Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển của máy tính điện tử và công nghệ thông tin đã tác động trực tiếp đến công tác quản lý tài chính - kế toán trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa các thao tác xử lý thủ công, hỗ trợ kiểm soát thông tin nhanh chóng, chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành.

Tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước – đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cho thuê máy móc, thiết bị công nghiệp, xây dựng và kinh doanh thiết bị văn phòng, máy vi tính – công tác kế toán đã bước đầu được tin học hóa. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm sẵn có tại doanh nghiệp chưa đáp ứng hiệu quả các yêu cầu xử lý nghiệp vụ vốn bằng tiền, đặc biệt là khâu lưu trữ, đối chiếu và luân chuyển thông tin của thủ quỹ. Thực trạng này dẫn đến sự gián đoạn trong việc đồng bộ số liệu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước" được thực hiện nhằm giải quyết các bất cập nêu trên.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm hai nội dung chính:

  1. Cung cấp thông tin kế toán vốn bằng tiền một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và nhanh chóng, phục vụ quá trình quản lý lưu chuyển tiền tệ và hoạt động của bộ phận kinh doanh.
  2. Hỗ trợ nhân viên kế toán và thủ quỹ thực hiện quản lý, theo dõi các nghiệp vụ vốn bằng tiền đồng bộ trên hệ thống máy tính.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kế toán vốn bằng tiền và quy trình xử lý thông tin vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước (Địa chỉ: Số NV 3.4, Khu đô thị Tây Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ và thu thập dữ liệu phục vụ xây dựng phần mềm trong năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý thuyết của đề tài được xây dựng trên sự kết hợp giữa lý luận kế toán doanh nghiệp và quy trình phát triển hệ thống thông tin:

  • Lý luận về phần mềm kế toán: Bản chất phần mềm kế toán là hệ thống ứng dụng thu nhận dữ liệu từ chứng từ gốc, lưu trữ, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Phần mềm bắt buộc phải vận hành dựa trên 4 phương pháp kế toán cốt lõi: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán; đồng thời phải đảm bảo tính tuân thủ pháp lý và tính linh hoạt.
  • Lý luận về kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là tài sản lưu động bao gồm tiền mặt tồn quỹ (Tài khoản 111 với các tài khoản cấp hai: 1111 - Tiền Việt Nam, 1112 - Ngoại tệ, 1113 - Vàng tiền tệ), tiền gửi ngân hàng (Tài khoản 112 với các tài khoản cấp hai: 1121 - Tiền Việt Nam, 1122 - Ngoại tệ, 1123 - Vàng tiền tệ) và tiền đang chuyển (Tài khoản 113 gồm 2 tài khoản cấp hai).
  • Nguyên tắc hạch toán và quản lý tiền tệ: Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán viên; quy định thu/chi phải có chứng từ hợp lệ kèm chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc; quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền; hạch toán chênh lệch tỷ giá qua Tài khoản 413, Tài khoản 515 (lãi tỷ giá) hoặc Tài khoản 635 (lỗ tỷ giá); thực hiện kiểm kê quỹ và đối chiếu khớp đúng giữa sổ quỹ và sổ kế toán.
  • Hệ thống biểu mẫu chứng từ và sổ sách quy định: Phiếu thu (Mẫu 02-TT/BB), Phiếu chi (Mẫu 01-TT/BB), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT/BB), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT/BB), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT/BB), Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT/BB), Bảng kê vàng tiền tệ (Mẫu 07-TT/HD), Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 08a-TT/BB và 08b-TT/BB), Bảng kê chi tiền (Mẫu 09-TT/BB), Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi; Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán tiền gửi, Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản liên quan.

Phương pháp nghiên cứu được áp dụng trong đề tài:

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên phòng kế toán, ghi chép chứng từ thực tế, phát phiếu khảo sát và trưng cầu ý kiến chuyên môn.
  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin: Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), ma trận thực thể chức năng, mô hình thực thể liên kết (E-R) và chuyển đổi sang mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ qua 6 quy tắc chuẩn hóa logic.
  • Phương pháp tin học: Lập trình phát triển phần mềm ứng dụng thông qua môi trường Microsoft Visual Studio 2017 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu:

  • Dữ liệu sơ cấp: Khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức, quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách tại phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước.
  • Dữ liệu thứ cấp: Các văn bản quy phạm pháp luật về chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính, tài liệu hệ thống thông tin kế toán và hồ sơ tài chính nội bộ của công ty.

