Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra mạnh mẽ với sự phát triển của các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR) và thực tại ảo (AR), việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý trở thành xu thế tất yếu của các doanh nghiệp. Định hướng này được khẳng định qua Nghị quyết số 23-NQ/TW ngày 22/3/2018 của Bộ Chính trị về định hướng xây dựng chính sách phát triển công nghiệp quốc gia đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045, cùng Chỉ thị 16 của Đảng về tăng cường áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất và đời sống.

Tại các doanh nghiệp thương mại, phương thức quản lý thủ công bộc lộ nhiều điểm hạn chế: thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, cập nhật chậm, lưu trữ bảo mật khó khăn, dữ liệu phân tán và dễ trùng lặp, gây trở ngại cho công tác thống kê và kiểm soát nội bộ. Khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Dược phẩm An An cho thấy công ty kinh doanh danh mục sản phẩm đa dạng về dược phẩm và thiết bị y tế. Khối lượng giao dịch phát sinh hàng ngày lớn đòi hỏi công tác theo dõi, hạch toán doanh thu bán hàng phải đạt độ chính xác, kịp thời nhằm phục vụ việc ra quyết định điều hành.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đồ án được xác định cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu nghiên cứu: Xây dựng và hệ thống hóa phần mềm kế toán doanh thu bán hàng hỗ trợ công tác kế toán của công ty; đảm bảo phần mềm có giao diện đơn giản, đầy đủ chức năng, thuận tiện cài đặt, tối ưu hóa năng lực hệ thống máy tính và nguồn nhân lực.
  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
    • Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin phục vụ công tác kế toán doanh thu bán hàng tại đơn vị.
    • Đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy, chứng từ, sổ sách và ứng dụng tin học hiện thời.
    • Đưa ra giải pháp tin học hóa quy trình hạch toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí nhân sự.
    • Ứng dụng môi trường Visual Studio để lập trình và cài đặt thử nghiệm phần mềm kế toán doanh thu bán hàng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm An An.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dược phẩm An An (Địa chỉ: Lô 305 khu đất dịch vụ, Khu đô thị Xa La, Quận Hà Đông, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và quy trình khảo sát trong kỳ thực tập năm 2019.
  • Phạm vi nội dung: Trong hệ thống kế toán bán hàng gồm 3 chức năng (Xác định doanh thu bán hàng, Xác định chi phí bán hàng, Tập hợp kết quả hoạt động kinh doanh), đồ án tập trung giải quyết bài toán xác định doanh thu bán hàng; không bao gồm nghiệp vụ xác định chi phí bán hàng và tập hợp kết quả kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đồ án được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa lý luận hệ thống thông tin quản lý và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Khung pháp lý và chuẩn mực kế toán: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính; Chuẩn mực kế toán Việt Nam về "Doanh thu và thu nhập khác"; Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 (quy định về chức năng giám sát tài chính).
  • Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT): Mô hình HTTT gồm 5 thành phần cấu thành: Con người, Dữ liệu, Thủ tục, Phần cứng và Phần mềm. Đồ án xác định 3 đặc điểm của phần mềm kế toán: tính tuân thủ pháp lý, tính sử dụng phương pháp kế toán thực tế (chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp - cân đối) và tính dễ thay đổi theo yêu cầu quản lý.
  • Quy trình phát triển phần mềm kế toán: Áp dụng quy trình 7 giai đoạn: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án -> Phân tích hệ thống -> Thiết kế hệ thống (logic và vật lý) -> Lập trình -> Kiểm thử (theo nguyên lý của Glenford Myers và chuẩn IEEE) -> Cài đặt, huấn luyện -> Bảo hành, bảo trì.
  • Khung công cụ tin học: Nghiên cứu, so sánh các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft Access, SQL Server, Oracle, Visual Foxpro), các ngôn ngữ lập trình (C#, Java, Visual Basic) và công cụ tạo báo cáo (Crystal Report, XtraReport trong bộ DevExpress, Element WordPro).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử:

  • Phương pháp thu thập thông tin: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên phòng kế toán, phát phiếu điều tra, ghi chép nhật ký công việc, quan sát thao tác nghiệp vụ thực tế và tham khảo ý kiến chuyên gia.
  • Phương pháp tập hợp: Thu thập hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng kê) và hệ thống sổ sách kế toán tại đơn vị.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu quy định trong chuẩn mực, chế độ kế toán với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Kết hợp phương pháp phân tích từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up) để mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu.

