chương 1, điều 2 có giải thích thuật ngữ “nguồn tin khoa học và công nghệ” như sau: “nguồn tin khoa học và công nghệ” bao gồm sách, báo, tạp chí, CSDL; tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học, báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ; tài liệu về sở hữu trí tuệ, tài liệu về tiêu chuẩn, đo lường chất lượng, luận văn, luận án sau đại học và các nguồn tin khác được tổ chức, cá nhân thu thập”. Tuy nhiên, trong thực tiễn hiện nay thì nhiều nhà quản lý, cán bộ thông tin thư 10 viện có thói quen sử dụng “nguồn lực thông tin” để chỉ các dạng tài liệu khác nhau và đó cũng chính là “nguồn tin”: “Ở đây nguồn lực thông tin là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dùng thì càng giàu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi. Trong đó việc đầu tư, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin như tổ chức kho, lưu trữ, bảo quản, xây dựng các mục lục, các CSDL chính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tài liệu cố định đó” [33]. “Ở dạng chung nhất, NLTT được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội.
NLTT phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn. NLTT bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, dạng số, hình ảnh, âm thanh hoặc được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghiệp thông tin” [29 tr. NLTT là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là những thông tin được tổ chức, kiểm soát và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con người, NLTT được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin được tổ chức, kiểm soát sao cho NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng để phục vụ cho các lợi ích khác nhau của xã hội. Như vậy, về cơ bản các khái niệm “nguồn lực thông tin” được trình bày ở các mục trên là đồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, dưới mọi định dạng khác nhau và tương tự như khái niệm “nguồn tin”.
Tuy nhiên, trong một chừng mực nhất định, khái niệm “nguồn lực thông tin” có nội hàm rộng hơn khái niệm “nguồn tin”. Ngoài ra, có một số tác giả cho rằng NLTT còn bao gồm: nguồn nhân lực, nguồn kinh phí và cơ sở vật chất. Tuy nhiên, từ các phân tích trên, trong luận văn 11 này, tác giả chỉ xem xét và giải quyết vấn đề NLTT ở TTTTTV theo nghĩa NLTT bao gồm các nguồn tài liệu, sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, đồ án tốt nghiệp, các CSDL,. dưới mọi hình thức vật lý khác nhau được kiểm soát.
Các đặc trưng của nguồn lực thông tin Trong các thư viên, các cơ quan thông tin hiện nay, nguồn tài liệu rất đa dạng về hình thức và phong phú về chủng loại, bao gồm cả tài liệu truyền thống (tài liệu dạng giấy) và các loại tài liệu trên các phương tiện hiện đại (tài liệu phi giấy) như: CSDL trực tuyến, DVD-ROM, CD-ROM, đĩa mềm, vi phim, vi phiếu,v. Nhưng để nguồn tài liệu đó trở thành nguồn lực thì chúng phải có đầy đủ các đặc trưng dưới đây: - Tính vật lý: NLTT là những phần thông tin hoặc tri thức được ghi lại, định vị lại thông qua một hệ thống dấu hiệu nội dung và hình thức, được lưu trữ trên các vật mang tin truyền thống như giấy, phim, ảnh,. cũng như trên các vật mang tin điện tử như đĩa từ, đĩa quang, DVD-ROM, CD-ROM, CSDL trực tuyến,. Phương thức lưu trữ thông tin ở các giai đoạn khác nhau là khác nhau.
Đối với phương thức truyền thống (còn gọi là phương thức tư liệu) thì vật mang tin là tài liệu, có tính hữu hình, là cái ở dạng vật thể mà ta có thể nhận thấy bằng giác quan: thư viện phải có mặt bằng, cơ sở vật chất như kho tàng, kệ, giá. để lưu trữ các tài liệu này. Đối với phương thức hiện đại (còn gọi là phương thức điện tử), thong tin được mã hóa cho máy đọc, những tài liệu điện tử, các CSDL, tài liệu số được lưu trữ trên các máy tính điện tử hoặc trên mạng các máy tính dưới dạng tín hiệu nhị phân,. Như vậy, bất cứ dạng NLTT nào thì chúng cũng mang đặc trưng vật lý, tồn tại trên nền giá đỡ vật chất.
- Tính cấu trúc: NLTT muốn kiểm soát được thì phải có tính cấu trúc, đó là những thông tin được ghi lại theo những thể thức và tiêu chuẩn nhất quán (về nội dung và hình thức) 12 đảm bảo cho việc bảo quản, khai thác và sử dụng dễ dàng, thuận lợi. Điển hình của tính cấu trúc của NLTT là tính phân cấp trong tổ chức dữ liệu: trật tự của các yếu tố dữ liệu trong kho hay các biểu ghi trong CSDL đều phải dựa vào nguyên lý ngôi thứ, quan hệ hay mạng dữ liệu nội dung và/hoặc hình thức của tài liệu. - Tính truy cập: NLTT phải được tổ chức và kiểm soát để NDT có thể tìm ra nó thông qua các điểm truy cập (từ khóa, chủ đề, tên tác giả, loại hình tài liệu. Các điểm truy cập này được tạo ra trong quá trình xử lý tài liệu.
