Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Trong điều kiện hội nhập kinh tế và đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quản lý doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết nhằm thay thế các phương thức thủ công vốn có tốc độ xử lý chậm, thiếu đồng bộ và gặp nhiều khó khăn trong khâu lưu trữ. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm; do đó, công tác quản trị vật liệu xây dựng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh.

Tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An – doanh nghiệp có gần 9 năm hoạt động trong ngành xây dựng cầu đường, dân dụng và kinh doanh vật liệu – việc ứng dụng CNTT vào quản lý vật liệu còn mang tính cục bộ. Doanh nghiệp chủ yếu quản lý xuất, nhập, tồn trên các bảng tính Microsoft Excel độc lập. Phương pháp này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: dữ liệu phân tán, không có tính liên kết, thao tác xử lý cồng kềnh, tốc độ tính toán chậm khi dữ liệu lớn, thiếu cơ chế phân quyền bảo mật và dễ bị can thiệp trái phép. Xuất phát từ thực trạng đó, tác giả Thiều Thị Thu đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An” dưới sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Hưng Long tại Trường Đại học Thương mại.

Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận xác định 4 nhiệm vụ/mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng; làm rõ các phương pháp, công cụ sử dụng trong phân tích và thiết kế hệ thống.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý vật liệu xây dựng cùng hạ tầng CNTT tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
  3. Tiến hành phân tích và thiết kế chi tiết hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng cho công ty, bao gồm phân tích chức năng, luồng dữ liệu, thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ, giao diện người dùng, phân hệ chương trình và các biện pháp kiểm soát.
  4. Đề xuất các định hướng phát triển và kiến nghị giải pháp về nhân sự, tài chính nhằm triển khai ứng dụng hệ thống vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý vật liệu xây dựng và các luồng thông tin nghiệp vụ liên quan trong Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
  • Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An (tập trung vào quy trình quản lý danh mục, quản lý nhập vật tư, quản lý xuất vật tư và lập báo cáo nhập - xuất - tồn).
  • Phạm vi dữ liệu thời gian: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh được khảo sát và thu thập trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011; thời điểm hoàn thành khóa luận vào tháng 4 năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

Tác giả kế thừa và vận dụng hệ thống lý thuyết quản lý thông tin kinh tế từ các giáo trình chuyên ngành:

  • Khái niệm hệ thống thông tin và MIS: Dựa trên Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin của tác giả Nguyễn Văn Ba (NXB Đại học Quốc gia, 2006). Khóa luận làm rõ cấu trúc hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp và các phân hệ con (HTTT thị trường, HTTT sản xuất, HTTT tài chính, HTTT kế toán, HTTT nhân lực).
  • Mô hình phân tích và thiết kế hệ thống: Vận dụng mô hình chuyển đổi mức vật lý và mức logic theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của tác giả Thạc Bình Cường (NXB Thống kê, Hà Nội). Quy trình biến đổi trải qua 2 trục: từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang mô tả logic hệ thống cũ, sau đó chuyển sang mô tả logic của hệ thống mới và thiết lập mô hình vật lý của hệ thống mới.
  • Công cụ mô hình hóa nghiệp vụ và dữ liệu:
    • Sơ đồ phân cấp chức năng (Business Function Diagram - BFD): Phân rã thứ bậc các chức năng theo cấu trúc hình cây.
    • Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD): Thể hiện quá trình xử lý qua các mức: Mức ngữ cảnh (mức 0), Mức đỉnh (mức 1), và Mức dưới đỉnh (mức 2) thông qua 4 phần tử (Tiến trình/Chức năng, Dòng dữ liệu, Kho dữ liệu, Tác nhân ngoài/trong).
    • Mô hình thực thể - liên kết (Entity-Relationship Diagram - ERD) và Lý thuyết chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ (1NF, 2NF, 3NF, BCNF).
    • Mô hình ma trận thông tin $A = (A_{ij})$ để định lượng khối lượng thông tin luân chuyển giữa các bộ phận.
    • Lý thuyết thiết kế giao diện (đối thoại, thực đơn, biểu tượng, điền mẫu) và thiết kế kiểm soát hệ thống (kiểm soát dữ liệu, sự cố, an ninh phân quyền).

