CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN VIỆN DÂN TỘC HỌC 1. Những vấn đề chung về nguồn lực thông tin 1. Khái niệm nguồn lực Thông tin ngày nay được coi là nguồn lực vô tận, càng được sử dụng nhiều thì càng phong phú, có giá trị, giúp con người sử dụng hiệu quả các nguồn lực vật chất và tinh thần trong xã hội. Để hiểu rõ hơn về khái niệm NLTT, trước hết ta cần phải hiểu được 2 khái niệm “nguồn lực” và “thông tin”.
Nguồn lực (thuật ngữ tiếng anh là Resources) được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, đây là khái niệm có nhiều cách định nghĩa khác nhau và luận văn xin nêu ra định nghĩa của Từ điển tiếng Việt (2007) như sau: “Nguồn lực là nguồn sức mạnh vật chất, tinh thần phải bỏ ra để tiến hành một hoạt động nào đó” [17, tr. Như vậy, ngoài việc coi nguồn lực chỉ có các yếu tố vật thể theo quan niệm cũ thì hiện nay nó còn có các yếu tố phi vật thể. Các yếu tố phi vật thể (thông tin tri thức, truyền thống dân tộc.) không dễ nắm bắt nhưng đóng vai trò vô cùng to lớn trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt là trong thời đại khoa học và công nghệ chiếm ưu thế như hiện nay. Khái niệm thông tin Thông tin cũng là một khái niệm rộng với nhiều cách định nghĩa khác nhau.
Tác giả Nguyễn Hữu Hùng từ đầu những năm 70 đã xác định thông tin là các số liệu, kiến thức được tồn tại và vận động trong quá trình xử lý, lưu trữ, 13 tìm kiếm và truyền phát [3, tr. Trong cuốn “Thông tin học” tác giả Đoàn Phan Tân đưa ra khái niệm như sau: “Theo nghĩa thông thường, có thể coi thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. 14] Còn trong cuốn “Cẩm nang nghề Thư viện” của Lê Văn Viết có cách tiếp cận định nghĩa về thông tin gần hơn với ngành thư viện: “Thông tin là tin tức, số liệu, dữ liệu, khái niệm, tri thức giúp tạo nên sự hiểu biết của con người về một đối tượng, hiện tượng, vấn đề nào đó. Các thông tin này được lưu giữ trên các vật mang tin khác nhau mà những người làm công tác thư viện vẫn quen gọi là tài liệu”[20, tr.
Từ những khái niệm trên có thể thấy thông tin gắn liền với vật mang tin, trong đó có tài liệu – một trong những yếu tố cốt lõi của thư viện. Khái niệm nguồn lực thông tin NLTT (Information Resource) là một thuật ngữ trừu tượng và được tiếp cận từ 2 góc độ chính: - Trong đời sống xã hội: NLTT được hiểu là những thông tin tiềm năng được kiểm soát, có cấu trúc, có thể truy cập được và có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn của con người. - Trong hoạt động TT - TV: NLTT là nguồn tin được tổ chức và kiểm soát để có thể truy cập và chia sẻ một cách dễ dàng. Trong cuốn “Thông tin: Từ lý luận tới thực tiễn”, tác giả Nguyễn Hữu Hùng đưa ra khái niệm để cụ thể hóa cách tiếp cận này: “NLTT là các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức có thể truy cập và có giá trị cho người sử dụng” [3, tr.
Khái niệm NLTT này được sử dụng trong luận luận văn. Tính chất của nguồn lực thông tin trong cơ quan thông tin - thư viện * Nguồn lực thông tin phản ánh những thành tựu trí tuệ của nhân loại Tài liệu trong thư viện chứa đựng tri thức, kinh nghiệm, thành quả của quá trình lao động trí tuệ, sự hiểu biết mà con người đúc kết được trong quá trình phát triển của mình. Những thông tin đó có giá trị rất lớn, nó giúp NDT nâng cao trình độ, là nền tảng để con người nghiên cứu, đúc kết ra những thông tin mới có giá trị cao hơn. Những thông tin đó còn giúp con người nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ nghiên cứu, học tập, hoàn thiện quy trình sản xuất và hình thành nhân cách cho các cá nhân trong xã hội.
* Nguồn lực thông tin là bộ sưu tập tài liệu với khối lượng xác định NLTT còn được hiểu là bao gồm cả vốn tài liệu. Tùy thuộc vào quy mô của từng thư viện, NLTT có thể từ hàng chục nghìn, tới hàng trăm nghìn, thậm chí lên đến hàng triệu đơn vị tài liệu. Với đặc tính này ta có thể thấy NLTT được chứa đựng trong một khối lượng tài liệu vô cùng lớn. Điều này giúp cho NDT có nhiều thuận lợi trong khai thác và sử dụng thông tin.
