CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT 1.1 Một số khái niệm cơ bản Dữ liệu (Data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng. (Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ (năm 2007)) Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.
(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ (năm 2007)) Hệ thống (System) là tập hợp nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung. (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003)) Hệ thống thông tin (Information System) là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003)) Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Managament Information System) là một hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo ra và lưu trữ các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý cũng như ra quyết định.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế HTTT Để có thể phục vụ tốt hơn về mặt lý luận và thực tiễn sau đây là những nội dung lý thuyết mà đề tài đã sử dụng và áp dụng. Những nội dung lý thuyết này là sự tổng hợp từ các nguồn tài liệu đáng tin cậy là một số giáo trình của các tác giả nổi tiếng trong ngành Hệ thống thông tin tại Việt Nam.1 Lý thuyết chung về HTTT 1.1 Hệ thống và hệ thống thông tin Đặc trưng của hệ thống - Tính phân cấp: Hệ thống gồm có các phần tử, phần tử có thể rất đa dạng chúng có thể rất khác biệt về bản chất.
Các phần tử lại không nhất thiết là đơn giản, sơ đẳng, mà thường là những thực thể phức tạp. Bởi thế, hệ thống thường có tính phân cấp. - Tính ràng buộc: Các phần tử trong hệ thống không phải là được tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại quan hệ tạo thành một cấu trúc. Các quan hệ này có thể là quan hệ ổn định, tồn tại lâu dài, cũng có thể là quan hệ bất thường tạm thời.
- Sự biến động của hệ thống: Sự biến động thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển tức là các phần tử và các quan hệ có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái và có mất đi. Sự hoạt động tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống. - Mục đích của hệ thống: Thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến thành những cái ra nhất định. Như vậy ta thấy là hệ thống phải ở trong một môi trường, nó nhận cái vào từ môi trường đó và xuất cái ra trả lại môi trường đó.
Là một nhà phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cần phải nắm rõ được các đặc trưng này của hệ thống để có thể thường xuyên so sánh, đối chiếu với hệ thống thông tin mà mình đang xây dựng, áp dụng từ đó xây dựng được những hệ thống phù hợp với cả môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. 6 Các thành phần của hệ thống thông tin Hình 1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003)) Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người. - Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: Người xây dựng và bảo trì hệ thống: là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. Nhóm sử dụng hệ thống: là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. - Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình sử lý thông tin.
Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin. - Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.
CSDL là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị 7 lưu trữ thứ cấp, để có thể thảo mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. - Mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được.
Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mình.
Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin - Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa. - Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định trong quy trình. - Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai. - Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
- Điều kiện hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thực hiện được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với các thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực hiện. Vai trò của HTTT đối với doanh nghiệp - HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, .) - HTTT đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường, đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các thực thể bên ngoài. 8 Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp - Đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi trường ngoài. - Đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh nghiệp.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managament Information System) Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý HTTT QL gồm 4 thành phần: các phân hệ hay hệ thống con (sub-systems), dữ liệu (data), mô hình (models) và các quy tắc quản lý (management rules).
- Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm các hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất, kinh doanh, hành chính, kế toán, nghiên cứu. - Dữ liệu (Data) là cơ sở của thông tin. Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu. Dữ liệu nhận giá trị trong một miền xác định.
- Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặc thù cho mỗi phân hệ. Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ phục vụ các quy tắc quản lý. - Quy tắc quản lý, hay công thức tính toán, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệu phục vụ cho mục tiêu đã xác định. Đặc trưng của MIS - Hạt nhân của hệ thống là CSDL (luôn được cập nhật kịp thời) chứa các thông tin phản ánh tình trạng, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp.
- MIS thu thập dữ liệu khối lượng lớn, từ Hệ thống xử lý giao dịch và nguồn dữ liệu khác ngoài tổ chức. - MIS không mềm dẻo và có ít khả năng phân tích, hệ thống xử lý dựa trên các quy trình đơn giản và các kỹ thuật cơ bản như tổng kết, so sánh. - Thông tin đầu ra dưới dạng các báo cáo, tổng kết, tóm tắt. - Người dụng hệ thống thông thường là các nhà quản lý cấp trung, quan tâm tới kết quả ngắn hạn.
9 Tuy không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích nhưng MIS lại được nhiều doanh nghiệp áp dụng và triển khai thành công vì tính chất đơn giản, dễ quản lý của nó. Để xây dựng được nền tảng hệ thống tin tin tốt thì các doanh nghiệp nên xây dụng nền tảng hệ thống thông tin ấy từ những hệ thống thông tin quản lý này.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT 1.1 Giới thiệu các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT Phân tích, thiết kế HTTT gồm có 2 phương pháp đó là phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng.