Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh doanh của ngành xây dựng, hoạt động quản lý dự án đóng vai trò trung tâm, điều phối mọi nguồn lực từ nhân lực, trang thiết bị đến vật tư và tiến độ thi công. Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy (ADCOM) là doanh nghiệp hoạt động chính trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi và hạ tầng kỹ thuật. Doanh thu của đơn vị phụ thuộc chủ yếu vào các hợp đồng thi công dự án (chiếm khoảng 80% tổng doanh thu). Tuy nhiên, công tác quản lý dự án tại doanh nghiệp trong giai đoạn nghiên cứu vẫn chủ yếu thực hiện theo phương thức thủ công, phân tán trên các tệp văn phòng đơn lẻ và sổ sách giấy tờ, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong luân chuyển thông tin và khó khăn khi lập báo cáo đột xuất cho ban giám đốc. Nhằm khắc phục hạn chế này, khóa luận tập trung nghiên cứu đề tài "Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy".

Khóa luận xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  1. Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin (HTTT) và hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) trong doanh nghiệp.
  2. Đánh giá thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và quy trình quản lý dự án tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy.
  3. Đề xuất phương án phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án phù hợp với điều kiện vận hành của công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý dự án tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy (Trụ sở chính tại Lô 48+49 đường N2, Cụm công nghiệp An Xá, thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và số liệu hoạt động kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp được thu thập trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm cốt lõi: dữ liệu, thông tin, hệ thống, các thành phần cấu thành HTTT (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người) cùng 4 đặc trưng của hệ thống (tính tổ chức, tính biến động, môi trường hoạt động, tính điều khiển). Tác giả vận dụng mô hình phân loại hệ thống thông tin theo 4 cấp quản lý trong doanh nghiệp:

  • Cấp chiến lược: Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support System - ESS).
  • Cấp chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) và Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision Support System - DSS).
  • Cấp chuyên gia/kiến thức: Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Work Systems - KWS) và Hệ thống tự động hóa văn phòng (Office Automation System - OAS).
  • Cấp tác nghiệp: Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS).

Về phương pháp luận phân tích thiết kế, tác giả áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng (Functional-Oriented Design), sử dụng bộ công cụ mô hình hóa logic và vật lý gồm:

  • Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD).
  • Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) với kỹ thuật phân rã 3 mức: Sơ đồ mức ngữ cảnh (Context Diagram), Sơ đồ mức đỉnh (Level 0/Level 1), và Sơ đồ mức dưới đỉnh cho từng chức năng chi tiết.
  • Mô hình liên kết thực thể (Entity-Relationship Diagram - ERD) và mô hình quan hệ dữ liệu chuẩn hóa.

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu được triển khai thông qua:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập báo cáo tài chính, tài liệu quy chế tổ chức và hồ sơ kỹ thuật do Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán tài vụ và Phòng Tư vấn thiết kế cung cấp; kết hợp các giáo trình chuyên ngành HTTTQL của Trường Đại học Thương mại.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Khảo sát trực tiếp hạ tầng mạng, thiết bị máy tính và thao tác nhập liệu thực tế của nhân viên quản lý dự án.
  • Phương pháp điều tra bảng hỏi: Phát 05 phiếu điều tra khảo sát thực trạng trang thiết bị CNTT, hạ tầng mạng và nhu cầu ứng dụng HTTT quản lý dự án tại các phòng ban.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và công cụ xử lý: Dùng phần mềm Microsoft Excel để xử lý thống kê số liệu điều tra và phần mềm Microsoft Access để hỗ trợ thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu.

Nội dung chính theo từng chương

Khóa luận được kết cấu thành 3 phần chính phản ánh tiến trình từ cơ sở lý luận, khảo sát thực trạng đến thiết kế hệ thống thông tin.

Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy

Chương này làm rõ tầm quan trọng của thông tin như một tài sản chiến lược của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Tác giả tổng quan các công trình nghiên cứu đi trước liên quan đến quản lý dự án và HTTT doanh nghiệp (như công trình nghiên cứu về quản lý dự án của Phan Thế Vinh, nghiên cứu công cụ hỗ trợ quản lý dự án kết nối Microsoft Office Project của Phạm Nguyên Thảo tại Đại học Khoa học Tự nhiên, và đề tài thiết kế HTTT quản lý vật tư tại Vinaconex 10 của Nguyễn Thị Thúy Hằng tại Đại học Duy Tân). Trên cơ sở đó, tác giả xác định mục tiêu nghiên cứu, đối tượng, phạm vi thời gian (2010 - 2012), không gian tại Công ty An Duy và phương pháp luận thực hiện đề tài.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lí dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy

Nội dung chương trình bày hệ thống hóa lý thuyết về HTTT, các phân hệ cấu thành HTTTQL và quy trình 4 giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống (Khảo sát hiện trạng & xác lập dự án -> Phân tích hệ thống -> Thiết kế hệ thống -> Cài đặt hệ thống).

