Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương" được thực hiện bởi sinh viên Hà Thị Thu (Lớp K45S5, Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường Đại học Thương mại, năm 2013) dưới sự hướng dẫn của ThS. Ngô Duy Thắng.

Lý do chọn đề tài xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong công tác quản trị nhân lực của các tổ chức, doanh nghiệp thời kỳ ứng dụng công nghệ thông tin. Tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, công tác quản lý nhân sự thời điểm khảo sát chưa được tin học hóa bằng phần mềm chuyên dụng; các nghiệp vụ chủ yếu xử lý thủ công và lưu trữ trên chứng từ, sổ sách giấy tờ, kết hợp bảng tính Excel đơn giản. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm nghẽn:

  • Tốc độ cập nhật, xử lý dữ liệu chậm, không đáp ứng kịp thời các yêu cầu báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
  • Thao tác thêm, sửa, xóa thông tin nhân viên tốn nhiều thời gian và công sức, phải bố trí nhiều nhân sự phụ trách gây gia tăng chi phí.
  • Việc lưu trữ và tra cứu thông tin trên văn bản giấy gặp nhiều rủi ro (thất lạc, rách nát, mờ chữ), giới hạn số người tiếp cận do phải thông qua bộ phận văn thư, kho lưu trữ.
  • Khi quy mô tổ chức và khối lượng thông tin mở rộng, hệ thống thủ công không còn khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý.

Mục tiêu cụ thể được đặt ra cần giải quyết trong đề tài bao gồm 3 nhiệm vụ:

  1. Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin.
  2. Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm.
  3. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương.
  • Phạm vi nghiên cứu: Tập trung vào quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại đơn vị (dữ liệu hồ sơ cán bộ, hợp đồng lao động, quá trình điều động công tác, tiền lương, tìm kiếm và báo cáo), dựa trên các số liệu và hiện trạng vận hành giai đoạn 2010–2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý luận về quản lý nhân lực và phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng:

  • Cơ sở lý luận về quản lý nhân sự: Tiếp cận các nội dung cơ bản gồm phân tích công việc, tuyển dụng (tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đánh giá thành tích), đào tạo và phát triển nhân lực, đánh giá khả năng hoàn thành công việc, giải quyết chế độ lương bổng – phúc lợi và quản trị tương quan nhân sự (kỷ luật, khen thưởng, điều động, bổ nhiệm).
  • Cơ sở phân tích và thiết kế hệ thống thông tin: Áp dụng phương pháp phân tích chức năng thông qua cây phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) ở các cấp độ: ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh; phân tích dữ liệu qua mô hình thực thể liên kết (Entity-Relationship Diagram - ERD) và chuẩn hóa dữ liệu sang mô hình quan hệ; thiết kế kiểm soát và an toàn hệ thống (bảo mật vật lý, mật khẩu, phân quyền truy cập).
  • Cơ sở pháp lý và tổ chức: Văn bản pháp lý chi phối hoạt động của đơn vị là Nghị định 115 của Chính phủ (quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tài chính, tài sản, tổ chức và biên chế của tổ chức khoa học và công nghệ công lập) cùng các quyết định thành lập, phê duyệt đề án của UBND tỉnh Hải Dương (Quyết định số 987/2004/QĐ-UB, Quyết định số 1921/2005/QĐ-UB và Quyết định số 3153/QĐ-UBND).

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin bao gồm:

  • Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Thiết lập phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp 10 cán bộ, nhân viên thuộc các phòng ban của Trung tâm nhằm thu thập thông tin về phương thức quản lý, việc sử dụng phần mềm, thời gian lập báo cáo, mức độ hài lòng và nhu cầu tin học hóa.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (hệ thống máy tính, mạng nội bộ LAN, mạng không dây WLAN), môi trường làm việc và quy trình luân chuyển chứng từ giấy tại đơn vị.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác tài liệu thứ cấp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009–2012, hồ sơ cơ cấu tổ chức năm 2011, các văn bản quy định của Trung tâm, giáo trình và công trình nghiên cứu tiền nhiệm về phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  • Công cụ kỹ thuật sử dụng: Phần mềm Microsoft Access phục vụ xây dựng và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ; phần mềm Visual Studio định hướng thiết kế giao diện form người dùng và cấu trúc thực đơn chức năng.

Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đề xuất được thiết kế nhằm đáp ứng đầy đủ chu trình luân chuyển thông tin của đơn vị theo phương pháp hướng chức năng.

Hệ thống được tổ chức thành 4 phân hệ chính thông qua sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):

  1. Quản lý hồ sơ nhân viên: Tiếp nhận sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, quản lý hợp đồng lao động, thông tin phòng ban, chức vụ và các quyết định điều động công tác.
  2. Quản lý lương: Thiết lập mức lương cơ bản, hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấp, theo dõi khen thưởng, kỷ luật, tính toán tổng lương và lập bảng thanh toán lương hàng tháng.
  3. Chức năng tìm kiếm: Tra cứu hồ sơ và bảng lương theo 3 tiêu chí: mã nhân viên, họ tên nhân viên và phòng ban/chức vụ.
  4. Chức năng báo cáo: Kết xuất các mẫu báo cáo định kỳ và đột xuất về nhân sự và tiền lương gửi lên Ban Giám đốc.

Ở mức luồng dữ liệu ngữ cảnh, hệ thống tương tác với ba tác nhân ngoài:

  • Ban Giám đốc: Gửi thông tin chỉ đạo, quyết định quản lý; tiếp nhận các báo cáo nhân sự, báo cáo lương và báo cáo hợp đồng lao động.
  • Nhân viên: Cung cấp sơ yếu lý lịch, thông tin hợp đồng, yêu cầu giải quyết chính sách; tiếp nhận phản hồi, bảng lương cá nhân và kết quả giải quyết chế độ.
  • Các phòng ban: Cung cấp danh sách nhân viên, thông tin phòng ban/chức vụ, quyết định điều động, khen thưởng, kỷ luật; tiếp nhận bảng lương và thông tin nhân sự liên quan.

Cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa từ mô hình thực thể liên kết (ERD) sang mô hình quan hệ, bao gồm 12 bảng cấu trúc lưu trữ trên Microsoft Access:

Tên bảng dữ liệu Khóa chính Khóa ngoại Các trường thông tin chính Mục đích lưu trữ
Hồ sơ lý lịch nhân viên MaNV Không HoTen, NgaySinh, GioiTinh, QueQuan, SoCMND, SoDT, SoTaiKhoan Lưu trữ thông tin nhân thân cơ bản
Hợp đồng MaHD Không LoaiHD, GhiChu Danh mục phân loại hợp đồng lao động
Chi tiết hợp đồng MaHD, MaNV MaHD, MaNV NgayKy, NgayKetThuc Ghi nhận quan hệ hợp đồng của từng nhân viên
Quyết định nhân sự MaCongTac Không TenCongTac, GhiChu Phân loại các dạng quyết định công tác
Chi tiết quyết định nhân sự MaCongTac, MaNV MaCongTac, MaNV, MaCV, MaPB NgayBoNhiem, NgayBaiNhiem Quản lý điều động, bổ nhiệm theo phòng ban và chức danh
Lương cơ bản MaLCB Không MucLCB Định mức ngạch bậc lương
Chi tiết bảng lương MaBLCT MaNV, MaLCB HSLCoBan, HSLPhuCap, TenCV, KhenThuong, KyLuat, TongLuong, NgayLap, NguoiLap Bảng tính chi tiết các khoản lương và phụ cấp hàng tháng
Chức vụ MaCV Không TenCV Danh mục chức danh chuyên môn
Phòng ban MaPB Không TenPB, DiaDiem, SoDT Quản lý cơ cấu phòng ban và đầu mối liên hệ
Trình độ học vấn MaChuyenMon Không TenChuyenMon Danh mục trình độ chuyên môn
Chi tiết trình độ học vấn MaChuyenMon, MaNV MaChuyenMon, MaNV HeDaoTao, NoiDaoTao, XepLoaiChuyenMon Quản lý bằng cấp, nơi đào tạo của nhân viên
User TenDangNhap MaPB MatKhau Phục vụ xác thực và phân quyền đăng nhập

