MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.6 – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Nội dung 1. Các quy trình quản lý chi phí 3. Ước lượng chi phí 4.
Xác định chi phí và lợi ích dự án 5. Kiểm soát và điều chỉnh chi phí 2 1. GIỚI THIỆU Giới thiệu • Những dự án về CNTT có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho việc đạt được mục đích về chi phí. • Ở Mỹ các dự án CNTT bị hủy làm tốn trên 81 tỉ đô la năm 1995.
Vượt ngân sách 250% 200% 189% 150% 100% 50% 43% 0% 1995 2010 4 Giới thiệu • Theo Pulse of the Profession 2021 của PMI, 35% thất bại của dự án có liên quan đến vấn đề ngân sách vào năm 2021. • Cứ 6 dự án CNTT thì có 1 dự án vượt chi phí trung bình 200% và vượt tiến độ 70%. (Nguồn: Harvard Business Review) 5 Chi phí là gì? • Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay được tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. • Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ.
• Chi phí dùng để trả cho yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ. • Chi phí của dự án được chi cho việc cung cấp tài nguyên và được sử dụng bất kì nơi đâu trong dự án. → Người quản lý dự án phải hiểu rõ việc quản lý chi phí dự án. 6 Chi phí là gì? • Phân loại chi phí • Trả công lao động • Huấn luyện, đào tạo lại • Máy móc, trang thiết bị • Đi lại, trao đổi • Tiện nghi làm việc • Văn phòng phẩm • Thời gian • Thu thập thông tin •… 7 Khái niệm chi phí • Chi phí hữu hình (Tangible costs): là các chi phí mà 1 công ty có thể dễ dàng tính được bằng tiền tệ.
Là chi phí để trả cho nhân viên, hàng tồn kho, hệ thống máy tính và đất đai hoặc thiết bị… • Chi phí vô hình (Intangible cost): Là các chi phí khó có thể tính được bằng tiền. Ví dụ: Thiệt hại cho danh tiếng hoặc thương hiệu của công ty, sự không hài lòng của khách hàng… • Chi phí trực tiếp: Là các chi phí có thể liên quan trực tiếp đến việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án. • Chi phí gián tiếp: là chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ của dự án nhưng có liên quan gián tiếp đến việc thực thi dự án. 8 Khái niệm chi phí • Chi phí đã dùng (sunk cost): Là chi phí đã được chi dùng trong quá khứ.
• Quỹ dự trữ: là số tiền được tính gộp vào ước tính chi phí để giảm bớt rủi ro chi phí khi gặp khó khăn trong tương lai mà không dự đoán chắc chắn trước được. 9 Quản lý chi phí dự án • Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong ngân sách cho phép. • Quản lý chi phí dự án là quá trình ước tính, phân bổ và kiểm soát chi phí trong một dự án. Giúp dự đoán các chi phí sắp tới để giảm nguy cơ vượt ngân sách • Chi phí dự kiến được tính trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án và phải được phê duyệt trước khi bắt đầu dự án.
10 Quản lý chi phí dự án • Khi kế hoạch dự án được thực hiện, các chi phí được ghi lại và theo dõi để đảm bảo chi phí nằm trong kế hoạch. • Khi dự án hoàn thành, chi phí dự đoán được so sánh với chi phí thực tế, cung cấp chuẩn cho kế hoạch quản lý chi phí và ngân sách dự án trong tương lai. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ 2. Quy trình Quản lý chi phí 1.
Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management): quyết định chính sách, Quy trình, tài liệu được sử dụng cho việc thực thi và điều khiển chi phí. Ước lượng chi phí (Estimate Costs): ước lượng gần đúng cho những tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án. Xác định ngân sách (Determine Budget): phân bổ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một baseline cho việc kiểm soát. Kiểm soát – điều chỉnh (Control Costs): điều chỉnh ngay khi có sự thay đổi trong công việc, có liên quan đến ngân sách.
Quy trình Quản lý chi phí • Ở một số dự án, đặc biệt là những dự án có quy mô nhỏ, việc ước lượng chi phí (estimate cost) và dự toán ngân sách (determine budget) có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và có thể được xem như một quy trình duy nhất có thể được thực hiện bởi một người trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. • Các dự án có mức độ không chắc chắn cao hoặc những dự án chưa xác định đầy đủ phạm vi có thể không cần tính toán chi phí chi tiết do những thay đổi thường xuyên. Thay vào đó, các phương pháp ước tính đơn giản có thể được sử dụng để đưa ra dự báo nhanh, sau đó có thể dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi. Quy trình Quản lý chi phí • Tailoring: Về việc áp dụng các quy trình Quản lý chi phí dự án.
Cân nhắc cho việc điều chỉnh bao gồm nhưng không giới hạn ở: • Quản lý kiến thức. Tổ chức có kho lưu trữ cơ sở dữ liệu tài chính và quản lý tri thức chính thức mà người quản lý dự án bắt buộc phải sử dụng và có thể truy cập dễ dàng không? • Lập dự toán, lập dự toán. Tổ chức có các chính sách, thủ tục và hướng dẫn liên quan đến dự toán và lập ngân sách chính thức hoặc không chính thức không? • Quản lý giá trị thu được. Tổ chức có sử dụng quản lý EVM trong việc quản lý dự án không? • Sử dụng phương pháp Agile.
