Chương 1. TONG QUAN VE UNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm 1. Văn phòng Ở bat kỳ cơ quan tổ chức nào cũng có bộ phận phụ trách công tác hành chính giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đồng thời thực hiện một số công việc khác liên quan đến đảm bảo điều kiện, cơ sở làm việc, thiết kế trụ sở, quản lý tài sản, thiết bị.
Bộ phận đó được là gọi là bộ phận văn phòng. Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Trong cuốn sách “Quản trị văn phòng”, PGS. Nguyễn Hữu Tri cho răng: 11 - Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng.
Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoai dé thực hiện mục tiêu chung của tô chức. - Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cầu thành trong cơ cau tô chức, chịu sự điều hành của nha quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. [ Nguyễn Hữu Tri, 2005, tr.
Văn Tắt Thu lại quan niệm khác: “Văn phòng là một thực thể khách quan tôn tại trong mỗi tổ chức dé thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”. [ Văn Tất Thu, 2020, tr. Trong những bài viết về Văn phòng và Quản trị văn phòng, PGS.TS, Vũ Thị Phụng cho rang: “ Văn phòng là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của bộ máy lãnh đạo các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp; trung tâm giao dịch và liên lạc chính thức với người dân, với các đối tác, khách hàng; nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo dé ban hành và tô chức thực hiện những quyết định quản lý, nơi diễn ra các sự kiện quan trọng của cơ quan, tô chức và doanh nghiệp”. [Vũ Thị Phụng, 2021, tr.
25] Hay tiếp cận ở nhiều góc độ thì văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau: - Tiếp cận từ góc độ cơ cấu tô chức- chức năng: văn phòng là bộ máy có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo (bộ máy văn phòng — theo nghĩa rộng) hoặc là bộ phận có chức năng tham mưu tông hợp, đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan (bộ phận văn phòng hay bộ phận hành chính — văn phòng, theo nghĩa hẹp); 12 - Tiếp cận từ góc độ tính chất, phương thức hoạt động: văn phòng là bộ máy thực thi và kiểm soát công việc theo các chuẩn mực do nhà nước và cơ quan, tổ chức ban hành, thông qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính và các quy ché, quy định, quy trình nội bộ (hay còn gọi là hoạt động quản lý hành chính); - Tiếp cận từ góc độ không gian, địa điểm: Văn phòng là trụ sở chính, nơi lam việc của lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc, là trung tâm giao dịch và liên lạc chính thức của cơ quan. [Vũ Thị Phụng, 2021, tr. Hoạt động văn phòng Theo nghĩa tổng quát, hoạt động văn phòng có thể hiểu là hoạt động thực thi các nhiệm vụ được giao của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng. Hoạt động chính của bộ máy văn phòng là hoạt động quản lý, trong đó lại gồm hai hình thức: quản lý hành chính (quản lý giản tiếp theo pháp luật và các quy chế, quy định, quy tình, thủ tục) và quản lý chuyên môn (theo nguyên tắc, quy định cụ thể của từng lĩnh vực).
Trong hai hình thức trên, hoạt động quản lý hành chính là đối tượng cần được quan tâm ở góc độ quản trị văn phòng. Vi dụ: Ví dụ Phòng hành chính có nhiệm vụ tham mưu, xây dựng “Quy chế làm việc” cho công ty. Qua đó, Phòng hành chính quản lý gián tiếp việc thực hiện quy chế làm việc của cán bộ, nhân viên, người lao động trong toàn co quan. Như vậy, hoạt động văn phòng được hiểu trong dé tài nghiên cứu này là hoạt động quản lý hành chính của bộ phận văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các quy chế, quy định, quy trình do nhà nước ban hành.
Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các phần mềm, mạng internet, hệ thống máy tinh dé phân phối, xử ly dit liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dung thông 13 tin đưới nhiều hình thức khác nhau, từ thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, truyền tải. Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và mạng viễn thông, cung cấp các giải pháp toàn điện cho tổ chức nhằm phát triển và sử dụng hiệu quả các nguồn lực đồi dào, tiềm năng trong các lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Công nghệ thông tin là khái niệm bao gồm khoa học, công nghệ, phương tiện và máy móc nhằm thực hiện xử ly thông tin một cách toàn diện trong ba lĩnh vực công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông. Theo thời gian, CNTT được quy định lại trong Luật công nghệ thông tin năm 2006: “công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đồi thông tin số”.
Đối với đề tài mà tác giả nghiên cứu thì CNTT thì chỉ dừng lại ở các nội dung bao gồm: hệ thống máy tính, các thiết bị điện tử thông minh, phần mềm, mạng internet dé ứng dụng vào trong hoạt động văn phòng. Lý luận về ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng 1. Khai niệm “Ứng dụng CN TT trong hoạt động văn phòng” Khái niệm “ứng dung CNTT” được định nghĩa trong Luật Công nghệ thông tin như sau: “ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này”. Nhu vậy, dựa vào khái nệm về “ứng dụng CNTT” và đặc điểm của hoạt động văn phòng, tác giả xin đưa ra khái niệm về “ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng” như sau: ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng là biện pháp thực hiện các phương pháp khoa học công nghệ và phương 14 tiện điện tử kỹ thuật hiện đại dé thực hiện các nhiệm vụ được giao của bộ phận văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động một cách tối ưu, thuận tiện nhất.
Mục đích ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng Trong nhiều năm qua, Đảng và Nhà nước luôn quan tâm, chú trọng vào việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan nhà nước. Điều đó được thê hiện rõ tại Nghị quyết số 36- NQ/TW của Trung ương về đây mạnh ứng dung, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Dang ta đã xác định “CNTT la một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phat triển mới và bảo vệ tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế, góp phan đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh, bên vững đất nước”. CNTT ra đời đã và đang ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, góp phan thay đổi nhiều trong cách học tập, vận hành, điều hành của con người. Thông qua hoạt động ứng dụng CNTT, lãnh đạo và các bộ phận cấp dưới có thé dé dàng tác nghiệp với nhau trong việc điều hành, quan lý và thực thực hiện nhiệm vụ giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.
Nhờ có CNTT, tốc độ tiếp nhận và xử lý thông tin ngày càng nhanh, khả năng truy cập tới các nguồn thông tin ngày càng mở rộng và nhu cầu hợp tác trong môi trường thông tin ngày càng phát triển. Các ứng dụng truyền thông xã hội ngày càng phát triển mở ra khả năng tiếp thu nguồn tri thức, nâng cao chất lượng trong việc thu thập thông tin và làm thay đổi mạnh mẽ phương thức giao tiếp và lề lỗi làm việc của đội ngũ văn phòng. Vậy nên, ứng dụng CNTT vào trong hoạt động văn phòng nhằm vào một số mục đích sau: Thứ nhất, CNTT giúp đội ngũ lãnh đạo văn phòng tăng cường hiệu quả trong việc điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan, nắm bắt được tình hình và kiểm soát kịp thời các hoạt động thực thi nhiệm vụ của đội ngũ văn phòng trong việc giải quyết vân đê, công việc. 15 Thứ hai, ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng nói riêng và các hoạt động quản lý khác nói chung tạo nên một phương thức vận hành thông suốt, đồng bộ thông qua các phần mềm và hệ thống cơ sở đữ liệu điện tử Thứ ba, với chức năng đảm bảo thông tin thì việc ứng dụng CNTT nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý và điều hành một cách nhanh chóng, thuận tiện, xây dựng cơ sở dt liệu thông tin phục vu cho cơ quan, tô chức, đơn vị giải quyết công việc một cách hiệu qua hon; Thứ tw, trong văn phòng còn có chức năng giúp việc.
Dé chức năng này đạt hiệu quả tối đa thì việc ứng dụng CNTT cụ thê là các phần mềm, ứng dụng vào việc triển khai, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện các hoạt động điều hành, quản lý của lãnh đạo một cách thuận tiện; Thứ năm, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng cũng nhằm đào tạo và trang bị nhận thức, kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin cho đội ngũ văn phòng. Từ cơ sở đó, phát triển một nguồn nhân lực văn phòng chuyên nghiệp và hiện đại phù hợp với xu thế cách mạng công nghệ 4. Nguyên tắc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng Việc ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động của cơ quan, tô chức đang đã diễn ra trong một thời gian dài. Có thê nói rằng, CNTT đã làm thay đổi nhiều trong cách làm việc của con người, làm thay đôi được chất lượng của hoạt động, nâng cao năng suất làm việc và tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ có chất lượng.