Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin đã tác động sâu rộng đến nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội, trong đó có ngành dịch vụ du lịch và lưu trú. Tại Việt Nam, ngành du lịch ghi nhận sự tăng trưởng nhanh về quy mô, kéo theo sự gia tăng của hệ thống khách sạn với nhiều kiến trúc và hạ tầng khác nhau. Tuy nhiên, nhiều cơ sở lưu trú vẫn vận hành theo phương thức truyền thống thông qua sổ sách thủ công hoặc chỉ áp dụng mạng nội bộ cục bộ, dẫn đến nhiều trở ngại:

  • Khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng phòng trống, phòng đã đặt hoặc đang cho thuê theo thời gian thực.
  • Chậm trễ và thiếu chính xác trong công tác lập báo cáo, thống kê doanh thu theo ngày, tháng, quý.
  • Quy trình phối hợp giữa các bộ phận (đặc biệt là lễ tân và buồng phòng) còn mang tính thủ công, tốn thời gian trao đổi thông tin.
  • Chưa tận dụng môi trường mạng diện rộng để quảng bá hình ảnh, dịch vụ và hỗ trợ khách hàng đặt phòng từ xa, khiến cơ sở chủ yếu phục vụ khách vãng lai.

Trước thực trạng đó, báo cáo chuyên đề học phần "Phân tích thiết kế hướng đối tượng" với đề tài "Quản lý khách sạn" được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Khảo sát toàn diện hiện trạng tổ chức, cơ sở vật chất và các quy trình nghiệp vụ tại cơ sở lưu trú thực tế.
  2. Xác định các bất cập của phương thức quản lý cũ và đề xuất giải pháp hệ thống hóa quy trình quản trị.
  3. Phân tích chức năng hệ thống thông qua biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) và hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) các cấp.
  4. Xây dựng mô hình dữ liệu thực thể liên kết (E-R), chuẩn hóa sang mô hình quan hệ và thiết kế cấu trúc các bảng cơ sở dữ liệu.
  5. Thiết kế giao diện các biểu mẫu cập nhật nghiệp vụ và mẫu biểu báo cáo thống kê phục vụ công tác quản lý.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn bao gồm quản lý thông tin khách hàng, phòng nghỉ, thiết bị, dịch vụ, nhân viên, đặt/thuê phòng và thanh toán thu chi.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát hiện trạng tại Khách sạn Cầu Giấy (địa chỉ: 110 Cầu Giấy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội; diện tích 41.000 m², quy mô 6 tầng với 58 phòng khép kín cùng các khu dịch vụ thể thao, nhà hàng, hội nghị).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài được hoàn thành vào tháng 2 năm 2023 tại Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Điện Lực.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng các nguyên lý phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kết hợp phương pháp mô hình hóa dữ liệu và chức năng, cụ thể:

  • Khung lý thuyết và công cụ mô hình hóa:
    • Biểu đồ phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD): Phân rã cây chức năng quản lý từ mức tổng quát đến các chức năng lá.
    • Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD): Phân tích tiến trình xử lý thông tin qua sơ đồ ngữ cảnh (mức khung cảnh), sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho từng phân hệ.
    • Mô hình thực thể liên kết (Entity-Relationship Model - ERD): Xác định các thực thể, thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả và mối liên kết tương tác giữa các thực thể.
    • Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model): Chuyển đổi mô hình E-R sang hệ thống các bảng quan hệ được chuẩn hóa.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp khảo sát hiện trạng: Phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban (Giám đốc, Quản lý phòng, Lễ tân, Nhà phòng, Nhà hàng, Quản lý tài chính, Bảo vệ) và khảo sát luồng giao dịch nghiệp vụ thực tế.
    • Phương pháp phân tích - tổng hợp thông tin: Liệt kê, chính xác hóa các trường thông tin nghiệp vụ nhằm thiết lập từ điển dữ liệu.
    • Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng: Xác định kiểu dữ liệu, ràng buộc toàn vẹn, khóa chính, khóa ngoại và thiết kế các biểu mẫu nhập liệu tương tác.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu khảo sát thực tế về quy mô phòng ốc, danh mục dịch vụ, trang thiết bị và hệ thống sổ sách kế toán, hóa đơn, phiếu thuê tại Khách sạn Cầu Giấy.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế hướng tới việc quản lý tập trung cơ sở dữ liệu và tự động hóa thao tác nghiệp vụ của nhân viên các bộ phận.

1. Cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu của hệ thống (QLKS.mdb / hệ quản trị cơ sở dữ liệu) được xây dựng từ việc chuyển đổi mô hình E-R, bao gồm 12 bảng thực thể và quan hệ:

Tên bảng CSDL Khóa chính (Primary Key) Các trường thuộc tính chính Kiểu dữ liệu tương ứng
Loaiphong MaLP TenLP, Gia varchar(15), nvarchar(50), money
Phong sophong MaLP, Hientrang, SDT int, varchar(15), nvarchar(50), varchar(15)
thietbi MaTB TenTB, GiaTB, Mota varchar(15), nvarchar(50), money, nvarchar(200)
thietbiphong sophong, MaTB Soluong, Ghichu int, varchar(15), int, nvarchar(200)
Loaikhach MaLK TenLK, Uudai varchar(15), nvarchar(50), float
khachhang MaKH TenKH, MaLK, Namsinh, Gioitinh, Diachi, SoCMND, SDT, Email varchar(15), nvarchar(50), date, nvarchar(5), nvarchar(100), varchar(15), varchar(200)
phieuthuephong Sophieu NgaylapPT, MaKH, Sophong, MaNV, Tiendatcoc, Songuoio, Ngayden, Ngaydi varchar(15), date, varchar(15), int, money, int, date
Hoadonphong SoHD Sophong, MaKH, Sophieu, MaNV, NgayLapHD, ThueVAT varchar(15), int, varchar(15), date, float
Dichvu MaDV TenDV, GiaDV varchar(15), nvarchar(50), money
SDDV MaSDDV MaKH, MaDV, NgaySD, SolanSD varchar(15), varchar(15), date, int
Nhanvien MaNV TenNV, NamsinhNV, GioitinhNV, Bophan, Chucvu, DiachiNV, SoCMNDNV, SDTNV, EmailNV varchar(15), nvarchar(50), date, nvarchar(5), nvarchar(50), nvarchar(100), varchar(15), varchar(200)
Nguoidung MaNV Matkhau, Quyen varchar(15), varchar(50), varchar(10)

2. Thiết kế giao diện biểu mẫu người dùng

Hệ thống thiết lập 8 biểu mẫu giao diện cập nhật dữ liệu với các khối điều khiển chức năng tiêu chuẩn (Thêm mới, Lưu trữ, Sửa, Xóa, Thoát) và lưới hiển thị dữ liệu (DataGrid):

  • Biểu mẫu Cập nhật loại khách: Quản lý thông tin mã loại khách, tên loại khách và tỷ lệ ưu đãi; do Lễ tân và Quản trị viên thao tác.
  • Biểu mẫu Cập nhật khách hàng: Nhập và tra cứu hồ sơ khách hàng (Mã KH, Tên KH, Mã LK, Năm sinh, Giới tính, Địa chỉ, Số CMND/Hộ chiếu, SĐT, Email).
  • Biểu mẫu Cập nhật loại phòng: Quản lý thông tin phân loại phòng (Đôi, Đơn, Đôi VIP, Đơn VIP...) và mức đơn giá tương ứng.
  • Biểu mẫu Cập nhật phòng: Quản lý chi tiết từng số phòng, liên kết mã loại phòng và tình trạng phòng.
  • Biểu mẫu Cập nhật thiết bị: Quản lý danh mục trang thiết bị đầu tư (Mã TB, Tên TB, Đơn giá, Mô tả tính năng).
  • Biểu mẫu Cập nhật thiết bị trong phòng: Phân bổ số lượng trang thiết bị theo từng phòng cụ thể, có kiểm tra ràng buộc khóa ngoại với bảng phòng và thiết bị.
  • Biểu mẫu Cập nhật dịch vụ: Quản lý danh mục các dịch vụ cung cấp (Ăn uống bình thường, Ăn uống cao cấp, Giặt là...) và đơn giá dịch vụ.
  • Biểu mẫu Cập nhật nhân viên: Quản lý hồ sơ nhân sự và phân quyền truy cập người dùng hệ thống (Nguoidung).

3. Thiết kế mẫu biểu báo cáo và chứng từ giao dịch

Tài liệu thiết kế cấu trúc chuẩn cho các văn bản nghiệp vụ phục vụ vận hành:

  • Hợp đồng thuê phòng: Ghi nhận thông tin khách hàng, số CMND/hộ chiếu, số điện thoại, số phòng thuê và các điều khoản thỏa thuận.
  • Hóa đơn thanh toán dịch vụ: Bảng kê số thứ tự, tên dịch vụ, số lượng sử dụng, đơn giá và tổng tiền thanh toán.
  • Báo cáo tổng thu hàng tháng: Tổng hợp danh sách mã hóa đơn, ngày lập, nhân viên lập, số tiền thu và tổng doanh thu tháng.
  • Báo cáo tổng chi hàng tháng: Tổng hợp mã phiếu chi, ngày lập, nhân viên lập, số tiền chi và tổng chi phí tháng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Chương 1 tập trung khảo sát chi tiết hiện trạng cơ sở lưu trú được chọn làm mô hình nghiên cứu là Khách sạn Cầu Giấy:

  • Lịch sử và quy mô: Khách sạn thành lập ngày 11/12/1994 theo Giấy phép số 1771/GP của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tọa lạc tại số 110 Cầu Giấy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội trên khu đất 41.000 m². Khách sạn có kết cấu 6 tầng với 58 phòng khép kín gồm 3 hạng phòng:
    • 18 phòng Suite (diện tích 36-40 m²).
    • 15 phòng Deluxe (diện tích 30 m²).
    • 25 phòng Superior (diện tích 25 m²).
    • Hệ thống tiện ích đi kèm: 01 khu tập Golf Driving Range tiêu chuẩn quốc tế (20 bệ tập), 01 bể bơi ngoài trời, 01 câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ/thể hình, 01 nhà hàng Âu sức chứa 150 khách và 02 phòng họp diện tích 200 m² (200 chỗ ngồi).
  • Cơ cấu tổ chức: Bộ máy gồm Giám đốc điều hành gián tiếp thông qua Trợ lý điều hành và Chủ nhiệm nhà hàng; quản lý các bộ phận chức năng: Bộ phận Quản lý phòng, Bộ phận Lễ tân, Bộ phận Nhà phòng (buồng phòng), Bộ phận Quản lý nhà hàng (Bar, Bàn, Bếp, Kế toán nhà hàng), Bộ phận Quản lý tài chính (Kế toán tổng hợp, Thủ quỹ) và Đội Bảo vệ - An ninh.
  • Quy trình hoạt động cốt lõi: Khảo sát 4 quy trình chính gồm Quy trình Đăng ký phòng trực tiếp/qua mạng, Quy trình Đặt phòng trước (yêu cầu đặt cọc theo tỷ lệ phần trăm), Quy trình Đăng ký sử dụng dịch vụ và Quy trình Thanh toán trả phòng.
  • Đánh giá và đề xuất giải pháp: Chỉ rõ nhược điểm chi phí vận hành cao, thiếu hệ thống đánh giá nhân viên và quản lý thủ công; từ đó xác lập dự án xây dựng phần mềm quản lý nội bộ kết hợp website giới thiệu và tiếp nhận đặt phòng trực tuyến.

Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng

Chương 2 mô hình hóa toàn bộ các yêu cầu nghiệp vụ của hệ thống:

  • Phân cấp chức năng (BFD): Hệ thống Quản lý khách sạn được phân rã thành 8 khối chức năng chính:
    1. Quản lý hệ thống: Phân quyền người dùng, đồng bộ và sao lưu dữ liệu.
    2. Quản lý khách hàng: Thêm, cập nhật, phân loại (VIP, thường, đoàn, đơn lẻ) và xóa khách hàng.
    3. Quản lý phòng: Thêm, cập nhật, quản lý tình trạng phòng (trống, đã đặt, đang thuê), quản lý tiện nghi và xóa phòng.
    4. Quản lý đặt, thuê phòng: Nhận yêu cầu, kiểm tra thông tin khách, kiểm tra tình trạng phòng, từ chối và gợi ý phòng, lập hóa đơn đặt/thuê phòng, kiểm tra phòng, lập hóa đơn trả phòng và nhận yêu cầu trả phòng.
    5. Quản lý dịch vụ: Cập nhật thông tin dịch vụ, tiếp nhận và phản hồi yêu cầu dịch vụ, lập danh sách/hóa đơn sử dụng dịch vụ và xóa dịch vụ.
    6. Quản lý thiết bị: Thêm, cập nhật, phân bổ thiết bị vào phòng và xóa thiết bị.
    7. Quản lý nhân viên: Thêm mới, cập nhật hồ sơ, xóa nhân viên và tìm kiếm theo mã/tên/chức vụ.
    8. Báo cáo thống kê: Thống kê lượng khách hàng, báo cáo doanh thu dịch vụ, báo cáo doanh thu phòng và thống kê nhân sự định kỳ (tháng, quý, năm).
  • Mô hình hóa luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu từ mức khung cảnh (tương tác giữa hệ thống với Khách hàng, Nhân viên, Nhà quản lý), sơ đồ mức đỉnh (tiến trình 1.0 đến 8.0) và chi tiết các sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho từng chức năng.
  • Mô hình thực thể liên kết (ERD): Xác định các thực thể, thuộc tính định danh, mối quan hệ tương tác nghiệp vụ (thuê phòng, quản lý phòng, sử dụng dịch vụ, phân bổ thiết bị).

Chương 3: Thiết kế

Chương 3 chuyển giao kết quả phân tích sang thiết kế kỹ thuật:

  • Thiết kế CSDL quan hệ: Chuyển đổi các thực thể và mối quan hệ ERD thành 12 quan hệ dữ liệu có cấu trúc. Thiết lập sơ đồ Diagram thể hiện liên kết khóa chính - khóa ngoại giữa các bảng.
  • Đặc tả bảng dữ liệu vật lý: Định nghĩa chi tiết tên cột, kiểu dữ liệu, độ dài và thuộc tính Allow Nulls trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
  • Thiết kế giao diện người dùng: Xây dựng layout chi tiết cho 8 biểu mẫu chức năng cập nhật dữ liệu, mô tả rõ luồng thao tác của người dùng và các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào.
  • Thiết kế văn bản chứng từ và báo cáo: Xây dựng khung mẫu Hợp đồng thuê phòng, Hóa đơn dịch vụ và các Báo cáo tổng thu - tổng chi hàng tháng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả đạt được:
    • Hệ thống hóa toàn bộ cấu trúc tổ chức và quy chuẩn hóa các luồng nghiệp vụ của một khách sạn quy mô 58-65 phòng với đa dạng dịch vụ phụ trợ.
    • Xây dựng hoàn chỉnh bộ hồ sơ phân tích thiết kế gồm Biểu đồ phân cấp chức năng (8 phân hệ), hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức khung cảnh, mức đỉnh và 8 biểu đồ mức dưới đỉnh).
    • Thiết kế mô hình dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh với 12 bảng dữ liệu được chuẩn hóa, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cho các giao dịch thuê phòng, sử dụng dịch vụ và quản lý nhân sự.
    • Đặc tả chi tiết 8 giao diện biểu mẫu cập nhật dữ liệu và các biểu mẫu báo cáo doanh thu, chi phí định kỳ.
  • Đóng góp về mặt giải pháp:
    • Đưa ra mô hình tin học hóa quy trình quản lý khách sạn thay thế cho phương thức ghi chép sổ sách thủ công, giúp loại bỏ sự chậm trễ trong việc tra cứu tình trạng phòng và tính toán hóa đơn.
    • Đề xuất kiến trúc kết hợp giữa phần mềm quản lý tác nghiệp nội bộ và trang thông tin trực tuyến (website) nhằm mở rộng khả năng tiếp cận khách hàng từ xa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Đề tài chủ yếu dừng lại ở giai đoạn khảo sát hiện trạng, phân tích hệ thống về mặt chức năng, thiết kế cơ sở dữ liệu và phác thảo giao diện biểu mẫu tĩnh; chưa đi sâu vào việc lập trình mã nguồn hoàn chỉnh và kiểm thử phần mềm trên môi trường thực tế.
    • Tác giả tự nhận định công trình còn những thiếu sót nhất định do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức chuyên môn trong quá trình thực hiện học phần.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Triển khai lập trình hoàn thiện các module chức năng trên một nền tảng công nghệ cụ thể dựa trên cơ sở dữ liệu đã thiết kế.
    • Xây dựng và tích hợp hệ thống website đặt phòng trực tuyến kết nối đồng bộ với cơ sở dữ liệu quản lý phòng nội bộ theo thời gian thực.
    • Nghiên cứu bổ sung các phân hệ đánh giá năng lực làm việc của nhân viên và mở rộng các tiêu chí báo cáo phân tích kinh doanh chuyên sâu.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề có giá trị ứng dụng và tham khảo thực tiễn đối với:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Công nghệ phần mềm: Sử dụng làm tài liệu tham khảo trực quan cho học phần Phân tích thiết kế hệ thống thông tin / Phân tích thiết kế hướng đối tượng, đặc biệt là phương pháp phân rã biểu đồ BFD, DFD và kỹ thuật chuyển đổi từ mô hình ERD sang mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
  • Các nhà phát triển phần mềm quản lý lưu trú: Tham khảo cấu trúc từ điển dữ liệu (12 thực thể) và quy trình tác nghiệp liên phòng ban (Lễ tân - Buồng phòng - Kế toán - Nhà hàng) khi xây dựng các giải pháp phần mềm quản lý khách sạn vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khách sạn Cầu Giấy trong khảo sát hiện trạng có quy mô và cơ sở vật chất như thế nào?
Khách sạn được xây dựng trên diện tích 41.000 m², cao 6 tầng, gồm 58 phòng khép kín (18 phòng Suite từ 36-40 m², 15 phòng Deluxe 30 m², 25 phòng Superior 25 m²). Tiện ích phụ trợ gồm sân tập Golf 20 bệ, bể bơi tiêu chuẩn, phòng thể hình, nhà hàng Âu 150 chỗ và 2 phòng họp diện tích 200 m² (200 chỗ ngồi).

