Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và sự phát triển của công nghệ thông tin, việc tin học hóa các hoạt động tác nghiệp trong doanh nghiệp trở thành nhu cầu cấp thiết nhằm tiết kiệm chi phí quản lý, tối ưu hóa nguồn nhân lực và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ vận tải thủy, hàng hóa và dịch vụ là hai đối tượng kinh tế đặc trưng nhất. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên (TNHH MTV) Cảng Khuyến Lương là doanh nghiệp cảng thủy nội địa kết hợp kinh doanh vật liệu xây dựng và cung cấp các dịch vụ logistics đường sông. Thực tế tại công ty cho thấy, khối lượng hàng hóa xuất nhập và phương tiện ra vào cảng ngày càng lớn, đa dạng về chủng loại nhưng công tác quản lý vẫn phụ thuộc vào việc ghi chép thủ công và lưu trữ dữ liệu phân tán trên các tập tin Microsoft Excel độc lập tại từng phòng ban. Tình trạng này dẫn đến việc thất thoát hàng hóa, số liệu không trùng khớp giữa các bộ phận, lãng phí nhân lực và gây chậm trễ trong quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo.

Khóa luận xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

  1. Khảo sát, đánh giá tình hình thực trạng công tác quản lý bán hàng, cung cấp dịch vụ và hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương, từ đó xác định các yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng của hệ thống.
  2. Xây dựng mô hình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ, cung cấp công cụ trợ giúp nhà quản lý nắm bắt toàn diện, chính xác tình hình kinh doanh để đưa ra các quyết định kịp thời.
  • Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng các phương pháp và công cụ phân tích, thiết kế hệ thống thông tin hiện đại vào bài toán quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu: Các quy trình nghiệp vụ bán hàng vật liệu xây dựng, quản lý kho bãi, dịch vụ thông quan, bốc xếp, vận chuyển và cho thuê kho bãi tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc theo hướng chức năng:

  • Khung lý thuyết và khái niệm: Hệ thống thông tin gồm 5 thành phần cốt lõi (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người); quy trình xử lý thông tin (thu thập dữ liệu thô, lọc, cấu trúc hóa, lưu trữ, xử lý theo quy tắc quản lý dữ liệu và phân phối tới người sử dụng); vòng đời phát triển hệ thống (xác định yêu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt tích hợp, bảo trì và loại bỏ). Hệ thống thông tin quản lý được phân loại theo mục đích phục vụ (ESS, MIS, DSS, KWS, OAS, TPS), theo chức năng nghiệp vụ và quy mô tích hợp.
  • Công cụ mô hình hóa: Sử dụng mô hình phân rã chức năng (BFD), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) theo phương pháp tiếp cận từ trên xuống (Top-down) qua các mức ngữ cảnh (mức 0), mức đỉnh (mức 1) và mức dưới đỉnh (mức 2); mô hình thực thể liên kết (ERD); mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ của E. F. Codd; lý thuyết chuẩn hóa dữ liệu (1NF, 2NF, 3NF, BCNF) và hệ tiên đề Armstrong cho phụ thuộc hàm.
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế:
    • Nghiên cứu tài liệu: Phân tích các tài liệu nội bộ (tập san, website, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty), giáo trình chuyên ngành và các công trình nghiên cứu tiền nhiệm.
    • Phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại Phòng Quản lý bán hàng, Phòng Tổng hợp và Phòng Kế hoạch để thu thập dữ liệu sơ cấp về quy trình xử lý đơn hàng, xuất nhập kho và lập hóa đơn.
    • Quan sát thực tế: Quan sát các quy trình đo đạc tải trọng, lập phiếu cân, điều động phương tiện và bốc xếp hàng hóa tại cầu cảng.
    • Điều tra bảng hỏi và thống kê: Thu thập và xử lý số liệu từ phiếu khảo sát đánh giá mức độ hài lòng và tính cấp bách của hệ thống với cỡ mẫu $n = 20$ cán bộ nhân viên.
    • Phân tích - tổng hợp: Tổng hợp dữ liệu để mô hình hóa bài toán quản lý và thiết kế các giải pháp chức năng.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thứ cấp từ Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Kế hoạch của Cảng Khuyến Lương qua các giai đoạn từ năm 1986 đến năm 2012 và dữ liệu sơ cấp từ khảo sát điều tra năm 2013.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Phần này trình bày tính cấp thiết của việc tin học hóa quy trình quản lý bán hàng và dịch vụ tại doanh nghiệp cảng thủy nội địa. Tác giả tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan trong và ngoài nước:

  • Nghiên cứu quốc tế: Bài báo của Vicki A. Benge (2012) về lợi ích của phân tích thiết kế hệ thống đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ; đồ án thạc sĩ của Chokgijgarn Paulpone (1995) tại Thái Lan về thiết kế hệ thống thông tin quản lý dịch vụ cho đại lý ô tô nhằm giải quyết thất thoát doanh thu.
  • Nghiên cứu trong nước: Đồ án của Nguyễn Quốc Trung (2010) tại Đại học Bách Khoa Hà Nội về quản lý bán hàng nhưng còn sơ sài trong các sơ đồ thiết kế; khóa luận của Nguyễn Thị Ánh (2011) tại Đại học Thương Mại phân tích theo hướng đối tượng có ưu điểm về đóng gói, tái sử dụng nhưng đòi hỏi chi phí và thời gian lớn, chưa phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa như Cảng Khuyến Lương.

Phần 2: Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và thực trạng của vấn đề quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương

Chương này hệ thống hóa các khái niệm về dữ liệu, thông tin, hệ thống thông tin quản lý, phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc và đánh giá thực trạng tại đơn vị nghiên cứu:

  • Lịch sử và cơ cấu: Cảng Khuyến Lương tiền thân là bến phà phục vụ chiến tranh, được chuyển đổi thành lập cảng theo Quyết định số 2030/QĐ-BGTVT ngày 11/10/1985 của Bộ Giao thông Vận tải. Ngày 30/06/2010, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ra Quyết định số 402/QĐ-HĐQT chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương. Nguồn vốn kinh doanh năm 2012 là 6.431 triệu đồng (vốn lưu động: 137 triệu đồng, vốn cố định: 6.294 triệu đồng).
  • Kết quả kinh doanh và sản lượng: Hoạt động sản xuất kinh doanh duy trì tăng trưởng qua các giai đoạn.
Chỉ tiêu kinh doanh Năm 2008 Năm 2010 Tỷ lệ so sánh (%)
Tổng doanh thu (triệu đồng) 33.000 44.500 135
Tổng chi phí (triệu đồng) 31.679 42.958 136
Tổng lao động (người) 280 267 95
Thu nhập bình quân (1.000 đồng/người/tháng) 2.500 3.600 144
Năm Tấn thông qua (triệu tấn) Tấn xếp dỡ (triệu tấn)
1986 50 52
1990 75 80
1994 150 400
2000 200 900
2004 200 1.100
2008 350 600
2010 570 650
  • Hiện trạng hạ tầng CNTT và phần mềm: Công ty trang bị máy chủ System x3650 M4 với công nghệ ổ lưu trữ thể rắn (SSD) IBM eXFlash; 92 máy trạm (62 máy để bàn, 30 máy cá nhân) kết nối mạng LAN, Wi-Fi và Internet. Doanh nghiệp đầu tư bình quân 1% doanh thu hàng năm cho CNTT. Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận chuyên trách CNTT mà phải thuê ngoài khi bảo trì, nâng cấp. Ứng dụng nghiệp vụ chỉ dừng lại ở phần mềm kế toán Fast và phần mềm phân tích dự báo E-Views tại phòng kế hoạch.
  • Kết quả khảo sát thực trạng ($n = 20$): Các ứng dụng đã hỗ trợ khoảng 85% khối lượng công việc nói chung, nhưng mức độ hài lòng còn thấp đối với mảng bán hàng và dịch vụ.
Mức độ đánh giá của nhân viên Số lượng phiếu Tỷ lệ (%)
Rất hài lòng với các ứng dụng hiện tại 4 20
Hài lòng với các ứng dụng hiện tại 8 40
Không hài lòng (trong đó 5/6 người thuộc bộ phận bán hàng và dịch vụ) 6 30
Đánh giá công tác quản lý hiện tại chưa hiệu quả 14 70
Đánh giá việc phân tích thiết kế HTTT mới là cấp bách 11 55
  • Thực trạng cơ sở dữ liệu: Dữ liệu bán hàng và cung cấp dịch vụ được lưu trữ trên các tập tin Excel độc lập tại từng phòng ban. Việc trao đổi qua mạng chia sẻ nội bộ hoặc thiết bị nhớ ngoài khi gặp sự cố mạng gây khó khăn lớn cho việc đối chiếu số liệu, truy xuất báo cáo và liên kết thông tin với các bến vệ tinh (Chèm, Thượng Cát, Yên Lệnh, Ý Yên).