Trong phần thực trạng, tác giả phân tích cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, 2 Phó giám đốc (Tổ chức và Kỹ thuật) cùng 5 phòng ban chức năng (Hành chính, Kế toán tài vụ, Kế hoạch, Tư vấn thiết kế, Vật tư). Báo cáo tài chính cho thấy 80% doanh thu công ty đến từ các dự án xây dựng và 90% dự án phát sinh từ khách hàng quen thuộc hoặc giới thiệu. Tuy nhiên, hạ tầng CNTT còn hạn chế: toàn bộ 20 máy tính để bàn chạy hệ điều hành Windows XP với cấu hình thấp, phần mềm quản lý dự án chuyên biệt hoàn toàn chưa có. Dữ liệu dự án chủ yếu lưu trên bảng tính Excel và sổ sách giấy tờ với thời gian lưu trữ trên 3 năm, dẫn đến tốc độ truy xuất chậm, thiếu tính đồng bộ giữa các bộ phận và tiềm ẩn rủi ro thất lạc thông tin.

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng An Duy

Chương này tập trung giải quyết bài toán nghiệp vụ xây dựng hệ thống mới. Tác giả phân tích yêu cầu, xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng gồm 4 khối nghiệp vụ chính: Tạo hồ sơ dự án, Cập nhật hồ sơ dự án, Đóng hồ sơ dự án, và Thống kê - báo cáo. Tác giả thiết lập hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu (ngữ cảnh, mức đỉnh và 4 sơ đồ mức dưới đỉnh), xây dựng mô hình thực thể ERD và mô hình quan hệ dữ liệu gồm 8 thực thể. Tiếp đó, khóa luận chi tiết hóa thiết kế vật lý gồm cấu trúc 8 bảng cơ sở dữ liệu, thiết kế hệ thống màn hình giao diện dạng thực đơn (menu), và đề xuất các giải pháp kỹ thuật kiểm soát an toàn, toàn vẹn dữ liệu trong vận hành.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Căn cứ vào đặc thù quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy, hệ thống thông tin quản lý dự án được thiết kế theo cấu trúc chức năng và mô hình dữ liệu quan hệ chi tiết.

Kiến trúc phân rã chức năng

Hệ thống được chia thành 4 phân hệ chính và các chức năng thành phần:

  • Tạo hồ sơ dự án: Cập nhật thông tin khách hàng; Cập nhật thông tin dự án mới.
  • Cập nhật hồ sơ dự án: Cập nhật thông tin nhân sự (tiếp nhận yêu cầu và điều động nhân sự từ phòng nhân sự); Cập nhật thông tin vật tư (yêu cầu và điều phối vật tư, máy móc từ kho); Cập nhật thông tin tiến độ (ghi nhận báo cáo và điều chỉnh tiến độ từ ban giám sát).
  • Đóng hồ sơ dự án: Cập nhật hồ sơ dự án hoàn thành; Cập nhật hồ sơ dự án dở dang.
  • Thống kê, báo cáo: Thống kê báo cáo nhân sự; Thống kê báo cáo vật tư; Thống kê báo cáo khách hàng; Thống kê báo cáo tiến độ; Thống kê báo cáo tổng hợp dự án.

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Hệ thống dữ liệu được chuẩn hóa thành 8 bảng quan hệ lưu trữ thông tin nghiệp vụ:

