Luận văn tốt nghiệp: Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần iuedu

Luận văn tốt nghiệp trình bày quy trình xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần iuedu, ứng dụng công nghệ hiện đại.

• Tác giả: Phạm Thị Hải Yến
• Người hướng dẫn: Th.S. Nguyễn Hữu Xuân Trường
• Trường học: Học viện Tài Chính
• Đề tài: Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Bán Hàng Tại Công Ty Cổ Phần iuEdu
• Loại tài liệu: đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC VIẾT TẮT CÁC TỪ SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
• MỤC LỤC
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
• 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán
• 1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán
• 1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
• 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
• 1.1.5. Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán
• 1.2. Nhận thức chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
• 1.2.1. Một số khái niệm
• 1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
• 1.2.3. Các tài khoản sử dụng
• 1.2.4. Các chứng từ sử dụng
• 1.2.5. Sơ đồ luân chuyển chứng từ
• 1.2.6. Các hình thức kế toán
• 1.2.7. Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng
• 2. CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IUEDU
• 2.1. Giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần Iuedu
• 2.1.1. Thông tin chung
• 2.1.2. Lĩnh vực hoạt động
• 2.1.3. Tổ chức bộ máy công ty
• 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần IuEdu
• 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 2.2.2. Hình thức kế toán sử dụng
• 2.2.3. Chứng từ kế toán mà công ty sử dụng
• 2.2.4. Tài khoản kế toán công ty sử dụng
• 2.2.5. Sổ sách kế toán công ty sử dụng
• 2.2.6. Quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng của Công ty cổ phần iuEdu
• 2.2.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
• 2.2.8. Đánh giá hệ thống và phương hướng phát triển phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Iuedu
• 2.2.8.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người. Hình thức kế toán áp dụng
• 2.2.8.2. Tài khoản sử dụng
• 2.2.8.3. Các chứng từ sử dụng
• 2.2.8.4. Tổ chức bộ sổ kế toán
• 2.2.8.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bán hàng
• 2.2.8.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
• 3. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IUEDU
• 3.1. Phân tích hệ thống thông tin kế toán bán hàng
• 3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống
• 3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
• 3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán
• 3.1.4. Ma trận thực thể - chức năng
• 3.1.5. Phân tích mô hình khái niệm – logic
• 3.1.6. Thiết kế mô hình logic
• 3.1.7. Thiết kế mô hình vật lý
• 3.1.8. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ
• 3.1.9. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
• 3.1.10. Xác định luồng hệ thống. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống
• 3.1.11. Thiết kế các giao diện
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Giới thiệu về phần mềm kế toán bán hàng

Phần mềm kế toán bán hàng là một công cụ quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp ghi chép các giao dịch bán hàng mà còn hỗ trợ trong việc phân tích và báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty cổ phần như iuEdu, nơi mà việc quản lý thông tin tài chính là rất cần thiết. Việc áp dụng phần mềm kế toán bán hàng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép và xử lý thông tin, đồng thời tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính. Theo một nghiên cứu, việc sử dụng phần mềm kế toán có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao năng suất lao động.

1.1. Lợi ích của phần mềm kế toán bán hàng

Sử dụng phần mềm kế toán bán hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó giúp tự động hóa quy trình ghi chép và xử lý thông tin, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên kế toán. Thứ hai, phần mềm kế toán này cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính. Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng còn giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình kho hàng, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Cuối cùng, phần mềm kế toán còn hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán, đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả.

II. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần iuEdu

Công ty cổ phần iuEdu hiện đang áp dụng một số phương pháp kế toán truyền thống trong công tác quản lý bán hàng. Tuy nhiên, việc này vẫn còn nhiều hạn chế, đặc biệt là trong việc xử lý thông tin và báo cáo tài chính. Hệ thống kế toán hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu về tính chính xác và nhanh chóng trong việc cung cấp thông tin. Việc thiếu hụt phần mềm kế toán chuyên dụng đã dẫn đến tình trạng sai sót trong ghi chép và báo cáo. Theo khảo sát, 70% nhân viên kế toán cho rằng việc áp dụng phần mềm kế toán bán hàng sẽ giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc. Do đó, việc xây dựng một phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của công ty là rất cần thiết.