Thiết kế và triển khai

Căn cứ vào kết quả phân tích nghiệp vụ, hệ thống phần mềm kế toán vốn bằng tiền được thiết kế với cấu trúc module chặt chẽ, tối ưu hóa quá trình nhập liệu và kết xuất thông tin:

Kiến trúc chức năng và luồng dữ liệu của hệ thống:

  • Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 bao gồm 6 tiến trình nghiệp vụ cốt lõi:
    1. Tiến trình "Cập nhật số dư đầu kỳ": Tiếp nhận và ghi nhận số dư đầu kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền vào hệ thống.
    2. Tiến trình "Xử lý nghiệp vụ thu, chi tiền mặt": Cập nhật phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán và tự động cập nhật sổ quỹ.
    3. Tiến trình "Xử lý nghiệp vụ thu chi tiền gửi ngân hàng": Tiếp nhận chứng từ ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có để ghi nhận biến động tài khoản ngân hàng.
    4. Tiến trình "Xử lý kiểm kê và xử lý chênh lệch tỷ giá": Thực hiện đối chiếu số dư thực tế với sổ sách, lập biên bản kiểm kê quỹ và định giá lại số dư ngoại tệ theo quy định.
    5. Tiến trình "Ghi sổ": Kết chuyển dữ liệu từ các chứng từ phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 111, 112, 113.
    6. Tiến trình "Lập báo cáo": Tự động tổng hợp và kết xuất các biểu mẫu báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo quản trị.

Mô hình cơ sở dữ liệu vật lý: Cơ sở dữ liệu được tổ chức thành các bảng quan hệ logic, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu:

Tên bảng Chức năng quản lý
NguoiDung Quản lý danh sách người dùng và phân quyền truy cập hệ thống
DMTK Quản lý danh mục tài khoản kế toán
NhomDT Quản lý nhóm đối tượng theo dõi công nợ, giao dịch
DMDT Quản lý danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên
PhieuTC Quản lý thông tin chung chứng từ phiếu thu, phiếu chi tiền mặt
GiayBao Quản lý thông tin chứng từ giấy báo nợ, giấy báo có ngân hàng
PhieuKT Quản lý thông tin chứng từ phiếu kế toán
CTPhieu Quản lý chi tiết định khoản hạch toán các phiếu thu, chi, nợ, có, phiếu kế toán
BBKK Quản lý thông tin biên bản kiểm kê quỹ
CTBBKK Quản lý chi tiết kết quả kiểm kê từng loại tiền trong quỹ

Môi trường công nghệ và công cụ thực hiện:

  • Ngôn ngữ lập trình: C# trên nền tảng .NET Framework.
  • Môi trường phát triển tích hợp (IDE): Microsoft Visual Studio 2017.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server, đảm bảo khả năng quản trị dữ liệu tập trung, phân quyền bảo mật và an toàn thông tin trên mạng cục bộ.
  • Công cụ kết xuất báo cáo: Tích hợp công cụ tạo báo cáo chuyên dụng hỗ trợ xem trực tiếp và xuất dữ liệu sang các định dạng văn phòng.

Quy trình kiểm thử và chuyển giao:

  • Phương pháp kiểm thử: Thực hiện kiểm thử trên bộ dữ liệu thực tế thu thập tại công ty để so sánh kết quả tự động với kết quả tính toán thủ công; kết hợp kiểm thử trên bộ dữ liệu đặc trưng nhằm kiểm soát các trường hợp ngoại lệ phát sinh trong hạch toán đa tệ và chênh lệch tỷ giá.
  • Chuyển giao hệ thống: Cài đặt phần mềm trên hạ tầng máy tính kết nối mạng cục bộ (LAN) của phòng kế toán, thực hiện chuyển đổi số dư đầu kỳ và tổ chức tập huấn vận hành cho kế toán viên và thủ quỹ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương này tập trung trình bày các kiến thức nền tảng về phần mềm kế toán và lý luận kế toán vốn bằng tiền. Về phần mềm kế toán, tác giả phân tích khái niệm, đặc điểm, vai trò thay thế thao tác thủ công và số hóa dữ liệu kế toán; đồng thời nêu rõ các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm như tính tự động hóa, tính linh hoạt, tính bảo mật, khả năng xử lý đa tệ, triển khai theo chuẩn quốc tế và khả năng hỗ trợ tại chỗ. Quy trình phát triển phần mềm kế toán được chuẩn hóa qua 6 giai đoạn: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch, Phân tích hệ thống, Thiết kế hệ thống, Lập trình, Cài đặt và huấn luyện, Bảo hành và bảo trì. Chương 1 cũng phân tích ưu, nhược điểm của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Oracle, SQL Server, Visual FoxPro, MySQL, MS Access), các ngôn ngữ lập trình (C/C++, C#, Java, Visual FoxPro, Visual Basic) và các công cụ báo cáo (Crystal Report, Element WordPro, Report Wizard, Report Designer). Về mặt kế toán, chương hệ thống hóa khái niệm vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển), nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền, các nguyên tắc quản lý tiền tệ, quy định về tỷ giá hối đoái, hệ thống chứng từ, sổ sách và sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản 111, 112, 113.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước

Chương 2 phản ánh toàn diện tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước (thành lập ngày 08/01/2015, mã số thuế 0106742097, người đại diện theo pháp luật là Tổng giám đốc Phương Quốc Phong). Tác giả mô tả cơ cấu bộ máy tổ chức công ty gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc, Phó Giám đốc kế hoạch, Phó Giám đốc kinh doanh và các phòng ban chuyên môn (Tài chính Kế toán, Nhân sự, Kế hoạch kỹ thuật, Thị trường, Các phân xưởng/nhà kho). Khảo sát hệ thống thông tin kế toán cho thấy: nhân sự kế toán đều có trình độ máy tính; phòng kế toán được trang bị máy tính kết nối mạng LAN cục bộ; bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung. Doanh nghiệp áp dụng đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Tuy nhiên, qua phân tích thực trạng quy trình hạch toán, hệ thống chứng từ, sổ sách và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, đồ án chỉ rõ hạn chế lớn nhất là phần mềm hiện hành chưa đáp ứng tốt việc lưu trữ, quản lý dữ liệu nghiệp vụ của thủ quỹ, dẫn đến sự thiếu đồng bộ giữa sổ quỹ và số liệu kế toán tổng hợp, đòi hỏi phải xây dựng một giải pháp phần mềm chuyên biệt.

Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước

Chương 3 trình bày toàn bộ tiến trình kỹ thuật xây dựng phần mềm. Tác giả xác định yêu cầu hệ thống và mô tả chi tiết bài toán quản lý vốn bằng tiền; tiến hành phân tích chức năng thông qua biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân cấp chức năng, ma trận thực thể chức năng và hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 cùng các tiến trình chi tiết (cập nhật số dư đầu kỳ, thu chi tiền mặt, thu chi tiền gửi ngân hàng, xử lý kiểm kê và chênh lệch tỷ giá, ghi sổ, lập báo cáo). Tiếp theo, mô hình khái niệm dữ liệu E-R được thiết lập dựa trên bảng từ điển dữ liệu, xác định rõ các thực thể, mối quan hệ và thuộc tính; sau đó chuyển đổi sang mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 10 bảng dữ liệu vật lý chính. Cuối chương, tác giả giới thiệu tổng quát phần mềm, yêu cầu cài đặt, các giao diện chức năng chính (đăng nhập, cập nhật danh mục, nhập chứng từ phát sinh) và hệ thống báo cáo kế toán được kết xuất từ chương trình.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả kỹ thuật và nghiệp vụ: Xây dựng thành công phần mềm kế toán vốn bằng tiền trên nền tảng Visual Studio 2017 (ngôn ngữ C#) và Microsoft SQL Server. Phần mềm tự động hóa toàn diện các khâu: lập và lưu trữ chứng từ thu/chi tiền mặt, quản lý giao dịch ngân hàng qua giấy báo nợ/có, lập biên bản kiểm kê quỹ, hạch toán chênh lệch tỷ giá, ghi sổ tự động và kết xuất hệ thống báo cáo kế toán.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu chuẩn hóa: Thiết lập hệ thống 10 bảng dữ liệu quan hệ logic, phục vụ quản trị phân quyền người dùng (NguoiDung), hệ thống tài khoản (DMTK), đối tượng theo dõi (NhomDT, DMDT) và các chứng từ nghiệp vụ chi tiết (PhieuTC, GiayBao, PhieuKT, CTPhieu, BBKK, CTBBKK).
  • Đề xuất giải pháp cho doanh nghiệp: Đề xuất quy trình làm việc tích hợp trên phần mềm giữa kế toán viên và thủ quỹ; tận dụng hệ thống mạng LAN sẵn có để luân chuyển dữ liệu tức thời; giảm thiểu sai sót và trùng lặp thông tin so với phương thức quản lý thủ công trước đây.
  • Đóng góp khoa học và thực tiễn: Đồ án đã giải quyết được khoảng trống nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước khi gắn kết trực tiếp hoạt động lưu trữ của thủ quỹ vào hệ thống thông tin kế toán chung, đảm bảo tính khớp đúng giữa số liệu sổ quỹ thực tế và sổ cái kế toán tại mọi thời điểm.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phần mềm mới chỉ tập trung phân tích, thiết kế và cài đặt riêng cho phân hệ kế toán vốn bằng tiền (TK 111, 112, 113), chưa được tích hợp hoàn chỉnh với tất cả các phân hệ kế toán quản trị và tài chính khác như kế toán bán hàng, kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí và tính giá thành trong doanh nghiệp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục mở rộng các module kế toán còn lại để hoàn thiện một hệ thống phần mềm kế toán tổng thể; nâng cấp kiến trúc phần mềm hỗ trợ môi trường Web hoặc ứng dụng đám mây nhằm cho phép truy cập, quản lý dữ liệu từ xa ngoài phạm vi mạng nội bộ.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kế toán và Kế toán doanh nghiệp cần tài liệu mẫu về quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán từ khảo sát nghiệp vụ thực tế đến xây dựng ứng dụng phần mềm hoàn chỉnh.
  • Người làm đề tài khóa luận về phát triển phần mềm kế toán ứng dụng có thể tham khảo trực tiếp:
    • Phương pháp mô hình hóa dữ liệu (xây dựng DFD, E-R và chuyển đổi sang mô hình CSDL quan hệ).
    • Cấu trúc thiết kế 10 bảng cơ sở dữ liệu chuẩn cho phần hành kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
    • Kỹ thuật kết hợp ngôn ngữ lập trình C# trên Visual Studio 2017 với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.