STT Tên bảng Tên cột (Thuộc tính) Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 Truong du an Ma TDA
Ten TDA
SDT
Ma DA		 Nvarchar(20)
Nvarchar(50)
Varchar(20)
Nvarchar(20)		 Mã trưởng dự án (Khóa chính)
Tên trưởng dự án
Số điện thoại
Mã dự án
2 Nhan vien Ma NV
Ten NV
SDT
Ma BP
Ma TDA		 Nvarchar(20)
Nvarchar(50)
Varchar(20)
Nvarchar(20)
Nvarchar(20)		 Mã nhân viên (Khóa chính)
Tên nhân viên
Số điện thoại
Mã bộ phận
Mã trưởng dự án
3 Bo phan Ma BP
Ten BP		 Nvarchar(20)
Nvarchar(30)		 Mã bộ phận (Khóa chính)
Tên bộ phận
4 Vat tu Ma VT
Ten VT
Ma kho
Ma TDA		 Nvarchar(20)
Nvarchar(30)
Nvarchar(20)
Nvarchar(20)		 Mã vật tư (Khóa chính)
Tên vật tư
Mã kho
Mã trưởng dự án
5 Kho Ma kho
Ten kho
Dia chi		 Nvarchar(20)
Nvarchar(30)
Nvarchar(50)		 Mã kho (Khóa chính)
Tên kho
Địa chỉ kho
6 Ban giam sat Ma GS
Ten GS
SDT
Ma TDA		 Nvarchar(20)
Nvarchar(50)
Varchar(20)
Nvarchar(20)		 Mã giám sát (Khóa chính)
Tên người giám sát
Số điện thoại
Mã trưởng dự án
7 Tien do Ma TD
Ma GS
Ma TDA
TG bat dau
TG ket thuc		 Nvarchar(20)
Nvarchar(20)
Nvarchar(20)
Date
Date		 Mã tiến độ (Khóa chính)
Mã giám sát
Mã trưởng dự án
Thời gian bắt đầu dự án
Thời gian kết thúc dự án
8 Khach hang Ma KH
Ten KH
SDT
Dia chi
Ma TDA		 Nvarchar(20)
Nvarchar(40)
Varchar(20)
Nvarchar(50)
Nvarchar(20)		 Mã khách hàng (Khóa chính)
Tên khách hàng
Số điện thoại
Địa chỉ
Mã trưởng dự án

Thiết kế giao diện và kiểm soát hệ thống

Hệ thống được thiết kế giao diện dạng menu điều hướng trực quan gồm: Form đăng nhập (phân quyền tài khoản và mật khẩu); Form thực đơn chính; Form quản lý nhân sự (thông tin nhân viên và điều động nhân sự); Form quản lý vật tư - thiết bị (thông tin vật tư và điều động trang thiết bị); Form quản lý khách hàng (lưu trữ hồ sơ và gửi thông tin dự án qua thư điện tử); Form quản lý tiến độ (cập nhật tiến độ và gửi yêu cầu tới giám sát viên); Form thống kê báo cáo (kết xuất dữ liệu tổng hợp theo yêu cầu quản trị).

Về mặt an toàn và bảo mật, hệ thống thiết lập cơ chế kiểm soát 3 lớp:

  1. Kiểm soát thông tin thu nhận và xuất: Xác thực tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào và đầu ra.
  2. Kiểm soát gián đoạn hệ thống: Phân hoạch cơ sở dữ liệu để khóa từng phần khi cập nhật; duy trì tệp nhật ký (log) và bản sao lưu (backup); thiết lập thủ tục phục hồi trạng thái dữ liệu khi có sự cố.
  3. Kiểm soát xâm phạm con người: Định danh nhân sự, cấp mật khẩu riêng cho từng tài khoản và mã hóa dữ liệu.
  4. Kiểm soát nghiệp vụ 3 công đoạn: Kiểm soát dữ liệu đầu vào (ngăn ngừa sai sót nhập liệu), kiểm soát xử lý (đối chiếu tổng nghiệp vụ/số tiền xử lý), và kiểm soát kết quả xuất báo cáo.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết hiện trạng kỹ thuật và kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy qua các số liệu khảo sát thực tế:

Hiện trạng cơ sở hạ tầng CNTT tại Công ty An Duy

Loại thiết bị Số lượng Nhãn hiệu Thông số kỹ thuật
Máy tính để bàn 20 chiếc Samsung Syncmaster743NX Intel Pentium Dual-Core 2.16 GHz, 0.99 GB RAM
Máy tính xách tay 15 chiếc Dell, Toshiba, Samsung Intel Pentium Dual T3400 @ 2.16 GHz, 2.0 GB RAM
Máy chủ (Server) 01 chiếc Không nêu chi tiết Phục vụ kết nối nội bộ
Máy in 05 chiếc Canon Laser Shot LBP 1120, HP LaserJet P3015dn Thiết bị in ấn văn phòng

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Khảo sát toàn diện thực trạng: Đánh giá đúng năng lực hạ tầng CNTT và chỉ ra các rủi ro trong công tác quản lý dự án thủ công tại doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa (vốn điều lệ 20 tỷ đồng, kinh doanh trên địa bàn tỉnh Nam Định và các địa phương lân cận như Hà Nam với các dự án tiêu biểu: Cải tạo mở rộng Trụ sở kho bạc nhà nước tỉnh Hà Nam, Cải tạo nâng cấp trường PTTH Bình Lục B, Xây dựng khoa Truyền nhiễm và Cải tạo khoa khám bệnh Bệnh viện Đa khoa huyện Lý Nhân).
  • Mô hình hóa hoàn chỉnh hệ thống mới: Chuyển đổi toàn bộ quy trình quản lý dự án từ giấy tờ phân tán sang hệ thống thông tin tích hợp 4 phân hệ chức năng, 8 bảng cơ sở dữ liệu và hệ thống kiểm soát an toàn dữ liệu nhiều tầng.
  • Đề xuất giải pháp kiểm soát rủi ro: Đưa ra giải pháp phân định trách nhiệm, kiểm soát 3 công đoạn (nhập liệu, xử lý, xuất kết quả) và phương án sao lưu, phục hồi dữ liệu nhằm bảo vệ hồ sơ dự án lưu trữ dài hạn (>3 năm).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tự nhìn nhận một số hạn chế do điều kiện nghiên cứu thực tế:

  • Do sự hạn chế về thời gian khảo sát cũng như năng lực của sinh viên, khóa luận chưa thể đi sâu vào phân tích đầy đủ tất cả mọi quy trình nghiệp vụ và các tình huống phát sinh phức tạp trong thực tế thi công xây dựng.

Về hướng nghiên cứu và phát triển tiếp:

  • Mở rộng hệ thống để có khả năng kết nối, tương tác trực tiếp với các thiết bị ngoại vi như máy fax, máy đọc mã vạch.
  • Phát triển tính năng trích xuất và đọc dữ liệu tự động từ nhiều định dạng tập tin văn bản khác nhau (chẳng hạn như tệp định dạng PDF, Notepad) nhằm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu khắt khe trong quản trị doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin ứng dụng, cũng như cán bộ quản lý dự án trong các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ.

Các nội dung có giá trị tham khảo chuyên môn cao bao gồm:

  • Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng từ khảo sát hiện trạng đến thiết kế logic và vật lý.
  • Mẫu xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) và biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) 3 mức cho bài toán quản lý dự án thi công xây dựng.
  • Thiết kế mô hình liên kết thực thể (ERD) và lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 8 bảng thực thể chuẩn hóa.
  • Phương pháp luận kết hợp giữa khảo sát định lượng (phiếu điều tra) và phân tích định tính trong đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng phương pháp và công cụ nào để mô hình hóa hệ thống thông tin quản lý dự án?
Tác giả sử dụng phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng. Bộ công cụ mô hình hóa bao gồm: Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD), Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) phân rã 3 mức (ngữ cảnh, mức đỉnh, mức dưới đỉnh), Mô hình thực thể liên kết (ERD), Mô hình quan hệ dữ liệu và phần mềm xử lý số liệu Microsoft Excel, Microsoft Access.

2. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý dự án được thiết kế gồm những bảng nào?
Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm 8 bảng thực thể: Truong du an (Trưởng dự án), Nhan vien (Nhân viên), Bo phan (Bộ phận), Vat tu (Vật tư), Kho (Kho), Ban giam sat (Ban giám sát), Tien do (Tiến độ), và Khach hang (Khách hàng).

3. Thực trạng hạ tầng phần cứng CNTT tại Công ty An Duy ở thời điểm khảo sát gồm những gì?
Doanh nghiệp trang bị 01 máy chủ, 20 máy tính để bàn (Samsung Syncmaster743NX, RAM 0.99 GB), 15 máy tính xách tay (Dell, Toshiba, Samsung, RAM 2.0 GB), 05 máy in (Canon LBP 1120, HP LaserJet P3015dn), mạng nội bộ LAN kết nối Internet và sử dụng hệ điều hành Windows XP.

4. Khóa luận đề xuất các biện pháp nào để bảo đảm an toàn và kiểm soát rủi ro cho hệ thống?
Khóa luận đề xuất 4 nhóm giải pháp kiểm soát: Kiểm soát tính xác thực của thông tin thu nhận/xuất tin; Kiểm soát gián đoạn hệ thống bằng cơ chế khóa từng phần CSDL, duy trì tệp sao lục nhật ký và thủ tục phục hồi; Kiểm soát xâm phạm con người qua phân quyền, mật khẩu cá nhân và mã hóa dữ liệu; Thực hiện kiểm soát quy trình qua 3 công đoạn (đầu vào, xử lý và kết quả).

5. Phạm vi thời gian và địa bàn nghiên cứu của khóa luận được xác định như thế nào?
Khóa luận thu thập số liệu nghiên cứu trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2012 tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy, có trụ sở tại Cụm công nghiệp An Xá, thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đoàn Phương Nga đã hoàn thành việc khảo sát, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT và quy trình quản lý dự án tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Duy giai đoạn 2010 - 2012. Bằng phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh mô hình logic và thiết kế vật lý cho hệ thống thông tin quản lý dự án gồm 4 phân hệ chức năng chính, 8 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ cùng hệ thống kiểm soát bảo mật nhiều lớp. Đề tài cung cấp giải pháp chuyển đổi phương thức quản lý dự án thủ công sang tin học hóa, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành và tính toàn vẹn dữ liệu cho doanh nghiệp xây dựng.