Tuy nhiên, cũng có một số khó khăn đặt ra cho cả cán bộ thư viện và NDT đó là NDT phải có sự chọn lọc những thông tin thực sự hữu ích cho mình giữa một khối lượng tài liệu đồ sộ đó. Các cán bộ thư viện cần đặt ra cho mình nhiệm vụ định hướng đọc cho NDT cũng như bảo quản, tổ chức và sử dụng nguồn tin một cách thuận lợi, hiệu quả và lâu dài nhất. * Nguồn lực thông tin là bộ sưu tập tài liệu có cơ cấu hợp lý Vốn tài liệu trong thư viện được bổ sung thường xuyên theo một kế hoạch nhất định, điều này đồng nghĩa với việc các tài liệu trong thư viện được đưa vào từ những thời điểm khác nhau, nhưng mọi tài liệu trong thư viện đề có mối liên hệ nhất định, phản ánh sự phát triển của các lĩnh vực tri thức. Tùy 15 thuộc vào từng loại hình thư viện trong thành phần của NLTT sẽ hình thành một tỷ lệ tương quan hợp lý về nội dung, ngôn ngữ và loại hình tài liệu, điều này ta có thể nhận thấy rõ nhất ở các thư viện chuyên ngành và thư viện các trường đại học.
Ta có thể nhận thấy, NLTT không chỉ là sự tập trung tài liệu một cách ngẫu nhiên mà nó là quá trình thu thập tài liệu có kế hoạch dựa trên sự tính toán của các cán bộ thư viện. * Nguồn lực thông tin phản ánh chức năng của xã hội và diện bổ sung của thư viện Tính chất này của NLTT là yếu tố xác định việc lựa chọn tài liệu, loại hình cũng như mức độ tăng cường tài liệu, là cơ sở cho sự hình thành NLTT của thư viện. Chức năng xã hội của thư viện là góp phần nâng cao nhận thức, trình độ cho các cá nhân trong xã hội, tạo điều kiện cho việc học tập, nghiên cứu, phát triển khoa học kỹ thuật, sản xuất, văn hóa, nghệ thuật. Với mỗi loại hình thư viện khác nhau thì chức năng xã hội này cũng được thể hiện khác nhau.
Đề tài bổ sung của thư viện được xác định bởi chức năng xã hội của thư viện, trong đó phản ánh đề tài, cơ cấu của nhu cầu cũng như đặc điểm của kinh tế - xã hội của khu vực mà thư viện đảm nhiệm. Để phù hợp với chức năng, diện bổ sung của thư viện, NLTT được hình thành gồm hai bộ phận: phần chung và phần riêng. Phần chung bao gồm các tài liệu có trong tất cả các thư viện cùng một loại hình. Phần riêng, bao gồm tài liệu gắn với từng địa phương, từng lĩnh vực trong chức năng mà thư viện đảm nhiệm.
* Nguồn lực thông tin tập trung những thông tin được chọn lọc qua thời gian Qua thực tiễn quá trình phát triển của NLTT cho ta thấy NLTT được tập trung từ hai hướng: 16 - NLTT là sự lựa chọn, thu thập những tài liệu có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan thông tin thư viện. Việc bổ sung có chọn lọc này giúp cho thư viện giảm thiểu được khối lượng tài liệu về mặt vật lý nhưng lại chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ NDT. Việc bổ sung có chọn lọc này giúp cho NLTT đa dạng nhưng vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức của cán bộ và tiết kiệm kinh phí cho thư viện. - Theo thời gian, kết cấu của NLTT được hình thành theo hai thành phần.
Thứ nhất, một bộ phận vốn tài liệu có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện, những tài liệu quan trọng có nhu cầu sử dụng thường xuyên và tương đối ổn định trong thành phần NLTT. Thứ hai, một bộ phận tài liệu có ý nghĩa nhưng chỉ được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, những tài liệu lỗi thời sẽ được thanh lý khỏi thư viện. Bộ phận này thường xuyên biến động, không ổn định. * Nguồn lực thông tin luôn ở trạng thái động NLTT luôn ở trạng thái động, sự biến động đó do các nguyên nhân chủ yếu sau: - Đặc trưng của thông tin là luôn có sự biến động, thông tin mới được sinh ra theo cấp số nhân, vì vậy thư viện cũng phải thường xuyên bổ sung, cập nhật những tài liệu mới, những thông tin mới nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT, đồng thời thanh lý những tài liệu lỗi thời, mục nát.
- Tài liệu trong thư viện cũng thường xuyên được luân chuyển thông qua hoạt động mượn trả tài liệu của bạn đọc. Đây cũng là tiêu chí để đánh giá hiệu quả của hoạt động thư viện. Kết quả của sự luân chuyển đem lại sự đổi mới cho NLTT, tăng cường chất lượng thông tin, đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động thư viện nhưng không ảnh hưởng đến kết cấu bên trong của NLTT. 17 * Tính lỗi thời của nguồn lực thông tin Tính lỗi thời của tài liệu được quyết định bởi sự phát triển nhanh chóng của thông tin.
Thông tin tăng lên theo cấp số nhân, những thông tin ra đời sau là kết quả được đúc kết từ những thông tin ra đời trước và có giá trị cao hơn. Do đó, sau một thời gian nhất định vốn tài liệu sẽ bị lỗi thời và nhu cầu sử dụng sẽ giảm đi vì vậy nhiệm vụ của các cơ quan thông tin thư viện là phải thường xuyên cập nhật những thông tin, những tài liệu mới để đáp bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của NDT, đồng thời cần giải phóng những tài liệu đã bị lỗi thời để tăng cường chất lượng NLTT. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của nguông lực thông tin Nhu cầu tin của người dùng tin Các thư viện nói chung có nhiệm vụ thỏa mãn nhu cầu thông tin của tất cả NDT trong xã hội, trong đó chủ yếu là những người lao động và chuẩn bị tham gia lao động.