CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. Khái niệm, vai trò, đặc điểm của phần mềm kế toán 1. Khái niệm về phần mềm kế toán Phần mềm là một tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thỉ, được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm kế toán (PMKT) là phần mềm ứng dụng trong việc thu nhận, lưu trữ, xử lí các nghiệp vụ, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán trên máy tính. Quá trình đó bắt đầu từ việc thu nhận thông tin từ chứng từ gốc, xử lí thông tin và cuối cùng là cung cấp thông tin dưới dạng các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích khác. Vai trò của phần mềm kế toán Vai trò của PMKT đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa là cũng thực hiện vai trò công cụ quản lí, giám sát và cung cấp thông tin, theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên, do có sự kết hợp giữa 2 lĩnh vực công nghệ thông tin và kế toán nên PMKT còn có các vai trò: Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán thủ công: việc tin học hóa công tác kế toán đã thay thế một phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lí thủ công của người kế toán.
Căn cứ vào thông tin do PMKT cung cấp, nhà quản lí đề ra các quyết định kinh doanh hợp lí và nhanh chóng. Vai trò số hóa thông tin: PMKT tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành một xã hội số. Thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin SV: Bùi Thị Thanh Mai 3 Lớp: CQ53/41.02 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính qua các báo cáo điện tử. Thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax,… người sử dụng thông tin kế toán có thể có được thông tin từ máy tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử như E-mail, Internet và các phương tiện mang tin khác.
Đặc điểm của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán bắt buộc sử dụng các phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng để phản ánh, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó, phục vụ công tác kế toán và quản lí. + Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế, ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. + Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán, phục vụ quá trình thu nhận, xử lí, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị. + Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
Phần mềm kế toán có tính tuân thủ: + Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ, thông tư, nghị định kế toán. + Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán có tính linh hoạt, mềm dẻo để phù hợp với công tác kế toán thường xuyên thay đổi mà không làm ảnh hưởng đến các dữ liệu đã có. SV: Bùi Thị Thanh Mai 4 Lớp: CQ53/41.02 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính 1.
Các thành phần của phần mềm kế toán Hiện nay có hai công nghệ lập trình: lập trình cấu trúc và lập trình hướng đối tượng. Trong lập trình cấu trúc, mỗi phần mềm bao gồm các file chương trình, file dữ liệu, mỗi file chương trình gồm chương trình chính, chương trình con dưới dạng các hàm hoặc thủ tục để thực hiện một công việc nào đó theo thiết kế định trước. Do đó PMKT hướng cấu trúc thường được sử dụng để xây dựng phần mềm hệ thống. Yêu cầu về phần mềm kế toán Dễ sử dụng: các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phân cấp, dễ hiểu và dễ sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên người dùng.
Chống sao chép: là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ được bản quyền. Để được như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt lên máy tính sử dụng chỉ làm một thao tác duy nhất là chạy chương trình Setup (Cài đặt). Tương thích với nhiều phần mềm khác: các phần mềm trên thị trường phải tương thích với các phần mềm khắc để không gây xung đột và tạo ra sự cố máy khi chạy chương trình.
Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: phần mềm cần tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi như: bàn phím, chuột, máy quét, máy in, máy đồ họa… Tính cập nhật của phần mềm: không được lạc hậu, được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động của thực tế. Giá cả cạnh tranh: các công ty phần mềm phải biết tiết kiệm chi phí lập trình thông qua sử dụng nguồn nhân lực hợp lí, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập trình và thiết kế phần mềm. Yêu cầu bộ nhớ: các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn. SV: Bùi Thị Thanh Mai 5 Lớp: CQ53/41.02 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính Quyền sử dụng trên mạng: ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu.
Một phần mềm có sử dụng được trên mạng hay không và việc đánh giá phân quyền sử dụng hợp lí cho từng máy thành viên trong mạng như thế nào là một tiêu thức đánh giá hợp lí của một phần mềm. Với các phần mềm kế toán (PMKT) nói riêng, bên cạnh việc thỏa mãn các tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta thường đánh giá nó dựa vào các yêu cầu sau: Khả năng tự động hóa cao: PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các module chương trình để xử lí thống nhất tất cả các phần hành kế toán thành một khâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết. Cơ cấu linh hoạt: cơ cấu linh hoạt của một PMKT thể hiện: Thứ nhất: Sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của hệ thống linh hoạt cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Thứ hai: Sử dụng một mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ động dành cho người sử dụng tự định nghĩa.
Khi cần chỉ cần xác định: tên sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào đó… Điều này cho phép doanh nghiệp tạo được bất kì một sổ kế toán quản trị khi nào cần thiết để cung cấp một khả năng phân tích đa chiều theo nhu cầu quản trị kinh doanh, bên cạnh đó tạo khả năng uyển chuyển cho nhu cầu quản lí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tính bảo mật cao: cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền tuyệt đối phải được bảo mật; ngoài ra các dữ liệu trong nội bộ phải được bảo mật tới từng chứng từ, từng báo cáo từng thực đơn, thực danh mục trong việc phân quyền sử dụng. SV: Bùi Thị Thanh Mai 6 Lớp: CQ53/41.02 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học: một PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc (kể cả các ứng dụng môi trường máy tính, môi trường mạng) để không gây trở ngại cho việc đổi mới hệ thống thành bất kì mức độ nào. Khả năng tổng hợp dữ liệu: trong công tác kế toán, dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để cung cấp các thông tin quản trị.
Tuy vậy tại một thời điểm bất kì, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu từ bất kì một đơn vị phụ thuộc nào, bất kì thứ tiếng nào hay môi trường điện toán nào có thể quản lí tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác: các PMKT phải được tích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện hết các công cụ tạo báo cáo thực hiện hợp tác thương mại điện tử và thanh toán quốc tế. Vì vậy, các PMKT này phải hoạt động độc lập với các cơ sở dữ liệu và không phụ thuộc vào hạ tầng tin học trên máy chủ. Xử lí nhiều loại tiền tệ và nhiều thứ tiếng: một phần mềm hạch toán đa tệ sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình.
Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều thứ tiếng sẽ cho phép doanh nghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau. Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế: đối với các doanh nghiệp lớn (đa ngành, đa quốc gia) tiêu chuẩn đầu tiên của một PMKT là phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống duy nhất chứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ mang tính cục bộ. Điều đó đảm bảo cho tính nhất quản về mặt quản lí, nhất quán về mặt dữ liệu. Đối với các nhà thiết kế phần mềm hệ thống, đây là việc làm không hề dễ vì nó đòi hỏi các nhà chuyên môn không những có tính chuyên nghiệp cao mà còn phải am hiểu tường tận các chế độ chính sách của từng quốc gia.
SV: Bùi Thị Thanh Mai 7 Lớp: CQ53/41.