Tổng quan nghiên cứu

Quá trình chuyển đổi phương thức đào tạo đại học theo hệ thống học chế tín chỉ và xu thế hội nhập quốc tế đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với công tác bảo đảm thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tại Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội, trung tâm đào tạo đầu ngành với hơn 850 cán bộ viên chức và gần 9.000 học viên, sinh viên, nhu cầu tiếp cận nguồn tri thức chuyên ngành kiến trúc, quy hoạch và xây dựng ngày càng gia tăng mạnh mẽ. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết mâu thuẫn giữa nhu cầu thông tin chuyên sâu, đa dạng của người dùng tin với thực trạng tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện vốn còn nhiều bất cập, mang nặng tính kinh nghiệm và thiếu văn bản chính sách định hướng.

Mục tiêu cụ thể của đề tài là khảo sát toàn diện thực trạng vốn tài liệu truyền thống và hiện đại; nhận diện đặc điểm, cấu trúc nhu cầu tin của từng nhóm bạn đọc; từ đó xây dựng hệ thống giải pháp khoa học nhằm tối ưu hóa công tác bổ sung, xử lý và khai thác nguồn lực thông tin. Phạm vi không gian nghiên cứu tập trung tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2011. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện ở việc cung cấp luận cứ thực tiễn để nâng cao tỷ lệ thỏa mãn nhu cầu tin từ mức trung bình lên trên 85%, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ngân sách bổ sung hàng năm và gia tăng hệ số quay vòng của hơn 100.000 bản tài liệu trong toàn hệ thống.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng của các quy luật thông tin học kinh điển. Trước hết là quy luật gia tăng tài liệu của Derek J. de Solla Price, chỉ ra rằng khối lượng tri thức khoa học kỹ thuật có xu hướng nhân đôi sau mỗi chu kỳ từ 10 đến 12 năm theo hàm số mũ. Quy luật này đặt ra bài toán bắt buộc các trung tâm thông tin phải không ngừng chọn lọc, xử lý và cập nhật kho tư liệu. Thứ hai là quy luật tập trung và tản mạn thông tin của Samuel C. Bradford, khẳng định chỉ khoảng 10% đến 15% số tạp chí hạt nhân có thể chứa đựng tới 90% lượng bài báo chuyên ngành quan trọng, giúp định hình chiến lược mua sắm tạp chí hợp lý và tránh lãng phí ngân sách. Ngoài ra, luận văn còn vận dụng quy luật về thời gian hữu ích của tài liệu để phục vụ công tác thanh lọc tài liệu lạc hậu và quy luật tăng giá tư liệu trung bình từ 12% đến 15,4% mỗi năm đối với các ấn phẩm khoa học quốc tế.

Các khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa bao gồm: nguồn lực thông tin như một dạng tài sản cố định đặc biệt càng khai thác càng gia tăng giá trị; tài liệu không công bố (tài liệu xám) theo tinh thần Nghị định 159/2004/NĐ-CP; người dùng tin và nhu cầu tin; cùng hệ thống thư viện điện tử tích hợp cơ sở dữ liệu số hóa.

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp thu thập thông qua phương pháp điều tra xã hội học bằng phiếu hỏi. Tổng số phiếu phát ra là 550 phiếu, thu về 496 phiếu hợp lệ, đạt độ thu hồi cao 90,2%. Cỡ mẫu được phân bổ cụ thể: 147 phiếu từ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu (chiếm 29,6%, trong đó có 5% là cán bộ quản lý); 293 phiếu từ sinh viên các năm cuối (chiếm 59,1%); 30 phiếu từ sinh viên năm thứ nhất và thứ hai (chiếm 6,04%); và 26 phiếu từ học viên cao học (chiếm 5,24%).

Phương pháp chọn mẫu áp dụng là chọn mẫu phân tầng kết hợp chọn mẫu ngẫu nhiên tại từng khoa (phát từ 50 đến 100 phiếu mỗi khoa, chia đều 50% cho giảng viên và 50% cho sinh viên năm 3, 4, 5; đối với sinh viên 2 năm đầu phát ngẫu nhiên 20 phiếu mỗi lớp cho 2 lớp đại cương). Lý do lựa chọn phương pháp chọn mẫu phân tầng là nhằm bảo đảm tính đại diện sâu sắc cho mọi nhóm đối tượng có hành vi tìm kiếm thông tin khác biệt, từ người làm công tác quản trị, nghiên cứu chuyên sâu cho đến sinh viên thực hành đồ án. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ hệ thống sổ sách kiểm kê, biểu ghi thư mục phần mềm Libol và báo cáo nộp lưu chiểu giai đoạn 2000 - 2010. Toàn bộ dữ liệu được phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả và phân tích hệ thống trong khung thời gian nghiên cứu hoàn thành vào năm 2011.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu vốn tài liệu truyền thống có sự mất cân đối rõ rệt giữa tài liệu giáo trình và tài liệu tham khảo chuyên sâu. Kho giáo trình chiếm tỷ trọng áp đảo với 218 đầu sách tương đương 101.003 cuốn (chiếm gần 79% tổng lượng sách), trong đó 50,6% xuất bản từ năm 2000 trở lại đây. Ngược lại, sách tham khảo ngoại văn chỉ có 2.620 đầu sách với 5.903 cuốn (chiếm 6% tổng vốn tài liệu), trong đó sách tiếng Nga chiếm tới 3.903 cuốn nhưng có tần suất sử dụng rất thấp do rào cản ngôn ngữ.

Thứ hai, nhu cầu của người dùng tin có sự chuyển dịch mạnh mẽ về mặt ngôn ngữ và định dạng tài liệu. Khảo sát 496 đối tượng chỉ ra rằng tiếng Việt (89,1%) và tiếng Anh (74,8%) là hai ngôn ngữ được sử dụng chủ đạo, trong khi tiếng Nga chỉ chiếm 12,9%. Về dạng tài liệu, 73,4% người dùng có nhu cầu sử dụng báo và tạp chí chuyên ngành, 68,3% cần sách tham khảo tra cứu và 58,7% quan tâm đến tài liệu điện tử. Đáng chú ý, có tới 99% người được khảo sát khẳng định tài liệu điện tử là cần thiết và rất cần thiết (gồm 67,5% đánh giá cần thiết và 31,5% đánh giá rất cần thiết).

Thứ ba, nguồn tài liệu xám nội sinh và cơ sở dữ liệu đồ án sở hữu giá trị thực tiễn rất cao nhưng chưa được khai thác đồng bộ. Trung tâm đang lưu trữ 71 luận án tiến sĩ và 1.034 luận văn thạc sĩ (trong đó có 593 luận văn bảo vệ từ năm 2005 đến năm 2011). Cơ sở dữ liệu đồ án sinh viên với gần 100 công trình xuất sắc (gồm 23 đồ án Kiến trúc, 29 đồ án Xây dựng, 18 đồ án Quy hoạch và 21 đồ án Môi trường) dù được người học đánh giá rất cao nhưng việc cập nhật bị gián đoạn do công nghệ web tĩnh HTML chưa được nâng cấp.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của tình trạng mất cân đối tài liệu xuất phát từ việc thiếu một chính sách phát triển nguồn lực thông tin bằng văn bản chính thức. Công tác bổ sung tài liệu ngoại văn phương Tây bị hạn chế bởi kinh phí eo hẹp và giá sách ngoại văn chuyên ngành kỹ thuật rất đắt. Về mặt nhân sự, trong tổng số 21 cán bộ của Trung tâm, dù có 11 cử nhân thư viện nhưng chỉ có 01 kỹ sư công nghệ thông tin và 01 kiến trúc sư, dẫn đến hạn chế trong việc xử lý chuyên sâu các dạng tài liệu đồ họa và quản trị hệ thống mạng.

Khi xem xét dữ liệu qua biểu đồ cơ cấu nhu cầu chuyên môn, có thể thấy rõ sự tập trung cao vào các ngành truyền thống như Khoa học cơ bản (60,5%), Kiến trúc (58,7%), Xây dựng (54,2%), trong khi các ngành mũi nhọn mới như Kỹ thuật môi trường đô thị (45,8%) hay Quản lý đô thị (31,3%) chưa được cung cấp đủ tài nguyên tương xứng. Dữ liệu bảng thống kê 107 loại tạp chí với 12.303 bản cho thấy tạp chí tiếng Nga chiếm tới 36% (4.405 cuốn) nhưng phần lớn xuất bản trước năm 1979 đã lạc hậu. So sánh với các nghiên cứu tại các trường đại học khối kỹ thuật cùng thời kỳ, việc chuyển đổi sang cơ sở dữ liệu trực tuyến như Ebsco (với 17 cơ sở dữ liệu, hơn 10.000 tạp chí) và Blackwell Synergy (hơn 850 tạp chí toàn văn) là xu hướng tất yếu để vượt qua rào cản chi phí mua tài liệu in.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, bốn nhóm giải pháp hành động cụ thể được đề xuất nhằm nâng cao năng lực đảm bảo thông tin của Trung tâm:

Thứ nhất, xây dựng và ban hành chính thức văn bản Chính sách phát triển nguồn lực thông tin. Ban Giám đốc Trung tâm phối hợp cùng Hội đồng Khoa học và các Khoa đào tạo xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu dài hạn; chuyển dịch cơ cấu chi tiêu với mục tiêu dành ít nhất 35% đến 40% kinh phí hàng năm để bổ sung tài liệu điện tử và duy trì bản quyền các cơ sở dữ liệu quốc tế như Ebsco, ScienceDirect trước năm 2013.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình số hóa và nâng cấp các cơ sở dữ liệu nội sinh. Tổ chuyên môn nghiệp vụ và Tổ quản trị mạng cần tiến hành số hóa toàn bộ 1.105 luận văn, luận án và định kỳ cập nhật hàng năm các đồ án môn học, đồ án tốt nghiệp xuất sắc; chuyển đổi hệ thống cơ sở dữ liệu đồ án từ nền tảng web tĩnh sang hệ thống quản trị nội dung động, tích hợp hoàn toàn với phần mềm quản trị thư viện Libol trên mạng Intranet trong vòng 12 tháng.

Thứ ba, mở rộng hợp tác chia sẻ tài nguyên thông tin theo mô hình liên hợp thư viện. Chủ động tham gia mạng lưới liên kết các thư viện đại học kỹ thuật trong nước và thiết lập cơ chế mượn liên thư viện với các viện nghiên cứu chuyên ngành kiến trúc trên thế giới, nhằm gia tăng khả năng tiếp cận nguồn tin chuyên sâu thêm 50% mà không làm phát sinh chi phí mua sắm lớn.

Thứ tư, triển khai chương trình đào tạo người dùng tin và nâng cao trình độ cán bộ. Tổ chức định kỳ 4 đợt tập huấn kỹ năng tìm kiếm và khai thác thông tin khoa học mỗi năm cho 100% sinh viên mới nhập học và học viên cao học; đồng thời cử 21 cán bộ thư viện tham gia các khóa đào tạo nâng cao về kỹ năng biên mục số, ngoại ngữ chuyên ngành tiếng Anh và tin học ứng dụng trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2015.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn cho nhiều nhóm đối tượng:

Nhóm thứ nhất là các nhà quản lý thư viện và giám đốc trung tâm thông tin tại các trường đại học: Luận văn cung cấp khung phương pháp luận hoàn chỉnh về khảo sát nhu cầu người dùng tin, xây dựng chính sách bổ sung tài liệu và tối ưu hóa ngân sách hoạt động trong môi trường chuyển đổi số.

Nhóm thứ hai là giảng viên, học viên và nhà nghiên cứu chuyên ngành Khoa học Thư viện - Thông tin: Công trình là tài liệu tham khảo giàu cứ liệu thực chứng về việc ứng dụng các quy luật thông tin học Price và Bradford vào việc cơ cấu lại vốn tài liệu chuyên ngành kỹ thuật tại Việt Nam.

Nhóm thứ ba là chuyên viên quản trị mạng, cán bộ xử lý dữ liệu và chuyên gia công nghệ thông tin trong giáo dục: Tiếp cận quy trình kỹ thuật chi tiết về số hóa tài liệu xám, xây dựng cơ sở dữ liệu đồ án bản vẽ chuyên ngành kiến trúc và tích hợp hệ thống tra cứu OPAC trên nền tảng phần mềm Libol.

Nhóm thứ tư là lãnh đạo các cơ sở giáo dục đại học khối ngành kiến trúc, quy hoạch và xây dựng: Vận dụng các bài học kinh nghiệm để định hướng đầu tư cơ sở vật chất, phát triển thư viện số phục vụ công tác kiểm định chất lượng và đào tạo theo học chế tín chỉ.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn tiếp cận khái niệm nguồn lực thông tin theo phạm vi và khía cạnh nào? Luận văn tiếp cận nguồn lực thông tin theo giác độ cơ cấu và tổ chức vốn tài liệu phục vụ đào tạo và nghiên cứu. Nguồn lực này bao gồm toàn bộ tài liệu truyền thống dạng in, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến và khối tài liệu xám nội sinh gồm 71 luận án, 1.034 luận văn cùng hệ thống đồ án sinh viên được kiểm soát, xử lý nghiệp vụ để bạn đọc tiếp cận nhanh chóng.

Đặc trưng nổi bật của nhu cầu thông tin chuyên ngành kiến trúc - xây dựng là gì? Nhu cầu thông tin ngành kiến trúc mang tính liên ngành cao, tích hợp sâu giữa kỹ thuật, mỹ thuật và công nghệ. Khảo sát 496 phiếu cho thấy người dùng tập trung cao vào chuyên ngành Kiến trúc (58,7%) và Xây dựng (54,2%), đòi hỏi nguồn tài liệu đồ họa trực quan, bản vẽ thiết kế Autocad, tài liệu tiêu chuẩn quy chuẩn và tạp chí quốc tế cập nhật nhanh.

Tại sao nguồn sách tham khảo tiếng Nga tại thư viện lại có tần suất sử dụng rất thấp? Trước năm 1990, thư viện tiếp nhận lượng lớn viện trợ với 3.903 cuốn sách tham khảo tiếng Nga. Hiện nay, kiến thức kỹ thuật cũ đã giảm tính thời sự và tỷ lệ người dùng sử dụng tiếng Nga chỉ còn 12,9%, trong khi nhu cầu đọc tài liệu tiếng Anh tăng vọt lên 74,8%, tạo ra sự lệch pha giữa vốn tài liệu hiện có và nhu cầu thực tế.

Cơ sở dữ liệu đồ án môn học sinh viên được tổ chức và phát huy hiệu quả ra sao? Trung tâm đã xử lý scan, định từ khóa và biên mục gần 100 đồ án xuất sắc thuộc 4 khối ngành chính để đưa lên mạng Intranet. Cơ sở dữ liệu này giúp sinh viên các khóa sau định hình phương pháp thể hiện bài tập và nghiên cứu đồ án, được Hội đồng Khoa học và chuyên gia quốc tế đánh giá là sản phẩm thông tin mang tính đột phá.

Giải pháp nào có tính quyết định để nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin? Giải pháp then chốt là ban hành văn bản chính sách phát triển nguồn lực thông tin chính thức, kết hợp đẩy mạnh số hóa 100% luận văn, luận án và tham gia mạng lưới liên hợp thư viện Consortium. Điều này giúp tối ưu hóa ngân sách, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu điện tử Ebsco và mở rộng quyền truy cập cho toàn thể cán bộ, sinh viên.

Kết luận

  • Luận văn đã phác thảo bức tranh toàn cảnh về vốn tài liệu của một trường đại học đầu ngành với 101.003 bản giáo trình, 107 loại tạp chí và 1.105 luận án, luận văn.
  • Khảo sát thực chứng 496 người dùng tin đã làm sáng tỏ xu hướng chuyển dịch mạnh mẽ sang tài liệu điện tử (99% người dùng ủng hộ) và ấn phẩm tiếng Anh (74,8%).
  • Nghiên cứu đã vận dụng xuất sắc các quy luật thông tin học vào việc luận giải nguyên nhân mất cân đối kho tư liệu và sự lạc hậu của tài liệu truyền thống.
  • Đề xuất quy trình số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu đồ án kiến trúc - xây dựng mang tính đặc thù cao và có khả năng ứng dụng thực tế ngay.
  • Hoàn thiện hệ thống giải pháp đồng bộ từ chính sách, công nghệ, liên kết chia sẻ tài nguyên cho đến đào tạo người dùng tin theo chuẩn học chế tín chỉ.

Đóng góp quan trọng nhất của luận văn là đặt nền móng lý luận và thực tiễn cho công tác quản trị nguồn lực thông tin chuyên ngành kiến trúc tại Việt Nam. Bước đi tiếp theo là cần khẩn trương số hóa toàn diện tài liệu nội sinh và hoàn thiện cổng thông tin điện tử thư viện. Các nhà quản lý và cán bộ thư viện hãy chủ động áp dụng các khuyến nghị từ nghiên cứu này để xây dựng môi trường học thuật số hiện đại và nâng tầm chất lượng giáo dục đại học.