Tổ chức có sử dụng các phương pháp linh hoạt trong quản lý dự án không? Làm thế nào để điều này tác động ước tính chi phí? • Quản trị. Tổ chức có các chính sách, quy trình và hướng dẫn kiểm toán và quản trị chính thức hoặc không chính thức không? 15 2.1 Lập kế hoạch quản lý Chi phí • Xác định đơn vị sử dụng đo lường (ví dụ: theo ngày/giờ, …) • Xác định ngưỡng biến động chi phí cho phép. • Xác định tần suất báo cáo chi phí. • Xác định nguồn tài nguyên cần thiết (con người, thiết bị, vật tư) và số lượng để thực hiện dự án.
Liệt kê thành danh sách tài nguyên cụ thể. • Kế hoạch tài nguyên sẽ phụ thuộc vào bản chất riêng của từng dự án và tổ chức thực hiện dự án đó.1 Lập kế hoạch quản lý Chi phí 17 2.1 Lập kế hoạch quản lý Chi phí 18 2.1 Lập kế hoạch quản lý Chi phí • Một số câu hỏi cần cân nhắc: • Dự án sẽ gặp những khó khăn nào khi thực hiện các công việc cụ thể của dự án? • Có những phạm vi nào của dự án ảnh hưởng đến tài nguyên? • Tổ chức đã thực hiện dự án nào tương tự như dự án đang thực hiện? Kỹ năng chuyên môn cá nhân của những người tham gia thực hiện có đáp ứng được? • Tổ chức có đủ người, trang thiết bị, vật tư để thực hiện dự án? • Có những chính sách nào ảnh hưởng đến các tài nguyên cần thiết? 19 2.1 Lập kế hoạch quản lý Chi phí • Để giải quyết những vấn đề trên cần tham khảo đến: WBS, scope statement, thông tin trước đây và hiện tại, chính sách của tổ chức (policies)… • Kết quả cuối cùng là phải đưa ra danh sách những tài nguyên được yêu cầu (resource requirements).1 Lập kế hoạch quản lý Chi phí • Kế hoạch quản lý chi phí: một phần của kế hoạch quản lý dự án và mô tả cách thức lập kế hoạch, cơ cấu và kiểm soát chi phí dự án. • Đơn vị đo lường: Mỗi đơn vị được sử dụng trong phép đo (chẳng hạn như giờ nhân viên, ngày nhân viên hoặc tuần đối với thước đo thời gian; mét, lít, tấn, km hoặc thước khối đối với thước đo số lượng; hoặc tổng gộp dưới dạng tiền tệ) được xác định cho từng nguồn lực. • Mức độ làm tròn.
Đây là mức độ mà ước tính chi phí sẽ được làm tròn lên hoặc xuống. • Mức độ chính xác. Phạm vi có thể chấp nhận được (ví dụ: ±10%) được sử dụng để xác định ước tính chi phí thực tế được chỉ định và có thể bao gồm số tiền dự phòng.1 Lập kế hoạch quản lý Chi phí • Liên kết thủ tục tổ chức: Thành phần WBS được sử dụng để tính toán chi phí dự án được gọi là tài khoản kiểm soát. Mỗi tài khoản kiểm soát được gán một mã hoặc (các) số tài khoản duy nhất liên kết trực tiếp với hệ thống kế toán của tổ chức • Ngưỡng kiểm soát.
Ngưỡng chênh lệch để theo dõi hiệu suất chi phí được cho phép trước khi cần thực hiện một số hành động. Ngưỡng thường được biểu thị bằng phần trăm độ lệch so với kế hoạch cơ sở. • Quy tắc đo lường hiệu suất.2 Ước lượng chi phí 23 2.2 Ước lượng chi phí 24 2.2 Ước lượng chi phí • Đầu ra quan trọng của QL chi phí dự án là ước tính chi phí. • Ước tính chi phí bao gồm đánh giá định lượng về chi phí cần thiết có thể có để hoàn thành công việc dự án, cũng như số tiền dự phòng để giải quyết các rủi ro đã xác định và dự phòng quản lý để trang trải cho các công việc ngoài kế hoạch.
• Chi phí được ước tính cho tất cả các nguồn lực: lao động trực tiếp, vật liệu, thiết bị, dịch vụ, cơ sở vật chất, công nghệ thông tin và các danh mục đặc biệt như chi phí tài chính (bao gồm cả lãi suất), trợ cấp lạm phát, tỷ giá hối đoái hoặc chi phí dự phòng. Chi phí gián tiếp, nếu được đưa vào dự toán dự án, có thể được tính ở cấp độ hoạt động hoặc ở cấp độ cao hơn.2 Ước lượng chi phí • Các loại ước lượng chi phí Loại ước tính Khi nào làm Tại sao làm Độ chính xác Rất sớm, có thể Hỗ trợ quyết định lựa Ước lượng thô trước khi dự án -50%, +100% chọn dự án bắt đầu Trước khi dự án Đưa vào kế hoạch Ngân sách -10%, +25% kết thúc 1-2 năm ngân sách Trước khi dự án Cung cấp chi tiết, ước Xác định -5%, +10% kết thúc < 1 năm lượng chi phí thực sự 26 2.