CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Những khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về hệ thống Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung. Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý,…( PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, Trường Đại học Thương Mại).
Khái niệm về hệ thống thông tin Là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông và các quy trình thủ tục khác nhằm thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp ( PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, Trường Đại học Thương Mại).1: Mô hình hệ thống thông tin Các chức năng chính của hệ thống thông tin: Nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, xuất dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, cung cấp các thông tin phản hồi. Các thành phần chính của hệ thống thông tin: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng máy tính, con người. - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định.
Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử 4 Luan van lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: + Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. + Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết đinh - Phần cứng: gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin.
Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin. - Phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Cơ sở dữ liệu: là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau - Mạng máy tính: là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, phần lớn các mối liên kết của các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được.
Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ Vai trò của hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin đóng vai trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu. - Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. - Hệ thống thông tin có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định.
Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời 5 Luan van của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp ( Nguyễn Văn Ba (2003), Giáo trình “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin”, Đại học Quốc Gia ). Chức năng của hệ thống thông tin quản lý: - Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. - Phân phối và cung cấp thông tin. Lý thuyết về chung phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý nhân sự Nhân sự: là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực.
Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sử dụng thể lực con người là không bao giờ thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt. Sự khai thác khả năng trí lực con người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng bí ẩn của con người. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm, Giáo trình “Quản trị nhân lực ”, Nhà xuất bản Giáo Dục.) Quản lý nhân sự: là khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh doanh. Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân sự là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm, Giáo trình “Quản lý nhân lực”, Nhà xuất bản Giáo Dục).
Quản lý nhân sự được chia theo các tiêu chí sau đây : + Theo đặc tính và quan điểm quản trị của mô hình: gồm 4 mô hình quản trị nhân lực là mô hình chuẩn mực, mô hình mô tả - chức năng, mô hình phê bình - đánh giá và mô hình mô tả hành vi. + Theo đối tượng quản lý: mô hình quản trị nhân lực đa văn hóa và mô hình quản trị nhân lực đơn thuần. + Theo tính chất các mối quan hệ trong tổ chức và vai trò của yếu tố con người trong tổ chức: mô hình hành chính, mô hình đồng nghiệp, mô hình mở, mô hình quản lý nguồn nhân lực trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung và trong cơ chế thị trường. 6 Luan van Theo nơi đề xuất mô hình: mô hình quản trị nhân lực Havard, mô hình quản trị nhân lực Michigan, mô hình quản trị nhân lực Cornell, mô hình quản trị nhân lực Nhật Bản,… Vai trò của quản lý nhân sự: là góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động.
Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Quản lý nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản lý nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản lý, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản lý nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản lý nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản lý nhân sự.
Cung cách quản lý nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Xét ở mức tác nghiệp có: HTTT quản lý lương, HTTT quản lý vị trí làm việc, HTTT quản lý người lao động, HTTT đánh giá tình hình công việc và con người, HTTT tuyển nhân viên và sắp xếp công việc,… Xét ở mức chiến thuật có: HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT phân tích thiết kế công việc, HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,… Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định quản lý Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực Cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực Cung cấp thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ Cung cấp thông tin về biến đổi của nguồn nhân lực 1.
Các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng Phương pháp phân tích hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con thực hiện một công việc nhất định. Bài toán được phân rã thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã bài toán con đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng. 7 Luan van Đặc điểm: + Dựa vào chức năng là chính. + Phân rã chức năng và làm mịn dần theo cách thực hiện từ trên xuống.