CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán 1. Khái niệm, đặc điểm, thành phần của phần mềm kế toán 1. Khái niệm Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực. Trong đó, lĩnh vực kế toán là một trong các lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hóa nhiều nhất.
Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán. Để hiểu về thuật ngữ này rõ trước hết chúng ta cần biết thế nào là 1 HTTT kế toán , các thành phần của HTTT kế toán và mối quan hệ giữa các thành phần này. HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của các tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp. Các thành phần của HTTT : (1) Con người: Là yếu tố quyết định, sử dụng các thủ tục để tạo ra thông tin.
(2) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, thông tin phục vụ cho việc xử lý hệ thồng và trợ giúp cho nhà quản lý. (3) Thủ tục: Là tập hợp những quy tắc dành cho con người để tác động lên dữ liệu. (4) Phần cứng: Là thiết bị điện tử có khả năng xử lý thông tin với khối lượng lớn, tốc độ cao và chính xác. (5) Phần mềm: Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ máy để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra.
Luan van 6 Hình 1.1 Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT Phần mềm kế toán là một trong các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin kế toán. Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kết quả quản trị. Đặc điểm của phần mềm kế toán Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán,… Tính dễ thay đổi: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp,… 1.
Các thành phần của phần mềm kế toán Một phần mềm kế toán cơ bản gồm các thành phần sau: - Cơ sở dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu Luan van 7 về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,… - Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm. một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập,form chương trình chính, form nhập liệu, form báo cáo,… - Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng.
- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng. - Các thành phần khác 1. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: - Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra - Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. - Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.
- Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT Mục tiêu của khảo sát là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát triển HTTT nhằm đáp ứng các yêu cầu mới, trên cơ sở đó hình thành dự án phát triển HTTT. Khảo sát nhằm xác định các vấn đề đặt ra đối với HTTT hiện thời, và đề ra giải pháp phát triển.
Luan van 8 Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau: Môi trường, các ràng buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào? Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì? Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, đánh giá khả thi, lập dự án phát triển HTTT. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm hiểu rõ và xác định bản chất và chi tiết về hệ thống. Trên cơ sở đó nhằm đưa ra mô hình phân tích về hệ thống.
Phân tích hệ thống nhằm xác định quá trình thu thập, lưu trữ, xư lý và phân phối dữ liệu giữa hệ thống với môi trường bên ngoài và giữa các phần tử của hệ thống. Phân tích hệ thống gồm các công việc cụ thể sau: Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý. Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống. Xác định quy trình nghiệp vụ hoat động của hệ thống.
Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ hoạt động của hệ thống. Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường. Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng. Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu.
Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần phát triển với môi trường. Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải pháp thiết kế thích hợp. Luan van 9 Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích hệ thống. Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
Thiết kế hệ thống bao gồm các pha : Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệ thống, thiết kế giao diện hệ thống. Các pha này có mối quan hệ mặt thiết với nhau. Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu. Thiết kế logic CSDL là việc xác định các quan hệ, chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ, sau đó chuẩn hóa các quan hệ về dạng chuẩn 3NF.
Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực. Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật, xây dựng các bảng trong CSDL quan hệ, quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.
Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống. Lập trình Giai đoạn này bao gồm các công việc sau: Luan van 10 Lựa chọn môi trường cài đặt. Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng. Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo.
Xây dựng hệ thống. Viết tài liệu sử dụng. Kiểm thử - Theo Glenford Myers : Kiểm thử là quá trình vận hàng chương trình để tìm ra lỗi - Theo IEEE : Kiểm thử là : + Là quá trình vận hành hệ thống hoặc thành phần dưới những điều kiện xác định, quan sát hoặc ghi nhận kết quả và đưa ra đánh giá về hệ thống hoặc thành phần đó. + Là quá trình phân tích phần mềm để tìm ra sự khác biệt giữa điều kiện thực tế và điều kiện yêu cầu và dựa vào điểm khác biệt đó để đánh giá tính năng phần mềm - Thực hiện kiểm thử là quá trình bao gồm: + Phát triển và đặt thứ tự ưu tiên cho các thủ tục kiểm thử (test case/suite), tạo dữ liệu kiểm thử (test data), chuẩn bị các dụng cụ kiểm thử nếu có (test harness), viết kịch bản kiểm thử tự động (test scripts), chuẩn bị môi trường kiểm thử (test enviroment) + Chạy thử một thành phần chức năng hay cả một hệ thống dựa trên các sản phẩm ,tài liệu đã chuẩn bị ở bước trên nhằm đưa ra kết quả thực tế.
Cài đặt, huấn luyện Giai đoạn này gồm các công việc: Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống. Cài đặt phần mềm.