MỞ ĐẦU 1. Nguồn cảm hứng của khóa luận Trước nhu cầu tìm kiếm các công cụ, công nghệ để xử lý các tác vụ nội bộ ngày càng tăng của các doanh nghiệp, tác giả đã đánh giá cao giá trị của việc “Phát triển hệ thống điều hành trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) vừa và nhỏ”. Cùng với đam mê nghiên cứu về việc áp dụng kỹ thuật phát triển phần mềm vào việc quản lý doanh nghiệp, tác giả đã thực hiện khóa luận này. Qua khóa luận, người thực hiện mong muốn rằng những giải pháp mới được nêu ra sẽ đem đến một cái nhìn khác trong việc tối ưu công cụ quản lý, cụ thể là các giải pháp về vấn đề điều hành như: hệ thống bảng tin, hoạch định, kiểm soát kết quả và lưu trữ, bảo mật thông tin.
Mục tiêu và phạm vi đề tài 2. Mục tiêu Khóa luận nhắm đến mục tiêu tạo ra một phần mềm cung cấp các công cụ giúp nhóm doanh nghiệp thương mại quản lý các hồ sơ, tài liệu, chính sách và các kế hoạch phục vụ cho mục đích sử dụng, phân phối hợp lý nguồn nhân lực và nguồn vốn. Phạm vi Với mục tiêu trên, khóa luận sẽ giải quyết một số vấn đề chủ chốt trong phạm vi “điều hành”, cụ thể như: - Về vấn đề nhân sự: thiết lập các chương trình xử lý công tác tuyển dụng, chấm công và lưu trữ, phân loại hồ sơ nhân viên dựa trên phòng ban và chức vụ. - Về quản lý mục tiêu, kế hoạch: thiết kế khu vực trao đổi thông tin chung trong doanh nghiệp, hỗ trợ công cụ quản lý kế hoạch cho nhân viên, đồng thời cung ứng cho đội ngũ lãnh đạo các công cụ để theo dõi, đánh giá tiến độ, hiệu suất làm việc của các thành viên thuộc quyền.
- Về kiểm soát kinh doanh: hỗ trợ việc quản lý các quy trình nhập, xuất hàng hóa kinh doanh, cùng với các thông tin của các đối tượng liên quan như nhà cung cấp, khách hàng tiêu thụ. Đồng thời, hệ thống sẽ đảm bảo độ chính xác trong việc thống kê các dữ liệu kinh doanh của DNTM. - Ngoài ra hệ thống cũng cho phép nhân viên được ủy quyền tương tác với các công cụ đặc biệt như thêm, xóa, sửa thông tin phòng ban, chức vụ và điều chỉnh quyền truy cập trong hệ thống. Để hạn chế các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin nội bộ, tất cả tác vụ trong hệ thống đều yêu cầu người dùng phải xác thực thông tin chức vụ thông qua việc đăng nhập, sau đó, các chương trình sẽ thực hiện phân quyền để hiển thị và xử lý cấp quyền cho nhân viên thao tác với các công cụ khả dụng.
Đối tượng sử dụng Dựa theo phạm vi chức năng đã xác định, ứng với mỗi DNTM, đối tượng sử dụng hệ thống là toàn bộ nhân viên thuộc DNTM với các chức vụ khác nhau. Tương ứng với từng chức vụ, nhân viên có thể truy cập các chức năng và tương tác với các dữ liệu khác nhau trong phạm vi được quy định. Cấu trúc phòng ban và chức vụ được sử dụng trong phạm vi khóa luận được xác định như sau: Sơ đồ tổ chức phòng ban và chức vụ 3. Phương pháp thực hiện - Tìm hiểu doanh nghiệp thương mại và các phương thức quản lý doanh nghiệp.
- Quyết định các chức năng sẽ thực hiện. - Tìm hiểu và lựa chọn nền tảng, công nghệ. - Xác định đối tượng sử dụng, phân tích dữ liệu, các luồng hoạt động của các chức năng sẽ thực hiện. - Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) và giao diện.
- Triển khai, cài đặt và thử nghiệm hệ thống. - Kết luận và hướng phát triển. Cấu trúc khóa luận Đầu tiên, khóa luận sẽ trình bày tổng quát về nhu cầu quản lý và xử lý dữ liệu trong các DNTM, đồng thời xác định mục tiêu đề tài cùng với phạm vi mà khóa luận sẽ thực hiện. Tiếp đến, khóa luận sẽ tập trung giới thiệu các công cụ, các phương pháp quản lý điều hành thường được sử dụng cùng với việc đưa ra các lựa chọn nền tảng, công nghệ phù hợp cho việc xây dựng và phát triển hệ thống.
Sau đó, khóa luận tiến hành phân tích về đối tượng sử dụng và các luồng dữ liệu, luồng hoạt động của các tác vụ sẽ thực hiện. Qua đó, các mô hình thiết kế, tổ chức và xử lý dữ liệu phù hợp sẽ được thiết lập. Bên cạnh đó, khóa luận còn tập trung vào thiết kế giao diện hệ thống trực quan, dễ sử dụng ứng với từng tác vụ đã được phân tích. Cuối cùng, khóa luận sẽ tổng kết, nhận xét, đánh giá về quá trình phát triển hệ thống quản lý điều hành trong DNTM, cùng với việc xác định những hướng phát triển tiềm năng và các nghiên cứu cải tiến hệ thống trong tương lai.
Giới thiệu hệ thống quản lý điều hành trong doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, các số liệu, thông tin, tài liệu, hồ sơ ban đầu sẽ được quản lý một cách đầy đủ, bảo mật qua các công cụ hiện hành. Theo thời gian, sự tăng dần về khối lượng dữ liệu cần quản lý sẽ khiến cho các giải pháp thủ công có thể trở nên không hiệu quả và gặp nhiều hạn chế về tính tương tác, khả năng chia sẻ và phối hợp thực hiện dự án giữa các thành viên từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Điều đó gây ra trở ngại lớn trong việc tổng hợp, tổ chức và sắp xếp các thông tin quan trọng. Hệ thống quản lý điều hành được thiết kế nhằm đảm bảo tính đồng nhất cho việc xử lý dữ liệu trong doanh nghiệp.
Hệ thống dễ dàng hỗ trợ các phòng ban trong việc chia sẻ tin tức, thông tin dự án và hoạt động cùng nhau trên cùng một nền tảng. Điều này tăng tính nhất quán và hiệu suất làm việc, giúp đảm bảo rằng toàn bộ nhân sự thuộc cùng một dự án đều có thể cập nhật đầy đủ những thông tin quan trọng, cần thiết. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp các chức năng xử lý, tổng hợp, tính toán các dữ liệu, thực hiện báo cáo, giúp bộ phận quản lý có thể theo dõi, giám sát, điều chỉnh các quá trình, các dự án kinh doanh, từ đó lập ra các chiến lược phù hợp dựa trên những thông tin trực quan, chính xác. Điều hành doanh nghiệp Điều hành doanh nghiệp là quá trình quản lý các nguồn tài nguyên, nguồn vốn và điều phối các tác vụ trong DNTM nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh với hiệu suất cũng như lợi nhuận cao nhất.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó, những cá nhân có vai trò lãnh đạo trong doanh nghiệp cần phải vận dụng cũng như kết hợp các công cụ và phương pháp quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp một cách chính xác và linh hoạt. Các công cụ đánh giá hiệu quả và quản trị hiệu suất 1. Chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) Chỉ số hiệu suất quan trọng là chỉ số phục vụ cho việc đánh giá, đo lường hiệu suất làm việc cũng như hiệu quả công việc của một cá nhân hoặc một dự án trong doanh nghiệp. Thông qua việc theo dõi các KPI, doanh nghiệp có thể đánh giá một cách minh bạch và rõ ràng các kết quả làm việc của nhân viên.
Vì vậy, KPI được xem như một công cụ hữu dụng, đem lại hiệu quả cao cho mục tiêu phát triển bền vững và lâu dài của một DNTM. Dựa vào những chỉ số cụ thể, DNTM có thể đánh giá năng lực của mỗi cá nhận một cách chuẩn xác, qua đó thiết lập các điều chỉnh nhằm mục đích tăng cao hiệu suất làm việc kết hợp với định hình hướng phát triển cho nhân viên. Ví dụ: DNTM thường tạo ra các danh hiệu như “nhân viên của tháng”, “nhân viên của năm”, hoặc các phần thưởng, lương thưởng dựa trên doanh thu, nhằm mục đích khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc của họ. Mặt khác, DNTM sẽ tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng dành cho các cá nhân chưa có KPI tốt.
Ngoài ra, KPI còn được áp dụng cho việc đánh giá hiệu quả, kết quả thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh cũng như việc đánh giá quá trình tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Mục tiêu và kết quả then chốt (OKR) Quản lý theo mục tiêu và kết quả then chốt (OKR – Objectives and Key Results) là phương pháp hoạch định và đánh giá tổng thể quá trình phát triển của doanh nghiệp và các thành phần trong doanh nghiệp. OKR hoạt động dựa trên việc doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu có vai trò chiến lược, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp với tình hình thực tại để đạt được các kết quả then chốt trong việc giữ cho sự phát triển của doanh nghiệp luôn hướng về mục tiêu ấy. Với việc áp dụng OKR vào các quy trình quản lý, doanh nghiệp cần liên tục tìm kiếm, thực hiện các ý tưởng, các giáp pháp kinh doanh, theo dõi các kết quả bằng biện pháp như 2 đánh giá các KPI đã đặt ra, từ đó xác định rõ chiến lược phát triển hợp lý nhất, tối ưu nhất với hiện trạng của doanh nghiệp.
Để việc áp dụng phương pháp OKR được trơn tru, thuận lợi trong suốt quá trình vận hành và phát triển DNTM, các mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra cần cân nhắc và để ý đến tính cụ thể và tính minh bạch. Khi đó, bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi các tiến trình cũng như mức độ hoàn thành các chỉ tiêu chung của doanh nghiệp. Cũng nhờ vào tính minh bạch, việc các nhân viên nắm rõ được mục tiêu, hướng kinh doanh lâu dài mà doanh nghiệp đang nhắm đến cũng giúp họ chủ động hơn, tập trung hơn trong việc giải quyết, hoàn thành tốt những vấn đề cần thiết. Đồng thời, họ cũng có thể tham gia vào việc đóng góp, đưa ra đề xuất các ý tưởng hoặc tự lập ra các kế hoạch thực hiện công việc cho bản thân.
Nhìn chung, OKR là công cụ xác định những yếu tố chiến lược trong việc phát triển bền bỉ của DNTM. Cùng với việc sử dụng KPI như một thước đo hiệu suất, DNTM có thể theo dõi, đánh giá các kết quả then chốt một các chính xác, nhằm đảm bảo hướng đi thuận lợi nhất cho các tiến trình kinh doanh, từ đó tạo ra các biện pháp thích hợp để ứng biến với các yếu tố bất lợi từ cả trong và ngoài doanh nghiệp. Nền tảng phát triển Ngày nay, việc tương tác, sử dụng trình duyệt web đã trở nên rất gần gũi với tất cả mọi người. Với ưu thế này, khóa luận sẽ lựa chọn ứng dụng web làm nền tảng cho việc phát triển hệ thống.