Chương I: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thông thông tin và công tác quản lý bán hàng 1.1 Hệ thống thông tin (HTTT) 1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin Hệ thống là một thể thống nhất được hình thành nên từ các phần tử khác nhau có mối liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một vấn đề nào đó. Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Hay hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đưa thông tin đầu ra.
HTTT quản lý là một tập hợp các thành phần đựơc tổ chức để thu thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,…các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một doanh nghiệp, tổ chức.2 Vai trò của hệ thống thông tin Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã xâm nhập sâu rộng vào lĩnh vực thương mại, kinh doanh. Theo đó, kế toán cũng trải qua sự phát triển đột biến liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cho các tác nghiệp hàng ngày tại các tổ chức, doanh nghiệp. Công nghệ thông tin đã tăng cường khả năng của kế toán nhằm để thu thập, lưu trữ, phân tích, xử lý khối lượng lớn dữ liệu và thúc đẩy nhanh quá trình kinh doanh và có tác động mạnh tới quá trình quản lý. Thông tin đươc tạo ra từ hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến quá trình ra quyết định và các hoạt động thương mại.
Các lợi ích của hê thống thông tin kế toán có thể được đánh giá thông qua các tác động cải tiến Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Hồng Lớp: CQ45/41.03 7 Luan van HỌC VIỆN TÀI CHÍNH HỆ THỐNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ QUẢN LÝ BÁN HÀNG của nó lên quá trình ra quyết định, cải tiến chất lượng thông tin kế toán, cải tiến hiệu năng làm việc, cải tiến điều hành nội bộ và hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kinh tế của tổ chức, doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán đóng vai trò quan trọng cho phát triển bền vững của tổ chức. HTTT quản lý đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ thống ra quyết định và hệ thống hoạt động tác nghiệp. Một hệ thống tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp.
Tiêu chuẩn chất lượng được đánh giá theo các tiêu chí: - Độ tin cây: thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức….trước các đối tác - Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đue có thể dẫn tới các quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi thực tế.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự tường minh, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một hệ thống thông tin như vậy sẽ dẫn đến làm tốn kém chi phí tạo ra thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết. - Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức, vì vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin.
Sư thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Hồng Lớp: CQ45/41.03 8 Luan van HỌC VIỆN TÀI CHÍNH HỆ THỐNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ QUẢN LÝ BÁN HÀNG - Tính kịp thời: thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, và được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vần không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần thiết. Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả là một trong những công việc mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần. Để giải quyết được vấn đề đó cần biết cơ sỏ kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt mộ HTTT 1.3 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Việc xây dựng HTTT quản lý bao gồm việc phân tích để xác định toàn bộ các yếu tố, yêu cầu của hệ thống, trên cơ sở đó đưa ra giải pháp thiết kế để cài đặt các yếu tố đó đảm bảo các yêu cầu đã định nhằm đáp ứng các nhu cầu đã đặt ra.
Quá trình xây dựng HTTT quản lý bao gồm việc khảo sát và phân tích để xác định các công việc của hệ thống cũ cần làm, xác định cách thứch mà hệ thống cũ đã làm. Theo đó, tiến hành đánh giá hệ thống cũ kết hợp với các nhu cầu mới nhằm xác định các vấn đề cần giải quyết. Trên cơ sở đó xác định các yếu tố mà hệ thống mới cần phải thực hiện và tiến hành thiết kế cách thức làm việc của hệ thống mới. Cuối cùng, người phát triển tiến hành lựa chọn công cụ để cài đặt, thử nghiệm và triển khai hệ thống mới.2 Quá trình phân tích hệ thống thông tin 1.1 Khảo sát và lập kế hoạch dự án Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển hệ thống thông tin.
Đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với hệ thống mới. Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề: - Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng như thế nào? Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Hồng Lớp: CQ45/41.03 9 Luan van HỌC VIỆN TÀI CHÍNH HỆ THỐNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ QUẢN LÝ BÁN HÀNG - Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì? - Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án. Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng - Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ - Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống - Xác định các nhược điểm của hệ thống Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng - Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành - Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến Nội dung của việc khảo sát hiện trạng - Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống - Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống - Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấp khác nhau.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách….sử dụng trong nghiệp vụ của tổ chức, đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tin trong các tài liệu trên. - Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chi phối đến quá trình xử lý thông tin - Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống - Thông kế các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Hồng Lớp: CQ45/41.03 10 Luan van HỌC VIỆN TÀI CHÍNH HỆ THỐNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ QUẢN LÝ BÁN HÀNG - Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống - Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp - Lập tài liệu khảo sát Lập dự án Xác định mục tiêu dự án - Lợi ích nghiệp vụ - Lợi ích người tiêu dùng - Lợi ích kinh tế Đưa ra giải pháp sơ bộ - đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống Lập kế hoạch triển khai dự án 1.2 Phân tích Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau: - Xác định yêu cầu của hệ thống - Xây dựng mô hình diễn tả yêu cầu của HTTT cần phát triển - Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải pháp thiết kế thích hợp Phân tích hệ thống về chức năng: - Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống - Biểu đồ phân cấp chức năng - Biểu đồ luồng dữ liệu - Ma trận thực thể chức năng - Tài liệu đặc tả chức năng 1.1 Biểu đồ ngữ cảnh Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần: Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Hồng Lớp: CQ45/41.03 11 Luan van HỌC VIỆN TÀI CHÍNH HỆ THỐNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ QUẢN LÝ BÁN HÀNG Kí pháp: Là một hình chữ nhật chia làm hai phần: Phần trên ghi số 0, phần dưới ghi tên hệ thống. 0 TÊN HỆ THỐNG Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống.
Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống. Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí: - Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác. - Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống. - Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu từ hệ thống.
Tên gọi: Phải là danh từ chỉ người, nhóm người hoặc tổ chức. Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong. TÊN TÁC NHÂN Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ nơi nguồn sang nơi đích). Tên gọi: là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang tin nên thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu.
Kí pháp: Nguồn Tên luồng dữ liệu Đích Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Hồng Lớp: CQ45/41.