Chương 1. Khái luận chung về chính phủ điện tử, văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Nội dung của chương này làm rõ khái niệm chính phủ điện tử, văn bản điện 5 (LUAN.ra TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.ra tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử,. các đặc điểm cơ bản của tài liệu điện tử và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử. Trong chương này, tác giả trình bày khái quát lịch sử hình thành các quy định về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong pháp luật Việt Nam; đồng thời giới thiệu những quy định chung về một số vấn đề liên quan như: chữ ký số; các tiêu chuẩn, quy chuẩn; lưu trữ tài liệu điện tử… Chương 3. Một số nhận xét, khuyến nghị Trong chương này, tác giả đưa ra một số nhận xét, gợi mở một số vấn đề đặt ra nhằm góp thêm tiếng nói trong quá trình kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam.ra TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.ra PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 1. Chính phủ điện tử Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động quản lý, điều hành của nhà nước, thuật ngữ Chính phủ điện tử (E-Government) đã ra đời.
Tuy nhiên, hiện chưa có một định nghĩa thống nhất về chính phủ điện tử. Các tổ chức khác nhau đưa ra những định nghĩa về Chính phủ điện tử của riêng mình. Ở Việt Nam bên cạnh thuật ngữ “Chính phủ điện tử”, trong nhiều văn bản hành chính còn đề cập đến những thuật ngữ như: “Việt Nam điện tử”, “Công dân điện tử”, “Doanh nghiệp điện tử”, “Giao dịch và thương mại điện tử”, “Thuế điện tử”, “Hải quan điện tử”, “Chính quyền điện tử”, “Công chức, viên chức điện tử”… các thuật ngữ này đều chỉ sự ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nhìn chung, Chính phủ điện tử là một thuật ngữ chỉ hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan công quyền trong việc soạn thảo, ban hành, chu chuyển, giải quyết và lưu trữ văn bản; là hình thức cung cấp thông tin, cung cấp các dịch vụ công cũng như các hoạt động tương tác giữa Chính phủ và các cơ quan thuộc Chính phủ với các chủ thể trên môi trường mạng, nhằm tăng cường năng lực quản lý, điều hành của Chính phủ; mang lại thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp; tăng cường sự minh bạch, giảm chi phí hoạt động của bộ máy công quyền; làm tăng thu nhập quốc dân.
Chính phủ điện tử được thiết kế theo 4 mối quan hệ chính: - Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến tới người dân (G2C). - Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với doanh nghiệp (G2B). - Các cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với nhau (G2G).ra TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.ra - Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với cán bộ, công chức, viên chức (G2E) (Mô hình chính phủ điện tử-hình dưới). Mô hình Chính phủ điện tử Trong đó, dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.
Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng. Ở Việt Nam, dịch vụ công trực tuyến được thiết kế theo 4 mức độ. Theo Điều 3, Thông tư 26/2009/TT-BTTTT: Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 là dịch vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về quy trình, thủ tục; hồ sơ; thời hạn; phí và lệ phí thực hiện dịch vụ. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.
Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.ra TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.ra Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến.
Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng. Như vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông trong hoạt động quản lý nói riêng hay việc phát triển chính phủ điện tử nói chung tất yếu nảy sinh một loại văn bản, tài liệu mới – văn bản điện tử, tài liệu điện tử và các hệ thống thông tin để tạo lập, chu chuyển, quản lý loại tài liệu này. Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lƣu trữ tài liệu điện tử - Văn bản điện tử. Trong văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, khái niệm văn bản không được định nghĩa cụ thể.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về Công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004 đưa ra các khái niệm “bản thảo văn bản”, “bản gốc văn bản”, “bản chính văn bản”. Theo đó, “bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
Về khái niệm văn bản điện tử, khoản 8, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP định nghĩa: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong đó, “thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (khoản 12, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử). Trong Luật Chính phủ điện tử năm 2014 của Hàn Quốc, khái niệm văn bản 9 (LUAN.ra TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.ra điện tử được định nghĩa như sau: Văn bản điện tử là các thông tin chuẩn hóa, được soạn thảo, truyền, nhận hoặc lưu trữ trong định dạng số bởi các thiết bị có khả năng xử lý thông tin, ví dụ như là các máy tính. Trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, kho bạc, thương mại điện tử, khái niệm “chứng từ điện tử” được sử dụng phổ biến, với ý nghĩa là một loại văn bản điện tử, tài liệu điện tử chuyên ngành.
Tóm lại, hiểu theo nghĩa chung nhất văn bản điện tử là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Trong đó, thông tin là tri thức về người, sự vật, sự việc, sự kiện, hiện tượng. - Tài liệu điện tử. Nhìn từ góc độ lưu trữ, chỉ có tỷ lệ nhỏ văn bản được tạo ra trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân.
trở thành tài liệu lưu trữ (được giữ lại với tư cách là chứng cứ cho hoạt động của chủ thể). Khi nhận xét về sự vận động của khái niệm tài liệu, trong cuốn “Tài liệu điện tử trong quản lý” GS. Larin (Viện trưởng Viện Lưu trữ Liên bang Nga) cho rằng: Vấn đề nổi bật được đề cập xuyên suốt trong sự vận động, phát triển của nội hàm khái niệm này là tính liên kết giữa vật mang tin và thông tin được cố định trên vật mang đó. Những định nghĩa trước đây có xu hướng chú trọng tới vật mang thông tin nhiều hơn, còn những định nghĩa gần đây lại chú ý nhiều tới thông tin tạo nên tài liệu.
Ví dụ, bản tiêu chuẩn thuật ngữ đầu tiên của Nga trong lĩnh vực công tác văn thư TCNN 1647-70 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ. Những thuật ngữ và định nghĩa” định nghĩa “tài liệu là phương tiện cố định các tin tức về các sự vật, sự kiện, hiện tượng của hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người”. Trong tiêu chuẩn thuật ngữ TCNN 16487-83 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ. Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa là: “đối tượng vật chất với thông tin được con người cố định để truyền thông tin đó theo thời gian và trong không gian”.
Trong Luật Liên bang Nga “Về thông tin hoá và bảo vệ thông tin” và tiêu chuẩn nhà nước TCNN P 51141-98 khái niệm tài liệu được định nghĩa: “Tài liệu là thông tin được cố định trên vật mang vật chất kèm 10 (LUAN.ra TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.ra theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thông tin”. Đối với hoạt động quản lý nói chung và đối với công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, yếu tố thông tin trong tài liệu có thể nhận dạng và được trình bày theo thủ tục và thể thức nhất định là hết sức cần thiết. Bên cạnh đó, tài liệu còn có thêm hai đặc trưng nổi bật. Trước hết, thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý thức của con người.
Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động của cá nhân, tổ chức.