Thiết kế giao diện và phân quyền hệ thống được định hình cụ thể:

  • Màn hình đăng nhập yêu cầu 3 trường thông tin: Tên đăng nhập, Mật khẩu và Phòng ban.
  • Cơ chế kiểm soát truy cập và bảo mật: Hệ thống phân quyền chặt chẽ dựa trên thông tin phòng ban đăng nhập. Chỉ nhân sự thuộc bộ phận quản lý nhân sự (thuộc Phòng Tổng hợp) mới có quyền truy cập đầy đủ các chức năng quản trị: Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý lương và Lập báo cáo. Đối với các tài khoản thuộc phòng ban khác, các nút lệnh chức năng này sẽ tự động bị làm mờ (disable), người dùng thông thường chỉ được phép thực hiện chức năng Đăng nhập, Tìm kiếm dữ liệu cá nhân và Đăng xuất.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Tác giả xác định tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong việc trợ giúp các nhà quản lý nắm bắt bức tranh toàn cảnh về nhân lực, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và kinh phí điều hành.

Khóa luận tiến hành lược khảo 3 công trình nghiên cứu đi trước có cấu trúc tương tự:

  1. Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10" (Nguyễn Thị Thúy Hằng, Đại học Duy Tân): Giải quyết bài toán quản lý thủ công nhưng chương trình còn tồn tại sai sót do chưa kế thừa đầy đủ tiện ích của hệ thống cũ.
  2. Đề án "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng của công ty TNHH Ngọc Khánh" (Nguyễn Bích Ngọc, Đại học Kinh tế Quốc dân): Xây dựng quy trình quản lý kho tránh nhầm lẫn sổ sách nhưng chưa khảo sát toàn diện thực trạng CNTT và mới dừng lại ở thiết kế cơ sở dữ liệu, thiếu thiết kế giao diện.
  3. Đồ án "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng" (Nguyễn Hoàng Vũ, Học viện Tài chính): Hoàn thành đầy đủ các bước phân tích thiết kế nhưng quy mô hệ thống quá phức tạp, chỉ thích hợp cho doanh nghiệp quy mô lớn đã ứng dụng tin học hóa từ trước.

Từ việc rút kinh nghiệm từ các nghiên cứu trên, tác giả xác định đề tài tập trung vào một hệ thống có quy mô phù hợp với đơn vị sự nghiệp khoa học công lập, bao quát từ khâu khảo sát thực trạng, phân tích chức năng, mô hình hóa dữ liệu đến thiết kế giao diện và phân quyền chi tiết.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương

Phần này hệ thống hóa các khái niệm lý luận về phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng (sơ đồ chức năng, DFD, ERD, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu) và quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự.

Tiếp đó, tác giả phân tích cơ cấu tổ chức và thực trạng của Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương:

  • Đơn vị là tổ chức dịch vụ khoa học hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của Nghị định 115. Trụ sở tại 209 Nguyễn Lương Bằng, TP. Hải Dương; Giám đốc là bà Trần Thị Thuận.
  • Bộ máy tổ chức gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 3 phòng ban chức năng: Phòng Tổng hợp (đảm nhiệm cả công tác kế toán, quản lý nhân sự và tiền lương), Phòng Thông tin KHCN và Phòng Tư vấn – Đào tạo.
  • Hoạt động chuyên môn bao gồm quảng cáo kinh tế - xã hội cho 30 đơn vị trên Tạp chí Khoa học, Công nghệ và Môi trường Hải Dương; tư vấn sở hữu trí tuệ, thẩm định công nghệ; tư vấn, thiết kế và lắp đặt mạng LAN, WAN, WLAN; cung ứng thiết bị, phần mềm.

Kết quả điều tra thực trạng qua 10 phiếu phỏng vấn cán bộ, nhân viên được tổng hợp cụ thể:

Tiêu chí khảo sát Số lượng phản hồi (n = 10) Tỷ lệ / Đánh giá thực tế
Phương thức quản lý nhân sự 6 nhân viên xác nhận hoàn toàn thủ công
2 nhân viên xác nhận dùng kết hợp Excel
2 nhân viên phân vân không rõ		 Đa số xác nhận quản lý thủ công bằng giấy tờ; Excel chỉ lưu trữ danh sách sơ sài (họ tên, quê quán, năm sinh, phòng ban).
Tình hình sử dụng phần mềm chuyên dụng 6 nhân viên khẳng định không sử dụng
2 nhân viên trả lời có dùng Excel hỗ trợ
2 nhân viên không nắm rõ		 Trung tâm chưa từng trang bị phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.
Thời gian hoàn thành một báo cáo nhân sự/lương 7 nhân viên trả lời trên 3 giờ
2 nhân viên trả lời từ 2 đến 3 giờ
1 nhân viên trả lời dưới 2 giờ		 Công tác tổng hợp số liệu từ sổ sách sang báo cáo rất chậm, dễ sai lệch, khó đáp ứng báo cáo khẩn cấp.
Mức độ hài lòng với quy trình hiện tại 6 nhân viên không hài lòng
3 nhân viên đánh giá tạm được
1 nhân viên hài lòng		 Không hài lòng vì việc sửa thông tin phải gạch xóa trên sổ sách, gây lằng nhằng; 1 người hài lòng do ngại tiếp xúc máy tính.
Nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới 8 nhân viên đánh giá rất cần thiết
2 nhân viên đánh giá không cần thiết		 8/10 người mong muốn có phần mềm để tra cứu nhanh, giảm tải công việc; 2 người không muốn đổi thói quen làm việc cũ.

Đánh giá thực trạng chỉ rõ các mặt thuận lợi (hạ tầng mạng máy tính LAN/WLAN tốt, cán bộ trẻ có trình độ tin học, ban lãnh đạo quan tâm đầu tư) và khó khăn căn bản (phương pháp thủ công gây chậm trễ, tẩy xóa thông tin thiếu thẩm mỹ, rủi ro hư hỏng tài liệu giấy, bảo mật kém và luân chuyển thông tin nội bộ giữa các phòng ban còn phải trao tay trực tiếp).

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm TT Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương

Chương này thực hiện thiết kế chi tiết hệ thống:

  • Đặt bài toán và xác định nguồn dữ liệu đầu vào: Hồ sơ lý lịch từ nhân viên tuyển dụng, hợp đồng lao động, quyết định điều động công tác từ ban lãnh đạo, danh mục phòng ban - chức vụ, các hệ số và định mức lương.
  • Xây dựng mô hình phân tích: Thiết lập sơ đồ phân rã chức năng; vẽ sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức ngữ cảnh, DFD mức đỉnh (tiến trình 1.0 Quản lý hồ sơ nhân viên, 2.0 Quản lý lương, 3.0 Tìm kiếm, 4.0 Báo cáo) và 4 sơ đồ DFD mức dưới đỉnh chi tiết.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD) với 7 thực thể chính, chuyển đổi và chuẩn hóa thành mô hình quan hệ 12 bảng dữ liệu cụ thể với đầy đủ kiểu dữ liệu, độ rộng trường và ràng buộc khóa.
  • Thiết kế giao diện và kiểm soát: Thiết kế form Đăng nhập phân quyền theo phòng ban, form Menu chính điều hướng chức năng, các form cập nhật (Quản lý hợp đồng, Quản lý phòng ban, Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên, Quản lý lương); đề xuất giải pháp kiểm soát lỗi nhập liệu, kiểm soát gián đoạn sự cố kỹ thuật và kiểm soát bảo mật truy cập.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể:

