CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ: 1. Khái niệm: Kể từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quần thành tổ chức thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với một phương thức sản xuất nhất định, xu hướng của quản trị ngày càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế xã hội.
Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳng bất ổn định. Theo các nhà quản trị Harold, Koontz, Cyril nói: khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều cùng làm một việc.
Với tư cách nhà quản trị, tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người. Với tư cách là nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị. Quản trị nhân sự là quản trị tài nguyên nhân sự cùng với việc phân tích công việc, tuyển dụng nhân viên, đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả lao động một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sơ đồ1: Quan hệ giữa chức năng tổ chức và quản trị nhân sự Quản trị nhân sự Chức năng Tổ chức BP Tiếp thị Tuyển dụng nhân Đào tạo nâng cao Nâng cao hiệu quả BP bán hàng viên năng lực chuyên sử dụng BP sản xuất môn lao động BP cung ứng Nguồn: www.com 2 Phân tích công tác tuyển dụng, đào tạo & môi trường văn hóa tại Cty Sony Việt Nam Sơ đồ này mô tả nội dung của quản trị nhân sự chính là thực hiện chức năng tổ chức.
Đối với mọi loại hình của doanh nghiệp đều phải quản trị tài nguyên nhân sự, nhưng mức độ phức tạp của các nội dung phụ thuộc vào tính chất và quy mô của từng loại hình kinh doanh. Vai trò của quản trị nhân sự: Tuyển chọn nhân viên có năng lực, đào tạo và nâng cao trình độ lành nghề cho họ mới chỉ là yếu tố quan trọng ban đầu, là điều kiện cần thiết nhưng chưa đủ để bộ máy quản trị của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Nhân viên có năng lực không có nghĩa họ làm việc tốt, từng cá nhân tốt không có nghĩa là hoạt động của tập thể doanh nghiệp chắc chắn làm tốt. Làm thế nào để phát huy được khả năng tiềm tàng trong mỗi nhân viên và tạo sức mạnh tập thể của doanh nghiệp để đạt được năng suất, chất lượng và hiệu quả cao hơn.
Vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng lao động là khoa học và nghệ thuật của quản trị nhân sự.1 Quản lý chính sách và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự doanh nghiệp: Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà Nước qui định được thực hiện đúng và đầy đủ trong doanh nghiệp. Bộ phận quản trị nhân sự còn đề ra và giải quyết các chính sách trong phạm vi của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Chính sách nhân sự được thực hiện thông qua việc cố vấn cho người đứng đầu tổ chức trong việc đề ra và giải quyết những vấn đề liên quan đến con nguời trong doanh nghiệp.2 Tư vấn cho các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp: Một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp có thể có vấn đề công nhân bỏ việc, bộ phận có tỷ lệ công nhân vắng mặt cao, bộ phận khác có vấn đề thắc mắc về chế độ phụ cấp… Trong tất cả các vấn đề trên, người phụ trách về nhân sự và nhân viên bộ phận nhân sự nắm vững chính sách nhân sự của nhà nước và doanh nghiệp đảm nhận việc giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể là tư vấn cho người đứng đầu doanh nghiệp giải quyết những vấn đề phức tạp. Như vậy bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò tư vấn cho các nhà quản trị.3Cung cấp các dịch vụ: Do tính chất chuyên môn hóa nên quản trị nhân sự thực hiện hoặc tư vấn phần lớn công việc nhân sự sẽ có hiệu quả hơn các bộ phận khác đảm nhiệm.
Thường không mấy khi các bộ phận khác đứng ra trực tiếp làm các chức năng của quản trị nhân sự sẽ 3 Phân tích công tác tuyển dụng, đào tạo & môi trường văn hóa tại Cty Sony Việt Nam có hiệu quả hơn các bộ phận khác đảm nhiệm, các bộ phận khác cũng nhờ bộ phận quản trị nhân sự cung cấp các dịch vụ liên quan đến công việc quản trị nhân viên. Quyết định việc tuyển chọn nhân viên trong điều kiện cơ chế thị trường là do các bộ phận chuyên môn quyết định, nhưng để có đầy đủ thông tin cho việc quyết định là do bộ phận dịch vụ quản trị nhân sự cung cấp. Ngoài ra các chương trình đào tạo đều được bộ phận nhân viên sắp đặt kế hoạch, tổ chức và thường được các bộ phận khác tham khảo ý kiến. Bộ phận quản trị nhân sự cũng quản lý các chương trình lương hưu, lương bổng, an toàn lao động.
Lưu trữ và bảo quản các hồ sơ nhân viên có hiệu quả, giúp các bộ phận khác đánh giá chính xác việc hoàn thành công việc của nhân viên.4Kiểm tra nhân viên: Bộ phận quản trị nhân sự đảm nhận chức năng kiểm tra quan trọng bằng cách giám sát các bộ phận khác đảm bảo việc thực hiện các chính sách các chương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không. Các hình thức kiểm tra: kiểm tra thông qua việc đo lường, đánh giá, phân tích các đơn khiếu nại, các tai nạn lao động, các kỳ hạn chấm dứt hợp đồng, lý do vắng mặt của nhân viên, các biện pháp kỷ luật, thúc đẩy các bộ phận khác quản trị tài nguyên nhân sự có hiệu quả hơn. Các cuộc kiểm tra các bộ phận quản trị nhân sự phải được thực hiện bằng văn bản thông báo cho các bộ phận được kiểm tra biết và báo cáo lên nhà quản trị cấp trên của doanh nghiệp.3 Các hoạt động quản trị nhân sự cơ bản: Hoạt động quản trị nhân sự cơ bản gồm hai hoạt động chính đó là quản lý con người và tối ưu hóa nguồn lực: thu nhận, duy trì sử dụng và phát triển lực lượng lao động trong một tổ chức nhằm hoàn thiện mục tiêu và nhiệm vụ đã được xác định một cách có hiệu quả nhất, đồng thời thỏa mãn các mục tiêu của cá nhân khi tham gia công việc chung và góp phần thực hiện các mục tiêu của cộng đồng. Bên cạnh đó là công việc sắp đặt của những người có trách nhiệm, những kỹ thuật cụ thể và những công cụ để nắm được những thông số khác nhau trong chính sách nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, phát triển, tiền lương, đãi ngộ… 1.1 Tuyển dụng: Thường khi tuyển dụng phải giải quyết bốn vấn đề: Nhu cầu nhân lực và nguồn cung cấp: Dựa vào chiến lược phát triển của Công ty qua từng giai đoạn cụ thể sẽ xây dựng được yêu cầu về nhân lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất như qui mô, trình độ nhân lực, kế hoạch đào tạo nhân viên.
Từ đó, công ty sẽ xây dựng kế hoạch 4 Phân tích công tác tuyển dụng, đào tạo & môi trường văn hóa tại Cty Sony Việt Nam tuyển dụng. Việc tuyển dụng có thể lấy từ hai nguồn: từ nội bộ công ty hoặc bên ngoài công ty. - Tuyển từ nội bộ Công ty: hình thức tuyển các nhân viên từ trong nội bộ doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu do có các ưu điểm sau đây so với việc tuyển ứng viên từ bên ngoài: Nhân viên đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc. Nhân viên sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc trong vị trí mới.
Họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết tìm ra cách thức để đạt được mục tiêu đó. Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn. Tuy nhiên, hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp cũng có một số nhược điểm như : Việc tuyển chọn nhân viên vào một chức vụ hay công việc còn trống theo kiểu thăng chức nội bộ có thể sinh ra hiện tượng chai lì, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây và họ sẽ rập khuôn lại theo cách làm việc đó, thiếu sáng tạo, không dấy lên được bầu không khí thi đua mới. Điều này rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang ở trong tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả.
Trong doanh nghiệp dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn, từ đó có tâm lí không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới, dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc. - Tuyển từ các ứng viên từ bên ngoài: dự báo nguồn ứng viên từ bên ngoài Công ty thường phải dựa trên cơ sở tình hình kinh tế, điều kiện thị trường, địa phương và điều kiện thị trường nghề nghiệp. Công ty có thể thu hút ứng viên bên ngoài từ các nguồn: thông qua quảng cáo tuyển dụng, văn phòng giao dịch lao động, hay tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, bạn bè của nhân viên, ứng viên tự nộp đơn xin việc, nhân viên của các hãng khác.