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận kết hợp 4 phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

  1. Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống: Thu thập, nghiên cứu các biểu mẫu, hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ sách theo dõi xuất nhập vật tư và các văn bản quy định của doanh nghiệp.
  2. Phương pháp quan sát: Trực tiếp quan sát trình tự thao tác nghiệp vụ của nhân viên nhập hàng, nhân viên bán hàng, kế toán và thủ kho tại công ty.
  3. Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Trao đổi, phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên tại các phòng ban về nhu cầu quản lý và các vướng mắc khi dùng Excel.
  4. Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp: Xử lý số liệu tài chính 3 năm (2009-2011), thống kê các chỉ tiêu kinh doanh và phân tích luồng thông tin nghiệp vụ phục vụ thiết kế hệ thống mới.

Tổng quan các nghiên cứu liên quan

Khóa luận tổng thuật hai công trình nghiên cứu đi trước:

  • Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy Thủy điện Hòa Bình” của tác giả Nguyễn Thị Thúy Hồng (Đại học Thương mại, Lớp Tin học Kinh tế C, Khóa 44), ứng dụng môi trường Microsoft Visual FoxPro để giải quyết khâu nhập, xuất, thanh toán.
  • Đề tài “Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần Minh Thịnh Hưng Yên” (Luận văn tốt nghiệp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân), sử dụng Visual Basic kết hợp công cụ báo cáo Crystal Reports.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Phần này trình bày tính cấp thiết, vai trò và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp xây dựng; tổng thuật các đề tài nghiên cứu liên quan; xác định rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu (hệ thống quản lý vật liệu tại Công ty Thuận An), các phương pháp nghiên cứu và bố cục tổng thể gồm 3 phần của khóa luận.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An

Nội dung phần 2 tập trung vào hai mảng lớn:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận: Làm rõ khái niệm hệ thống thông tin, MIS, chu trình phân tích thiết kế hệ thống (mức logic và vật lý), các công cụ BFD, DFD, mô hình ma trận thông tin, mô hình ERD, lý thuyết chuẩn hóa quan hệ (1NF, 2NF, 3NF, BCNF), cùng các nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu, phần mềm, giao diện và kiểm soát hệ thống.
  2. Khái quát doanh nghiệp và thực trạng quản lý:
    • Thông tin doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An (MST: 0101520598; trụ sở tại 141, Tổ 20 Đường Trường Chinh, P. Phương Liệt, Q. Thanh Xuân, Hà Nội; thành lập ngày 04/08/2004). Cơ cấu bộ máy gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc), hơn 80 cán bộ nhân viên và 4 phòng chức năng: Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Tổ chức Hành chính.
    • Kết quả hoạt động kinh doanh 2009 - 2011: Doanh thu và lợi nhuận thuần duy trì đà tăng trưởng qua các năm.
Năm Doanh thu thuần (VNĐ) Tăng trưởng doanh thu Lợi nhuận thuần (VNĐ) Biến động lợi nhuận
2009 2.194.725.910 - 698.412.560 -
2010 2.550.271.507 +16,20% (+355.545.597 VNĐ) 826.920.417 +128.507.857 VNĐ
2011 2.798.667.952 +9,74% (+248.396.445 VNĐ) 938.554.673 +111.634.256 VNĐ
  • Thực trạng nghiệp vụ: Vật liệu gồm nhiều loại (xi măng, gạch, cát, sỏi, sắt thép, ống thép, ống nhựa, gỗ, phụ gia...). Do công trình ở xa kho bãi và nhằm tối ưu vốn lưu động, công ty áp dụng cơ chế khoán: vật liệu mua ngoài được xuất thẳng đến công trình dựa trên định mức dự toán của Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật mà không qua kho trung chuyển dài hạn. Việc kiểm tra do ban kiểm nghiệm và xưởng tiếp nhận thực hiện.
  • Đánh giá thực trạng CNTT: Cán bộ công nhân viên thành thạo tin học văn phòng nhưng công ty chưa trang bị phần mềm quản lý chuyên dụng, toàn bộ dữ liệu ghi nhận trên Excel rời rạc, làm giảm tốc độ xử lý, tiềm ẩn sai sót và thiếu tính bảo mật phân quyền.

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật liệu xây dựng tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An

Tác giả thực hiện khảo sát chi tiết 3 quy trình chính (Nhập vật tư, Xuất vật tư, Lập báo cáo nhập - xuất - tồn định kỳ); xác định 4 tác nhân ngoài tương tác với hệ thống (Khách hàng, Nhà cung cấp, Thủ kho, Ban Giám đốc). Từ đó, tiến hành phân tích chức năng (BFD), mô hình hóa luồng dữ liệu (DFD ngữ cảnh và DFD mức đỉnh), thiết lập mô hình thực thể liên kết (ERD), chuẩn hóa quan hệ và thiết kế cấu trúc 9 bảng CSDL. Tiếp đó, khóa luận thiết kế 5 giao diện mẫu, đặc tả 4 module chức năng, xây dựng các giải pháp kiểm soát an toàn và đề xuất định hướng, kiến nghị triển khai.

Thiết kế và triển khai

Phân tích chức năng và luồng dữ liệu

Hệ thống được thiết kế với 4 chức năng chính:

  1. Cập nhật danh mục: Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp, danh mục vật tư (hỗ trợ thêm, sửa, xóa).
  2. Quản lý nhập vật tư: Xử lý đơn mua hàng, phiếu yêu cầu nhập hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn nhập từ nhà cung cấp và ghi thẻ kho.
  3. Quản lý xuất vật tư: Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ khách hàng, kiểm tra tồn kho, lập phiếu xuất kho, xuất hóa đơn bán hàng và cập nhật thẻ kho.
  4. Báo cáo: Tổng hợp dữ liệu định kỳ theo tháng/quý lập báo cáo xuất - nhập - tồn gửi Ban Giám đốc.

Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh xác định rõ luồng trao đổi dữ liệu:

  • Khách hàng: Gửi thông tin và phiếu yêu cầu mua hàng; nhận phản hồi, hợp đồng và hóa đơn xuất.
  • Nhà cung cấp: Nhận đơn mua hàng; gửi hóa đơn bán hàng và thông tin vật tư.
  • Thủ kho: Nhận phiếu yêu cầu nhập/xuất; lập phiếu nhập, phiếu xuất và cập nhật thẻ kho.
  • Ban Giám đốc: Gửi văn bản chỉ đạo; tiếp nhận các bản báo cáo xuất - nhập - tồn.

Đặc tả cơ sở dữ liệu quan hệ

Từ 7 thực thể ban đầu (NhaCungCap, PhieuNhap, VatTu, LoaiVatTu, PhieuXuat, KhachHang, NhanVien), tác giả chuẩn hóa quan hệ nhiều - nhiều giữa PhieuNhap - VatTu và PhieuXuat - VatTu để hình thành 9 bảng dữ liệu quan hệ:

Tên bảng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Khóa Diễn giải chức năng
1. Bảng Vật Tư (VatTu) MaVT
TenVT
MaLoai
SoLuong
DVT
Dongia
MaNhapXuat		 Text
Text
Text
Number (Double)
Text
Number (Double)
Text		 10
50
10
-
10
-
10		 Khóa chính
-
-
-
-
-
-		 Mã vật tư
Tên vật tư
Mã loại
Số lượng tồn
Đơn vị tính
Đơn giá
Mã nhập xuất
2. Bảng Loại Vật Tư (LoaiVatTu) MaLoai
TenLoai		 Text
Text		 10
10		 Khóa chính
-		 Mã loại vật tư
Tên loại vật tư
3. Bảng Khách Hàng (Khachhang) MaKH
TenKH
Masothue
Diachi
Dienthoai
Email		 Text
Text
Text
Text
Text
Text		 10
30
20
20
40
30		 Khóa chính
-
-
-
-
-		 Mã khách hàng
Tên khách hàng
Mã số thuế
Địa chỉ
Số điện thoại
Địa chỉ email
4. Bảng Nhà Cung Cấp (NhaCC) MaNCC
TenNCC
Masothue
Diachi
Fax
Dienthoai
Email		 Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text		 10
20
20
20
30
40
30		 Khóa chính
-
-
-
-
-
-		 Mã nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp
Mã số thuế
Địa chỉ nhà cung cấp
Số Fax
Số điện thoại
Địa chỉ email
5. Bảng Phiếu Xuất (PhieuXuat) MaPhieuXuat
NgayXuat
MaNV
MaKH
TongGiaTri		 Text
Date/Time
Text
Text
Number (Double)		 10
25
10
10
-		 Khóa chính
-
Khóa ngoại
Khóa ngoại
-		 Mã phiếu xuất
Ngày xuất kho
Mã nhân viên lập
Mã khách hàng nhận
Tổng giá trị xuất
6. Bảng Phiếu Nhập (PhieuNhap) MaPhieuNhap
NgayNhap
MaNV
MaNCC
TongGiaTri		 Text
Date/Time
Text
Text
Number (Double)		 10
25
10
10
-		 Khóa chính
-
Khóa ngoại
Khóa ngoại
-		 Mã phiếu nhập
Ngày nhập kho
Mã nhân viên lập
Mã nhà cung cấp
Tổng giá trị nhập
7. Bảng Nhân Viên (Nhanvien) MaNV
TenNV
ChucVu
Dienthoai		 Text
Text
Text
Text		 10
30
40
20		 Khóa chính
-
-
-		 Mã nhân viên
Họ tên nhân viên
Chức vụ công tác
Số điện thoại liên hệ
8. Bảng Chi Tiết Phiếu Xuất (ChiTietPhieuXuat) MaPhieuXuat
MaVT
SoLuongXuat
DonGia
ThanhTien		 Text
Text
Number (Double)
Number (Double)
Number (Double)		 10
10
-
-
-		 Khóa chính
Khóa chính
-
-
-		 Mã phiếu xuất
Mã vật tư xuất
Số lượng xuất
Đơn giá xuất
Thành tiền xuất
9. Bảng Chi Tiết Phiếu Nhập (ChiTietPhieuNhap) MaPhieuNhap
MaVT
SoLuongNhap
DonGia
ThanhTien		 Text
Text
Number (Double)
Number (Double)
Number (Double)		 10
10
-
-
-		 Khóa chính
Khóa chính
-
-
-		 Mã phiếu nhập
Mã vật tư nhập
Số lượng nhập
Đơn giá nhập
Thành tiền nhập

Thiết kế giao diện và phân hệ module

Hệ thống được cấu trúc thành 4 module chính:

  • Module Đăng nhập: Yêu cầu tên đăng nhập và mật khẩu; thực hiện xác thực người dùng và phân quyền truy cập menu chức năng theo vai trò.
  • Module Quản lý danh mục: Giao diện dạng biểu mẫu phục vụ việc xem, thêm mới, sửa đổi, xóa thông tin vật tư, nhà cung cấp và khách hàng.
  • Module Tìm kiếm thông tin: Cho phép tra cứu linh hoạt thông tin vật tư, khách hàng, nhà cung cấp theo mã hoặc theo tên.
  • Module Báo cáo: Thiết kế riêng cho nhân viên kinh doanh và Ban Giám đốc để lập các mẫu biểu thống kê tổng hợp xuất - nhập - tồn vật tư trong kỳ.

Thiết kế kiểm soát và an toàn hệ thống

Khóa luận đặc tả 3 tầng kiểm soát:

  1. Kiểm soát thông tin vào/ra: Thiết lập các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào (bằng thủ công hoặc tự động qua phần mềm) nhằm ngăn ngừa sai lệch số liệu.
  2. Kiểm soát sự cố gián đoạn: Đưa ra cơ chế khóa từng phần CSDL (khóa bản gốc khi đang cập nhật bản sao để duy trì tính toàn vẹn nếu gặp sự cố), tạo các tệp sao lưu định kỳ và xây dựng thủ tục phục hồi dữ liệu về trạng thái ổn định trước sự cố.
  3. Kiểm soát xâm phạm từ con người: Thiết lập các lớp bảo mật gồm mật mã dữ liệu, bảo mật vật lý, nhận dạng nhân sự, xác thực mật khẩu và phân quyền chặt chẽ giữa tài khoản quản trị hệ thống và người dùng thông thường.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Khảo sát và phản ánh chính xác thực trạng tổ chức, hoạt động kinh doanh (doanh thu năm 2011 đạt gần 2,8 tỷ đồng, lợi nhuận thuần đạt hơn 938 triệu đồng) cùng quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư theo cơ chế khoán tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
  • Hoàn thiện hồ sơ phân tích hệ thống: Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD mức ngữ cảnh và mức đỉnh) cho 4 nhóm nghiệp vụ chính.
  • Thiết kế hoàn chỉnh mô hình dữ liệu quan hệ gồm 9 bảng CSDL đã qua chuẩn hóa, loại bỏ dư thừa dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu.
  • Đặc tả chi tiết 5 giao diện người dùng, cấu trúc 4 module chương trình và giải pháp kiểm soát an toàn, phục hồi sự cố.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

Nhằm hiện thực hóa hệ thống thông tin mới, tác giả đề xuất 3 định hướng lựa chọn giải pháp phần mềm cho công ty:

  1. Tận dụng và phát huy đội ngũ chuyên môn CNTT nội bộ để lập trình xây dựng hệ thống theo đúng yêu cầu thực tế.
  2. Thuê chuyên gia/đơn vị ngoài phát triển phần mềm theo đơn đặt hàng, có sự phối hợp chặt chẽ giữa chuyên gia và cán bộ công ty để đảm bảo tính tương thích nghiệp vụ.
  3. Mua phần mềm đóng gói sẵn trên thị trường, sau đó tiến hành cài đặt và tổ chức đào tạo người dùng.

Đồng thời, tác giả đưa ra các kiến nghị hỗ trợ:

  • Về nhân sự: Chú trọng tuyển dụng và đào tạo nâng cao trình độ CNTT cho cán bộ nhân viên để tiếp cận, vận hành hệ thống linh hoạt, hiệu quả.
  • Về tài chính: Tăng cường ngân sách đầu tư cho CNTT, nâng cấp hạ tầng mạng máy tính và triển khai đồng bộ các hệ thống quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.

Đóng góp của khóa luận

Khóa luận đã chuyển hóa thành công bài toán quản lý vật liệu thực tế từ phương thức ghi chép thủ công trên bảng tính Excel sang một mô hình thiết kế hệ thống thông tin quản lý có cấu trúc logic chặt chẽ, tạo lập cơ sở tài liệu phân tích kỹ thuật hoàn chỉnh để doanh nghiệp tiến hành lập trình cài đặt phần mềm trong giai đoạn tiếp theo.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

Tác giả đã tự nhận định hai hạn chế chính trong văn bản khóa luận:

  • Hệ thống mới dừng lại ở mức độ phân tích và thiết kế mô hình lý thuyết, chưa tiến hành cài đặt, lập trình thành sản phẩm phần mềm chạy thực nghiệm và chưa triển khai thử nghiệm trên môi trường mạng máy tính của công ty.
  • Thiết kế giao diện còn ở mức độ phác thảo sơ bộ, chưa hoàn thiện về mặt thẩm mỹ và trải nghiệm tương tác người dùng.

Hướng phát triển tiếp theo

  • Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp để tiến hành viết code, xây dựng hoàn chỉnh phần mềm ứng dụng từ bản thiết kế.
  • Triển khai thử nghiệm, kiểm thử hệ thống với dữ liệu thực tế tại các phòng ban của Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An.
  • Tối ưu hóa giao diện người dùng, bổ sung các chức năng quản lý nâng cao và tích hợp liên thông với các hệ thống thông tin quản lý khác trong công ty.

Giá trị tham khảo

Đối tượng tham khảo phù hợp

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin: Tài liệu tham khảo hữu ích về quy trình thực hiện một khóa luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp truyền thống (từ khảo sát, mô hình hóa BFD/DFD, chuẩn hóa ERD sang CSDL quan hệ đến thiết kế kiểm soát).
  • Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán doanh nghiệp: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ và nghiệp vụ quản lý vật tư xây dựng theo cơ chế khoán trực tiếp đến công trình.
  • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo mô hình quản lý vật tư và cấu trúc dữ liệu phục vụ mục tiêu tin học hóa công tác quản trị nội bộ.

Nội dung có giá trị tham khảo chuyên sâu

  • Bản đặc tả chi tiết 9 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ kèm khóa chính, khóa ngoại và kiểu dữ liệu chuẩn mực cho bài toán quản lý kho/vật tư xây dựng.
  • Trình tự phân rã và mô hình hóa chức năng từ sơ đồ ngữ cảnh đến DFD mức đỉnh.
  • Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát dữ liệu đầu vào/ra, cơ chế khóa CSDL chống xung đột và phân quyền người dùng trong môi trường mạng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp được khảo sát trong khóa luận có đặc điểm gì về mô hình kinh doanh và quản lý vật liệu?

Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An là doanh nghiệp cổ phần có trụ sở tại Hà Nội, hoạt động chính trong lĩnh vực xây dựng cầu đường, dân dụng và kinh doanh vật tư thiết bị. Do các công trình thi công nằm rải rác và cách xa kho bãi, đồng thời để tối ưu hóa vốn lưu động và thích ứng với các loại vật liệu mới, công ty áp dụng cơ chế khoán: vật liệu mua ngoài được chuyển thẳng đến công trình dựa trên dự toán kỹ thuật mà không lưu kho tập trung dài hạn.

2. Vì sao phương thức quản lý vật liệu bằng Excel tại công ty cần được thay thế?

Trước khi nghiên cứu, công ty quản lý vật liệu thủ công trên Excel. Phương thức này hoạt động độc lập, không có sự liên kết dữ liệu giữa các phòng ban, thao tác tính toán cồng kềnh, xử lý chậm khi dữ liệu lớn, thiếu cơ chế phân quyền bảo mật và dễ bị can thiệp dữ liệu trái phép từ bên ngoài, làm ảnh hưởng đến độ chính xác và an toàn thông tin quản lý.

3. Hệ thống thông tin đề xuất được thiết kế gồm những chức năng chính nào?

Hệ thống gồm 4 chức năng cốt lõi:

  • Cập nhật danh mục (vật tư, khách hàng, nhà cung cấp).
  • Quản lý nhập vật tư (lập đơn mua, phiếu nhập kho, hóa đơn nhập, ghi thẻ kho).
  • Quản lý xuất vật tư (tiếp nhận đơn đặt hàng, kiểm kho, lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng).
  • Báo cáo (tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn định kỳ cho Ban Giám đốc).

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống được chuẩn hóa thành bao nhiêu bảng dữ liệu?

Từ 7 thực thể ban đầu, sau khi chuẩn hóa quan hệ nhiều - nhiều giữa phiếu nhập/phiếu xuất với vật tư, hệ thống được thiết kế thành 9 bảng dữ liệu quan hệ: VatTu, LoaiVatTu, Khachhang, NhaCC, PhieuXuat, PhieuNhap, Nhanvien, ChiTietPhieuXuat và ChiTietPhieuNhap.

5. Khóa luận đã tiến hành lập trình và cài đặt phần mềm thực tế tại công ty hay chưa?

Khóa luận mới hoàn thành ở giai đoạn khảo sát, phân tích nghiệp vụ và thiết kế chi tiết trên lý thuyết (thiết kế CSDL, giao diện mẫu, module chức năng và kiểm soát), chưa tiến hành viết mã nguồn (code), cài đặt hoặc triển khai phần mềm thực tế tại doanh nghiệp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Thiều Thị Thu đã hoàn thành việc khảo sát thực trạng quản trị vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Thương mại Thuận An, qua đó chỉ rõ những hạn chế của phương thức quản lý bằng Excel. Trên cơ sở lý luận vững chắc về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh mô hình chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ 9 bảng và các giải pháp kiểm soát an toàn hệ thống. Mặc dù công trình mới dừng lại ở bản thiết kế lý thuyết và chưa cài đặt phần mềm thực tế, kết quả nghiên cứu là tài liệu kỹ thuật có giá trị tham khảo tốt cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và tạo tiền đề thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình tin học hóa quản lý.