CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA THĂNG LONG 1. Những khái niệm cơ bản 1. Một số khái niệm cơ bản về dữ liệu, thông tin, hệ thống thông tin Thông tin: Thông tin là bất kỳ thực thể hoặc hình thức cung cấp câu trả lời cho một câu hỏi nào hoặc giải quyết sự không chắc chắn. Do đó, nó liên quan đến dữ liệu và kiến thức, vì dữ liệu đại diện cho các giá trị được gán cho các tham số và kiến thức biểu thị sự hiểu biết về những điều thực tế hay khái niệm trừu tượng.
là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một nguời có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh. [2] Dữ liệu: dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu,chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự. Theo cách khác, dữ liệu bao gồm những mệnh đề phản ánh thực tại.
Một phân loại lớn của các mệnh đề quan trọng trong thực tiễn là các đo đạc hay quan sát về một đại lượng biến đổi. Các mệnh đề đó có thể bao gồm các số, từ hoặc hình ảnh. Theo nghĩa rộng, dữ liệu thô là các số, ký tự, hình ảnh hay các kết quả khác của các thiết bị chuyển đổi các lượng vật lý thành các ký hiệu. Các dữ liệu thuộc loại này thường được xử lý tiếp bởi người hoặc đưa vào máy tính.
Trong máy tính, dữ liệu được lưu trữ và xử lý tại đó hoặc được chuyển (output) cho một người hoặc một máy tính khác. Dữ liệu thô là một thuật ngữ tương đối; việc xử lý dữ liệu thường được thực hiện theo từng bước, và “dữ liệu đã được xử lý” tại bước này có thể được coi là “dữ liệu thô” cho bước tiếp theo. [2] Dữ liệu là thông tin đã được mã hóa đưa vào máy tính để máy tính có thể đọc, hiểu, xử lý được. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc và liên quan với nhau được lưu trữ trên máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo một mô hình.
5 Luan van Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài.[1] Hệ thống thông tin quản lý: là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. có mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó. Các khái niệm về nhân sự, quản lý nhân sự: Khái niệm nhân sự: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
[3] Khái niệm quản trị nhân sự: là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và tưởng thưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và bảo đảm phù hợp với luật lao động và việc làm.[3] Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Quản lý nguồn nhân sự hợp lý sẽ đẩy mạnh sự phát triển của tổ chức, công ty hay doanh nghiệp đó. Điều này nói lên sự quan trọng của mỗi cá nhân đối với toàn tổ chức.
Quản lý nhân sự yêu cầu nhà quản lý có tầm hiểu biết sâu rộng và về nhiều khía cạnh khác nhau tuy nhiên vẫn lấy con người làm trung tâm, tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể phát huy hết khả năng của mình trong công việc, từ đó tránh gây lãng phí nguồn nhân lực một cách không đáng có, khai thác và sử dụng nhân lực trong công ty, doanh nghiệp, tổ chức một cách hợp lý để phát hiệu quả tốt nhất của nhân viên. Quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vai trò cơ bản của quản lý nhân sự là giúp công ty đạt được mục tiêu một cách thường xuyên bằng các phương tiện của việc phát triển thái độ tích cực giữa các nhân viên. Họ trợ giúp tiết giảm lãng phí và tận dụng việc tối đa hoá thu nhập ròng từ các nguồn lực.
Đồng thời, Các chính sách được thông qua bởi quản trị nhân sự giúp cung 6 Luan van cấp những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên nhằm giúp nhân viên phát triển chuyên môn một cách chuyên nghiệp. Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự.
Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp ( Nguồn: Bài viết “Tìm hiểu quản trị nhân sự và các vấn đề liên quan”) 1. Lý thuyết về quản lý nhân sự 1. Quy trình quản trị nhân sự Nhìn chung, quy trình quản trị nhân sự của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào mô hình của từng Doanh nghiệp nhưng thông thường sẽ bao gồm: Tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự: Ở quy trình này, nhân viên sẽ được tuyển dụng bằng cách gửi CV cho nhà tuyển dụng, sau khi kiểm tra các thông tin phù hợp với doanh nghiệp, nhà tuyển dụng sẽ phỏng vấn ứng viên.
Kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự cho các phòng ban: Các ứng viên sau khi vượt qua được quy trình một sẽ được lựa chọn thực tập hay thử việc, qua đó, nhà quản lý có thể thấy ứng viên ấy phù hợp với vị trí nào trong phong ban, thực hiện điều chuyển nhân sự, đồng thời, kết hợp kế hoạch đào tạo nhân sự cho phù hợp với vị trí của họ. Chế độ đãi ngộ: Quy trình này là lúc nhân viên sẽ nhận được chế độ đãi ngộ tùy theo mức thưởng của doanh nghiệp đề ra, do nhà quản lý quyết định. Các nội quy và quy định áp dụng tại Doanh nghiệp: Doanh nghiệp sẽ áp dụng các nội quy quy chuẩn nhằm các ứng viên phải thực hiện, tạo nên văn hóa công ty, đồng thời mang tính kỉ luật cho việc hoạt động doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp: Mỗi một doanh nghiệp được hình thành văn hóa doanh nghiệp nhờ vào quyền quyết định của nhà quản trị.
Những yếu tố như đào tạo, đãi ngộ, nội quy, cũng tác động rất lớn lên quy trình này của doanh nghiệp.3 Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu 1.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý 7 Luan van a. Đặc điểm của hệ thống: có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin. Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con: Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra. Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt động của hệ thống.
Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình: Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày và đưa ra các báo cáo theo định kỳ. Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh [1] Vai trò và chức năng: Hệ thống thông tin phải hỗ trợ cho các nhà quản lý để họ có thể đưa ra những sách lược, chiến lược trong việc chỉ đạo.Thông tin phải mềm dẻo thích ứng được với những thay đổi và nhu cầu về thông tin bằng cách điều chỉnh những khả năng xử lý của hệ thống,cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức.
Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Nhu cầu thông tin ở các mức quản lý khác nhau: [1] Hình 1.1: Các mức nhu cầu thông tin trong quản trị hệ thống thông tin 8 Luan van 1. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin Nếu không kể đến con người, phương tiện thì HTTT chỉ gồm 2 bộ phận là: các dữ liệu & các xử lý a. Các dữ liệu: - Dữ liệu về cấu trúc: Là những sự kiện, quá trình tiến hoá, tăng trưởng, cập nhật được lưu trữ tương đối ổn định.
- Dữ liệu kinh doanh: Những thông tin về hoạt động giao dịch, thường là những tập dữ liệu có cấu trúc (hoá đơn chứng từ). Thống tin có cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra: Luồng thông tin vào: phân loại các thông tin cần xử lý thành 3 loại: Thông tin cần cho tra cứu: Các thông tin ít bị thay đổi, thường được cập nhật 1 lần.