2.1. Đánh giá hệ thống kế toán hiện tại

Hệ thống kế toán hiện tại của công ty cổ phần iuEdu chủ yếu dựa vào các phương pháp thủ công. Điều này dẫn đến nhiều khó khăn trong việc theo dõi và quản lý thông tin tài chính. Các báo cáo tài chính thường xuyên bị chậm trễ và không chính xác, gây khó khăn cho việc ra quyết định của lãnh đạo. Việc thiếu hụt phần mềm quản lý bán hàng đã làm giảm hiệu quả công việc của nhân viên kế toán. Theo ý kiến của các chuyên gia, việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, tăng cường tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin.

III. Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần iuEdu

Việc xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần iuEdu là một bước đi quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Phần mềm kế toán này sẽ được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công ty, từ việc ghi chép giao dịch đến việc lập báo cáo tài chính. Mục tiêu chính của dự án là tạo ra một hệ thống dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và có khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Theo dự kiến, phần mềm kế toán sẽ giúp giảm thiểu thời gian xử lý thông tin và tăng cường tính chính xác trong công tác kế toán.

3.1. Quy trình phát triển phần mềm

Quy trình phát triển phần mềm kế toán bán hàng sẽ bao gồm các bước như phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, lập trình và kiểm thử. Đầu tiên, nhóm phát triển sẽ tiến hành khảo sát và thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan để xác định các yêu cầu cụ thể của phần mềm kế toán. Sau đó, thiết kế hệ thống sẽ được thực hiện dựa trên các yêu cầu đã thu thập. Cuối cùng, phần mềm sẽ được lập trình và kiểm thử để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả trước khi đưa vào sử dụng. Việc áp dụng quy trình phát triển này sẽ giúp đảm bảo rằng phần mềm kế toán đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và trở thành công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế, việc số hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian xử lý tác nghiệp, hạn chế sai sót từ thao tác thủ công, tiết kiệm chi phí và nâng cao độ chính xác khi lập báo cáo tài chính phục vụ công tác điều hành. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng đầu tư hạ tầng phần cứng mà chưa chú trọng phát triển các phần mềm quản lý tương thích với quy trình nghiệp vụ nội bộ.

Công ty Cổ phần iuEdu là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp và thiết bị giáo dục, bao gồm: bảng Up đa năng, máy chiếu, máy tính, thiết bị trắc nghiệm cùng phần mềm soạn thảo giáo án Air, hệ nội dung và tài nguyên giáo án. Xuất phát từ thực tế kinh doanh tại đơn vị, tác giả lựa chọn đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu" nhằm tin học hóa quy trình kế toán bán hàng, hỗ trợ theo dõi hàng hóa, doanh thu chặt chẽ và khắc phục các sai sót của phương pháp hạch toán thủ công.

Mục tiêu nghiên cứu của đồ án được xác định cụ thể gồm 3 nội dung:

1. Xây dựng hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế tại doanh nghiệp.
2. Cung cấp đầy đủ các chức năng đáp ứng đúng quy trình và yêu cầu của nghiệp vụ kế toán bán hàng.
3. Cung cấp hệ thống thông tin quản lý chi tiết về danh mục khách hàng và hàng hóa.

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và quy trình luân chuyển chứng từ, số liệu kế toán tại Công ty Cổ phần iuEdu.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Không gian: Tại Công ty Cổ phần iuEdu.
  • Nội dung: Tiếp cận công tác tổ chức kế toán bán hàng theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, từ đó ứng dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu để phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán bán hàng hoàn chỉnh.
  • Thời gian: Dữ liệu và khảo sát thực hiện trong năm 2016.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án tiếp cận song song giữa lý luận kế toán doanh nghiệp và phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin:

1. Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

• Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán: Phần mềm kế toán được xác định là một trong năm thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh (bao gồm: con người, phần cứng, chương trình/phần mềm, dữ liệu và thủ tục). Phần mềm phải bảo đảm tính tuân thủ pháp luật, áp dụng đầy đủ bốn phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán) và có tính mềm dẻo khi chính sách thay đổi.
• Văn bản pháp luật và chuẩn mực kế toán: Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng trong nghiên cứu bao gồm:
  • Tài khoản hạch toán: TK 131 (Phải thu của khách hàng), TK 156 (Hàng hóa), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu: TK 5211 - Chiết khấu thương mại, TK 5212 - Hàng bán bị trả lại, TK 5213 - Giảm giá hàng bán), TK 641 (Chi phí bán hàng, mở 7 tài khoản cấp 2: 6411 đến 6418), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp, mở 8 tài khoản cấp 2: 6421 đến 6426, 6417, 6418).
  • Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT - 3LL), Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02 - GTTT - 3L) và các bảng kê, phiếu xuất kho liên quan.

2. Phương pháp nghiên cứu

• Phương pháp thu thập thông tin: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ kế toán và nhân viên quản lý, phát phiếu điều tra, quan sát luồng luân chuyển chứng từ và ghi chép thực tế tại đơn vị thực tập, tham khảo ý kiến chuyên gia.
• Phương pháp tập hợp: Thu thập hệ thống hồ sơ, chứng từ gốc, sổ sách kế toán và mẫu biểu báo cáo tài chính phát sinh từ hoạt động bán hàng của công ty.
• Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa nguyên lý hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với thực tế triển khai sổ sách tại đơn vị để tìm ra các điểm bất cập cần tin học hóa.
• Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc (Structured Analysis - SA): Kết hợp phân tích từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up) để xây dựng biểu đồ phân rã chức năng (FDD), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), ma trận thực thể - chức năng (CRUD) và mô hình thực thể liên kết (E-R) chuyển đổi sang mô hình dữ liệu quan hệ.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán và công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa toàn diện nền tảng lý luận về phần mềm kế toán và quy trình hạch toán bán hàng:

• Lý luận về phần mềm kế toán: Trình bày định nghĩa, 5 thành phần của hệ thống thông tin, các yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm (tính dễ dùng, bảo mật, tương thích, chống sao chép, tự động hóa cao, cơ cấu linh hoạt). Phân tích chi tiết quy trình 6 bước xây dựng phần mềm: (1) Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án; (2) Phân tích hệ thống (chức năng và dữ liệu); (3) Thiết kế hệ thống (kiến trúc, CSDL, module, giao diện); (4) Lập trình; (5) Kiểm thử; (6) Cài đặt, bảo hành và bảo trì.
• Khảo sát công cụ tin học: Đánh giá ưu nhược điểm của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft Access, SQL Server, Oracle, Visual FoxPro), các dòng ngôn ngữ lập trình (hướng cấu trúc và hướng đối tượng như C#, Java, C++) và các công cụ kết xuất báo cáo (Crystal Report, XtraReport trong DevExpress, Element WordPro).
• Lý luận về kế toán bán hàng: Làm rõ khái niệm bán hàng, doanh thu, doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, các khoản giảm trừ doanh thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; nhiệm vụ của kế toán bán hàng; hệ thống chứng từ, tài khoản hạch toán và sơ đồ luân chuyển chứng từ hóa đơn thuế GTGT.

Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu

Chương 2 phản ánh chi tiết kết quả khảo sát thực tế tại đơn vị thực tập:

• Giới thiệu doanh nghiệp: Tổng quan về Công ty Cổ phần iuEdu, cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành và các nhóm sản phẩm giải pháp giáo dục chủ lực (bảng Up, máy chiếu, máy tính, thiết bị trắc nghiệm, phần mềm soạn thảo giáo án Air).
• Thực trạng công tác kế toán bán hàng: Mô tả bộ máy kế toán, hình thức kế toán áp dụng, hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán sử dụng, hệ thống sổ sách kế toán và quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng thực tế tại công ty.
• Đánh giá hệ thống và tình hình ứng dụng CNTT: Phân tích những ưu điểm và hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty; chỉ rõ nhu cầu cấp thiết cần phải xây dựng một phần mềm kế toán bán hàng chuyên biệt nhằm tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu, kiểm soát công nợ khách hàng và tự động hóa khâu lập báo cáo doanh thu.

Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu

Chương 3 là phần trọng tâm kỹ thuật của đồ án, mô tả toàn bộ quá trình phân tích và thiết kế phần mềm:

• Phân tích hệ thống thông tin kế toán: Xác định mục tiêu, yêu cầu bài toán; xây dựng Biểu đồ phân rã chức năng (FDD), Biểu đồ ngữ cảnh, Ma trận thực thể - chức năng.
• Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 và biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 cho 4 tiến trình nghiệp vụ cốt lõi:
  1. Tiến trình "Bán hàng"
  2. Tiến trình "Xử lý hàng bán bị trả lại"
  3. Tiến trình "Ghi sổ"
  4. Tiến trình "Lập báo cáo"
• Thiết kế cơ sở dữ liệu: Xây dựng Mô hình thực thể liên kết (E-R), thực hiện quy tắc chuyển đổi sang mô hình dữ liệu quan hệ, phi chuẩn hóa cơ sở dữ liệu để tối ưu hóa truy vấn, đặc tả các trường dữ liệu và thiết kế tệp CSDL vật lý.
• Thiết kế giao diện: Thiết lập luồng hệ thống, thiết kế hệ thống thực đơn (menu) và các giao diện người dùng chính (form đăng nhập, form cập nhật danh mục khách hàng - hàng hóa, form hóa đơn bán hàng, form xử lý hàng bán trả lại, form kết xuất báo cáo bán hàng).

---

Thiết kế và triển khai

Phần mềm kế toán bán hàng cho Công ty Cổ phần iuEdu được thiết kế dựa trên các mô hình kỹ thuật và giải pháp công nghệ cụ thể được trình bày trong đồ án:

1. Tổng hợp đánh giá công cụ công nghệ khảo sát trong đồ án

Công cụ / Công nghệ	Ưu điểm ghi nhận trong đồ án	Nhược điểm / Ràng buộc ghi nhận	Phạm vi áp dụng phù hợp
Microsoft Access	Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng	Giới hạn CSDL (< 2GB), giới hạn số người dùng, không hỗ trợ mạng từ xa	Ứng dụng quy mô nhỏ
Microsoft SQL Server	Tốc độ ổn định, dễ sử dụng, hệ thống hàm tiện ích mạnh	Tối ưu hóa chủ yếu trên môi trường hệ điều hành Windows	CSDL quy mô vừa và nhỏ
Oracle	Độ bảo mật và an toàn dữ liệu rất cao, cơ chế phân quyền rõ ràng	Chi phí đầu tư cao, cấu hình máy mạnh, quản trị phức tạp	Ứng dụng có CSDL lớn
Visual FoxPro	Hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, thiết kế giao diện trực quan nhanh	Bảo mật kém, không an toàn trên mạng, bản cũ không hỗ trợ Unicode	CSDL quy mô vừa và nhỏ
Ngôn ngữ C#	Hướng đối tượng, đóng gói dữ liệu, tương thích môi trường phát triển hiện đại	Đòi hỏi môi trường thực thi framework tương ứng	Xây dựng phần mềm ứng dụng quản lý
Crystal Report / XtraReport	Hỗ trợ kết xuất báo cáo đa dạng (PDF, Excel, Doc), tùy biến linh hoạt	Cần tích hợp thư viện vào bộ cài đặt	Thiết kế mẫu biểu báo cáo kế toán

2. Kiến trúc chức năng và mô hình dữ liệu

• Hệ thống chức năng (FDD & DFD): Hệ thống phân rã bài toán thành các khối chức năng chính gồm quản lý danh mục (hàng hóa, khách hàng, nhân viên), quản lý giao dịch bán hàng (lập hóa đơn GTGT, tính thuế, áp dụng chiết khấu), xử lý hàng bán bị trả lại, cập nhật sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, kết xuất báo cáo doanh thu và công nợ.
• Mô hình luồng dữ liệu (DFD):
  • Biểu đồ ngữ cảnh (Hình 3.1) xác định các tác nhân ngoài tương tác với hệ thống (Khách hàng, Kế toán viên, Ban Giám đốc).
  • Biểu đồ mức 0 (Hình 3.3) phân định rõ luồng dữ liệu đi qua 4 phân hệ tiến trình (Bán hàng, Xử lý hàng bán bị trả lại, Ghi sổ, Lập báo cáo).
• Cơ sở dữ liệu: Áp dụng mô hình E-R chuẩn hóa thành các quan hệ dữ liệu liên kết 1:1, 1:n và n:m, định nghĩa đầy đủ khóa chính, khóa ngoại, ràng buộc toàn vẹn dữ liệu cho các bảng thông tin danh mục và bảng giao dịch chứng từ.
• Hệ thống giao diện và kiểm thử: Thiết kế các màn hình form nhập liệu thân thiện, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào trước khi lưu vào CSDL; xây dựng giải pháp kiểm thử hệ thống dựa trên bộ số liệu kế toán thực tế tại iuEdu kết hợp dữ liệu giả định nghiệp vụ phát sinh.

---

Kết quả và đóng góp

• Kết quả đạt được:
  • Hoàn thành đầy đủ bộ hồ sơ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng hoàn chỉnh cho Công ty Cổ phần iuEdu theo phương pháp phân tích có cấu trúc SA.
  • Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ và thiết kế cấu trúc vật lý các bảng dữ liệu, chuẩn hóa quy trình lưu trữ thông tin về khách hàng, hàng hóa giáo dục và hóa đơn chứng từ.
  • Thiết kế hệ thống giao diện tương tác (các form chức năng) và biểu mẫu báo cáo bám sát quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Đóng góp của đồ án:
  • Cung cấp giải pháp tin học hóa nghiệp vụ kế toán bán hàng phù hợp với đặc thù sản phẩm kinh doanh giải pháp giáo dục tại Công ty Cổ phần iuEdu.
  • Khắc phục các hạn chế của phương pháp ghi chép thủ công, giúp tự động hóa quá trình tính toán thuế GTGT, chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại và tổng hợp doanh thu thuần, hỗ trợ công tác quản lý tài chính tại đơn vị nhanh chóng và chính xác hơn.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:
  • Đề tài tập trung chủ yếu vào phân hệ kế toán bán hàng và các nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến doanh thu, giảm trừ doanh thu và giá vốn, chưa bao quát toàn bộ các phân hệ kế toán khác trong doanh nghiệp (như kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định chi tiết, kế toán chi phí giá thành sản xuất).
  • Phạm vi khảo sát và ứng dụng giới hạn tại Công ty Cổ phần iuEdu trong năm 2016.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Tiếp tục phát triển và tích hợp thêm các phân hệ kế toán quản trị khác để hình thành hệ thống phần mềm kế toán tổng thể (ERP thu nhỏ) cho doanh nghiệp.
  • Nâng cấp khả năng bảo mật phân quyền đa người dùng trên môi trường mạng và hoàn thiện các tính năng sao lưu dữ liệu tự động.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng sử dụng tài liệu:
  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học tài chính - kế toán, Kế toán doanh nghiệp đang thực hiện đồ án tốt nghiệp hoặc nghiên cứu về tin học hóa công tác kế toán.
  • Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) và lập trình viên phần mềm quản lý doanh nghiệp cần tài liệu tham khảo về quy trình phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp cấu trúc.
• Nội dung có giá trị tham khảo nổi bật:
  • Toàn bộ quy trình đặc tả hệ thống từ Biểu đồ phân rã chức năng (FDD), Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0, mức 1) đến Ma trận thực thể - chức năng (CRUD).
  • Phương pháp chuyển đổi từ mô hình thực thể liên kết (E-R) sang mô hình dữ liệu quan hệ và thiết kế CSDL vật lý tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài áp dụng chế độ kế toán và thông tư nào của Bộ Tài chính?
Đề tài áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, hạch toán doanh thu qua TK 511, các khoản giảm trừ doanh thu qua TK 521 (gồm 3 tài khoản cấp 2: 5211, 5212, 5213), giá vốn qua TK 632, và chi phí bán hàng/chi phí quản lý qua các tài khoản chi tiết thuộc TK 641, TK 642.

2. Công ty Cổ phần iuEdu kinh doanh những sản phẩm, mặt hàng gì trong khảo sát?
Công ty hoạt động trong lĩnh vực giải pháp giáo dục, kinh doanh các thiết bị: bảng Up đa năng, máy chiếu, máy tính, thiết bị trắc nghiệm cùng phần mềm soạn thảo giáo án Air, hệ nội dung và tài nguyên giáo án.

3. Ngôn ngữ lập trình và các công cụ tin học chính được tác giả đề xuất/sử dụng là gì?
Đồ án sử dụng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng C#, phân tích các hệ quản trị CSDL như Microsoft SQL Server, Microsoft Access và các công cụ tạo báo cáo chuyên dụng như Crystal Report, XtraReport (DevExpress).

4. Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 1 trong đồ án gồm những tiến trình nghiệp vụ nào?
DFD mức 1 của hệ thống bao gồm 4 tiến trình chính: (1) Tiến trình Bán hàng, (2) Tiến trình Xử lý hàng bán bị trả lại, (3) Tiến trình Ghi sổ, và (4) Tiến trình Lập báo cáo.

5. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống nào được sử dụng xuyên suốt đồ án?
Tác giả sử dụng phương pháp phân tích có cấu trúc SA (Structured Analysis), kết hợp phân tích từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up), từ mức vật lý của hệ thống cũ sang mức logic và xây dựng thiết kế vật lý cho hệ thống mới.

---

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu" của tác giả Phạm Thị Hải Yến là công trình nghiên cứu ứng dụng kết hợp chặt chẽ giữa chuyên môn kế toán doanh nghiệp và kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Tác giả đã hoàn thiện hệ thống tài liệu phân tích nghiệp vụ, mô hình hóa dữ liệu và thiết kế giải pháp phần mềm kế toán bán hàng bám sát Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị về phương pháp luận và kỹ thuật thiết kế phần mềm kế toán cho sinh viên khối ngành Hệ thống thông tin kinh tế và Kế toán ứng dụng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 1. Khái niệm về phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán.

Để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, bên cạnh phần mềm kế toán còn có thêm 4 thành phần khác, đó là phần cứng, thủ tục, dữ liệu và con người. Các thành phần của một hệ thống thông tin: (1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin. (2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra.

(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc 11 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý. (5) Thủ tục: là những chỉ dẫn của con người. Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, được ứng dụng trong việc ghi chép và xử lý các giao dịch kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Đặc điểm của phần mềm kế toán - Phần mềm kế toán có tính chất tuân thủ: + Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán.

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp. + Phần mềm kế toán phải phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. + Các báo cáo tuân theo mẫu của doanh nghiệp là các báo cáo quản trị. - Sử dụng các phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác kế toán và công tác quản lý.

+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị. + Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung 12 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp kinh tế ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số liệu hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. + Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. - Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có.

Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Phần mềm kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm nói chung như sau: + Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng, các ngôn ngữ phải phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên của người dùng. + Tương thích với các phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường phải tương thích với các phần mềm khác để tránh gây xung đột và sự cố máy khi chạy chương trình. + Chống sao chép: Các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt chương trình lên máy tính chúng ta chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất đó là chạy chương trình cài đặt (Setup).

Chống sao chép chính là tiêu chuẩn để bảo vệ bản quyền của một phần mềm. 13 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp + Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Khi hoạt động, các phần mềm thường có thông tin vào, ra thông qua các thiết bị ngoại vi. Một phần mềm cần phải có khả năng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi khác nhau như: bàn phím, chuột, máy quét ảnh, máy in… + Tính thời trang của phần mềm: Phần mềm phải không được lạc hậu, được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động thực tế, phù hợp với mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin của xã hội. + Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.

+ Tính giá cả cạnh tranh: Đã là sản phẩm tung ra bán trên thị trường thì yếu tố giá cả đặc biệt quan trọng. Để có thể cạnh tranh với các phần mềm khác trên thị trường thì các công ty cần đưa ra một mức giá hợp lý, thông qua việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập trình và thiết kế phần mềm. + Quyền sử dụng trên mạng: Một phần mềm có được sử dụng trên mạng hay không và việc phân quyền sử dụng cho người dùng như thế nào là một trong những tiêu thức đánh giá một phần mềm. Ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu.

- Phần mềm kế toán phải phù hợp với các đặc điểm: + Phần mềm kế toán có tính tuân thủ. + Sử dụng các phương pháp kế toán. + Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo. - Bên cạnh việc đáp ứng được những tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta còn đánh giá các phần mềm kế toán nói riêng dựa vào các tiêu chuẩn sau: + Đáp ứng công tác kế toán 14 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp PMKT phải đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiện hành của pháp luật về kế toán.

+ Khả năng tự động hóa cao PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các modul chương trình để xử lý thống nhất tất cả các thành phần kế toán thành một khâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết. + Cơ cấu linh hoạt Cơ cấu linh hoạt của một phần mềm kế toán thể hiện ở hai mặt kỹ thuật xử lý trong một chương trình, bao gồm: ✓ Thứ nhất, sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của hệ thống linh hoạt. Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. ✓ Thứ hai, sử dụng một số mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ tự động dành cho người sử dụng tự động định nghĩa.

Khi cần, chỉ cần xác định: tên sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó, nó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào. + Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán ✓ Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. ✓ Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán. ✓ Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.

+ Tính bảo mật thông tin Khi tổ chức hạch toán kế toán dựa trên mạng máy tính, một tiêu chuẩn rất quan trọng là tính bảo mật dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có được sự bình 15 Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến Lớp:CQ50/41.03 Luan van Học Viện Tài Chính Đồ Án Tốt Nghiệp yên trong cạnh tranh. Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền tuyệt đối phải được bảo mật. + Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học Nhìn chung, các doanh nghiệp đều muốn phần mềm mình đang sử dụng dựa trên một hạ tầng tin học linh hoạt, dễ dàng phát triển hệ thống thông tin của mình khi doanh nghiệp có điều kiện phát triển và mở rộng quy mô. Một PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở ngại cho việc đổi mới hệ thống.

+ Khả năng tổng hợp dữ liệu Dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị. Tuy nhiên tại một thời điểm, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu để có thể quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn doanh nghiệp. + Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác Một phần mềm kế toán được đánh giá là hiện đại, có độ đa dạng lớn nếu khả năng tích hợp được với nhiều các sản phầm khác. Các PMKT phải được tích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện các công cụ tạo báo cáo (kể cả báo cáo thông qua các trang web), thực hiện hợp tác thương mại điện tử và thanh toán quốc tế.