Luận văn tốt nghiệp: Phát triển phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Minh Ly

Luận văn tốt nghiệp trình bày phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Minh Ly, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.

• Tác giả: Nguyễn Thị Mai Hương
• Người hướng dẫn: ThS. Phan Phước Long
• Trường học: Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế
• Đề tài: Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Doanh Thu Bán Hàng Tại Công Ty TNHH Minh Ly
• Loại tài liệu: đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC VIẾT TẮT
• 1. CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG
• 1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
• 1.2. Khái niệm,đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
• 1.3. Yêu cầu của phần mềm kế toán
• 1.4. Công cụ thực hiện đề tài
• 1.5. Tạo báo cáo
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH LY
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly
• 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
• 2.3. Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty
• 2.4. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty và hướng khắc phục
• 2.5. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
• 3. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH LY
• 3.1. Phân tích hệ thống
• 3.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
• 3.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán
• 3.4. Phân tích mô hình khái niệm logic
• 3.5. Mô hình khái niệm dữ liệu
• 3.6. Mô hình khái niệm dữ liệu E-R
• 3.7. Thiết kế mô hình logic
• 3.8. Thiết kế mô hình vật lý
• 3.9. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
• 3.10. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống
• 3.11. Thiết kế các giao diện
• 3.12. Xây dựng chương trình
• 3.13. Các chức năng chính của chương trình
• 3.14. Xác định luồng hệ thống
• 3.15. Một số code chương trình
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng

Phần mềm kế toán doanh thu bán hàng là một công cụ quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán giúp tự động hóa quy trình ghi chép và xử lý thông tin kế toán, từ việc lập chứng từ đến việc in báo cáo tài chính. Đặc điểm nổi bật của phần mềm kế toán là tính tuân thủ các quy định pháp luật và khả năng linh hoạt trong việc điều chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Việc xây dựng phần mềm kế toán cần phải dựa trên các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin. Giải pháp kế toán này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán.

1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Việc xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp cần dựa trên cơ sở thực tiễn của hoạt động kinh doanh. Doanh thu bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý doanh thu hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định chiến lược. Các phần mềm kế toán hiện đại thường tích hợp các chức năng như quản lý doanh thu, báo cáo tài chính, và quản lý tài chính để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao tính chính xác trong các báo cáo tài chính.

1.2. Yêu cầu của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán cần đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau để phục vụ cho quản lý doanh thu hiệu quả. Đầu tiên, phần mềm phải tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin. Thứ hai, phần mềm cần có khả năng tự động hóa các quy trình kế toán, từ việc ghi chép đến việc lập báo cáo. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán. Cuối cùng, phần mềm cũng cần có khả năng mở rộng và điều chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Giải pháp kế toán này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

II. Thực trạng hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Minh Ly

Công ty TNHH Minh Ly đã áp dụng một hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần cải thiện. Hệ thống hiện tại chủ yếu dựa vào các phương pháp thủ công, dẫn đến việc xử lý thông tin chậm và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm kế toán hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý doanh thu một cách hiệu quả. Việc thiếu hụt các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng đã ảnh hưởng đến khả năng theo dõi và phân tích doanh thu. Do đó, việc xây dựng một phần mềm kế toán chuyên dụng cho doanh thu bán hàng là rất cần thiết.

2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Minh Ly

Công ty TNHH Minh Ly hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Với mục tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý doanh thu. Tuy nhiên, hệ thống kế toán hiện tại vẫn còn nhiều hạn chế. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán chưa được thực hiện triệt để, dẫn đến việc quản lý doanh thu chưa đạt hiệu quả cao. Công ty cần một giải pháp kế toán phù hợp để cải thiện tình hình này.

2.2. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty

Hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Minh Ly hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Việc ghi chép và xử lý thông tin chủ yếu thực hiện bằng tay, dẫn đến nhiều sai sót và mất thời gian. Phần mềm kế toán hiện tại không hỗ trợ tốt cho việc theo dõi doanh thu theo từng mặt hàng và khách hàng. Do đó, việc xây dựng một phần mềm kế toán mới là cần thiết để cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu.

III. Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Minh Ly

Việc xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Minh Ly sẽ giúp cải thiện đáng kể quy trình quản lý tài chính. Hệ thống này sẽ được thiết kế để tự động hóa các quy trình ghi chép và xử lý thông tin, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán. Giải pháp kế toán này sẽ bao gồm các chức năng như quản lý doanh thu, lập báo cáo tài chính và phân tích doanh thu theo từng mặt hàng và khách hàng. Điều này không chỉ giúp công ty theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định chiến lược.

3.1. Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán

Để xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng, cần phải phân tích yêu cầu cụ thể của công ty. Các yêu cầu này bao gồm khả năng tự động hóa quy trình ghi chép, quản lý doanh thu theo từng mặt hàng và khách hàng, và lập báo cáo tài chính. Việc phân tích yêu cầu sẽ giúp xác định các chức năng cần thiết của hệ thống, từ đó thiết kế một giải pháp kế toán phù hợp với nhu cầu của công ty.

3.2. Thiết kế mô hình dữ liệu và giao diện người dùng

Mô hình dữ liệu của hệ thống phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin. Giao diện người dùng cũng sẽ được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng để nhân viên kế toán có thể thao tác một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc thiết kế này sẽ giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và đảm bảo rằng hệ thống có thể hoạt động hiệu quả trong việc quản lý doanh thu bán hàng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, việc tin học hóa công tác quản trị – đặc biệt là phân hệ kế toán – đóng vai trò trọng yếu nhằm rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu, tinh gọn không gian lưu trữ và gia tăng độ chính xác trong hạch toán. Doanh thu bán hàng là chỉ tiêu tài chính cốt lõi phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn thu hồi vốn và cơ sở xác định nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Do đó, việc theo dõi chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, từng nhóm khách hàng cũng như kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải vận hành liên tục và chuẩn xác.

Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Ly – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế biến, sản xuất thực phẩm và thương mại hàng hóa tại Hà Nội, thực tế công tác kế toán doanh thu bán hàng vẫn phụ thuộc chủ yếu vào các bảng tính Microsoft Excel thủ công. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: nguy cơ viết sai hoặc trùng lặp hóa đơn, việc lập chứng từ xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng mất nhiều thời gian, công tác tổng hợp số liệu doanh thu chi tiết phục vụ quản trị và lập báo cáo tài chính còn chậm trễ. Nhằm giải quyết các bất cập thực tế đó, đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Minh Ly" đã được tác giả lựa chọn và triển khai thực hiện.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua bốn nội dung sau:

1. Làm rõ các cơ sở lý luận về kế toán doanh thu bán hàng và quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
2. Khảo sát và đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán bán hàng, quy trình luân chuyển chứng từ và hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Ly.
3. Tận dụng năng lực tài nguyên phần cứng, hệ thống máy tính sẵn có cùng nhân lực tại đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị thông tin kế toán.
4. Đưa ra giải pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng; hỗ trợ nhân viên kế toán quản lý chuẩn xác các khoản doanh thu và giảm trừ doanh thu, hạn chế sai sót số liệu, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân công cho doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Ly.
• Phạm vi nội dung và nghiệp vụ: Giới hạn trong các nghiệp vụ xuất hàng bán, nhập hàng bán bị trả lại, xác định tổng doanh thu và doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, khách hàng, cùng các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại).
• Phạm vi công nghệ: Hệ thống phần mềm được xây dựng trên môi trường ngôn ngữ lập trình C# kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008.
• Phạm vi thời gian: Nghiên cứu được thực hiện trong thời gian thực tập tốt nghiệp của sinh viên tại đơn vị, hoàn thành vào tháng 05 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên việc tích hợp giữa lý luận kế toán doanh nghiệp Việt Nam và phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý:

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết chuyên ngành

• Chuẩn mực và chế độ kế toán: Đề tài áp dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14 – "Doanh thu và thu nhập khác") để xác định 5 điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. Việc hạch toán tài khoản, lập chứng từ và mở sổ kế toán tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
• Hệ thống tài khoản áp dụng: Sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh quá trình tiêu thụ: TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi tiết các tài khoản cấp hai: TK 5111, TK 5112, TK 5113, TK 5114, TK 5117, TK 5118); TK 3331 (Thuế giá trị gia tăng đầu ra); các tài khoản giảm trừ doanh thu TK 521 (TK 5211 - Chiết khấu thương mại, TK 5212 - Hàng bán bị trả lại, TK 5213 - Giảm giá hàng bán); cùng các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 131, TK 155, TK 157, TK 632.
• Hệ thống chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa (Mẫu số 03-VT), Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu số 01-BH), Thẻ quầy hàng (Mẫu số 02-BH), Phiếu thu (Mẫu số 01-TT), Phiếu chi (Mẫu số 02-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT), Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi và Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán: Cấu trúc hệ thống gồm 5 thành phần (phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thủ tục, con người). Trong đó, phần mềm kế toán bao gồm các thành phần: Cơ sở dữ liệu (Database), Biểu mẫu nhập liệu và xử lý (Form), Báo cáo kết xuất (Report), Hệ thống thực đơn (Menu) và Truy vấn dữ liệu (Query).
• Quy trình phát triển phần mềm: Thực hiện đầy đủ qua 5 giai đoạn: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch; Phân tích hệ thống; Thiết kế hệ thống (thiết kế logic và thiết kế vật lý); Lập trình và kiểm thử; Cài đặt, vận hành và bảo trì.

Phương pháp nghiên cứu

• Phương pháp thu thập thông tin: Thực hiện điều tra, phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý, kế toán trưởng và các kế toán viên; ghi chép, quan sát thực địa quy trình luân chuyển chứng từ và tham khảo ý kiến chuyên gia.
• Phương pháp tập hợp chứng từ, sổ sách: Tập hợp hệ thống chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, bảng kê và báo cáo tài chính liên quan đến doanh thu và công nợ phải thu.
• Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh giữa các quy định của chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với thực tế xử lý nghiệp vụ tại Công ty TNHH Minh Ly.
• Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Kết hợp phương pháp phân tích từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up); xây dựng mô hình phân cấp chức năng (BFD), mô hình luồng dữ liệu (DFD), mô hình thực thể liên kết (E-R) và mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về phần mềm kế toán và nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp. Tác giả chỉ rõ đặc trưng của hình thức kế toán máy là thực hiện tự động hóa việc xử lý thông tin từ khâu lập chứng từ gốc đến khi kết xuất sổ kế toán và báo cáo tài chính. Phần mềm phải đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, tính mềm dẻo và tính an toàn bảo mật.

Về mặt công nghệ, chương này phân tích các công cụ phát triển phần mềm: so sánh các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phân loại các thế hệ ngôn ngữ lập trình (ngôn ngữ máy, ngôn ngữ trung gian, ngôn ngữ thuật toán bậc cao như C#, Java, Visual Basic) và các công cụ tạo báo cáo (Crystal Report, Zoho Report, Element WordPro). Về mặt nghiệp vụ kế toán, chương phân tích chi tiết bản chất của doanh thu thuần, các trường hợp bán hàng thu tiền ngay, bán hàng trả chậm, bán hàng gửi đại lý; đồng thời quy định cụ thể nội dung hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu và 5 điều kiện ghi nhận doanh thu theo Chuẩn mực kế toán VAS 14.

Chương 2: Thực trạng hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Ly

Chương 2 mô tả chi tiết hồ sơ doanh nghiệp và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn vị thực tập:

• Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Minh Ly thành lập ngày 23/10/2009, mã số thuế 0104221074, trụ sở tại số 15, ngách 95, ngõ 2 Xã Đàn 2, phường Nam Đồng, quận Đống Đa, Hà Nội. Doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề trong lĩnh vực thực phẩm: chế biến thủy sản (Mã ngành 1020 - chính), chế biến rau quả (1030), sản xuất bánh từ bột (1071), sản xuất mứt kẹo, mì sợi, pha chế rượu mạnh... Hệ thống quản lý chất lượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
• Cơ cấu tổ chức bộ máy: Vận hành theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách vật tư/bán hàng, cùng các phòng ban: Hành chính - Nhân sự, Tài chính - Kế toán, Marketing, Cung ứng, Bán hàng tiếp thị, Bán hàng dự án và Nhà máy sản xuất.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình kết hợp vừa phân tán vừa tập trung, bao gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, Kế toán doanh thu bán hàng, Kế toán tài sản, Kế toán vật tư, Kế toán lương, Kế toán chi phí giá thành, Kế toán thuế và Thủ quỹ.
• Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; đơn vị tiền tệ VNĐ; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
• Quy trình luân chuyển chứng từ thực tế: Luân chuyển phiếu thu tiền mặt qua 5 bước (từ đề nghị nộp tiền, lập 2 liên phiếu thu, thủ quỹ thu tiền, kế toán trưởng duyệt đến trả liên lưu); quy trình phiếu chi gồm 6 bước chặt chẽ gắn liền với phê duyệt của Giám đốc và Kế toán trưởng.
• Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp chưa trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng mà hạch toán hoàn toàn bằng Microsoft Excel, dẫn đến việc lưu trữ dữ liệu phân tán, tra cứu chậm và nguy cơ sai sót cao khi khối lượng nghiệp vụ tăng.

Chương 3: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Ly

Chương 3 trình bày toàn bộ tiến trình kỹ thuật xây dựng ứng dụng phần mềm:

• Phân tích yêu cầu và mô hình hóa: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng bài toán kế toán doanh thu bán hàng; lập ma trận thực thể chức năng; biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0; các biểu đồ tiến trình nghiệp vụ mức chi tiết cho các tiến trình: "Tăng doanh thu", "Giảm doanh thu", "Lập bảng kê và báo cáo".
• Thiết kế cơ sở dữ liệu: Xây dựng mô hình khái niệm dữ liệu (E-R), chuyển đổi sang mô hình dữ liệu quan hệ và hoàn thiện thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trên Microsoft SQL Server 2008, tối ưu hóa các bảng dữ liệu danh mục hàng hóa, khách hàng, chứng từ hóa đơn, chi tiết xuất bán, hàng bán trả lại.
• Thiết kế giao diện và lập trình: Thiết kế các màn hình form nhập chứng từ hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập hàng trả lại; thiết kế các giao diện cập nhật danh mục và tra cứu; kết xuất các mẫu báo cáo và bảng kê doanh thu theo đúng quy định. Mã nguồn các module xử lý được hiện thực hóa bằng ngôn ngữ C#.

Thiết kế và triển khai hệ thống phần mềm

Hệ thống phần mềm được thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu tự động hóa phân hệ kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Minh Ly, chi tiết giải pháp kỹ thuật như sau:

Thành phần kỹ thuật	Nội dung triển khai trong đồ án
Môi trường phát triển	Microsoft Visual Studio, ngôn ngữ lập trình C#
Hệ quản trị CSDL	Microsoft SQL Server 2008
Mô hình kiến trúc	Thiết kế phân tầng nghiệp vụ, tách biệt tầng giao diện, tầng xử lý và tầng dữ liệu
Công cụ tạo báo cáo	Crystal Report tích hợp, hỗ trợ kết xuất biểu mẫu và xuất file
Các luồng dữ liệu chính	Luồng tiến trình "Tăng doanh thu", luồng "Giảm doanh thu", luồng "Lập bảng kê và báo cáo"
Hình thức sổ kế toán	Tự động hóa hình thức "Chứng từ ghi sổ" theo quy chuẩn Thông tư 200/2014/TT-BTC

Quy trình xử lý nghiệp vụ trên phần mềm được thiết kế khớp nối với trình tự chứng từ thực tế tại doanh nghiệp:

• Quy trình hạch toán tăng doanh thu: Khi phát sinh đơn đặt hàng hoặc hợp đồng bán buôn/bán lẻ, dữ liệu khách hàng và mặt hàng được nhập vào hệ thống. Phần mềm tự động kiểm tra, ghi nhận doanh thu vào TK 511, tính thuế GTGT đầu ra (TK 3331) và phản ánh công nợ (TK 131) hoặc tiền mặt/tiền gửi (TK 111, 112). Dữ liệu này được kết xuất trực tiếp sang mẫu Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho.
• Quy trình hạch toán giảm trừ doanh thu: Khi có hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, căn cứ vào biên bản thỏa thuận, kế toán lập chứng từ giảm doanh thu trên phần mềm. Hệ thống tự động ghi nhận giảm trừ qua các tài khoản chi tiết TK 5211, TK 5212, TK 5213 và điều chỉnh thuế GTGT tương ứng.
• Quy trình luân chuyển chứng từ phiếu thu/phiếu chi tiền mặt: Hệ thống tin học hóa quy trình luân chuyển 5 bước đối với phiếu thu và 6 bước đối với phiếu chi, hỗ trợ in phiếu 2 liên và tự động cập nhật sổ quỹ, sổ cái các tài khoản tiền mặt.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đã giải quyết được các nhiệm vụ đặt ra trong nghiên cứu ứng dụng tin học hóa kế toán doanh nghiệp:

• Về mặt lý luận: Khảo sát và tổng hợp hệ thống lý luận hoàn chỉnh về kế toán doanh thu bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và VAS 14, đồng thời xây dựng quy trình phương pháp luận 5 bước về phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
• Về mặt thực tiễn: Khảo sát toàn diện mô hình tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán 11 vị trí chuyên trách tại Công ty TNHH Minh Ly; làm rõ các phương thức tiêu thụ (thanh toán ngay và bán hàng trả chậm) cùng quy trình chứng từ thu - chi thực tế.
• Về mặt sản phẩm ứng dụng: Xây dựng thành công hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng chuyên biệt trên nền tảng C# và SQL Server 2008. Phần mềm hỗ trợ in tự động các chứng từ hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập hàng bán bị trả lại; loại bỏ tình trạng sai sót khi viết hóa đơn bằng tay.
• Đóng góp quản trị: Giúp theo dõi chi tiết doanh thu và công nợ theo từng khách hàng, từng mặt hàng; hỗ trợ kế toán trưởng và ban giám đốc trích xuất báo cáo doanh thu kịp thời, tiết kiệm thời gian hạch toán và giảm thiểu áp lực nhân sự tại phòng kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Do thời gian thực tập của sinh viên tại Công ty TNHH Minh Ly tương đối ngắn, phạm vi đề tài chỉ tập trung chuyên sâu vào phân hệ kế toán doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại và các khoản giảm trừ doanh thu; chưa mở rộng sang toàn bộ các phân hệ liên quan mật thiết khác như kế toán chi phí giá thành sản phẩm, kế toán tập hợp vật tư tồn kho chuyên sâu hay kế toán tài sản cố định.
• Hướng phát triển: Tác giả định hướng tiếp tục hoàn thiện phần mềm bằng việc mở rộng tích hợp phân hệ kế toán doanh thu với phân hệ kế toán kho hàng và phân hệ kế toán tổng hợp; nâng cấp cơ chế phân quyền bảo mật nâng cao cho nhiều người dùng đồng thời trên hệ thống mạng nội bộ của công ty.

Giá trị tham khảo

Bản đồ án tốt nghiệp là tài liệu tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

• Sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và Tin học kế toán: Có thể tham khảo phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống kế toán thực tế; cách thức lập biểu đồ phân cấp chức năng (BFD), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ thực thể liên kết (E-R) và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ cho một bài toán kế toán cụ thể.
• Sinh viên chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp: Tham khảo cách vận dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC vào một mô hình doanh nghiệp sản xuất - chế biến thực phẩm cụ thể; nắm bắt chi tiết các bước luân chuyển chứng từ phiếu thu, phiếu chi và kỹ thuật hạch toán doanh thu, giảm trừ doanh thu.
• Cán bộ kế toán và kỹ sư phần mềm doanh nghiệp: Có thể ứng dụng mô hình logic và cơ sở dữ liệu của đề tài để tùy biến, phát triển các phân hệ phần mềm kế toán quản trị bán hàng quy mô vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Minh Ly áp dụng hình thức ghi sổ và chế độ kế toán nào?
Công ty áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ", hệ thống tài khoản và chế độ kế toán doanh nghiệp được mở và thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

2. Hệ thống phần mềm trong đồ án được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ nào?
Hệ thống được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình C# kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 và công cụ tạo báo cáo Crystal Report.

3. Trước khi xây dựng phần mềm, công tác kế toán tại công ty sử dụng công cụ gì và có nhược điểm nào?
Công ty sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để hạch toán. Nhược điểm chính là việc ghi chép, lập chứng từ còn mang tính thủ công, dễ xảy ra sai sót khi viết hóa đơn GTGT, dữ liệu phân tán và mất nhiều thời gian trong việc tổng hợp số liệu doanh thu chi tiết theo mặt hàng, khách hàng.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ phiếu thu tiền mặt tại công ty gồm những bước nào?
Quy trình gồm 5 bước: (1) Người nộp tiền đề nghị nộp tiền, kế toán công nợ lập phiếu thu 2 liên; (2) Kế toán công nợ chuyển phiếu cho thủ quỹ; (3) Thủ quỹ thu tiền và đối chiếu số tiền; (4) Thủ quỹ chuyển phiếu thu có đủ chữ ký sang kế toán trưởng; (5) Kế toán trưởng kiểm tra tính chính xác, ký duyệt, trả lại cho thủ quỹ và người nộp tiền nhận 1 liên để lưu.

5. Đề tài xử lý các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu nào theo quy định kế toán?
Hệ thống xử lý hạch toán và theo dõi riêng biệt 3 khoản giảm trừ doanh thu theo quy định: Chiết khấu thương mại (TK 5211), Giảm giá hàng bán (TK 5212) và Doanh thu hàng bán bị trả lại (TK 5213), làm cơ sở tính toán doanh thu thuần trong kỳ.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Mai Hương đã giải quyết trọn vẹn bài toán ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Ly. Đề tài kết hợp chặt chẽ giữa các chuẩn mực kế toán hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC, VAS 14) với phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Phần mềm xây dựng trên nền tảng C# và SQL Server 2008 cung cấp giải pháp thiết thực thay thế phương pháp ghi chép bảng tính Excel thủ công, nâng cao độ chính xác và tính kịp thời cho số liệu doanh thu tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm,đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Đặc điểm phần mềm kế toán Tính tuân thủ:  Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành.

 Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Tính mềm dẻo:  Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. SV: Nguyễn Thị Mai Hương xii GVHD: ThS.Phan Phước Long Luan van Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Đồ án tốt nghiệp Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Các thành phần của một phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Phần mềm kế toán là một trong số 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, còn có 4 thành phần khác: Phần cứng, dữ liệu, thủ tục, con người. Trong đó, phần cứng và phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ, dữ liệu đóng vai trò là cầu nối còn thủ tục và con người đóng vai trò là nguồn lực.

Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:  Cơ sở dữ liệu (Database): cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.  Form: dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng.

Các Form của một PMKT được chia thành: - Form nhập dữ liệu - Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa.  Report: chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu, bảng trung gian và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầu người dùng.