MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.1 – TỔNG QUAN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Nội dung 1. Khái niệm dự án 3. Phân loại dự án 4.
Quản lý dự án là gì? 5. Sự cần thiết của quản lý dự án 6. Các bên liên quan đến dự án 7. Các giai đoạn của một dự án CNTT 9.
Các khung và tiêu chuẩn quản lý dự án 2 1. GIỚI THIỆU Khái niệm về quản lý • Quản lý (nói chung) là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường. ➢Có chủ thể quản lý (người quản lý) ➢Có đối tượng quản lý (người bị quản lý) ➢Có mục tiêu cần đạt được ➢Có môi trường quản lý 4 Khái niệm về quản lý • Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của những người khác (khái niệm định tính). • Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau trong cùng một tổ chức.
• Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực, nhằm đạt được mục đích với hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn luôn biến động. 5 Quản lý là… Nghệ thuật • Sự đa dạng, phong phú, muôn màu muôn vẽ của sự vật, hiện tượng. • QL cơ quan hành chánh ≠ QL doanh nghiệp ≠ QL trường học ≠ QL dự án • Hiệu quả QL phụ thuộc vào kinh nghiệm, cá tính, sự khéo léo, linh hoạt, cơ may, vận rủi của người QL. Khoa học • Tổng hợp và vận hành các quy luật: kinh tế, công nghệ, xã hội.
• Vận dụng những thành tựu khoa học, công nghệ trong quản lý: các phương pháp dự báo, tâm lý học, tin học. Nghề • Phải học, thực hành. • Phải có được nhiều yếu tố ban đầu: cách học, chương trình học, năng khiếu, … 6 2. KHÁI NIỆM DỰ ÁN Khái niệm dự án • Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi (scope), thời gian (time) và ngân sách (cost/budget).
• Dự án là một tập hợp nhiều hoạt động có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, để hoàn thành một sản phẩm nhất định với chi phí và thời gian xác định. 8 Khái niệm dự án • Dự án là một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm,dịch vụ hoặc kết quả duy nhất (PMBOK 6 - 2017). • 4 yếu tố quan trọng: • Tập thể thực hiện dự án • Thời gian dự kiến thực hiện dự án • Kết quả dự kiến • Kinh phí dự kiến 9 Khái niệm dự án • 4 yếu tố quan trọng • Tập thể thực hiện dự án: nguồn nhân lực, mỗi người có chuyên môn và năng lực nhất định. • Thời gian dự kiến thực hiện dự án: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời điểm trung gian ứng với kết quả trung gian.
• Kết quả dự kiến: Sản phẩm sau cùng của dự án, phải hình dung và mô tả được. Kết quả có đặc tính/đặc điểm gì, giá trị sử dụng như thế nào? hiệu quả ra làm sao? • Kinh phí dự kiến: tiền để thực hiện dự án. Người (hoặc đơn vị) cấp tiền (cấp vốn) được gọi là chủ đầu tư. 10 Khái niệm dự án • Ví dụ: Dự án xây dựng ngôi nhà 5 tầng cho công ty Nhóm kiến trúc sư, công nhân xây Tập thể thực hiện dựng, giám sát viên kỹ thuật.
6 tháng, Khởi công: ngày N1, Thời gian thực hiện dự kiến kết thúc: ngày N2. Kinh phí 900 triệu đồng (?) 1 ngôi nhà 5 tầng với đầy đủ tiện Kết quả nghi làm việc cho cơ quan, diện tích mỗi tầng khoảng 200m2 11 Các thuộc tính của dự án • Có mục đích rõ ràng, duy nhất. • Có tính tạm thời: có ngày bắt đầu, ngày kết thúc • Có ràng buộc về chi phí, thời gian, nguồn lực. • Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất: Dự án tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất, không giống với bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào khác.
• Có nhiều rủi ro (không chắc chắn). • Nhiều người và tổ chức khác nhau cùng tham gia: có khách hàng và/hoặc nhà tài trợ. • Nhiều thay đổi và nhiều vấn đề xuất hiện 12 Các thuộc tính của dự án • Đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng: Dự án có đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng. • Quá trình được xác định rõ ràng: Dự án có quá trình được xác định rõ ràng để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra.
PHÂN LOẠI DỰ ÁN Phân loại dự án • Theo lĩnh vực chuyên môn (ngành nghề): dự án CNTT, dự án kỹ thuật, dự án xã hội, dự án xây dựng … • Theo tầm cỡ (quy mô) dự án • Dự án lớn: tổng kinh phí huy động lớn, số lượng các bên tham gia đông, thời gian dàn trải, quy mô rộng lớn. • Dự án trung bình và nhỏ: không đòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn, không quá phức tạp. • Theo tính phức tạp: Dự án có thể được phân loại thành dự án đơn giản, dự án phức tạp và dự án rất phức tạp. • Theo tính rủi ro: Dự án có thể được phân loại thành dự án rủi ro thấp, dự án rủi ro trung bình và dự án rủi ro cao.
15 Phân loại dự án • Theo các mục tiêu về lợi nhuận: phi lợi nhuận, lợi nhuận • Dự án nhiều người hay ít người tham gia • Dự án nội bộ hay bên ngoài • Dự án dài hạn hay ngắn hạn • Ví dụ: • Xây dựng một hệ thống máy tính cho một trường học. • Xây dựng và thiết kế một Website. • Xây dựng một hệ thống bán hàng qua mạng. • Xây dựng hệ thống đào tạo từ xa.
QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án • QLDA là việc áp dụng kiến thức (knowledge), kỹ năng (skills), công cụ (tools) và kỹ thuật (techniques) vào hoạt động của một dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án. Quản lý dự án được thực hiện thông qua việc áp dụng và tích hợp phù hợp các quy trình quản lý dự án được xác định cho dự án. VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Sự cần thiết của quản lý dự án • Các dự án IT có tỷ lệ thành công rất ít. Theo nghiên cứu của Standish Group (CHAOS) năm 2011-2015 ở Mỹ: 22 Sự cần thiết của quản lý dự án • Các thống kê về quản lý dự án • Mỗi năm Nước Mỹ đã tiêu 2.3 nghìn tỷ USD cho các dự án – tương đương với ¼ GDP • Cả thế giới đã tiêu 10 nghìn tỷ USD cho tất cả các loại dự án trong tổng số 40.7 nghìn tỷ GDP • Có hơn 1.6 triệu người quan tâm đến quản trị dự án trong công việc của họ, trung bình một người quản trị dự án kiếm được 82,000 USD mỗi năm.
23 Sự cần thiết của quản lý dự án 24 25 26 Sự cần thiết của quản lý dự án • Các thống kê về quản lý dự án • Số lượng các dự án IT tăng rất nhanh • Năm 2000, có 300,000 dự án IT • Năm 2001, có 500,000 dự án IT • Rất nhiều nhà kinh doanh, các tác giả và những chuyên gia nổi tiếng nhấn mạnh đến tầm quan trọng về quản trị dự án. Tom Peters đã viết trong một quyển sách của ông, “To win today you must master the art of the project!” 27 Sự cần thiết của quản lý dự án Standish Group thống kê trên 13.2 Dự án thành công 34 222 Thời gian quá hạn 163 189 Vượt ngân sách 145 61 Đạt yêu cầu 67 0 50 100 150 200 250 1995 2003 28 Sự cần thiết của quản lý dự án • Các dự án thành công là các dự án: • Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép. • Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mức. • Khách hàng thỏa mãn: • Sản phẩm của dự án giải quyết được vấn đề.
• Được tham gia vào quá trình QL DA. • Người quản lý hài lòng với tiến độ. 29 Sự cần thiết của quản lý dự án • Một dự án thất bại là dự án • Không đạt được mục tiêu của dự án • Không đáp ứng được thời hạn • Vượt quá ngân sách ít nhất 10-20% • Một số lý do dẫn đến thất bại • Chiến lược phát triển dự án còn bất cập • Quản lý kém • Thiếu thông tin trong quá trình thực hiện dự án • Không rõ mục tiêu • Nghiên cứu thị trường không được tiến hành • Đội ngũ phát triển thiếu chuyên nghiệp • Các lý do khác 30 Sự cần thiết của quản lý dự án • Những ưu điểm của QLDA: ✓Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên về tài chính, vật liệu và nguồn nhân lực ✓Cải tiến quan hệ với khách hàng ✓Rút ngắn thời gian phát triển ✓Giảm chi phí, lợi nhuận cao hơn ✓Chất lượng và độ tin cậy cao hơn ✓Cải tiến năng suất lao động ✓Phối hợp nội bộ tốt hơn ✓Tinh thần làm việc cao hơn 31 Vai trò của người quản lý dự án • Người quản lý dự án (project manager) là người do tổ chức thực hiện giao nhiệm vụ dẫn dắt đội ngũ chịu trách nhiệm đạt được mục tiêu dự án. Mối quan hệ báo cáo của người quản lý dự án dựa trên cấu trúc tổ chức và quản trị dự án.
• Kỹ năng và thuộc tính cần thiết: • Kiến thức: Quản lý dự án, môi trường kinh doanh, Kỹ thuật liên quan, thông tin khác cần thiết để quản lý dự án hiệu quả. • Kỹ năng: Lãnh đạo nhóm dự án hiệu quả., Điều phối công việc, Hợp tác với các bên liên quan, Giải quyết vấn đề, Ra quyết định. • Khả năng: Phát triển và quản lý phạm vi, thời gian, ngân sách, tài nguyên, rủi ro, kế hoạch, thuyết trình và báo cáo 32 6. CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN Các bên liên quan đến dự án • Các bên tham gia (Stakeholders) • Là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án (là một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng bởi, hoặc tự cho rằng mình bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án) • Có thể là bên trong hoặc bên ngoài dự án.
• Có thể tham gia tích cực, thụ động, hoặc không biết về dự án. • Có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến dự án, hoặc bị dự án tác động tích cực hoặc tiêu cực.