Nhờ bộ máy tra cứu, NDT có thể tìm được tài liệu thông qua các dấu hiệu nội dung hay hình thức của tài liệu. Đối với tài liệu truyền thống, việc truy cập chủ yếu được thực hiện thông qua hệ thống mục lục, các bản chỉ mục, mục lục thư mục truy cập trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog). Còn với môi trường mạng điện tử, tài liệu, ngoài cách truy cập như trên thì còn được truy cập bằng các siêu liên kết (Hyperlink) trong các ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML. NDT dễ dàng tìm được tài liệu mình cần.
- Tính có thể chia sẻ được: Để thỏa mãn nhu cầu thông tin một cách cao nhất và để tiết kiệm kinh phí trong các thao tác nghiệp vụ như bổ sung, xử lý,…các thư viện và trung tâm thông tin cần có khả năng sử dụng nhiều loại TT từ các nơi khác nhau. Thực chất đây chính là sự chia sẻ NLTT. Tính có thể chia sẻ được của NLTT thể hiện ở khả năng có thể trao đổi thông tin theo nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau. Tính có thể chia sẻ của NLTT hiện nay đang được các thư viện và trung tâm thông tin rất quan tâm, bởi vì nó là phương tiện để các thư viện và trung tâm thông tin đáp ứng nhu cầu và đòi hỏi của NDT khi NLTT của mỗi thư viện riêng lẻ không đáp ứng được, đặc biệt là nhu cầu ngày càng đa dạng về thông tin tài liệu trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay.
13 Việc chia sẻ NLTT truyền thống chủ yếu dựa vào các bản ghi thư mục. NDT của các thư viện khác có thể tìm thấy tài liệu mà mình cần quan các bản ghi thư mục mà thư viện bạn cung cấp nhưng phải đến thư viện đó để mượn tài liệu. Việc chia sẻ NLTT điện tử thì đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều. Nếu là các CSDL trực tuyến thì NDT có thể đọc trực tiếp trên mạng mà không cần phải đến tận nơi lưu trữ tài liệu đó.
Việc chia sẻ chỉ là cách thức truy cập tới nguồn thông tin đó mà thôi. - Tính có giá trị: Giá trị thông tin càng cao khi càng có nhiều người sử dụng. Khác với các nguồn lực vật chất, việc khai thác NLTT không bao giờ làm nguồn lực này cạn kiệt đi mà trái lại càng trở nên phong phú, giàu có do được tái tạo và bổ sung thêm các nguồn thông tin mới. NLTT có giá trị sẽ tác động mạnh mẽ tới các quá trình hoạt động xã hội, kích thích sự sáng tạo của con người.
Thông tin và tài liệu phải có người khai thác và sử dụng. Nếu thông tin không có người sử dụng thì đó là thông tin không có giá trị, thông tin chết. Thông tin cần phải được nhiều người sử dụng và trong quá trình sử dụng họ lại tạo ra những thông tin mới, và những thông tin này lại mang giá trị thực tiễn của con người. Như vậy, khi thông tin được lựa chọn phù hợp, được kiểm soát và tổ chức tốt thì càng trở nên có giá trị và việc sử dụng trong cộng đồng NDT càng lớn.
Hiểu về khái niệm và những đặc trưng về NLTT trên đây giúp cho ta thêm khẳng định, trên thế giới đã có sự xuất hiện một loại hình nguồn lực mới. Song, bởi hiện nay với việc bùng nổ thông tin và môi trường thông tin bị "ô nhiễm", ngoài xã hội, nhiều tài liệu thông tin chưa được kiểm soát, do vậy, để thông tin tiềm năng trở thành nguồn lực cần có những nỗ lực và tác động mạnh mẽ từ nhiều phương diện như tổ chức, pháp lý, công nghệ. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của nguồn lực thông tin Tài liệu là một vật thể mang tin, trên đó những thông tin được ghi lại dưới dạng chính văn, âm thanh, hình ảnh. để lưu truyền trong không gian và thời gian, nhằm mục đích bảo quản và sử dụng.
14 Sự phát triển của tài liệu KHKT chịu ảnh hưởng trực tiếp của cách mạng KHKT và công nghệ đang diễn ra trên toàn thế giới. Các tài liệu KHKT tăng nhanh và bị chi phối bởi quy luật phát triển của tài liệu: * Quy luật về sự gia tăng tài liệu: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đội ngũ những người làm công tác khoa học đang tăng lên và sản phẩm của họ là cá tài liệu KHKT cũng tăng lên nhanh chóng, nó ảnh hưởng không nhỏ tới thành phần vốn tài liệu của mỗi thư viện. Điều này đã dẫn tới một hiện tượng mà các nhà khoa học gọi là hiện tượng “bùng nổ thông tin”, thể hiện ở sự gia tăng mạnh mẽ của các sản phẩm thông tin tư liệu trên thế giới mấy chục năm gần đây. Khoa học kỹ thuật phát triển đã làm khối lượng tri thức khoa học trong xã hội tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng.
Bên cạnh những loại hình tài liệu đã xuất bản theo phương thức truyền thống như sách, báo, tạp chí.