Câu hỏi thường gặp

  1. Đồ án được thực hiện tại đơn vị nào và do ai hướng dẫn? Đồ án do sinh viên Bùi Thị Thanh Mai (Lớp CQ53/41.02, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện Tài chính) thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Hà Văn Sang vào năm 2019, nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước.

  2. Lý do chính khiến tác giả quyết định xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền mới cho công ty là gì? Mặc dù Công ty Hải Phước đã trang bị máy tính và phần mềm kế toán, nhưng các nghiệp vụ vốn bằng tiền – đặc biệt là việc ghi chép, lưu trữ và theo dõi thông tin của thủ quỹ – chưa được hỗ trợ hiệu quả trên phần mềm hiện tại, dẫn đến sự thiếu đồng bộ giữa sổ quỹ và số liệu kế toán.

  3. Những công cụ tin học nào đã được tác giả lựa chọn để xây dựng phần mềm? Hệ thống được phát triển bằng ngôn ngữ C# trên môi trường Microsoft Visual Studio 2017, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server và tích hợp các công cụ thiết kế, kết xuất báo cáo kế toán.

  4. Cơ sở dữ liệu vật lý của phần mềm bao gồm những bảng chính nào? Cơ sở dữ liệu gồm 10 bảng: NguoiDung (quản lý người dùng, phân quyền), DMTK (danh mục tài khoản), NhomDT (nhóm đối tượng), DMDT (danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên), PhieuTC (phiếu thu, chi), GiayBao (giấy báo nợ, báo có), PhieuKT (phiếu kế toán), CTPhieu (chi tiết hạch toán chứng từ), BBKK (biên bản kiểm kê quỹ) và CTBBKK (chi tiết biên bản kiểm kê).

  5. Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong phần mềm hỗ trợ những tài khoản chủ yếu nào? Phần mềm hỗ trợ quản lý và hạch toán trên 3 tài khoản chính: Tài khoản 111 - Tiền mặt (1111, 1112, 1113), Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122, 1123) và Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển, cùng các tài khoản liên quan như Tài khoản 413, 515, 635 để xử lý chênh lệch tỷ giá.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Thanh Mai đã hoàn thành đầy đủ các mục tiêu đề ra về mặt lý luận và ứng dụng thực tiễn trong chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế. Thông qua việc khảo sát chi tiết thực trạng kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị Hải Phước, tác giả đã phân tích, thiết kế và xây dựng thành công phần mềm kế toán vốn bằng tiền bằng công cụ Visual Studio 2017 và SQL Server. Kết quả nghiên cứu không chỉ giải quyết trực tiếp vướng mắc trong quản lý sổ quỹ và chứng từ tiền tệ tại đơn vị thực tập mà còn cung cấp một mô hình tham khảo chuẩn xác về quy trình tin học hóa nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp.