MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Ngày nay, tin học hóa và ứng dụng CNTT đang đƣợc triển khai rộng khắp trên hầu hết các lĩnh vực của đời sống từ ngân hàng, tài chính đến văn hóa, giáo dục, cùng với đó vai trò của hệ thống thồng tin trong công tác quản lý công việc, tài liệu…là vô cùng to lớn. Tại Học viện ngân hàng, nhu cầu lƣu trữ thông tin đối với các tạp chí khoa học & đào tạocũng là một trong các vấn đề cấp thiết. Bởi lẽ các tài liệu chƣa đƣợc lƣu trữ, bảo quản một cách có hệ thống.
Phần lớn trong số chúng đang đƣợc lƣu trữ trên giấy, nằm trên rải rác máy tính của các biên tập viên, một phần lƣu trữ trên thƣ viện và phần còn lại nằm trên mạng internet. Chính vì vậy việc bảo toàn thông tin phục vụ cho quá trình tra cứu tài liệu của sinh viên, các nhà nghiên cứu sẽ trở nên khó khăn và gặp nhiều rủi ro Bài toán đặt ra ở đây là cần có một hệ thống quản lý tạp chí hiệu quả với tốc độ xử lý thông tin an toàn, nhanh chóng, chính xác, khoa học, giàm bớt chi phí lƣu trữ nhƣ giấy tờ, không gian và nguồn nhân lực. Góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo, giáo dục, nghiên cứu của nhà trƣờng. Nhận thấy tầm quan trọng của giải pháp công nghệ thông tin trong công tác quản lý tạp chí, cùng với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty TNHH Giải pháp hệ thống thông tin và kiến trúc doanh nghiệp đã cung cấp cho em tài liệu để tìm hiểu về vấn đề này.
Do đó em đã thực hiện khóa luận với đề tài: Phát triển hệ thống quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng để góp phần giảm bớt gánh nặng công việc trong công tác quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng. Mục đích nghiên cứu - Quy trình hóa các nghiệp vụ quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng - Phân tích tính đặc thù trong từng nghiệp vụ chuyên môn - Xây dựng hệ thống. Đối tƣợng nghiên cứu Quy trình quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng 4. Phạm vi nghiên cứu Công tác quản lý tạp chí khoa học và đào tạo ngân hàng.
Đề tài tập trung phân tích nghiên cứu và phát triển những vấn đề tổng quát phục vụ cho công tác quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu chi phí và công sức. Nguyễn Thị Phƣơng – Lớp HTTTC.K16 1 Khóa luận tốt nghiệp Phát triển hệ thống quán lý tạp chí khoa học & đào tạo Ngân hàng 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống: Xác định cấu trúc tổng thể và các phần liên quan của công tác quản lý tạp chí. - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Mục đích nghiên cứu tài liệu là hiểu những vấn đề liên quan đến đề tài nghiên cứu, tìm kiếm các tài liệu từ đó đánh giá và chọn lọc những tài liệu có giá trị để phục vụ cho quá trình giải quyết bài toán.
Kêt cấu của khóa luận: Kết cấu của khóa luận đƣợc chia làm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Hoạt động quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng trình bày thực trạng vấn đề quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng. Chƣơng 2: Phân tích hệ thống quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng trình bày các mô hình nghiệp vụ liên quan tới việc quản lý và phê duyệt bài báo, quản lý hoạt động biên tập, phản biện cùng với biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống. Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống quản lý tạp chí khoa học và đào tạo ngân hàng trình bày các giải pháp kỹ thuật đƣợc đƣa ra cho hệ thống, bao gồm: Kết quả thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện và đặc tả quá trình xử lý của từng chức năng. Nguyễn Thị Phƣơng – Lớp HTTTC.K16 2 Khóa luận tốt nghiệp Phát triển hệ thống quán lý tạp chí khoa học & đào tạo Ngân hàng CHƢƠNG 1: HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠP CHÍ KHOA HỌC & ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG 1.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng Học viện ngân hàng là một trong những nguồn bổ sung nhân lực lớn cho xã hội trong các lĩnh vực: tài chính, ngân hàng, kế toán- kiểm toán, Quản trị kinh doanh, hệ thống thông tin quản lý và ngoại ngữ. Hơn 65 năm qua Học viện đã phát triển không ngừng trên mọi mặt. Bên cạnh hoạt động giảng dạy thì cán bộ, giảng viên HVNH còn tham gia rất nhiều các đề tài cấp cơ sở, cấp ngành và xuất bản các ấn phẩm khoa học…Các hoạt động này đã tạo ra khối lƣợng tài liệu rất lớn đáp ứng nhu cầu học tập và tìm hiểu của sinh viên. Những tài liệu của học viện bao gồm: - Đề tài nghiên cứu khoa học: Mỗi năm học viện ngân hàng đều tổ chức triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học cho cán bộ, giảng viên, sinh viên với số lƣợng lên tới hàng chục đề tài.
- Tạp chí khoa học chuyên nghành - Báo cáo, kỷ yếu hội nghị, hội thảo… Tạp chí khoa học và đào tạo là nơi lƣu trữ, nguồn cung cấp các thông tin nghiên cứu khoa học và đào tạo có giá trị. Là cơ quan ngôn luận về khoa học, là diễn đàn cho các giảng viên, sinh viên công bố, trao đổi kết quả nghiên cứu, trao đổi về học thuật chuyên sâu, nơi công bố các công trình nghiên cứu của các tác giả, nhằm phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu trong các lĩnh vực. Hiện tại công việc quản lý các bài báo, tạp chí khoa học & đào tạo tại Học viện do phòng xuất bản tổng hợp của nhà trƣờng phụ trách. Phần lớn các ấn phẩm đƣợc lƣu trữ tại thƣ viện của nhà trƣờng, còn lại đƣợc lƣu trữ rải rác trên máy tính của tác giả, biên tập viên…và mạng internet, dẫn đến khó khăn trong việc bảo toàn, tìm kiếm và lƣu trữ, khó kiểm soát.
Ngoài ra, cách lƣu trữ này còn gây ra một vấn đề đó là ngƣời đọc không thể tiếp xúc mọi lúc mọi nơi với nguồn tài liệu quý giá này. Hạn chế của việc quản lý tạp chí khoa học & đào tạo ngân hàng Nhận thấy tầm quan trọng của việc quản lý tạp chí khoa học và đào tạo đối với chất lƣợng đào tạo, giáo dục và nghiên cứu của nhà trƣờng, học viện Ngân hàng đã có chiến lƣợc hoàn thiện công tác quản lý tạp chí khoa học và đào tạo phù hợp với xu thế quản trị hiện đại nhằm khai thác hết các thông tin bổ ích để đƣa đến sinh viên. Tuy nhiên, công tác quản lý chƣa phát huy tối đa đƣợc nguồn lực và tiềm lực, chƣa đƣợc các nhà khoa học biết đến rộng rãi, mạng lƣới cộng tác viên chƣa duy trì đƣợc liên tục và thƣờng xuyên, Nguyễn Thị Phƣơng – Lớp HTTTC.K16 3 Khóa luận tốt nghiệp Phát triển hệ thống quán lý tạp chí khoa học & đào tạo Ngân hàng quy trình xuất bản chƣa thực sự chuyên nghiệp, chất lƣợng bài viết chƣa đồng đều. Ngoài ra, hoạt động của hội đồng biên tập, tiềm lực cán bộ, cơ sở vật chất còn nhiều bất cập khiến chất lƣợng còn bị hạn chế.