2. Quy trình đặt phòng trước được hệ thống quy định xử lý ra sao?
Khách hàng có thể đặt phòng trước trực tiếp tại quầy, qua điện thoại hoặc website. Khi đặt phòng trước, khách bắt buộc phải đặt cọc một khoản tiền tính theo tỷ lệ phần trăm đơn giá loại phòng yêu cầu do khách sạn quy định. Nhân viên tiếp nhận thông tin, cập nhật vào hệ thống và chuyển trạng thái phòng sang "đã được đặt".

3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng chính nào?
Cơ sở dữ liệu gồm 12 bảng: Loaiphong, Phong, thietbi, thietbiphong, Loaikhach, khachhang, phieuthuephong, Hoadonphong, Dichvu, SDDV (sử dụng dịch vụ), Nhanvien và Nguoidung.

4. Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) của hệ thống gồm những phân hệ chính nào?
Hệ thống gồm 8 phân hệ: Quản lý hệ thống, Quản lý khách hàng, Quản lý phòng, Quản lý đặt - thuê phòng, Quản lý dịch vụ, Quản lý thiết bị, Quản lý nhân viên và Báo cáo thống kê.

5. Khi khách hàng trả phòng, quy trình kiểm tra và lập hóa đơn diễn ra như thế nào?
Khi khách yêu cầu trả phòng, nhân viên buồng phòng sẽ kiểm tra phòng và trang thiết bị thực tế. Nhân viên lễ tân kiểm tra thông tin thời gian lưu trú trong phiếu thuê phòng để tính tiền phòng, tổng hợp các hóa đơn dịch vụ mà khách đã sử dụng trong bảng SDDV, tính thuế VAT, lập hóa đơn trả phòng, thu tiền và cập nhật lại trạng thái phòng về "phòng trống".

Kết luận

Báo cáo chuyên đề học phần "Phân tích thiết kế hướng đối tượng - Đề tài: Quản lý khách sạn" của tác giả Chu Tuấn Mạnh (Trường Đại học Điện Lực) đã hoàn thành việc khảo sát hiện trạng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ lưu trú tại Khách sạn Cầu Giấy. Đề tài xây dựng đầy đủ hệ thống biểu đồ phân tích chức năng (BFD), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) nhiều cấp độ, mô hình thực thể liên kết (ERD) và chuyển đổi thành công sang cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 12 bảng thực thể. Công trình cung cấp giải pháp thiết kế giao diện và chứng từ chuẩn mực, tạo nền tảng kỹ thuật trực tiếp cho việc phát triển phần mềm quản trị khách sạn hoàn chỉnh.