Thiết kế và triển khai

Đồ án triển khai toàn diện các bước phân tích, mô hình hóa và thiết kế hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng:

[Mô hình phân cấp chức năng (BFD)]
[Mô hình luồng dữ liệu (DFD Mức 0 & Mức 1)]
[Mô hình thực thể liên kết (E-R) & Chuẩn hóa 3NF]
[Thiết kế hệ thống Menu & Giao diện trên Visual Studio / C# / SQL Server]
  1. Phân tích chức năng:
    • Xây dựng Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) cho bài toán quản lý doanh thu.
    • Lập Ma trận thực thể chức năng nhằm xác định mối quan hệ giữa các chức năng xử lý và các nhóm dữ liệu lưu trữ.
  2. Mô hình hóa luồng dữ liệu (DFD):
    • Thiết kế Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 biểu diễn tổng quan dòng thông tin vào/ra giữa hệ thống và các tác nhân ngoài.
    • Thiết kế 5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chi tiết:
      • DFD mức 1: Cập nhật thông tin tiền bán hàng.
      • DFD mức 1: Hạch toán tăng doanh thu.
      • DFD mức 1: Hạch toán giảm doanh thu.
      • DFD mức 1: Lập sổ kế toán.
      • DFD mức 1: Lập báo cáo bán hàng.
  3. Thiết kế cơ sở dữ liệu:
    • Xây dựng Mô hình khái niệm dữ liệu (E-R) biểu diễn các thực thể khách hàng, hàng hóa, hóa đơn, chứng từ bán hàng và các mối liên kết.
    • Chuyển đổi mô hình E-R sang Mô hình dữ liệu quan hệ và thực hiện chuẩn hóa dữ liệu về dạng chuẩn 3 (3NF) để tránh dư thừa và dị thường dữ liệu.
  4. Thiết kế giao diện và kiến trúc tương tác:
    • Cấu trúc hệ thống Menu chính gồm 6 phân hệ:
      • Menu Danh mục: Quản lý danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, kho bãi, nhân viên.
      • Menu Chứng từ: Nhập và xử lý hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, chứng từ giảm giá.
      • Menu Sổ sách - Báo cáo: Kết xuất sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tài khoản, bảng kê bán hàng, báo cáo doanh thu theo mặt hàng/khách hàng.
      • Menu Cập nhật số dư: Khởi tạo và cập nhật số dư đầu kỳ của các tài khoản công nợ, tiền mặt, hàng hóa.
      • Menu Hệ thống: Quản lý người dùng, phân quyền truy cập, sao lưu và phục hồi dữ liệu.
      • Menu Liên hệ: Cung cấp thông tin bản quyền và hỗ trợ kỹ thuật.
    • Công nghệ triển khai: Môi trường Microsoft Visual Studio, ngôn ngữ lập trình C#, hệ quản trị CSDL SQL Server và công cụ kết xuất báo cáo tích hợp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ kiến thức lý luận về hệ thống thông tin kế toán, quy trình kỹ thuật xây dựng phần mềm và các chuẩn mực hạch toán doanh thu bán hàng:

  • Trình bày định nghĩa HTTT kế toán, mối quan hệ giữa 5 thành phần (con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng, phần mềm) và vai trò của phần mềm kế toán trong nâng cao năng lực cạnh tranh.
  • Tổng hợp quy trình 7 bước phát triển phần mềm kế toán và khái niệm kiểm thử phần mềm theo Myers và IEEE.
  • Đánh giá, so sánh ưu điểm và nhược điểm của các hệ quản trị CSDL phổ biến:
Hệ quản trị CSDL Ưu điểm Nhược điểm Phạm vi ứng dụng
Microsoft Access Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp ứng dụng nhỏ Giới hạn dung lượng (< 2GB), giới hạn người dùng đồng thời, không hỗ trợ truy cập mạng từ xa Ứng dụng quy mô nhỏ
Oracle Bảo mật rất cao, an toàn dữ liệu, phân quyền chặt chẽ, dễ nâng cấp Chi phí đầu tư cao, cấu hình phần cứng lớn, quản trị phức tạp Ứng dụng quy mô lớn, dữ liệu tập trung
SQL Server Tốc độ ổn định, dễ sử dụng, hệ thống hàm tiện ích phong phú Hoạt động chủ yếu trên nền tảng Windows Ứng dụng CSDL vừa và nhỏ
Visual Foxpro Hỗ trợ hướng đối tượng, thiết kế giao diện trực quan, dễ tách mô-đun Bảo mật kém, không an toàn qua mạng, bản trước VFP9 hạn chế Unicode Ứng dụng CSDL vừa và nhỏ
  • Phân tích cơ sở kế toán doanh thu: 5 điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng; các phương thức tiêu thụ (bán hàng trực tiếp, gửi hàng đi bán, đổi hàng, đại lý ký gửi, bán trả chậm trả góp, tiêu thụ nội bộ); hệ thống tài khoản sử dụng gồm TK 511 (5111, 5112, 5113, 5114, 5117, 5118), TK 521 (5211, 5212, 5213), TK 632, TK 156, TK 3331, TK 3387; phương pháp định khoản các nghiệp vụ bán hàng trong nước, xuất khẩu, chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại và chiết khấu thanh toán.
  • Giới thiệu 5 hình thức sổ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm An An

Chương 2 phản ánh chi tiết hiện trạng tổ chức hoạt động, bộ máy kế toán và quy trình xử lý dữ liệu doanh thu tại đơn vị thực tập:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dược phẩm An An (Mã số thuế/Giấy phép kinh doanh: 0104500222, cấp ngày 26/02/2010; Giám đốc: Trịnh Việt Dương; Địa chỉ: Lô 305 khu đất dịch vụ, KĐT Xa La, Quận Hà Đông, Hà Nội). Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm, thực phẩm, dịch vụ xử lý rác thải không độc hại và tư vấn kỹ thuật.
  • Cơ cấu tổ chức: Hoạt động theo mô hình công ty cổ phần gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc và các phòng ban chuyên môn: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Kinh doanh/Quản trị bán hàng, Cửa hàng, Bộ phận Mua hàng, Bộ phận Kho.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình kế toán tập trung tại Phòng Tài chính kế toán. Nhân sự phòng gồm 1 Kế toán trưởng phụ trách chung và 8 kế toán viên đảm nhận các phần hành riêng biệt:
    • Kế toán tổng hợp
    • Kế toán vốn bằng tiền
    • Kế toán thuế
    • Kế toán bán hàng
    • Kế toán tiền lương
    • Kế toán vật tư
    • Kế toán tài sản cố định
    • Thủ quỹ
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VNĐ); ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm phát sinh.
    • Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp đích danh.
    • Công cụ tin học hiện thời: Sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để ghi sổ và theo dõi số liệu.
  • Hệ thống tài khoản và chứng từ: Sử dụng các tài khoản TK 111, TK 112, TK 131, TK 156, TK 157, TK 3331, TK 3387, TK 511 (5111, 5118), TK 521 (5211, 5212, 5213), TK 632. Chứng từ gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu giảm giá, Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ:
    • Quy trình nhập kho (4 bước): Người nhập hàng trình chứng từ -> Bộ phận xử lý đơn hàng lập Phiếu nhập (03 liên) -> Ký duyệt và phân phối liên chứng từ (thủ kho lưu 01 liên, người nhập hàng lưu 01 liên, bộ phận xử lý lưu 01 liên) -> Lưu trữ và chuyển kế toán.
    • Quy trình xuất kho (5 bước): Căn cứ đơn hàng lập phiếu xuất và hóa đơn GTGT -> Chuyển chứng từ cho nhân viên giao nhận -> Thủ kho xuất hàng theo phiếu -> Nhân viên giao nhận chuyển hàng cho khách (khách ký nhận hoặc thanh toán) -> Nhân viên giao nhận lập bảng kê thanh toán cho kế toán công nợ.

Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm An An

Chương 3 trình bày chi tiết kết quả phân tích thiết kế và cài đặt chương trình phần mềm:

  • Xác định yêu cầu bài toán: Đặc tả bài toán quản lý bán buôn, bán lẻ dược phẩm, theo dõi công nợ khách hàng, chiết khấu và hàng bán bị trả lại.
  • Phân tích logic và dữ liệu: Lập Biểu đồ phân cấp chức năng, Ma trận thực thể chức năng; xây dựng DFD mức 0 và các DFD mức 1 cho 5 tiến trình (tiền bán hàng, tăng doanh thu, giảm doanh thu, lập sổ, lập báo cáo); hoàn thiện mô hình dữ liệu E-R và sơ đồ quan hệ 3NF.
  • Thiết kế giao diện chương trình: Xây dựng hệ thống form đăng nhập, form menu chính với 6 phân hệ (Danh mục, Chứng từ, Sổ sách - Báo cáo, Cập nhật số dư, Hệ thống, Liên hệ); thiết kế form nhập hóa đơn bán hàng, form thu tiền, form lập sổ chi tiết doanh thu và form in báo cáo doanh thu bán hàng.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đã đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu và nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho (4 bước) và xuất kho (5 bước), cùng danh mục 11 tài khoản kế toán liên quan đến doanh thu bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại Công ty Cổ phần Dược phẩm An An.
  • Thiết kế hoàn chỉnh mô hình phân tích hệ thống gồm BFD, Ma trận thực thể chức năng, 1 sơ đồ DFD mức 0, 5 sơ đồ DFD mức 1, mô hình E-R và lược đồ CSDL quan hệ đạt chuẩn 3NF.
  • Xây dựng thành công ứng dụng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng trên môi trường Visual Studio kết nối SQL Server, đáp ứng 6 nhóm chức năng menu chính (Danh mục, Chứng từ, Sổ sách - Báo cáo, Cập nhật số dư, Hệ thống, Liên hệ).
  • Tự động hóa quá trình kết xuất 5 loại biểu mẫu/báo cáo kế toán bắt buộc: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, Sổ chi tiết các tài khoản, Báo cáo hàng bán, Báo cáo doanh thu bán hàng và Bảng kê bán hàng.

Giải pháp và đóng góp của đề tài:

  • Chuyển đổi phương thức quản lý kế toán bán hàng từ hình thức nhập liệu thủ công trên Microsoft Excel sang phần mềm có cơ sở dữ liệu quan hệ quản trị tập trung.
  • Giảm thiểu sai sót phát sinh trong quá trình tính toán chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng bán bị trả lại, đồng thời rút ngắn thời gian tổng hợp số liệu báo cáo doanh thu cho ban lãnh đạo.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do thời gian thực tập có hạn, đề tài chỉ tập trung xây dựng mô-đun xác định doanh thu bán hàng, chưa tích hợp mô-đun xác định chi phí bán hàng (TK 641, TK 642) và chưa thực hiện chức năng tập hợp kết quả hoạt động kinh doanh (TK 911).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu và lập trình bổ sung các phân hệ kế toán chi phí hoạt động, xác định kết quả kinh doanh; nâng cấp tính năng bảo mật phân quyền đa người dùng và hỗ trợ truy cập cơ sở dữ liệu qua mạng diện rộng.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo chuyên môn phù hợp cho sinh viên, học viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kinh tế, Kế toán doanh nghiệp và Công nghệ thông tin ứng dụng.

Nội dung đồ án mang lại giá trị tham khảo thiết thực ở các phần:

  • Bảng tổng hợp so sánh kỹ thuật giữa 4 hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft Access, SQL Server, Oracle, Visual Foxpro) trong Chương 1.
  • Quy trình chuẩn hóa 4 bước luân chuyển chứng từ nhập kho và 5 bước xuất kho tại doanh nghiệp thương mại dược phẩm trong Chương 2.
  • Phương pháp xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0 và mức 1) cùng mô hình dữ liệu quan hệ 3NF cho bài toán kế toán bán hàng trong Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Trước khi xây dựng phần mềm mới, Công ty Cổ phần Dược phẩm An An áp dụng chế độ kế toán và công cụ tin học nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp đích danh và sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để ghi chép sổ sách.

2. Cơ cấu nhân sự Phòng Tài chính kế toán của Công ty Dược phẩm An An gồm bao nhiêu người và được phân công như thế nào?
Phòng Tài chính kế toán gồm 1 Kế toán trưởng phụ trách chung và 8 nhân viên đảm nhận 8 phần hành: Kế toán tổng hợp, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán thuế, Kế toán bán hàng, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư, Kế toán tài sản cố định và Thủ quỹ.

3. Phạm vi giải quyết bài toán kế toán của đồ án được giới hạn ở những nghiệp vụ nào?
Đồ án chỉ tập trung thực hiện bài toán xác định doanh thu bán hàng (ghi nhận doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, thuế GTGT, công nợ bán hàng); không bao gồm nghiệp vụ xác định chi phí bán hàng và không tập hợp kết quả kinh doanh.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho tại công ty gồm những bước cụ thể nào?
Quy trình xuất kho gồm 5 bước: (1) Căn cứ đơn hàng lập phiếu xuất và hóa đơn GTGT; (2) Chuyển phiếu xuất và hóa đơn cho nhân viên giao nhận; (3) Giao nhận chuyển phiếu cho thủ kho để chuẩn bị hàng; (4) Giao nhận chuyển hàng cho khách và yêu cầu ký nhận/thanh toán; (5) Giao nhận lập bảng kê trả phiếu để kế toán công nợ hạch toán.

5. Hệ thống phần mềm kế toán xây dựng trong đồ án bao gồm những nhóm menu chức năng nào?
Phần mềm gồm 6 nhóm menu chính: Menu Danh mục, Menu Chứng từ, Menu Sổ sách - Báo cáo, Menu Cập nhật số dư, Menu Hệ thống và Menu Liên hệ.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hữu Thành đã hoàn thành việc khảo sát, phân tích và xây dựng thành công phần mềm kế toán doanh thu bán hàng ứng dụng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm An An trên môi trường Visual Studio và SQL Server. Đề tài giải quyết tốt bài toán tin học hóa khâu hạch toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và tự động hóa việc xuất sổ sách, báo cáo bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thay thế cho phương pháp bảng tính Excel. Đây là công trình nghiên cứu ứng dụng có giá trị thực tiễn đối với công tác kế toán tại doanh nghiệp và là tài liệu tham khảo hữu ích cho chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế.