Chương 1 trên đây đã giới thiệu một cách khá tổng quát về Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý DN – đơn vị đề tài được tiến hành. Đồng thời mô tả về cơ cấu tổ chức, vai trò của các phòng ban trong công ty và các sản phẩm, dịch vụ đang được cung cấp tại công ty, phân loại theo từng nhóm sản phẩm phù hợp với từng mô hình và đặc thù của DN KH và tình hình tăng trưởng nhân sự và KH của công ty. Việc tìm hiểu tổng quan các thông tin về công ty đang nghiên cứu giúp tác giả thuận lợi hơn trong việc phân tích thực trạng triển khai HĐĐT của các KH hiện đang sử dụng các dịch vụ của FAST trong chương 3. Trong chương tiếp theo sẽ trình bày cơ sở lý luận cô đọng những lý thuyết liên quan đến vấn đề cần giải quyết qua các thông tư hướng dẫn nghị định, báo, đề tài nghiên cứu khoa học, …để có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề đang nghiên cứu, giúp hiểu rõ mục tiêu đang hướng tới trong đề tài.
13 do an CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ 2.1 Tổng quan về hóa đơn điện tử 2.1 Khái niệm hóa đơn điện tử Nhận thức được những lợi ích từ việc chuyển đổi HĐĐT nên hiện nay HĐĐT cũng đã và đang dần được các DN trên cả nước nói chung và các DN ở TPHCM nói riêng quan tâm và đưa vào triển khai sử dụng. Từ năm 2010, Chính phủ đã cho ban hành NĐ 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Trong đó, đã đề cập đến việc triển khai áp dụng HĐĐT do các DN tự lựa chọn và thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế. Sau 7 năm triển khai, HĐĐT đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy).
Nhằm tiếp tục nhân rộng sử dụng HĐĐT và tạo hành lang pháp lý cho hoạt động này, ngày 12/9/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đánh dấu thêm một bước tiến mới trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của Chính phủ. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán, nó có thể được thể hiện qua các hình thức như: hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in và HĐĐT. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.
HĐĐT được hiểu một cách đơn giản là một dạng file dữ liệu được người bán lập và gửi cho người mua hàng hóa, dịch vụ thông qua phương tiện điện tử. Dữ liệu này phản ánh giao dịch của KH với đầy đủ các nội dung và phải được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản trị của DN và quản lý thuế của cơ quan Thuế. Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính (BTC) thì : 14 do an “HĐĐT là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử và phải được đáp ứng theo đúng các nội dung quy định tại Thông tư. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.,,” Ngắn gọn hơn thì HĐĐT là hoá đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Để sử dụng HĐĐT, các tổ chức, cá nhân xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng HĐĐT của KH… để triển khai áp dụng hình thức HĐĐT.2 Các loại HĐĐT Theo NĐ số 119/2018/NĐ-CP, HĐĐT gồm các loại sau: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác,. Theo NĐ 119/2018/NĐ-CP, “HĐĐT hiện tại còn có hai loại là HĐĐT có mã của cơ quan Thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan Thuế. + Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là hoá đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. + Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế là hoá đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.1 Điều kiện công nhận HĐĐT: Theo khoản 2,3 Điều 3 TT 32/2011/TT-BTC thì: - “HĐĐT được lập ra phải đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian (ngày ký bằng ngày hoá đơn), mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Các hoá đơn có dạng giấy được lập, truyền, lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì không phải là HĐĐT. - HĐĐT có giá trị pháp lý phải thoả mãn các điều kiện sau: + Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử. + Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.2 Đặc điểm của HĐĐT Theo TT 32/2011/TT-BTC, Trên HĐĐT có các nội dung sau: “a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tương tự như hoá đơn giấy bình thường. Cụ thể như sau: + Tên loại hoá đơn: Gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng; Hoá đơn xuất khẩu; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý; tem; vé; thẻ. + Ký hiệu mẫu số hoá đơn (mẫu hoá đơn): ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự: 16 do an 2 Ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn (như HĐĐT sẽ là 0) 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn. 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn: Loại hoá đơn Mẫu số 1- Hoá đơn giá trị gia tăng 01GTKT 2- Hoá đơn bán hàng 02GTTT 3- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ 4- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: 03XKNB + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; + Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý. 1 Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hoá đơn Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT0/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng. Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Cụ thể: Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng + Ký hiệu hoá đơn: ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in, đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành; 17 do an Ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y; 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn và hình thức hoá đơn. Năm thông báo phát hành hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành; Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu: E: HĐĐT, T: Hoá đơn tự in, P: Hoá đơn đặt in; Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/). Ví dụ: AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn phát hành năm 2011; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử; + Số thứ tự hoá đơn: ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hoá đơn, bao gồm 7 chữ số.
+ Số liên: Hoá đơn giấy bình thường mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc là liên lưu và liên giao cho người mua, các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định. + Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn: đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.