Phần 3: Định hướng đề xuất phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương

Nội dung chương tập trung mô tả chi tiết các quy trình nghiệp vụ mục tiêu và xây dựng các mô hình phân tích:

  • Quy trình nghiệp vụ:
    • Nghiệp vụ xuất nhập kho: Đo đạc thủ công hoặc cân điện tử các mặt hàng vật liệu (cát vàng, cát đen, đá 1x2, đá 0.5, đá mạt), lập phiếu nhập/xuất 2 liên giữa phòng Quản lý bán hàng và phòng Kế hoạch.
    • Nghiệp vụ bán hàng: Tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra lượng tồn kho/bãi, lập hợp đồng (với đơn hàng lớn), xuất hóa đơn và lập lệnh xuất kho.
    • Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ: Thực hiện thủ tục thông qua hàng hóa đường sông, lập hóa đơn dịch vụ, điều động phương tiện vận tải (xe tải) của Đội khai thác thiết bị khi khách hàng có nhu cầu xếp dỡ, vận chuyển; quản lý hợp đồng cho thuê kho bãi.
    • Nghiệp vụ báo cáo: Tổng hợp định kỳ hoặc đột xuất về doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ, sản lượng hàng thông qua và xếp dỡ.
  • Xác định yêu cầu: Xác định 5 nhóm chức năng chính (Phân quyền, Quản lý kho, Quản lý bán hàng, Quản lý cung cấp dịch vụ, Báo cáo) cùng các ràng buộc phi chức năng về giao diện tiếng Việt thân thiện, tốc độ xử lý nhanh và tính an toàn bảo mật dữ liệu.

Thiết kế và giải pháp hệ thống

Khóa luận đã hoàn thành các mô hình kỹ thuật phục vụ cho việc xây dựng phần mềm quản lý:

  • Mô hình phân rã chức năng (BFD): Hệ thống được phân cấp từ chức năng tổng thể thành 4 nhánh chức năng mức 1:

    1. Quản lý kho (nhập kho, xuất kho, theo dõi tồn kho, cập nhật thông tin hàng hóa).
    2. Quản lý bán hàng (quản lý hợp đồng bán, quản lý hóa đơn bán, quản lý thông tin khách hàng, kiểm tra hàng tồn).
    3. Quản lý cung cấp dịch vụ (dịch vụ thông qua, dịch vụ xếp dỡ và điều động xe vận chuyển, dịch vụ cho thuê kho bãi).
    4. Báo cáo - Thống kê (báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo doanh thu dịch vụ, báo cáo sản lượng hàng hóa thông qua và xếp dỡ).

  • Mô hình luồng dữ liệu (DFD):

    • Biểu đồ ngữ cảnh: Xác định 4 tác nhân ngoài gồm Khách hàng, Ban quản lý, Phòng Quản lý bán hàng và Đội khai thác thiết bị.
    • Biểu đồ mức đỉnh: Thiết lập 4 tiến trình chính tương ứng với 4 chức năng cốt lõi cùng các kho dữ liệu trung gian trao đổi thông tin.
    • Biểu đồ mức dưới đỉnh: Chi tiết hóa luồng thông tin cho từng tiến trình xử lý nghiệp vụ kho, bán hàng, dịch vụ và báo cáo.

  • Thiết kế cơ sở dữ liệu:

    • Xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD) thể hiện đầy đủ các thực thể giao dịch (Hóa đơn, Hợp đồng, Lệnh xuất kho, Lệnh nhập kho, Lệnh điều xe), thực thể tài nguyên (Hàng hóa, Khách hàng, Nhân viên, Kho bãi, Xe vận chuyển).
    • Chuyển đổi mô hình ERD sang mô hình quan hệ và chuẩn hóa đạt dạng chuẩn 3 (3NF) nhằm loại bỏ dị thường và dư thừa dữ liệu.

  • Thiết kế giao diện và thuật toán kiểm soát:

    • Thiết kế 11 giao diện mẫu: Giao diện đăng nhập, Giao diện chính, Giao diện quản lý kho, Giao diện lệnh nhập kho, Giao diện lệnh xuất kho, Giao diện nhập thông tin hàng hóa, Giao diện quản lý bán hàng, Giao diện quản lý hóa đơn, Giao diện quản lý hợp đồng, Giao diện quản lý khách hàng, Giao diện chức năng báo cáo - thống kê.
    • Xây dựng 4 sơ đồ khối thuật toán logic xử lý nghiệp vụ: Thuật toán đăng nhập phân quyền; Thuật toán kiểm tra thông tin hàng hóa để in lệnh xuất kho; Thuật toán tính giá hóa đơn bán hàng; Thuật toán kiểm tra danh sách xe vận chuyển để đáp ứng nhu cầu xếp dỡ của khách hàng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả chính: Khóa luận đã khảo sát toàn diện hiện trạng quản lý và công nghệ tại Cảng Khuyến Lương, chỉ ra các điểm nghẽn của phương thức quản lý bằng Excel thủ công. Đề tài xây dựng thành công bộ hồ sơ phân tích và thiết kế chi tiết cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm mô hình phân cấp chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu đa mức, mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn 3NF, thiết kế 11 biểu mẫu giao diện người dùng và 4 sơ đồ thuật toán xử lý nghiệp vụ chính.
  • Giải pháp đề xuất: Đề xuất mô hình hệ thống có phân quyền người dùng chặt chẽ, tự động hóa quy trình luân chuyển dữ liệu giữa Phòng Kế hoạch, Phòng Quản lý bán hàng và Đội khai thác thiết bị; thay thế việc ghi chép rời rạc bằng cơ sở dữ liệu tập trung nhằm giảm thiểu thời gian đối chiếu số liệu và ngăn chặn thất thoát hàng hóa.
  • Đóng góp so với nghiên cứu trước: Tác giả đã khắc phục được nhược điểm của các nghiên cứu trước (như công trình của Nguyễn Quốc Trung năm 2010 vốn có sơ đồ thiết kế còn sơ sài); đồng thời lựa chọn phương pháp thiết kế hướng chức năng phù hợp với quy mô và năng lực tài chính của Cảng Khuyến Lương, tránh việc áp dụng mô hình hướng đối tượng phức tạp và tốn kém chi phí như nghiên cứu của Nguyễn Thị Ánh (2011). Hệ thống giải quyết đặc thù kết hợp giữa bán hàng vật liệu xây dựng và cung cấp dịch vụ logistics cảng đường sông.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống trên mặt lý thuyết và mô hình hóa; chưa tiến hành lập trình cài đặt phần mềm cụ thể bằng một ngôn ngữ lập trình nhất định và chưa triển khai thử nghiệm trên hạ tầng máy chủ thực tế của doanh nghiệp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình phù hợp để tiến hành cài đặt, kiểm thử hệ thống; nghiên cứu mở rộng khả năng kết nối, đồng bộ dữ liệu trực tuyến giữa trụ sở chính của Cảng Khuyến Lương với các bến cảng vệ tinh (bến Chèm, bến Thượng Cát, bến Yên Lệnh, bến Ý Yên).

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin tham khảo phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý có cấu trúc (BFD, DFD, ERD, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu).
  • Những người thực hiện đề tài tốt nghiệp hoặc dự án tin học hóa quy trình quản lý bán hàng, quản lý kho và dịch vụ logistics tại các doanh nghiệp vận tải, khai thác cảng đường sông hoặc doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng.
  • Phần đáng tham khảo nhất là cách thức khảo sát thực trạng thực tế doanh nghiệp bằng số liệu bảng hỏi cụ thể và việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ kết hợp bán hàng với điều động dịch vụ vận tải, bốc xếp.

Câu hỏi thường gặp

1. Thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương trước khi nghiên cứu đề tài như thế nào?
Công ty đã trang bị máy chủ System x3650 M4 với công nghệ SSD IBM eXFlash và 92 máy trạm (62 máy để bàn, 30 máy cá nhân) có kết nối mạng LAN, Wi-Fi và Internet; đầu tư khoảng 1% doanh thu hàng năm cho CNTT. Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận CNTT chuyên trách, chỉ sử dụng phần mềm kế toán Fast và phần mềm E-Views, còn dữ liệu quản lý bán hàng và dịch vụ vẫn lưu trữ thủ công trên các file Excel độc lập.

2. Khảo sát nhân viên công ty phản ánh điều gì về hiệu quả quản lý bán hàng và dịch vụ hiện tại?
Khảo sát trên mẫu $n = 20$ phiếu cho thấy có 30% nhân viên không hài lòng với các ứng dụng hiện tại (trong đó 5/6 người trực tiếp làm công tác bán hàng và dịch vụ). Đồng thời, 70% số người được hỏi cho rằng công tác quản lý hiện tại chưa hiệu quả và 55% khẳng định việc xây dựng hệ thống thông tin mới là yêu cầu cấp bách.

3. Cảng Khuyến Lương kinh doanh những mặt hàng và cung cấp các loại hình dịch vụ chính nào?
Công ty kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng gồm cát vàng, cát đen, đá 1x2, đá 0.5, đá mạt (tự khai thác hoặc mua từ nhà cung cấp). Các dịch vụ chính bao gồm thông quan hàng hóa qua sông Hồng cập cảng, xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, và cho thuê kho bãi lưu trữ hàng hóa.

4. Hệ thống mới được thiết kế gồm những phân hệ chức năng chính nào?
Hệ thống gồm 5 phân hệ: Phân quyền người dùng, Quản lý kho (nhập, xuất, tồn, thông tin hàng hóa), Quản lý bán hàng (hóa đơn, hợp đồng, khách hàng), Quản lý cung cấp dịch vụ (thông qua cảng, xếp dỡ, điều động xe, cho thuê kho bãi) và Báo cáo - Thống kê (doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ, sản lượng hàng hóa).

5. Những sơ đồ thuật toán xử lý nghiệp vụ nào đã được tác giả xây dựng chi tiết?
Tác giả đã xây dựng 4 sơ đồ thuật toán logic: Sơ đồ thuật toán đăng nhập phân quyền người dùng; Sơ đồ thuật toán kiểm tra thông tin hàng hóa để in lệnh xuất kho; Sơ đồ thuật toán tính giá hóa đơn bán hàng; và Sơ đồ thuật toán kiểm tra danh sách xe vận chuyển để đáp ứng nhu cầu xếp dỡ, vận chuyển của khách hàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Minh Hiền đã giải quyết bài toán thực tiễn về công tác quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Cảng Khuyến Lương. Bằng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc theo hướng chức năng, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh các mô hình chức năng, luồng dữ liệu, cơ sở dữ liệu quan hệ đạt chuẩn 3NF cùng hệ thống giao diện và thuật toán xử lý nghiệp vụ. Kết quả nghiên cứu là cơ sở khoa học và kỹ thuật vững chắc để doanh nghiệp tiến hành giai đoạn lập trình cài đặt và ứng dụng thực tế nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.