MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.4 – QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Nội dung 1. Quản lý phạm vi dự án 2. Các quy trình quản lý phạm vi 3.
Phân tích tài chính 2 1. QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Quản lý Phạm vi Dự án • Phạm vi (Scope) đề cập đến tất cả những công việc liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của dự án và các qui trình được sử dụng để tạo ra sản phẩm. Nó xác định điều gì cần làm và điều gì không làm. Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không dự án sẽ không bao giờ kết thúc.
• Các sản phẩm trung gian (Deliverables) là những sản phẩm được tạo ra như là một phần của dự án, như phần cứng, phần mềm, tài liệu đào tạo, chuyển giao, bảo hành, biên bản họp… - (các thành quả chuyển giao) • Nhóm dự án và các bên liên quan (Stakeholders) phải cùng hiểu những sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào. 4 Quản lý Phạm vi Dự án • Trong bối cảnh dự án, thuật ngữ “phạm vi” có thể đề cập đến: • Phạm vi sản phẩm. Các tính năng và chức năng đặc trưng cho một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả. • Phạm vi dự án.
Công việc được thực hiện để cung cấp sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả với các tính năng và chức năng được chỉ định. Thuật ngữ “phạm vi dự án” đôi khi được xem là bao gồm cả phạm vi sản phẩm. 5 Quản lý Phạm vi Dự án • Phạm vi (Scope) dự án là một danh sách tất cả những gì dự án phải thực hiện (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). • Phạm vi dự án phải được xác định rõ ràng ngay khi bắt đầu dự án 6 Quản lý Phạm vi Dự án • Quản lý phạm vi dự án (Project scope management) • Bao gồm các quy trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì thuộc hoặc không thuộc dự án.
• Nó bảo đảm đội dự án và những người liên quan cùng hiểu biết về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà đội dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm. • Quản lý phạm vi dự án là nhằm đảm bảo dự án sẽ thực hiện đúng và đủ tất cả những hạng mục theo mong muốn đã được thống nhất các bên liên quan (stakeholders) 7 Quản lý Phạm vi Dự án • Trong vòng đời dự án, các sản phẩm bàn giao của dự án được xác định ngay từ đầu dự án và mọi thay đổi về phạm vi đều được quản lý dần dần. • Đối với các vòng đời các dạng dự án thích ứng hoặc linh hoạt, các sản phẩm bàn giao được phát triển qua nhiều lần lặp trong đó phạm vi chi tiết được xác định và phê duyệt cho mỗi lần lặp khi nó bắt đầu. Các dự án này có mức độ thay đổi cao và đòi hỏi sự tham gia liên tục của các bên liên quan.
Ba quy trình (Thu thập yêu cầu, Xác định phạm vi và Tạo WBS) được lặp lại cho mỗi lần lặp. 8 Scope creep Quản lý Phạm vi Dự án • Xu hướng và phương pháp mới trong quản lý phạm vi dự án: • Hoạt động phân tích kinh doanh có thể bắt đầu trước khi dự án được bắt đầu và người quản lý dự án được chỉ định • Tập trung vào việc cộng tác với các chuyên gia phân tích kinh doanh để: Xác định vấn đề và xác định nhu cầu kinh doanh; Xác định và đề xuất các giải pháp khả thi để đáp ứng những nhu cầu đó; Gợi ý, ghi chép và quản lý các yêu cầu của bên liên quan nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và dự án… • Vai trò chịu trách nhiệm tiến hành phân tích kinh doanh phải được giao cho các nguồn lực có đủ kỹ năng và chuyên môn về phân tích kinh doanh 10 Quản lý Phạm vi Dự án • Tailoring: • Quản lý kiến thức và yêu cầu. Tổ chức có hệ thống quản lý yêu cầu và tri thức chính thức hoặc không chính thức không? Người quản lý dự án nên thiết lập những hướng dẫn nào để các yêu cầu được sử dụng lại trong tương lai? • Xác nhận và kiểm soát. Tổ chức có các chính sách, thủ tục và hướng dẫn liên quan đến kiểm soát và xác nhận chính thức hoặc không chính thức hiện có không? • Cách tiếp cận phát triển.
Tổ chức có sử dụng các phương pháp tiếp cận linh hoạt trong việc quản lý dự án không? Cách tiếp cận phát triển là lặp đi lặp lại hay gia tăng? Phương pháp dự đoán có được sử dụng không? Phương pháp tiếp cận lai có hiệu quả không? 11 Quản lý Phạm vi Dự án • Tailoring: • Tính ổn định của yêu cầu. Có khu vực nào của dự án có yêu cầu không ổn định không? Các yêu cầu không ổn định có đòi hỏi phải sử dụng các kỹ thuật tinh gọn, linh hoạt hoặc thích ứng khác cho đến khi chúng ổn định và được xác định rõ ràng không? • Quản trị. Tổ chức có chính sách, thủ tục và hướng dẫn kiểm toán và quản trị chính thức hay không chính thức không? 12 2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Lưu ý • Trước khi đến với các quy trình quản lý phạm vi dự án, cần tìm hiểu dự án được bắt đầu như thế nào.
Quy trình Quản lý phạm vi dự án 14 A. Khởi động dự án • Khởi động dự án: Kế hoạch chiến lược và chọn dự án. • Trước tiên là nhìn bức tranh tổng thể hay kế hoạch của tổ chức. • Kế hoạch chiến lược nhằm xác định những hoạt động dài hạn.
• Dự án IT phải hỗ trợ những mục tiêu thương mại, tài chính và chiến lược của đơn vị. Khởi động dự án • Chuẩn bị cho dự án • Phát triển và hoàn thiện các mục tiêu của dự án dựa trên những ý tưởng ban đầu để đưa ra những mục tiêu chính của dự án mang tính quyết định cao. • Thành phần tham gia • Quản lý dự án • Khách hàng • Đội phân tích nghiệp vụ 16 A. Khởi động dự án • Việc Chuẩn bị cho dự án có thể gồm các bước sau 1.
Khái niệm, ý tưởng và định nghĩa dự án (Conception, Idea and Defintion of Project) 2. Nghiên cứu tiền khả thi (Pre-Feasibility Study) 3. Nghiên cứu khả thi (Feasibility Study) 17 A. Khởi động dự án • Khái niệm, ý tưởng và định nghĩa dự án • Dự án đáp ứng yêu cầu gì? • Dự án này có phù hợp với chuyên môn và chiến lược của Công ty hay không? • Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn nghiên cứu cơ hội đầu tư.
Nếu việc trả lời các câu hỏi này gặp khó khăn thì việc hình thành dự án sẽ có thể không khả thi 18 A. Khởi động dự án • Nghiên cứu tiền khả thi • Dự án có khả thi về mặt tài chính, kinh tế, xã hội không? • Các biến hay chỉ tiêu chủ yếu là gì? • Nguồn rủi ro • Trong bước này cần các phân tích: • Phân tích thị trường • Phân tích kỹ thuật • Phân tích nguồn lực • Phân tích tài chính • Phân tích kinh tế • Phân tích xã hội • Phân tích nhu cầu cơ bản 19 A. Khởi động dự án • Nghiên cứu khả thi • Có khả thi về mặt tài chính, kinh tế, xã hội không? • Mức độ không tin cậy của các biến số chủ yếu? • Ra quyết định thiết kế chi tiết hay không? 20 A. Khởi động dự án • Phát biểu bài toán Phát biểu bài toán (STATEMENT OF WORK – SOW) là một bản mô tả các công việc cần được thực hiện cho dự án, trong đó có thiết lập các điều kiện ràng buộc và ranh giới với bên ngoài (được gọi là biên).Phát biểu bài toán được chia làm hai loại: • Theo cách thông thường SOW • Theo dạng một hợp đồng CSOW (Contract Statement of Work): sử dụng ngôn ngữ luật hợp pháp như một phần của ngữ cảnh thầu dự án Tài liệu phát biểu bài toán thường được hoàn thành ngay sau khi dự án được chấp thuận và có thể có nhiều phiên bản khác nhau 21 A.
Khởi động dự án • Statement of Work và Scope of Work • Tuyên bố Công việc (Statement of Work-SOW) là một tài liệu chính thức mô tả các mục tiêu của dự án, trong khi Phạm vi Công việc (Scope of Work) là một phần trong SOW nhằm phác thảo cách một nhóm lập kế hoạch để mang lại những kết quả đó. Phạm vi công việc thường là một mô tả ngắn hơn nhiều vì nó chỉ là một thành phần trong SOW. Khởi động dự án 23 24 25 A.1 Quy trình Chọn dự án 26 A.1 Quy trình Chọn dự án • Những quyết định của khách hàng và của đội ngũ quản lý dự án sẽ được đưa ra để khởi tạo dự án. • Các quyết định này liên quan đến tất cả khía cạnh tri thức của quá trình quản lý dự án, bao gồm các cách tiếp cận quản lý và những thông tin liên quan: Giả thiết, Ràng buộc, Những người tham gia dự án, Tài liệu xác định dự án.1 Quy trình Chọn dự án • Giả thiết: • Các giả thiết có thể ảnh hưởng tới tất cả các khía cạnh như quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý phạm vi, …của việc lập kế hoạch và đôi khi nó cũng là một yếu tố thúc đẩy tiến độ của dự án • Mỗi giả thiết thường liên quan tới một mức độ rủi ro khác nhau 28 A.1 Quy trình Chọn dự án • Ràng buộc: • Một dự án có thể có các ràng buộc về chi phí, thời gian, tài nguyên, con người, kỹ thuật và các ràng buộc khác.
Ví dụ như các mốc thời gian xuất phát từ ngoại cảnh, cận trên của ngân sách dành cho dự án, … • Những người tham gia dự án: • Các cá nhân và tổ chức tham gia tích cực vào dự án hoặc lợi nhuận của họ bị ảnh hưởng tốt hoặc xấu bởi quá trình thực thi hoặc kết thúc dự án. Những cá nhân này có nhiều ảnh hưởng tới dự án và kết quả của nó 29 A.1 Quy trình Chọn dự án • Kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức • Phân tích vùng nghiệp vụ • Xác định dự án tiềm năng • Chọn các dự án CNTT và phân bổ tài nguyên 30 A.