CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU DỰ ÁN PHẦN MỀM 1. Khảo sát hệ thống Xã hội ngày nay đang phát triền về thời đại 4.0, kéo theo nhu cầu đời sống vật chất, tinh thần của con người đều tăng lên. Từ nhu cầu đó, mỗi người đều muốn có những phương tiện di chuyển đi lại của riêng mình, đặc biệt là ô tô đang rất phát triển. Cửa hàng xe ô tô MAZDA là nơi phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu đi lại cho người dân trong thành phố cũng như các vùng lân cận.
Thông tin cửa hàng Tên đơn vị áp dụng: cửa hàng xe ô tô MAZDA Tổng số nhân viên: 10 người + 1 quản lý chính (chủ cửa hàng và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng). + 2 nhần viên thu ngân. + 3 nhân viên quản lý kho. + 4 nhân viên phục vụ, tư vấn cho khách về các dòng xe.
Thời Thời gian gian làm làm vi việc: ệc: Sáng Sáng:: 8h0 8h000 – 12h0 12h000 Chiều: 13h00 – 17h00 Tối: 18h00 – 22h00 Doanh thu hàng tháng: 100.000 VNĐ Địa chỉ: Số 7 đường Lương Yên, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số điện thoai: 039 1268 392 1 Hình 1. Hình ảnh về cửa hàng xe ô tô MAZDA. Hình ảnh về cửa hàng xe ô tô MAZDA. - Quy mô: 2 + Khách hàng: đặt xe.
+ Nhân viên: Tư vấn bảng giá, mẫu mã, thương hiệu, chất lượng, cung cấp thông tin, các dịch vụ, … + Nhà cung cấp: Cung cấp các mẫu mã xe cho bên bán. + Tài sản: Nhân viên bảo quản quản tài sản, kiểm tr traa xe thường xuyên, xuyên, nhân viên kiểm kho, sắp xếp phụ kiện, xe. + Thanh toán: Khách hàng có thể thanh toán phí vận chuyển bằng thẻ ngân hàng hoặc tiền mặt - Những khó khăn mà cửa hàng găp phải khi chưa có phần mềm sử dụng: tại cửa hàng ô tô MAZDA hiện nay với số lượng khách mua xe ngày càng tăng, để phục vụ khách tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ cửa hàng muốn từng bước tin học hóa các khâu quản lí. Đặc biệt trong công tác kế toán và quản lí cửa hàng xe.
Bởi vì công tác thủ công mà cửa hàng đang thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau: + Tra cứu thông tin về xe, các nhà cung cấp xe và khách hàng mất nhiều thời gian và mức độ chính xác không cao. + Cập nhật các thông tin hàng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện các báo cáo thống kê, nhất là khi có việc đột xuất. Xác định được bài toán cần giải quyết - Trước tình hình khó khăn mà cửa hàng đang gặp phải thì ta phải xây dựng một phần mềm hệ thống quản lý tất cả các hoạt động và thời gian của người dùng nâng cao chất lượng về công nghệ trong thời đại mới. - Xây dựng phần mềm nhằm giải quyết về nhu cầu của người dùng có thể truy cập để tìm hiều giá cả cũng như các loại xe một cách nhanh chóng, đỡ tốn thời gian.
- Xây dựng trang quản trị để quản lý các thông tin về xe và nguồn gốc xuất sứ để người dùng dễ dàng nắm bắt được thông tin. - Phần mềm gồm nhiều loại xe được nhập khẩu ở nhiều nước trên thế giới. 3 - Cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời: + Thêm loại xe mới trong cửa hàng. + Sửa thông tin các loại xe.
+ Xóa thông tin xe. - Khi xây dựng một phần mềm, chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lí các thông của nhân viên, các hóa đơn, phiếu nhập hàng, hóa đơn nhập, … - Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết. - Xây dựng phần mềm quản lí cửa hàng xe ô tô nhằm online hỗ trợ tối đa việc mua hàng truyền thống của người dùng, quản lý chặt chẽ thông tin của người dùng. Bài toán đặt ra là việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn đề đặt ra là tại sao cần phải tạo dựng phần mềm và cần phải quản lý thông tin của người dùng như thế nào? Và quản lý như thế nào để công việc có hiệu quả và tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức cho người dùng.
Phân tích và đặc tả các nghiệp vụ của hệ thống 1. Quản lý xe Nhập xe từ nhà cung cấp: Khi nhà cung cấp đến ggiao iao hàng từ đơn đặt hàng của chủ cửa hàng đã lập từ trước (đơn đặt hàng được lập bằng tay), nhân viên kiểm tra số lượng, mẫu mã xe, chất lượng của xe được cung cấp theo đơn xe. Nếu hàng nhập không đạt yêu cầu thì chỉ nhập những những mặt hàng đạt yêu cầu và chủ cửa hàng lập lại phiếu đặt hàng các mặt hàng bị lỗi, hàng bị lỗi thì trả lại nhà cung cấp. Nếu xe đạt tiêu chuẩn tiến hành lập phiếu nhập lưu các thông tin bao gồm: ngày nhập, xe nhập, số lượng, nhà cung cấp.
Quy trình bán hàng: Khi khách hàng vào cửa hàng sẽ được nhân viên chỉ dẫn đến quầy để chọn bàn cũng như để tư vấn về loại xe ô tô phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra bàn khách chọn còn trống hay không nếu có người mời khách chọn bàn khác để tư vấn. Nếu mặt hàng khách yêu cầu không có trong cửa hàng đưa ra một tờ giấy thông báo từ chối bán hàng. Trong trường hợp mặt hàng có bán trong cửa hàng thì nhân viên nhập 4 hàng lưu thông tin của khách hàng lại, trước khi lập phiếu bán hàng, phiếu bảo hành.
Bộ phận bán hàng cũng có trách nhiệm giải quyết việc thanh toán tiền hàng với khách hàng qua đưa tiền mặt hoặc chuyển khoản, cũng có thể trả góp. Giá bán xe= Giá xe nhập về +8% (giá xe nhập về) 1. Quản lý nhân viên Nhân viên được nhận vào làm sẽ được chủ cửa hàng lấy thông tin và lưu lại bao gồm: tên, ngày sinh, số chứng chứng minh, giới tính, đơn vị công tác, ngày vào làm, số điện thoại, quê quán, email, … (nhân viên xin việc phải đầy đủ lý lịch). Một nhân viên làm việc trong 1 tháng được phép nghỉ tối đa 3 ngày.
Trước khi nghỉ báo trước cho quản lý trước 1 ngày để sắp xếp lịch. Các nhân viên part- time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau. Trường hợp nghỉ hẳn phải báo quản lý trước lương 1theo tuầnthời để gian còn tuyển thêm làm. Nếu đi nhân muộnsự.
quáĐinhiều muộnlần,bao nhiêu quản lâucho lý sẽ trừnhân vào viên tiền này thôi việc. Mức thưởng sẽ dựa vào năng lực của nhân viên trong một tháng là số xe được bán đi và lương tháng của nhân viên sẽ được trả vào ngày 10 của mỗi tháng với công thức: Tổng lương: Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt Ngoài tiền lương nhân viên còn được được thưởng theo đánh giá năng lực của mình đối với cửa hàng. - 3 sao: Xuất sắc: + 300.000 đ - 2 sao: Trung bình: +100.000 đ - 1 sao: Yếu: nhắc nhở 1. Quản lý khách hàng Khách mua hàng đến quầy thanh toán, nhân viên tìm hiểu thông tin khách đã có trong ghi chép hay chưa để từ đó thêm khách.
Nhân viên check mã xe, giá xe khách mua để tổng giá bán. Nhân viên sẽ tạo hóa đơn, lưu lại lại hóa đơn, xuất hàng đã bán đó để cập nhật 5 thông tin sản phẩm tồn kho ở cửa hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng hình thức thanh toán qua thẻ hoặc có thể thanh toán tiền mặt trực tiếp ở quầy. Quản lý khách hàng là phương pháp giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và giao tiếp với khách hàng hiệu quả hơn.
Nhờ đó có thể thấu hiểu được hành vi của người mua, đồng thời có những phương pháp chăm sóc phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc chăm sóc khách hàng đối với doanh nghiệp vô cùng quan trọng, khi doanh nghiệp tồn tại được là nhờ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng và chính họ sẽ là nguồn thu chính. Vì vậy có thể nói rằng khách hàng chính là sự sống còn đối với doanh nghiệp, nên việc quản lý để giữ chân và tạo thiện cảm cho khách hàng là điều vô cùng quan trọng cho doanh nghiệp. Quản lý hóa đơn Định kì mỗi tháng, kì, năm các bộ phận quản lí sẽ tổng hợp thông tin báo cáo thống kê: +) Lập danh sách sản phẩm bán nhiều nhất định kì theo tháng, kì, năm +) Thống kê hàng tồn kho +) Báo cáo theo dõi tình hình hoạt động của nhân viên thoe hóa đơn bán hàng, nhập hàng +) Xuất báo cáo doanh thu Báo cáo – thống kê: Để tiện theo dõi việc kinh doanh mua bán xe ô tô của cửa hàng, hàng tháng các bộ phận lập ra các báo cáo gửi cho ban giám đốc quản lý cửa hàng xe về doanh thu trong tháng, các mặt hàng đã bán, các mặt hàng trong kho, mặt hàng bán chạy, để giám đốc có biện pháp để điều chỉnh việc kinh doanh cho hơp lý để phát triển cửa hàng ô tô trong những tháng tiếp theo.
Xác định yêu cầu của hệ thống 6 1. Yêu cầu chức năng Mô tả chi tiết các chức năng trong hệ thống: Chức năng đăng nhập, đăng xuất: Gồm tên tài khoản và mật khẩu để truy cập vào hệ thống. Để truy cập vào hệ thống thì chủ cửa hàng và nhân viên cần phải có một tài khoản, tài khoản này sẽ bao gồm 2 thông tin đó chính là tên đăng nhập và mật khẩu. Trong trường hợp chủ cửa hàng hoặc nhân viên đã có tải khoản đăng ký rồi thì bỏ qua bước đăng ký mà đăng nhập thành công vào trong hệ thống tùy vào chức năng của mỗi người mà hệ thống cho phép truy cập vào các trong khác nhau.
Chức năng quản lý nhân viên: Thêm nhân viên. Sửa nhân viên. Tìm kiếm nhân viên. Chức năng quản lý khách hàng: Thêm khách hàng.
Sửa thông tin khách hàng. Xóa thông tin khách hàng. Tìm kiếm khách hàng Chức năng quản lý xe: Thêm thông tin xe. Sửa thông tin xe.
Xóa thông tin xe. Tìm kiếm thông tin xe. Chức năng quản lý hóa đơn: Thêm hóa đơn. Yêu cầu phi chức năng 1.
Yêu cầu về bảo mật - Bảo mật: phân quyền hệ thống cho từng đối tượng sử dụng tránh tình trạng thông tin, dữ liệu của giải đấu bị mất hoặc bị sửa đổi. Yêu cầu về sao lưu - Yêu cầu an toàn: phải có giải pháp bảo đảm an toàn dữ liệu: Có khả năng backup dữ liệu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố. Yêu cầu về tính năng sử dụng - Hệ thống cho phép truy cập dữ liệu thời gian thực.