quan, diện tích mỗi tầng khoảng 200m2 11 Các thuộc tính của dự án • Có mục đích rõ ràng, duy nhất. • Có tính tạm thời: có ngày bắt đầu, ngày kết thúc • Có ràng buộc về chi phí, thời gian, nguồn lực. • Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất: Dự án tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất, không giống với bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào khác.

• Có nhiều rủi ro (không chắc chắn). • Nhiều người và tổ chức khác nhau cùng tham gia: có khách hàng và/hoặc nhà tài trợ. • Nhiều thay đổi và nhiều vấn đề xuất hiện 12 Các thuộc tính của dự án • Đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng: Dự án có đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng. • Quá trình được xác định rõ ràng: Dự án có quá trình được xác định rõ ràng để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra.

PHÂN LOẠI DỰ ÁN Phân loại dự án • Theo lĩnh vực chuyên môn (ngành nghề): dự án CNTT, dự án kỹ thuật, dự án xã hội, dự án xây dựng … • Theo tầm cỡ (quy mô) dự án • Dự án lớn: tổng kinh phí huy động lớn, số lượng các bên tham gia đông, thời gian dàn trải, quy mô rộng lớn. • Dự án trung bình và nhỏ: không đòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn, không quá phức tạp. • Theo tính phức tạp: Dự án có thể được phân loại thành dự án đơn giản, dự án phức tạp và dự án rất phức tạp. • Theo tính rủi ro: Dự án có thể được phân loại thành dự án rủi ro thấp, dự án rủi ro trung bình và dự án rủi ro cao.

15 Phân loại dự án • Theo các mục tiêu về lợi nhuận: phi lợi nhuận, lợi nhuận • Dự án nhiều người hay ít người tham gia • Dự án nội bộ hay bên ngoài • Dự án dài hạn hay ngắn hạn • Ví dụ: • Xây dựng một hệ thống máy tính cho một trường học. • Xây dựng và thiết kế một Website. • Xây dựng một hệ thống bán hàng qua mạng. • Xây dựng hệ thống đào tạo từ xa.

QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án • QLDA là việc áp dụng kiến thức (knowledge), kỹ năng (skills), công cụ (tools) và kỹ thuật (techniques) vào hoạt động của một dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án. Quản lý dự án được thực hiện thông qua việc áp dụng và tích hợp phù hợp các quy trình quản lý dự án được xác định cho dự án. VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Sự cần thiết của quản lý dự án • Các dự án IT có tỷ lệ thành công rất ít. Theo nghiên cứu của Standish Group (CHAOS) năm 2011-2015 ở Mỹ: 22 Sự cần thiết của quản lý dự án • Các thống kê về quản lý dự án • Mỗi năm Nước Mỹ đã tiêu 2.3 nghìn tỷ USD cho các dự án – tương đương với ¼ GDP • Cả thế giới đã tiêu 10 nghìn tỷ USD cho tất cả các loại dự án trong tổng số 40.7 nghìn tỷ GDP • Có hơn 1.6 triệu người quan tâm đến quản trị dự án trong công việc của họ, trung bình một người quản trị dự án kiếm được 82,000 USD mỗi năm.

23 Sự cần thiết của quản lý dự án 24 25 26 Sự cần thiết của quản lý dự án • Các thống kê về quản lý dự án • Số lượng các dự án IT tăng rất nhanh • Năm 2000, có 300,000 dự án IT • Năm 2001, có 500,000 dự án IT • Rất nhiều nhà kinh doanh, các tác giả và những chuyên gia nổi tiếng nhấn mạnh đến tầm quan trọng về quản trị dự án. Tom Peters đã viết trong một quyển sách của ông, “To win today you must master the art of the project!” 27 Sự cần thiết của quản lý dự án Standish Group thống kê trên 13.2 Dự án thành công 34 222 Thời gian quá hạn 163 189 Vượt ngân sách 145 61 Đạt yêu cầu 67 0 50 100 150 200 250 1995 2003 28 Sự cần thiết của quản lý dự án • Các dự án thành công là các dự án: • Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép. • Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mức. • Khách hàng thỏa mãn: • Sản phẩm của dự án giải quyết được vấn đề.

• Được tham gia vào quá trình QL DA. • Người quản lý hài lòng với tiến độ. 29 Sự cần thiết của quản lý dự án • Một dự án thất bại là dự án • Không đạt được mục tiêu của dự án • Không đáp ứng được thời hạn • Vượt quá ngân sách ít nhất 10-20% • Một số lý do dẫn đến thất bại • Chiến lược phát triển dự án còn bất cập • Quản lý kém • Thiếu thông tin trong quá trình thực hiện dự án • Không rõ mục tiêu • Nghiên cứu thị trường không được tiến hành • Đội ngũ phát triển thiếu chuyên nghiệp • Các lý do khác 30 Sự cần thiết của quản lý dự án • Những ưu điểm của QLDA: ✓Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên về tài chính, vật liệu và nguồn nhân lực ✓Cải tiến quan hệ với khách hàng ✓Rút ngắn thời gian phát triển ✓Giảm chi phí, lợi nhuận cao hơn ✓Chất lượng và độ tin cậy cao hơn ✓Cải tiến năng suất lao động ✓Phối hợp nội bộ tốt hơn ✓Tinh thần làm việc cao hơn 31 Vai trò của người quản lý dự án • Người quản lý dự án (project manager) là người do tổ chức thực hiện giao nhiệm vụ dẫn dắt đội ngũ chịu trách nhiệm đạt được mục tiêu dự án. Mối quan hệ báo cáo của người quản lý dự án dựa trên cấu trúc tổ chức và quản trị dự án.

• Kỹ năng và thuộc tính cần thiết: • Kiến thức: Quản lý dự án, môi trường kinh doanh, Kỹ thuật liên quan, thông tin khác cần thiết để quản lý dự án hiệu quả. • Kỹ năng: Lãnh đạo nhóm dự án hiệu quả., Điều phối công việc, Hợp tác với các bên liên quan, Giải quyết vấn đề, Ra quyết định. • Khả năng: Phát triển và quản lý phạm vi, thời gian, ngân sách, tài nguyên, rủi ro, kế hoạch, thuyết trình và báo cáo 32 6. CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN Các bên liên quan đến dự án • Các bên tham gia (Stakeholders) • Là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án (là một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng bởi, hoặc tự cho rằng mình bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án) • Có thể là bên trong hoặc bên ngoài dự án.

• Có thể tham gia tích cực, thụ động, hoặc không biết về dự án. • Có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến dự án, hoặc bị dự án tác động tích cực hoặc tiêu cực.