Các tài liệu đƣợc quản lý bằng các tập tin ở dạng word hoặc excel, chủ yếu nằm dƣới dạng các biểu mẫu báo cáo. Các tài liệu này đƣợc lƣu trữ thủ công và rời rạc gây nên một số khó khăn sau: - Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, lập báo cáo, quản lý. - Dữ liệu chƣa đƣợc đồng bộ hóa 1. Mô tả nghiệp vụ quản lý tạp chí khoa học & đào tạo Ngân hàng Công tác quản lý tạp chí tại khoa học và đào tạo Ngân hàng do phòng xuất bản tổng hợp của Học viện quản lý.
Nhiệm vụ và quyền hạn của các cá nhân tham gia quá trình xuất bản tạp chí gồm: - Tác giả: Tạo bài viết mới, tiếp nhận và sửa các bài báo theo yêu cầu của thƣ kí; - Thƣ kí: Tiếp nhận, kiểm tra và gửi bài viết cho phó tổng biên tập và trƣởng ban biên tập; - Phó tổng biên tập, trƣởng ban biên tập: Tiếp nhận, duyệt bài viết, gửi thông báo cho tác giả, xây dựng mục lục bài viết và gửi cho tổng biên tập; - Ban biên tập: Nhận yêu cầu và duyệt bài viết; - Phản biện: Tiếp nhận bài viết cần phản biện, kiểm tra, thẩm định bài viết và gửi lại cho Phó tổng biên tập, trƣởng ban biên tập; - Tổng biên tập: Tiếp nhận và duyệt bài viết; - Ban thiết kế: Nhận bài đã biên tập, chọn trang, số đăng và nhập lƣu vào CSDL. Các yêu cầu đối với hệ thống cần xây dựng 1. Yêu cầu chức năng a. Quản lý hoạt động tác giả Bao gồm các hoạt động đăng bài viết mới, quản lý các bài đã có, quản lý bài báo yêu cầu sửa chữa b.
Quản lý hoạt động phản biện Bao gồm quản lý bài báo đƣợc mời phản biện: Quản lý tình trạng phản biện của các bài viết: đang đợi kết quả, không đồng ý chấp thuận, chấp thuận nhƣng yêu cầu sửa hay chấp thuận bài viết. Quản lý hoạt động biên tập bài báo Nguyễn Thị Phƣơng – Lớp HTTTC.K16 4 Khóa luận tốt nghiệp Phát triển hệ thống quán lý tạp chí khoa học & đào tạo Ngân hàng Theo dõi các bài báo chờ đƣa vào biên tập, Gửi và nhận thông báo về hoạt động yêu cầu tác giả sửa chữa, Gửi và nhận thông báo về hoạt động phản biện, Quản lý các bài báo đã biên tập, Gửi và nhận thông báo các bài đã biên tập, Quản lý chủ đề. Quản trị hệ thống Đăng ký tài khoản tác giả, Thay đổi mật khẩu, Thêm, sửa, xoá tài khoản ngƣời dùng, Phân quyền ngƣời dùng. Quản lý hoạt động thiết kế Thực hiện hoạt động thiết kế số tạp chí, Gửi và nhận thông báo về hoạt động thiết kế.
Quản lý hoạt động phê duyệt Phê duyệt bài báo, Phê duyệt tạp chí. Yêu cầu phi chức năng - Yêu cầu về thời gian phản hồi của hệ thống: hệ thống hoạt động nhanh, các chức năng cơ bản của hệ thống hoạt động tốt. - Yêu cầu hệ thống: Dữ liệu phải đƣợc an toàn bảo mật; Chạy trên môi trƣờng web để thuận tiện cho việc báo cáo; Có sự phân quyền ngƣời dùng phù hợp với chức năng của từng bộ phận. - Yêu cầu về giao diện ngƣời dùng: Giao diện thân thiện, dễ hiểu, rõ ràng, bố trí hợp lý, phù hợp với các thao tác của ngƣời dùng; Dảm bảo giúp ngƣời dùng sử dụng thao tác nhanh và chính xác.