CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 1. Khái niệm về phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán.
Để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, bên cạnh phần mềm kế toán còn có thêm 4 thành phần khác, đó là phần cứng, thủ tục, dữ liệu và con người. Các thành phần của một hệ thống thông tin: (1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin. (2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra.
(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc 11 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý. (5) Thủ tục: là những chỉ dẫn của con người. Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, được ứng dụng trong việc ghi chép và xử lý các giao dịch kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Đặc điểm của phần mềm kế toán - Phần mềm kế toán có tính chất tuân thủ: + Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán.
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp. + Phần mềm kế toán phải phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. + Các báo cáo tuân theo mẫu của doanh nghiệp là các báo cáo quản trị. - Sử dụng các phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác kế toán và công tác quản lý.
+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị. + Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung 12 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp kinh tế ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số liệu hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. + Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. - Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có.
Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Phần mềm kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm nói chung như sau: + Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng, các ngôn ngữ phải phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên của người dùng. + Tương thích với các phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường phải tương thích với các phần mềm khác để tránh gây xung đột và sự cố máy khi chạy chương trình. + Chống sao chép: Các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt chương trình lên máy tính chúng ta chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất đó là chạy chương trình cài đặt (Setup).
Chống sao chép chính là tiêu chuẩn để bảo vệ bản quyền của một phần mềm. 13 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp + Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Khi hoạt động, các phần mềm thường có thông tin vào, ra thông qua các thiết bị ngoại vi. Một phần mềm cần phải có khả năng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi khác nhau như: bàn phím, chuột, máy quét ảnh, máy in… + Tính thời trang của phần mềm: Phần mềm phải không được lạc hậu, được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động thực tế, phù hợp với mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin của xã hội. + Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
+ Tính giá cả cạnh tranh: Đã là sản phẩm tung ra bán trên thị trường thì yếu tố giá cả đặc biệt quan trọng. Để có thể cạnh tranh với các phần mềm khác trên thị trường thì các công ty cần đưa ra một mức giá hợp lý, thông qua việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập trình và thiết kế phần mềm. + Quyền sử dụng trên mạng: Một phần mềm có được sử dụng trên mạng hay không và việc phân quyền sử dụng cho người dùng như thế nào là một trong những tiêu thức đánh giá một phần mềm. Ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu.
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với các đặc điểm: + Phần mềm kế toán có tính tuân thủ. + Sử dụng các phương pháp kế toán. + Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo. - Bên cạnh việc đáp ứng được những tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta còn đánh giá các phần mềm kế toán nói riêng dựa vào các tiêu chuẩn sau: + Đáp ứng công tác kế toán 14 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp PMKT phải đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiện hành của pháp luật về kế toán.
+ Khả năng tự động hóa cao PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các modul chương trình để xử lý thống nhất tất cả các thành phần kế toán thành một khâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết. + Cơ cấu linh hoạt Cơ cấu linh hoạt của một phần mềm kế toán thể hiện ở hai mặt kỹ thuật xử lý trong một chương trình, bao gồm: ✓ Thứ nhất, sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của hệ thống linh hoạt. Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. ✓ Thứ hai, sử dụng một số mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ tự động dành cho người sử dụng tự động định nghĩa.
Khi cần, chỉ cần xác định: tên sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó, nó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào. + Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán ✓ Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. ✓ Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán. ✓ Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
+ Tính bảo mật thông tin Khi tổ chức hạch toán kế toán dựa trên mạng máy tính, một tiêu chuẩn rất quan trọng là tính bảo mật dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có được sự bình 15 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp yên trong cạnh tranh. Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền tuyệt đối phải được bảo mật. + Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học Nhìn chung, các doanh nghiệp đều muốn phần mềm mình đang sử dụng dựa trên một hạ tầng tin học linh hoạt, dễ dàng phát triển hệ thống thông tin của mình khi doanh nghiệp có điều kiện phát triển và mở rộng quy mô. Một PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở ngại cho việc đổi mới hệ thống.
+ Khả năng tổng hợp dữ liệu Dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị. Tuy nhiên tại một thời điểm, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu để có thể quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn doanh nghiệp. + Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác Một phần mềm kế toán được đánh giá là hiện đại, có độ đa dạng lớn nếu khả năng tích hợp được với nhiều các sản phầm khác. Các PMKT phải được tích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện các công cụ tạo báo cáo (kể cả báo cáo thông qua các trang web), thực hiện hợp tác thương mại điện tử và thanh toán quốc tế.