CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý thư viện 1.1 Giới thiệu đề tài Hiện nay, CNTT đang phát triển mạnh mẽ ở nước ta. Các thiết điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người. Qua đó công tác quản lý ngày càng được nhiều cơ quan và các đơn vị quan tâm nhưng quản lý thế nào và quản lý làm sao cho đạt hiệu quả cao như: nhanh, bảo mật, thân thiện, dễ sử dụng đó là vấn được quan tâm nhiều nhất. Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị mình.
Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộcvào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Tin học hoá trong công tác quản lýlàm giảm bớt sức lao động của con người tiết kiệm được thời gian,độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với công việc làm thủ công quản lý giấy tờ như trước đây, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hoá hệ thống và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người. Đó là những phần mềm quản lý thay cho tệp hồ sơ dày cộp thay cho những ngăn tủ chứa đựng hồ sơ chiếm nhiều diện tích và có thể ta phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm các thông tin cần thiết hay những dữ liệu quan trọng. Tất cả những điều bất tiện trên có thể được tích hợp trong phần mềm quản lý một sản phẩm nào đó.
Quá trình triển khai tin học hoá trong công tác quản lý thư viện nhằmmục tiêu thúc đẩy và nâng cao hiệu quả trong công tác nghiệp vụ quản lý thư viện hiện vẫn chưa được đồng bộ. Xây dựng một hệ thống quản lý thư viện phù hợp với công tác quản lý thư viện có ý nghĩa to lớn trong chiến lược xây dựng các thư viện điện tử. Hệ thống quản lý thư viện là một hệ thống rất lớn đối vớicác trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp. Nó quản lý một thông tin khổng lồ chính vì thế nó đòi hỏi sự vận dụng khoa học vào công tác này.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó và mong muốn làm được một chươngtrình có thêm ứng dụng thực tiễn. Chúng em đã chọn đề tài “Quản lý thư viện”với hy vọng cho công tác quản lý tốt hơn cho các công việc nói trên. Mục tiêu của đối tượng 2 nghiên cứu: Tìm hiểu, phân tích, chỉ ra sự thiếu đồng bộ và chưa hiệu quả của qui trình quản lí hiện đang triển khai, nêu ra những yêu cầu mới đang đặt ra đối với công tác quản lý thư viện, qua đó đề xuất những phương án để khắc phục những khó khăn đang gặp phải nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác quản lý thư viện tại trường và đẩy nhanh tiến trình ứng dụng tin học hoá trong công tác quản lí thư viện.2 Khảo sát thực tế Thông qua những yêu cầu thực tế cũng như nhu cầu sử dụng của người dùng trong hệ thống quản lý thư viện nên đã thực hiện một khảo sát nhỏ dựa trên kết quả của 22 người gồm 3 câu hỏi cá nhân và 10 câu hỏi liên quan đến hệ thống: Họ và tên của người thực hiện khảo sát: 3 Hình 1.1: Kết quả câu hỏi khảo sát số 1 Giới tính của bạn là: Hình 1.2: Kết quả câu hỏi khảo sát số 2 Độ tuổi của bạn: Hình 1.3: Kết quả câu hỏi khảo sát số 3 4 Bạn có thường xuyên đến thư viện để học tập và làm việc không? Hình 1.4: Kết quả câu hỏi khảo sát số 4 Bạn nghĩ có cần thiết làm thủ tục mượn và trả sách thông qua website trực tuyến của thư viện rồi đến lấy thay vì hình thức truyền thống? Hình 1.5: Kết quả câu hỏi khảo sát số 5 5 Bạn có thích một hệ thống thư viện dành cho bạn đọc đơn giản, dễ sử dụng, tiện và dễ dàng thao tác nhanh? Hình 1.6: Kết quả câu hỏi khảo sát số 6 Bạn thích thư viện cập nhật và thông báo thông tin mới cũng như các đầu sách mới một cách nhanh chóng qua một trang web hay app nào đó? Hình 1.7: Kết quả câu hỏi khảo sát số 7 Bạn có đồng ý khi trở thành thành viên của thư viện bạn sẽ được đọc sách, tài liệu điện tử online mà không cần tài liệu thủ công như trước không? 6 Hình 1.8: Kết quả câu hỏi khảo sát số 8 Theo bạn, bạn có phải là người thích đọc sách và mượn sách không hay chỉ thích vào thư viện yên tĩnh để làm việc khác? Hình 1.9: Kết quả câu hỏi khảo sát số 9 Bạn có đồng ý phải trả phí để thực hiện một số chức năng đặc biệt như: thuê phòng chức năng, dùng máy tính,. của thư viện không? 7 Hình 1.10: Kết quả câu hỏi khảo sát số 10 Hệ thống quản lý thư viện nên có những chức năng cơ bản của người dùng (hội viên) như? Hình 1.11: Kết quả câu hỏi khảo sát số 11 Nếu có một website hay app cho hệ thống quản lý thư viện bạn muốn trang web ấy như thế nào? 8 Hình 1.12: Kết quả câu hỏi khảo sát số 12 Bạn đang sử dụng hệ thống quản lý thư viện nào hiện nay không? Và bạn có thấy bất kỳ hạn chế nào của nó không, cũng như có yêu cầu gì thêm về hệ thống này không? Hình 1.13: Kết quả câu hỏi khảo sát số 13 Tổng quát sau khi thực hiện khảo sát: 9 Thông qua những câu hỏi đóng mở, để hiểu rõ hơn nhu cầu của người dùng về hệ thống quản lý thư viện.
