CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Khái niệm chung Dựa theo tài liệu Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. - Khái niệm về thông tin (Information): Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý.
Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp. - Khái niệm về hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó.Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài. - Khái niệm về hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy bút.
Hệ thống thông tin là hiện đại nếu dựa vào máy tính và các công nghệ thông tin khác. - Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. - Chu trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm 6 bước: Bước 1: Khảo sát.
Khảo sát là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn về sau. Công việc cần thực hiện - Khảo sát hệ thống đang làm gì. - Đưa ra đánh giá về hiện trạng. - Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
SVTH: Nguyễn Thị Tươi 6 MSV: 13D190193 Luan van Khóa luận tốt nghiệp - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác Bước 2: Phân tích. Phân tích là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic.
Công việc thực hiện: - Phân tích hệ thống về chức năng. - Phân tích hệ thống về xử lý. - Phân tích hệ thống về dữ liệu Bước 3: Thiết kế. Thiết kế là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế.
Tại thời điểm này đã có mô tả logic về hệ thống mới và tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện: - Thiết kế tổng thể - Thiết kế giao diện - Thiết kế các kiểm soát - Thiết kế các tập tin dữ liệu - Thiết kế chương trình (nếu có) Bước 4: Xây dựng. Đây là giai đoạn viết lệnh (code) tạo hệ thống.
Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn. Bước 5: Cài đặt. Cài đặt là việc thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới. Công việc thực hiện - Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thận trọng mà tỉ mỉ.
- Cài đặt chương trình. SVTH: Nguyễn Thị Tươi 7 MSV: 13D190193 Luan van Khóa luận tốt nghiệp - Biến đổi dữ liệu. - Biên soạn tài liệu về hệ thống. Bước 6: Bảo trì.
Bảo trì hệ thống được định nghĩa là việc sửa đổi một hệ thống sau khi đã bàn giao để chỉnh lại các lỗi phát sinh, cải thiện hiệu năng hoặc các thuộc tính khác, hoặc làm cho hệ thống tương thích ứng trong một môi trường đã bị thay đổi. Cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự Dựa trên tài liệu: Quản trị nguồn nhân lực, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân. - Quản trị nhân sự: là bao gồm các việc hoạch định (kế hoạch hóa), tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để có thể đạt được mục tiêu của tổ chức. Thực chất của việc quản trị nhân lực là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động.
- Tầm quan trọng và mục đích của quản trị nhân sự Do cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các tổ chức muốn tồn tại và phát triển buộc phải cải tổ tổ chức của mình theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, năng động trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Bởi vậy, việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối với mọi loại hình tổ chức hiện nay. Mục tiêu cơ bản của bất kì tổ chức nào cũng là sử một cách có hiệu quả nguồn nhân lực để đạt mục tiêu tổ chức đó. Quản trị nhan lực nhằm củng cố và duy trì đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra.
Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và phát triển những hình thức, nững phương pháp tốt nhất để người lao động có thể đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt mục tiêu của tổ chức, đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao động Không một hoạt động của tổ chức nào mang lại hiệu quả nếu thiếu “Quản trị nhân lực”. Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu của quản trị SVTH: Nguyễn Thị Tươi 8 MSV: 13D190193 Luan van Khóa luận tốt nghiệp kinh doanh, và thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất- kinh doanh. SVTH: Nguyễn Thị Tươi 9 MSV: 13D190193 Luan van Khóa luận tốt nghiệp - Phương pháp tổ chức quản lý nhân sự Mỗi một tổ chức quản lý người lao động theo một cách riêng của mình tùy thuộc vào triết lý được xây dựng và duy trì trong đó. Hiện nay có ba phương pháp quản lý như sau: Phương pháp 1: Phương pháp cổ điển Theo phương pháp này thì có một số nguyên tắc như: tập trung quyền lực cho người cao nhất của doanh nghiệp, không phân tán quyền lực cho cấp dưới.
Phân công lao động và chuyên môn hóa các chức năng: thực hiện phân chia lao động thật nhỏ tỉ mỉ, chia nhỏ công việc ra thành từng bộ phận, thực hiện bộ máy chuyên môn hóa. Mỗi chức năng đều được huấn luyện đào tạo theo hướng chuyên môn hóa. Ưu điểm của phương pháp này: Đưa ra được sự phân tích khoa học, tỉ mỉ mọi công việc. Trên cơ sở đó, phân công lao động chặt chẽ, huấn luyện cho từng người thực hiện các phương pháp lao động khoa học.
đưa ra đuộc cách trả công tương xứng với kết quả công việc. Nhưng đồng thời cũng có một số nhược điểm: không tin vào con người đánh giá thấp con người vì vậy nên nhất thiết phải kiểm tra kiểm soát họ. Buộc họ phải làm việc, lao động với cường độ cao. Muốn hay không cũng xuất hiện sự chống đối giữa người lao động với nhà quản lý.
Phương pháp 2: Phương pháp tâm lý xã hội học (các mối quan hệ con người) Phương pháp này có một số nguyên tắc như: Phân bớt quyền lực và trách nhiệm cho cấp dưới, đặc biệt khi quy mô sản xuất đã lớn, nếu quá tập trung thì sẽ làm mất quyền chủ động đồng thời tìm kiếm sự tham gia đóng góp của mọi người cấp dưới vào công việc chung. Xây dựng mối quan hệ dựa trên lòng tin cậy lẫn nhau hơn là quyền lực. phát triển công việc theo tổ đội. Đây là mô hình quản lý nhân sự phổ biến hiện nay.
Mỗi cá nhân trong bộ máy đều có những vai trò riêng của mình, tự do phát triển khả năng trong một môi trường. Phương pháp 3: Phương pháp hiện đại (khai phát các tiềm năng con người) Phương pháp dựa trên cách tiếp cận hệ thống, coi doanh nghiệp bao gồm nhiều người là một hệ thống mở, cần luôn thích ứng với môi trường. Các bộ phận bên trong tổ chức cần phải được vận hành một cách thống nhất gắn kết như một, quản lý cần mềm dẻo, uyển chuyển để thích ứng với môi trường xung quanh luôn SVTH: Nguyễn Thị Tươi 10 MSV: 13D190193 Luan van Khóa luận tốt nghiệp biến động, phát triển. Đây là mô hình quản lý phát triển từ phương pháp 2, đánh giá con người cao hơn nhiều so với phương pháp cổ điển và là xu hướng phát triển chung hiện nay.
Đặc biệt phương pháp cho rằng con người có nhiều khả năng mà các nhà quản lý cần khái thác. Tuy nhiên muốn thỏa mãn con người trong lao động, cuộc sống cần có nhiều điều kiện. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Phần này có tham khảo tài liệu Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
- Mục đích, yêu cầu của việc phân tích và thiết kế HTTT Mục đích: hệ thống có vòng đời dài, có chức năng là một hệ hỗ trợ ra quyết định, chương trình cài đặt dễ sửa chữa, bảo hành, hệ thống dễ sử dụng, có độ chính xác cao. Một phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cần thỏa mãn một số yêu cầu sau: + Cách tiếp cận: phương pháp phân tích thiết kế phải có cái nhìn hệ thống tư toàn cục đến chi tiết và ngược lại. Người phân tích phải có cái nhìn bao quát hệ thống, để ý đến tất cả các yếu tố từ lớn nhất đến nhỏ nhất có liên quan ảnh hưởng đến hệ thống + Quyền lợi: phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống phải giải quyết hài hòa quyền lợi của người xây dựng và người sử dụng hệ thống, ưu tiên đặt quyền lợi của người sử dụng lên hàng đầu. Trong quá trình phân tích thiết kế cần có sự cộng tác chặt chẽ giữa người sản xuất chương trình và người sử dụng.