  • Phản ánh trung thực thực trạng quản trị nhân lực tại đơn vị sự nghiệp khoa học công lập cấp tỉnh thông qua số liệu điều tra thực tế (n = 10), chứng minh sự cần thiết phải chuyển đổi phương thức quản lý thủ công sang tin học hóa.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên biệt: thiết lập 4 sơ đồ luồng dữ liệu chi tiết, chuẩn hóa 12 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ trên Microsoft Access với cấu trúc trường chặt chẽ, thiết kế hệ thống giao diện chức năng và cơ chế phân quyền bảo mật qua Visual Studio.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý: phân định rõ quyền hạn giữa bộ phận chuyên trách nhân sự và nhân viên thông thường, số hóa quy trình tính lương và kết xuất tự động hóa các biểu mẫu báo cáo thay cho việc sao chép thủ công mất từ 2 đến trên 3 giờ trước đây.

So với các nghiên cứu tiền nhiệm được khảo sát ở Phần 1:

  • Khắc phục khiếm khuyết của đề tài của Nguyễn Bích Ngọc (vốn dừng lại ở thiết kế cơ sở dữ liệu) bằng việc hoàn thiện thêm thiết kế giao diện form nhập liệu và phân quyền hệ thống.
  • Khắc phục tính phức tạp quá mức của đề tài của Nguyễn Hoàng Vũ (chỉ dành cho doanh nghiệp quy mô lớn có sẵn nền tảng tin học hóa) bằng cách xây dựng một mô hình tinh gọn, vận hành trên phần mềm phổ dụng (Access, Visual Studio), vừa vặn với năng lực và hạ tầng của một đơn vị sự nghiệp công lập cấp tỉnh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu:

  • Giới hạn về phạm vi khảo sát: Kích thước mẫu khảo sát phục vụ đánh giá thực trạng còn hẹp (10 phiếu phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại đơn vị), phản ánh tính chất nghiên cứu điển cứu nội bộ.
  • Giới hạn về mức độ triển khai: Đề tài mới dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống (đặc tả yêu cầu, mô hình DFD, ERD, lược đồ bảng dữ liệu và giao diện mẫu), chưa lập trình hoàn thiện mã nguồn và chưa đóng gói cài đặt thử nghiệm vận hành trên môi trường mạng thực tế.
  • Giới hạn công nghệ: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu dự kiến là Microsoft Access, phù hợp với quy mô nhỏ nhưng còn hạn chế về khả năng chịu tải, tính toàn vẹn dữ liệu và tính an toàn khi mở rộng kết nối mạng diện rộng.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

  • Hoàn thiện lập trình mã nguồn cho các phân hệ trên nền tảng Visual Studio và chuyển đổi cơ sở dữ liệu sang hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh hơn (như Microsoft SQL Server).
  • Tiến hành cài đặt thử nghiệm, kiểm thử chức năng và đánh giá hiệu năng vận hành thực tế tại Phòng Tổng hợp của Trung tâm trước khi đưa vào khai thác chính thức.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin trong việc nghiên cứu phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng cổ điển.
  • Người làm đồ án, khóa luận về quản lý nhân sự, tiền lương trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, đơn vị công lập hoạt động theo cơ chế tự chủ (Nghị định 115).
  • Các nội dung có giá trị tham khảo chuyên môn cao bao gồm:
    • Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD từ mức ngữ cảnh đến mức dưới đỉnh cho quy trình quản lý nhân sự và bảng lương.
    • Cấu trúc chuẩn hóa 12 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ (đặc biệt là bảng chi tiết bảng lương, chi tiết quyết định nhân sự và phân quyền người dùng).
    • Cách thức khảo sát, định lượng thực trạng quản lý thủ công tại một tổ chức dịch vụ khoa học công nghệ.

Câu hỏi thường gặp

1. Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương hoạt động theo mô hình và văn bản pháp lý nào?
Trung tâm là tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ công lập thuộc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hải Dương, hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định 115 của Chính phủ. Đơn vị được thành lập ngày 18/3/2004 theo Quyết định số 987/2004/QĐ-UB, đổi tên theo Quyết định số 1921/2005/QĐ-UB ngày 09/5/2005 và phê duyệt đề án chuyển đổi tự chủ theo Quyết định số 3153/QĐ-UBND ngày 13/9/2006 của UBND tỉnh Hải Dương.

2. Thực trạng quản lý nhân sự tại đơn vị trước khi nghiên cứu bộc lộ những tồn tại cụ thể nào qua khảo sát?
Qua khảo sát 10 cán bộ nhân viên: 6 người xác nhận quản lý hoàn toàn bằng thủ công, 2 người dùng Excel hỗ trợ; 7/10 người cho biết phải mất trên 3 tiếng mới lập xong một báo cáo cho lãnh đạo; 6/10 người không hài lòng với phương thức quản lý hiện tại do việc sửa thông tin trên sổ sách giấy tờ gây tẩy xóa, lằng nhằng và mất thẩm mỹ; 8/10 người bày tỏ nhu cầu cấp thiết phải xây dựng phần mềm quản lý mới.

3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự được thiết kế gồm những bảng nào?
Cơ sở dữ liệu của hệ thống được chuẩn hóa thành 12 bảng dữ liệu trên Microsoft Access: Hồ sơ lý lịch nhân viên, Hợp đồng, Chi tiết hợp đồng, Quyết định nhân sự, Chi tiết quyết định nhân sự, Lương cơ bản, Chi tiết bảng lương, Chức vụ, Trình độ học vấn, Chi tiết trình độ học vấn, Phòng ban và User.

4. Cơ chế phân quyền và bảo mật trên giao diện phần mềm được thiết kế ra sao?
Màn hình đăng nhập yêu cầu Tên đăng nhập, Mật khẩu và Phòng ban. Quyền hạn được xác định theo phòng ban: chỉ tài khoản thuộc bộ phận nhân sự của Phòng Tổng hợp mới có quyền thao tác trên các phân hệ Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý lương và Lập báo cáo; các nhân viên thuộc phòng ban khác khi đăng nhập sẽ thấy các chức năng này bị làm mờ, chỉ được quyền Tìm kiếm thông tin cá nhân và Đăng xuất.

5. Điểm kế thừa và cải tiến của khóa luận so với các đề tài nghiên cứu trước được tổng quan là gì?
Đề tài khắc phục nhược điểm của công trình Nguyễn Bích Ngọc (chỉ dừng ở thiết kế CSDL, thiếu giao diện) bằng cách hoàn thiện đầy đủ thiết kế giao diện form và phân quyền; đồng thời khắc phục nhược điểm của công trình Nguyễn Hoàng Vũ (quá phức tạp, chỉ hợp với công ty lớn) bằng cách thiết kế hệ thống có quy mô vừa phải, phù hợp đặc thù vận hành của một đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ cấp tỉnh.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Thu đã giải quyết trọn vẹn mục tiêu nghiên cứu thông qua việc khảo sát thực trạng quản lý nhân sự thủ công tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương và xây dựng hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh. Đề tài đã chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ thành các sơ đồ chức năng, DFD đa cấp độ, 12 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ và hệ thống giao diện phân quyền chi tiết. Công trình cung cấp giải pháp kỹ thuật có tính ứng dụng cao, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và tin học hóa đơn vị sự nghiệp công lập.