Một vài điểm chung được rút ra từ khảo sát: + Người dùng của những hệ thống thư viện chủ yếu có độ tuổi từ 18 đến 25. + Người dùng đa phần mong muốn hệ thống thư viện dành cho bạn đọc đơn giản, dễ sử dụng, tiện và dễ dàng thao tác nhanh, đầy đủ chức năng. + Người dùng có nhu cầu tìm một nơi vừa yên tĩnh làm việc vừa có thể học tập dễ dàng. + Gần 70% người dung đồng ý phải trả phí để thực hiện một số chức năng đặc biệt như: thuê phòng chức năng, dùng máy tính,.
của thư viện. + Nếu có một website hay app cho hệ thống quản lý thư viện thì đa số người dùng muốn trang web đó: nội dung rõ ràng, dễ dàng sử dụng, đơn giản, chức năng phải được ghi rõ. + Về mặt giao diện họ thích những thứ như: hình nền đẹp, màu sắc hài hòa dễ nhìn, tiêu đề và mục lục hợp lý, danh mục chi tiết.2 Các quy trình nghiệp vụ 1.1 Các quy trình nghiệp vụ Quản trị hệ thống Quản lý tài liệu Quản lý độc giả Quản lý mượn và trả tài liệu Quản lý mượn trả phòng chức năng Quản lý mượn trả máy tính Tìm kiếm thông tin Thống kê, báo cáo In ấn Bảo trì hệ thống 1.2 Các nhiệm vụ cơ bản Quản trị hệ thống: 10 + Đăng ký: Cho phép độc giả đăng ký tài khoản mới trên hệ thống quản lý thư viện để có thể sử dụng các chức năng trong hệ thống. + Đăng nhập: Cho phép độc giả đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký trên hệ thống quản lý thư viện để có thể sử dụng các chức năng trong hệ thống.
+ Thêm mới độc giả: Quản trị viên sẽ thêm thông tin mới của độc giả vào hệ thống như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, thẻ thư viện, v. + Cập nhật thông tin độc giả: Khi có sự thay đổi thông tin của độc giả như số điện thoại, địa chỉ, email, v., quản trị viên sẽ cập nhật thông tin này trong hệ thống. + Xóa độc giả: Nếu độc giả không sử dụng thư viện nữa hoặc vi phạm các quy định của thư viện, quản trị viên có thể xóa tài khoản của độc giả trong hệ thống. + Phân quyền độc giả: Quản trị viên có thể phân quyền cho độc giả, cho phép họ sử dụng các dịch vụ của thư viện như mượn tài liệu, tra cứu thông tin, đặt mượn trực tuyến, v.
+ Lưu trữ thông tin độc giả: Hệ thống quản lý thư viện cũng cho phép quản trị viên lưu trữ thông tin về độc giả như họ tên, email, …để phục vụ cho việc thống kê của hệ thống quản lý thư viện. + Sao lưu và phục hồi: Quản trị viên phải đảm bảo tính bảo mật và an toàn của thông tin độc giả đồng thời phục hồi cũng như sao lưu lại toàn bộ thông tin trong hệ thống quản lý thư viện. Quy trình này bao gồm quản lý, cài đặt, cập nhật và xử lý các thông tin liên quan đến tài khoản của người dùng thư viện. Nhiệm vụ của quản trị viên là đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, bảo vệ dữ liệu và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng cũng như phân quyền cho người dùng.
Quản lý tài liệu: + Thêm tài liệu: Các thông tin về tài liệu sẽ được nhập vào hệ thống quản lý thư viện, thông qua việc điền các thông tin như tên tài liệu, tác giả, chủ đề, năm xuất bản, số lượng sách, vị trí lưu trữ trong thư viện, và các thông tin khác liên quan đến tài liệu. 11 + Cập nhật thông tin tài liệu: Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin tài liệu, như tình trạng sẵn có, tình trạng bảo quản, vị trí lưu trữ, hoặc các thông tin khác, thì người quản lý sẽ cập nhật thông tin tài liệu trên hệ thống. + Xóa thông tin tài liệu: Trong trường hợp tài liệu bị hỏng hoặc lỗi, hoặc khi tài liệu đã được loại bỏ khỏi thư viện, người quản lý sẽ xóa thông tin tài liệu khỏi hệ thống. + Dán tem tài liệu: Các tài liệu phải được đảm bảo rằng có tem nhận biết.
+ Lưu trữ thông tin tài liệu: Sau khi các thông tin liên quan đến tài liệu được nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động lưu trữ thông tin về tài liệu bao gồm tên tài liệu, tác giả, chủ đề, năm xuất bản, số lượng sách và vị trí lưu trữ trong thư viện. + Quản lý việc trích xuất thông tin tài liệu: Hệ thống sẽ giúp cho người quản lý tài liệu dễ dàng truy cập và quản lý thông tin tài liệu, bao gồm việc tìm kiếm thông tin tài liệu, kiểm tra số lượng tài liệu hiện có trong thư viện, xem thông tin chi tiết về tài liệu, và các hoạt động khác liên quan đến tài liệu trong thư viện.